Журнал ведение трудовых книжек и записи в них 2021
Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «Журнал ведение трудовых книжек и записи в них 2021». Также Вы можете бесплатно проконсультироваться у юристов онлайн прямо на сайте.
Трудовые книжки ведутся на государственном языке Российской Федерации, а на территории республики в составе Российской Федерации, установившей свой государственный язык, оформление трудовых книжек может наряду с государственным языком Российской Федерации вестись и на государственном языке этой республики.
Представляемая работодателем в ПФР форма «Сведения о трудовой деятельности зарегистрированного лица (СЗВ-ТД)» также не содержит раздела для указания сведений о награждении за успехи в работе.
Содержание:
Журнал учета движения и выдачи трудовых книжек: правила заполнения
К работодателям также может быть применена ст. 5.27 КоАП РФ, касающаяся ответственности за нарушение трудового законодательства (например, за принуждение работника к переходу на электронный вариант документа).
До 31 декабря 2020 года работники обязаны определиться со способом ведения трудовой книжки и обозначить работодателю свой выбор в письменном заявлении. Позднее подать его могут те, кто не успел сделать это по причине болезни, отпуска, отстранения от работы или просто не работал (но при этом имеет стаж).
Даже если работник не относится к тем лицам, которые могут написать заявление в любое время, возможность в последующем отказаться от ведения трудовой книжки у работника сохраняется.
Внесение информации в рассматриваемый учетный регистр производят при каждом случае приема штатных работников и при расторжении договоров с сотрудниками.
Уведомления о переходе на электронные трудовые книжки с подписью работника об ознакомлении нужно хранить в личных делах? Подшивать ли их к делу при увольнении сотрудника? Хранить ли их в отдельных папках?
Работник в любой момент сможет написать заявление и перейти с бумажной трудовой на электронную. Тем, кто сделал такой выбор, бумажная книжка должна быть выдана на руки с внесением соответствующей записи.
Как и прежде, на сотрудников, проработавших больше 5 дней и эта работа для них основная, работодатель ведёт трудовые книжки. В новых правилах предусмотрено, что при соглашении между работником и работодателем будут вноситься сведения о дистанционной работе. Эту норму вносят в правила ведения трудовых книжек, но она и так была у нас прописана в ТК РФ.
Книга обычно хранится в том отделе или подразделении предприятия, в чьи функции входит оформление на работу новых сотрудников или их увольнение.
С этой целью были разработаны Правила ведения и хранения, утвержденные постановлением Правительства РФ от 16.04.2003 № 225 (далее – Правила).
Выбравшие электронную трудовую, с 7 марта 2021 года смогут обратиться в ПФР и попросить перенести записи о трудовой деятельности до 2020 года из бумажной книжки в электронную.
Прошивка. Журнал должен быть прошит и скреплен сургучной печатью или опломбирован. Такое требование четко изложено в п. 41 Правил, поэтому стандартное закрепление свободных концов нитей с помощью наклеенного листа бумаги, содержащего заверительную запись, в данном случае вызовет претензии со стороны проверяющих органов.
Новые правила заполнения и ведения трудовых книжек
Министерством труда и соцзащиты РФ был подготовлен и выставлен на общественное слушание проект приказа «Об утверждении формы, порядка ведения и хранения трудовых книжек». Этот приказ упраздняет отдельные, действующие в трудовом законодательстве требования к ведению бумажных трудовых книжек. На федеральном портале нормативных правовых актов проект был опубликован 11 января 2021 года.
Работники, не использовавшие право перехода на ЭТК в 2020 году, могут воспользоваться таким правом в 2021 году и более поздних годах.
До конца 2020 года все работники должны были решить, сохранить бумажную трудовую книжку или перейти на электронную. Если в это время кто-то был на больничном или в длительном отпуске, то сможет «выбрать» трудовую и в 2021 году.
Для работника, выбравшего продолжение оформления бумажной трудовой книжки, ничего в ведении этого документа принципиально не меняется.
С 1 января 2021 года завершился переходный период — все сотрудники должны были определиться, какую форму трудовой оставить.
Для осуществления такого учета предусмотрен специальный внутренний журнал учета трудовых книжек, который официально именуется книгой учета трудовых книжек.
Ответственность за непредставление СЗВ-ТД
Право на ведение трудовой книжки в привычной всем трудоустроенным россиянам форме сохраняется и после увольнения и последующего трудоустройства на новое место работы.
В случае отсутствия документа или его неправильного оформления руководитель может быть привлечен к административной ответственности, которая устанавливается ст. 5.27 КоАП.
Отдельный цифровой документ со сведениями о должности и месте работы человека не предусмотрен. Есть база данных на ресурсах Пенсионного фонда РФ, куда работодатели передают сведения о своих работниках. В ней же можно сформировать выписку по каждому, которую и называют в обиходе «электронная трудовая книжка».
Учет должно вести как по книжкам, полученным от работников, так и по чистым формам, которые закуплены компанией для заведения на имя новопринятых сотрудников без рабочего стажа.
Суть в том, что книга учета трудовых книжек позволяет зафиксировать поступление на хранение каждой единицы документов, сделать их учет более детальным и прозрачным. Факты приема-передачи трудовых книжек отображают в специальном журнале, что дает возможность осуществлять функции оперативного мониторинга документов особого назначения.
С 2020 года начался переход к электронным трудовым книжкам. При переходе к ЭТК могут возникать сложности как у работников, так и у работодателей.
Ведет данный реестр должностное лицо, назначенное приказом руководителя (ИП), которое отвечает за прием, учет, хранение и выдачу трудовых книжек.
При этом реквизиты вкладыша нужно записать только в том случае, если он выдан в данной компании. Если же вновь принятый работник сдает трудовую, содержащую вкладыш, оформленный на одном из предыдущих мест работы, указываются только номер и серия самой книжки.
Исправления в книгу учета заносятся тем же способом, которым корректируются регистры бухгалтерского учета:
- В чистой строке непосредственно под ошибочной записью или после последней записи заносится отметка: «Запись под № __ считать недействительной»;
- Строкой ниже делается новая запись, содержащая достоверную информацию;
- Под верной записью указываются ФИО, должность и подпись лица, внесшего изменения, а также дата совершения такой операции.
В соответствии с пунктом 5.2.114 Положения о Министерстве труда и социальной защиты Российской Федерации, утвержденного постановлением Правительства Российской Федерации от 19 июня 2012 г.
Что делать, если работник в отпуске или на больничном и поэтому не успевает обратиться к работодателю с заявлением о сохранении бумажной трудовой книжки?
Записи производятся аккуратно, световодостойкими чернилами (пастой, краской, гелем) черного, синего или фиолетового цвета и без каких-либо сокращений. Например, не допускается писать «пр.» вместо «приказ», «расп.» вместо «распоряжение», «пер.» вместо «переведен» и т.п.
Не потребуется предъявление трудовой книжки лицам, впервые начавшим свою трудовую деятельность в 2020 или 2021 году, поскольку информация об этой деятельности вся полностью войдет в ЭТК таких лиц и будет сформирована каждым из работодателей при увольнении по форме СТД-Р. Также ее можно получить в виде единого документа из базы, формируемой в ПФР.
Графа 9 предназначена для отражения реквизитов документа, который закрепил поступление работника в штат фирмы (приказ о приеме).
Что касается всех записей в трудовую книжку за период работы у работодателя при увольнении сотрудника, то, как и прежде они заверяются подписью работодателя или ответственного за ведение трудовых книжек лица и печатью (при наличии). Хочу обратить ваше внимание, что теперь допускается использование печати работника кадровой службы, и исключается подпись самого сотрудника.
В следующую, графу 5 сотрудник отдела кадров должен внести Ф. И. О. работника полностью, а не только фамилию с инициалами.
N 588н «О внесении изменений в Инструкцию по заполнению трудовых книжек, утвержденную постановлением Министерства труда и социального развития Российской Федерации от 10 октября 2003 г. N 69» (зарегистрирован Министерством юстиции Российской Федерации 14 ноября 2016 г., регистрационный N 44326).
Записи дат во всех разделах трудовых книжек производятся арабскими цифрами (число и месяц — двузначными, год — четырехзначными). Например, если работник принят на работу 5 сентября 2020 г. в трудовой книжке делается запись: «05.09.2018».
Нарушением этого требования является заверка регистрационного журнала сотрудником отдела кадров или другим должностным лицом.
Согласно действующим правилам заполнения книги движения трудовых книжек, чистый экземпляр учетного журнала может быть куплен в магазине канцтоваров, заказан в типографии или распечатан самостоятельно.
Перечень сведений электронной трудовой книжки
С 2021 года каждому работодателю нужно перейти на электронные трудовые книжки и информировать Пенсионный фонд о приеме сотрудников на работу, их повышениях и увольнениях. В связи с нововведениями следует точно знать, что делать для перехода на новую форму ведения документов и как быть с их бумажными версиями.
Следующие 3 графы (2, 3 и 4) предназначены для отражения даты, когда книжка конкретного работника поступила к работодателю. Следовательно, здесь следует указывать дату приема этого работника на работу либо, если пришел человек без опыта и работодатель сам заводил ему трудовую книжку, дату оформления новой книжки.
К началу 2021 года большинство работников должно определиться с выбором варианта дальнейшего ведения трудовой книжки — в электронном или в прежнем (бумажном) варианте. При отказе от бумажного варианта трудовая книжка выдается работнику на руки с записью в ней о переходе на ЭТК.