25.12.2020

Приказ об изменении персональных данных работника образец

Автор: admin Налоговое право Нет комментариев

Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «Приказ об изменении персональных данных работника образец». Также Вы можете бесплатно проконсультироваться у юристов онлайн прямо на сайте.

Контроль за исполнением настоящего приказа возлагаю на себя. После получения печати надо обязательно посетить банк и заверить новую карточку при себе руководитель фирмы и бухгалтер должен иметь документ, подтверждающий личность. Перечень организаций, которых необходимо уведомить о замене печати.

Содержание:

Особенности приказа о внесении изменений персональных и паспортных данных работника и образец документа

Персональные данные (ПД) – информация, имеющая отношение к определенному лицу, которая предоставляется организации или другому лицу с разрешения субъекта.

С 01.01.2013 согласно новому закону «О бухгалтерском учете» с предприятий снята обязанность применять в учете унифицированные формы первичных кадровых документов (ч. 4 ст. 9 Закона N 402-ФЗ). Организация вправе разработать и утвердить собственные (произвольные) формы первичных документов, что относится и к приказу об изменении ПД.

Когда требуется внесение корректировок?

Приказ об изменении персональных данных требуется при смене:

семейного статуса;
фамилии, имени, отчества;
паспортных данных;
номера ИНН;
номера СНИЛС;
номера медицинской страховки;
сведений об образовании.

Кто издает документ?

Изменение ПД влияет на социальные и пенсионные отчисления. Процедура издания приказа входит в юрисдикцию бухгалтерского или кадрового департамента или находится в ведении руководителя организации.

Какие сведения о работнике могут измениться?

Фамилии (смена актов гражданского состояния – заключение или расторжение брака, смена фамилии по желанию субъекта).
Место жительства (смена регистрации или переезд).
Паспортные данные (при восстановлении утерянного или поврежденного документа, при плановой замене по достижении 20 и 45 лет).
Сведения об образовании (поступление или получение диплома учебного заведения).

Реквизиты

Невзирая на то, что приказ не имеет установленной законодательно формы, его рекомендуется оформить согласно общим требованиям к распорядительным документам:

В шапке документа помещается наименование организации, место составления, номер, дата и заголовок документа.
В преамбуле прописывается обоснование издания документа (обстоятельства, повлекшие его создание) и основание (отсылка к конкретному документу или законодательному акту).
В основной части приказа содержится:

распоряжение руководителя об утверждении приказа;
перечень документов подлежащих изменению;
указание на лицо или лица (должность, ФИО), ответственных за внесение изменений в документы, содержащие личные сведения о работнике.

Пример

Подготовить дополнительное соглашение к трудовому договору с____ (прежняя фамилия), учитывающее изменение персональных данных.
Внести в трудовую книжку________информацию о смене фамилии.
Внести в личную карточку________информацию о смене фамилии и паспортных данных работника.
Внести изменения в Табель учета рабочего времени, график отпусков и лицевой счет.
Обеспечить учет новых ПД _____при составлении налоговой отчетности и отчетности во внебюджетные фонды.

На основании приказа производятся следующие действия:

Необходимые изменения вносятся в личную карточку работника по форме № Т-2.
новые данные вписываются в трудовую книжку и в книгу учета движения трудовых книжек (согласно п. 26 гл. 3 Постановления Правительства РФ от 16.04.2003 № 225 «О трудовых книжках», а также п. 2.3 и 2.4 гл. 2 Инструкции по заполнению трудовых книжек).
Изменения в трудовой договор вносятся по аналогии с трудовой книжкой (составление дополнительного соглашения опционально).
Изменения отражаются в данных лицевого счета сотрудника (для корректного начисления заработной платы).
При смене фамилии в территориальный орган ПФР в течение месяца подается заявление об обмене страхового свидетельства (по формам № АДВ-2 и № АДВ-6).

С 1 июля 2017 года при предоставлении неполных, устаревших или неточных данных введен новый вид административного нарушения. Предупреждением или штрафом облагаются:

Граждане – от 1000 до 2000 руб.
Должностные лица (например, директора, кадровика или главбуха) – от 4000 до 10 000 рублей.
Индивидуальные Предприниматели (ИП) – от 10 000 до 20 000 рублей.
Юридические лица – 25 000 до 45 000 руб.

Соблюдение закона о персональных данных и своевременном предоставлении сведений об их изменении – ответственность, как работодатель, так и работника.

Источник: https://101million.com/personal/priem-na-rabotu/konfidentsialnaya-informatsiya/personalnye-dannye/izdanie-prikaza/obrazets-pr.html

«Кадровая азбука»: если работник поменял Ф. И. О.

Мы приобретаем права и обязанности и осуществляем их под своим именем. В силу определенных обстоятельств это имя может быть изменено. Для этого просто необходимо подать соответствующее заявление в орган государственной регистрации актов гражданского состояния (далее — РАГС) по месту жительства.

Имя гражданина Украины состоит из фамилии, собственного имени и отчества, если иное не следует из закона или обычая национального меньшинства, к которому он принадлежит.

О факте государственной регистрации акта гражданского состояния РАГС выдаст соответствующее свидетельство.

Учтите, перемена фамилии, собственного имени и отчества (далее — Ф. И. О.) физлицом не влечет за собой прекращения или изменения его гражданских, трудовых прав и обязанностей, которые были приобретены им под прежним именем. Это было бы слишком просто .

Далее, прежде чем перейти непосредственно к действиям кадровой службы, остановимся на действиях самого работника.

После выдачи физлицу РАГС соответствующего свидетельства, например, подтверждающего факт перемены имени или вступления в брак, на первой странице его украинского паспорта (если он не в виде пластиковой карточки) сделают отметку о том, что этот паспорт подлежит обмену в течение месяца (см. разд. ІІІ Правил государственной регистрации актов гражданского состояния в Украине от 18.10.2000 г. № 52/5).

Процедура обмена проводится по месту постоянного проживания физлица через центры предоставления административных услуг (см. приложение к распоряжению КМУ от 16.05.2014 г. № 523-р).

Новенький паспорт на руках? Пора наведаться к налоговикам, чтобы уведомить их о перемене имени. Сделать это нужно в течение месяца со дня получения паспорта.

С собой следует взять оригиналы паспорта и выданного на старое имя идентификационного (регистрационного) номера учетной карточки плательщика налога (далее — налоговый номер).

Заметьте, перемена Ф. И. О. не влечет за собой изменения налогового номера. Он останется прежним.

Если же физлицо получило паспорт нового образца (в виде карточки), то налоговикам дополнительно нужно будет предоставить:

— справку о внесении информации в Единый государственный демографический реестр или выписку из этого Реестра;

— справку о регистрации места проживания, выданную органом регистрации, если после формирования выписки из Реестра изменились данные о месте жительства.

А если пропустить месячный срок информирования? В этом случае п. 119.1 НКУ грозит штрафом в размере 85 грн. (при повторном пропуске в течение года — 170 грн.). Так что будьте бдительны.

Кроме паспорта, придется также поменять загранпаспорт, военный билет, водительское удостоверение и техпаспорт, кредитные карточки, переоформить текущие и депозитные счета в банке, если, конечно, они у вас есть…. Но всем этим физлицо будет заниматься самостоятельно. Мы же далее поговорим о том, что делать работодателю с таким «переменчивым» работником.

О перемене имени работник обязан уведомить своего работодателя. Процедура внесения изменений в документы, содержащие персональные данные работника, поменявшего свое имя, как правило, начинается с получения от него заявления. Примерный текст такого заявления приведен на рис. 1.

К заявлению работник прилагает копии документов, удостоверяющих перемену Ф. И. О. (например, свидетельства о браке либо о расторжении брака, свидетельства о перемене имени, паспорт).

Рис. 1. Фрагмент заявления о внесении изменений в документы, содержащие персональные данные работников

Далее работник отдела кадров сверяет копии прилагаемых к заявлению документов с оригиналами, заверяет их надлежащим образом и передает весь пакет документов на рассмотрение руководителю предприятия. Последний, в свою очередь, проставляет на них соответствующую резолюцию.

Вместе с тем, многие работодатели не требуют от работника заявления, ограничиваясь лишь получением копий документов, подтверждающих перемену Ф. И. О. последним. В таком случае желательно, чтобы на копиях этих документов были проставлены дата их подачи/получения, а также подписи работника, предоставившего документы о перемене Ф. И. О., и работника кадровой службы, принявшего их.

А теперь пробежимся по кадровым документам.

Приказ (распоряжение) о внесении изменений в документы, содержащие персональные данные работников, относится к приказам по личному составу. Типовой формы такого приказа нет. Поэтому при его составлении следует руководствоваться общими правилами оформления документов, определенными ДСТУ 4163-2003 от 07.04.2003 г. № 55. Текст приказа может быть таким:

Рис. 2. Фрагмент приказа о внесении изменений в документы, содержащие персональные данные работников

Имейте в виду: датой внесения изменений в учетные и иные документы предприятия, содержащие персональные данные работника, поменявшего Ф. И. О., будет считаться дата издания приказа (распоряжения) о внесении таких изменений.

Учтите: с приказом о внесении изменений необходимо ознакомить работника, переменившего Ф. И. О., под подпись.

Трудовой договор (контракт)

Действующее трудовое законодательство не устанавливает порядок внесения изменений в трудовой договор (контракт), заключенный с работником в письменной форме, в случае перемены им имени. На практике используются два способа:

1 способ. В тексте трудового договора (контракта) зачеркиваются прежние данные работника и вписываются новые со ссылкой на документ, послуживший основанием для внесения таких изменений. Проставляют дату внесения изменений и подписи лица, вносившего изменения, и работника;

2 способ. Оформляют изменения отдельным документом в виде приложения к трудовому договору.

Вместе с тем существует мнение, что в случае перемены работником имени изменения в трудовой договор вносить не нужно. Достаточно приложить к нему копии документов, удостоверяющих перемену имени.

Логика такая, что перемена имени не влечет за собой прекращения или изменения трудовых прав работника, приобретенных им под прежним именем.

Здесь «рулит» Инструкция о порядке ведения трудовых книжек работников от 29.07.93 г. № 58 (ср. 025069200). В случае перемены имени работодатель по последнему месту работы работника обязан внести соответствующие изменения в его трудовую книжку (см. п. 2.13).

Делаем так. На первой странице (титульном листе) трудовой книжки прежние данные работника зачеркивают одной чертой и вписывают новые данные. На внутренней стороне обложки проставляют ссылку на документ, послуживший основанием для внесения изменений (паспорт, свидетельство о браке или его расторжении, о перемене имени и др.), указывают его номер и дату выдачи, а также наименование органа, который его выдал. Эту ссылку заверяет своей подписью руководитель предприятия или специально уполномоченное им лицо и проставляет печать предприятия или печать отдела кадров (см. рис. 3).

Рис. 3. Пример внесения изменений в трудовую книжку работника, поменявшего фамилию

Заметьте: прежние данные работника должны легко читаться. Поэтому заклеивать или замазывать их корректирующей жидкостью нельзя.

Если трудовая книжка работника дополнена вкладышем*, то данные работника следует изменить не только на первой странице (титульном листе) трудовой книжки, но и на титульном листе вкладыша.

* Обращаем внимание: вкладыш должен быть вшит в трудовую книжку работника. О каждом выданном вкладыше на первой (титульной) странице трудовой книжки вверху ставится штамп размером 10 х 25 мм «Виданий вкладиш», указываются серия и номер вкладыша, а на титульной странице основной книжки делается соответствующая запись с указанием серии и номера вкладыша (п. 3.1 Инструкции № 58). Без трудовой книжки вкладыш недействителен.

Порядок внесения изменений во вкладыш аналогичен приведенному выше.

Книга учета движения трудовых книжек и вкладышей

Действующими нормативными актами не определен порядок внесения изменений в Книгу учета движения трудовых книжек и вкладышей в них (типовая форма № П-9, утверждена приказом Минстата Украины от 27.10.95 г. № 277). Как быть?

По нашему мнению, в рассматриваемом нами случае будет достаточным зачеркнуть прежнюю фамилию (имя, отчество) работника и вписать новую. А затем здесь же либо на поле Книги учета движения трудовых книжек напротив измененных данных работника (в случае отсутствия свободного места в графе с измененными данными) проставить дату внесения изменений, реквизиты документа, послужившего основанием для внесения изменений и завизировать эту информацию подписью лица, ответственного за ведение Книги.

Личная карточка работника

Обычно на практике изменения, связанные с переменой работником имени, в текст личной карточки вносят следующим образом: в п. 1 разд. I «ЗАГАЛЬНІ ВІДОМОСТІ» личной карточки работника одной чертой зачеркиваются прежние данные работника, и рядом (либо выше) вписываются новые.

Далее на поле личной карточки рядом с внесенными изменениями, либо ниже в графе «Додаткові відомості» личной карточки работник, вносивший изменения, указывает реквизиты документа, на основании которого они были внесены, проставляет дату внесения изменений и свою подпись.

Вместе с тем, некоторые кадровики в случае, если работник поменял Ф. И. О., заполняют на работника новую личную карточку с уже измененными личными данными работника и прикрепляют ее к старой карточке. При этом и в старой, и в новой личной карточке делают запись о том, что личная карточка была заменена в связи с переменой имени.

Однако, на наш взгляд, этот вариант не очень удобен, поскольку предполагает хранение по одному работнику двух личных карточек (старой и новой).

Важно! В случае перемены имени военнообязанным работником или работником-призывником, лицо, ответственное за ведение персонального учета призывников и военнообязанных на предприятии, обязано направить в военный комиссариат уведомление о произошедших изменениях в учетных данных работника.

Форма № 1ДФ. В ней вы отражаете только налоговый номер работника. А он после перемены имени остается прежним. Поэтому работодатель, подавая ф. № 1ДФ, отдельно не уведомляет фискальный орган о перемене работником имени.

Это должен сделать работник самостоятельно (см. выше).

Отчет по ЕСВ по ф. № Д4. Пенсионный фонд берет данные о физлице из последнего поданного отчета по ф. № Д4. Поэтому вы просто в таблице 6 ф. № Д4 за месяц, в котором был издан приказ о внесении изменений в документы, содержащие персональные данные работников, указываете работника с его новыми Ф. И. О. — и все !

Источник: https://i.factor.ua/journals/buh911/2017/august/issue-32/article-29461.html

Правильное оформление кадровой документации при изменении личных данных работника

ПРАВИЛЬНОЕ ОФОРМЛЕНИЕ КАДРОВОЙ ДОКУМЕНТАЦИИ ПРИ ИЗМЕНЕНИИ ЛИЧНЫХ ДАННЫХ РАБОТНИКА

В организациях персональные (личные) данные работников содержатся в основном в кадровых и бухгалтерских документах. Как правильно оформить кадровую документацию при изменении личных данных? Этот вопрос часто встает перед работниками кадровых подразделений.

Персональные (личные) данные — любые сведения, относящиеся к определенному или определяемому посредством такой информации физическому лицу (субъекту персональных данных). Согласно ст. 3 Федерального закона от 27.07.2006 N 152-ФЗ «О персональных данных» к ним относятся фамилия, имя, отчество, год, месяц, дата и место рождения, адрес, информация о семейном, социальном и имущественном положении, образовании, профессии, доходах и т. д.

В жизни работников организации могут происходить различные события — заключение брака, рождение детей, смена места жительства или регистрации, получение образования или повышение квалификации и др. Происходящее в результате изменение личных сведений может существенно повлиять на карьерный рост, социальные и пенсионные отчисления, поэтому обо всех подобных случаях сотрудники должны сообщать в кадровую службу своевременно. Чаще всего меняются:

— фамилия (при изменении актов гражданского состояния — заключении или расторжении брака);

— место жительства (при переезде или смене регистрации);

— сведения об образовании (при поступлении и окончании учебных заведений);

— паспортные данные (по достижении 20 и 45 лет либо при смене паспорта).

Перечень оснований для внесения изменений

Предоставляемые работником
документы-основания

Кадровые документы, которые необходимо
оформить

Личное заявление;
копия свидетельства о
регистрации брака (или
свидетельство о расторжении
брака);
копия паспорта с новыми данными

Приказ о внесении изменений в учетные
документы;
изменения на титульном листе трудовой
книжки, а также в книге учета движения
трудовых книжек и вкладышей в них;
изменение данных в личной карточке
работника (форма N Т-2);
внесение изменений в лицевой счет
(форма N Т-54);
новое страховое свидетельство
обязательного пенсионного страхования

При изменении места жительства

Личное заявление;
копия паспорта с новой
регистрацией по месту жительства

Приказ о внесении изменений в документы,
содержащие личные данные работника;
изменения в личной карточке работника
(форма N Т-2)

При изменении образования

Личное заявление;
копия документа об образовании

Дополнения на титульном листе трудовой
книжки;
дополнительные сведения в личной
карточке работника (форма N Т-2)

При изменении паспортных данных

Личное заявление;
копия паспорта с новыми данными

Приказ о внесении изменений в учетные
документы работника;
изменение или дополнение сведений в
личной карточке работника (форма N Т-2)

При изменении анкетно-биографических данных работники кадровых служб чаще всего допускают следующие ошибки:

— Изменения в учетные данные работника вносятся на основании ненадлежащих документов.

— Не соблюдаются технические требования к внесению изменений.

— Не указываются основания для внесения изменений (отсутствует ссылка на соответствующий документ).

Прежде всего в кадровую службу организации должен обратиться сам работник, а уже затем специалист отразит изменения в его учетных документах. Общий порядок внесения каких-либо новых сведений о работнике представляет собой последовательность действий, которые мы и рассмотрим.

На этом этапе работник организации должен представить работодателю письменное заявление с просьбой о внесении изменений в учетные документы и копии подтверждающих документов. Кроме того, ему необходимо заменить свидетельство о присвоении ИНН и медицинский полис. Бланк заявления о внесении изменений в кадровые учетные документы представлен в приложении 1.

Бланк заявления о внесении изменений в учетные документы

о внесении изменений в учетные документы

В связи с. и изменением. прошу внести соответствующие изменения в

В зависимости от изменения личных данных (копия — 1 экз.):

1. Свидетельство о заключении брака серия _________ N ________________,

выданное ______________________________________ «__»____________ 201_ года.

(указать наименование органа ЗАГС)

2. Документ (паспорт) о регистрации с новым адресом.

3. Паспорт с новыми данными.

Все остальные действия выполняет уже работник кадровой службы. Прежде всего следует издать приказ (в произвольной форме) на основании представленных сотрудником документов и его письменного заявления о необходимости внести изменения в его учетные документы. Этот приказ необходимо зарегистрировать в журнале регистрации приказов по личному составу, а затем ознакомить с ним под роспись самого сотрудника, а также ответственных работников кадровой службы и бухгалтерии. Пример приказа об изменении личных данных в кадровых учетных документах представлен в приложении 2.

Проект приказа об изменении личных данных

Общество с ограниченной ответственностью «XXX»

__ __________ 201_ N ____-к

О внесении изменений в учетные документы

1. Изменить в учетных документах. на. с «__» ____________ 201_ г.

2. Работнику кадровой службы (должность, Ф. И.О.):

2.1. Внести соответствующие изменения в учетные документы и трудовую

3. С приказом ознакомить главного бухгалтера Ф. И.О.

Основание — представленные документы.

Генеральный директор _____________________ И. О. Фамилия

Работник _________________________________ И. О. Фамилия

Сотрудник кадровой службы ________________ И. О. Фамилия

Главный бухгалтер ________________________ И. О. Фамилия

Необходимые изменения следует внести в личную карточку работника (форма N Т-2), а также указать реквизиты документов-оснований. Прежние сведения надо зачеркнуть одной чертой и сверху вписать новые. Здесь же работник кадровой службы должен поставить свою подпись и дату внесения изменений. Документы-основания, согласно которым эти изменения были сделаны, можно указать в разд. X «Дополнительные сведения» личной карточки.

Теперь можно приступать к изменению данных в трудовой книжке. Согласно п. 26 Постановления Правительства РФ от 16.04.2003 N 225 «О трудовых книжках», а также п. п. 2.3 и 2.4 Инструкции по заполнению трудовых книжек, утв. Постановлением Министерства труда и социального развития РФ от 10.10.2003 N 69, изменение записей о фамилии, имени, отчестве и дате рождения, а также об образовании, профессии и специальности сотрудника производится работодателем по последнему месту работы на основании паспорта, свидетельств о рождении, о браке, о расторжении брака, об изменении фамилии, имени, отчества и других документов. Указанные изменения вносятся на первой странице (титульном листе) трудовой книжки. Для этого одной чертой (по линейке шариковой ручкой или чернилами) зачеркивается прежняя запись (ее неверная или утратившая актуальность часть), после чего (как правило, выше, на свободном месте) записываются новые сведения. Ссылки на наименование соответствующего документа, его номер и дату делаются на внутренней стороне обложки трудовой книжки и заверяются подписью работодателя (работника службы (отдела) кадров с соответствующими полномочиями) и печатью организации. Внесение изменений (исправлений) в записи о полученном работником новом образовании (профессии, специальности) производится путем дополнения ранее совершенных записей (если они уже имеются) или заполнения соответствующих строк без зачеркивания ранее совершенных записей. Такие изменения (исправления) также делаются на первой странице (титульном листе) трудовой книжки.

Нельзя забывать и о книге учета движения трудовых книжек и вкладышей в них, где также имеются личные данные работника. Пример записи об изменении фамилии в трудовой книжке представлен в приложении 3.

Пример записи об изменении фамилии в трудовой книжке

│ Фамилия изменена на фамилию│ Трудовая книжка │

│ «Мельничук» на основании │ ТК-II N 8561320 │

│ свидетельства о заключении │ │

│ брака серии II-ИК N 535283 │ -Прозорова — Мельничук │

│ выданного Измайловским ЗАГС│ Мария │

│ Комарова Е. Т. Комарова│ 17.04.1980 │

│ │ М. П. Подпись лица, ответственного │

│ │ за ведение трудовых книжек │

В соответствии с Инструкцией по обеспечению функционирования системы воинского учета граждан Российской Федерации, утв. Приказом Министра обороны РФ от 19.11.2007 N 500, а также Методическими рекомендациями по ведению воинского учета в организациях, утв. Генштабом Вооруженных Сил РФ, для военнообязанного работника кадровик должен внести изменения и в документы по воинскому учету.

При изменении семейного положения, образования, структурного подразделения организации, должности, места жительства или места пребывания, состояния здоровья (получении инвалидности) граждан, состоящих на воинском учете, работники, осуществляющие воинский учет в организациях, заполняют и вручают такому сотруднику под личную расписку в журнале учета листков сообщений и корешков к ним листок сообщения об изменениях сведений о гражданах, состоящих на воинском учете, по форме, установленной в Приложении N 1 к Порядку сообщения организациями об изменениях семейного положения, образования, структурного подразделения организации, должности, места жительства или места пребывания, состояния здоровья граждан, состоящих на воинском учете, в военные комиссариаты, представленному в Приложении N 13 Методических рекомендаций (далее — Порядок). Сведения об изменении семейного положения, образования, структурного подразделения организации, должности, места жительства или места пребывания, состояния здоровья (получении инвалидности) граждан, состоящих на воинском учете, направляются организациями в двухнедельный срок в военный комиссариат по месту жительства (месту пребывания) граждан. Бланк сообщения об изменении сведений о гражданах, состоящих на воинском учете, представлен в Приложении N 1 к Порядку.

В соответствии с п. п. 26, 27 Инструкции о порядке ведения индивидуального (персонифицированного) учета сведений о застрахованных лицах, утв. Приказом Минздравсоцразвития России от 14.12.2009 N 987н, при изменении работником фамилии, имени или отчества сотрудник кадровой службы должен подать в территориальный орган ПФР заявление об обмене страхового свидетельства. Образец соответствующего заявления представлен в формах N АДВ-2 и N АДВ-6, утв. Постановлением Правления ПФР от 31.07.2006 N 192п. Согласно п. 14 Инструкции новое свидетельство выдается работодателем работнику в течение недели после его получения. Для подтверждения получения нового свидетельства сотрудник должен расписаться в сопроводительной ведомости.

Далее согласно п. 17 Инструкции в течение месяца после получения свидетельства страхователь должен возвратить сопроводительную ведомость в территориальный орган ПФР.

Если личные данные изменяются у руководителя/директора организации, то сотруднику кадровой службы понадобится предпринять дополнительные действия. Если руководитель организации является ее учредителем, то кадровик должен совместно с юристом внести изменения в учредительные документы и устав организации.

Затем необходимо уведомить об изменении личных данных (фамилии/имени) налоговую инспекцию по месту регистрации организации. Для этого организация обязана подать соответствующие сведения в ЕГРЮЛ в течение 3 рабочих дней с момента, когда директор получит новый паспорт (п. 5 ст. 5 Федерального закона от 08.08.2001 N 129-ФЗ «О государственной регистрации юридических лиц и индивидуальных предпринимателей»).

При необходимости следует сообщить об изменениях в территориальные отделения по месту регистрации ПФР, ФОМС, ФСС.

Так как право первой подписи на документах организации имеет ее руководитель, необходимо обязательно заменить банковскую карточку с образцами подписей и оттиска печати. Это следует из п. 7.14 Инструкции Банка России от 14.09.2006 N 28-И «Об открытии (закрытии) банковских счетов, счетов по вкладам (депозитам)».

Мнение эксперта. Екатерина Рощупкина, эксперт Национального союза кадровиков

У кадровиков часто возникает вопрос: нужно ли при изменении персональных данных работника (допустим, фамилии) оформлять дополнительное соглашение к трудовому договору? На сегодняшний день однозначного ответа законодательство дать не может. Однако, следуя логике действующих в данный момент законов и норм, можно прийти к выводу, что в таком дополнительном соглашении нет необходимости. Да, фамилия, имя, отчество работника (как и его адрес и паспортные данные) — обязательные сведения, которые должны быть указаны в трудовом договоре согласно нормам ст. 57 ТК РФ. Однако это не условия (обязательные или дополнительные), перечисляющиеся в трудовом договоре, на которые работник и работодатель соглашаются, а сведения. Эти сведения приводятся в трудовом договоре на основании соответствующих документов. Ведь условием трудового договора не может быть закреплено, что по пятницам фамилия у работника будет Иванов, а по понедельникам — Сидоров. Фамилия указывается в соответствии с документами работника Иванова, и, как бы сильно он ни хотел быть Сидоровым, до тех пор, пока фамилия не изменится в его документах, сведения в договоре останутся прежними. В соответствии с ч. 3 ст. 57 ТК РФ, если при заключении трудового договора в него не были включены какие-либо сведения и (или) обязательные или дополнительные условия, это не является основанием для признания трудового договора незаключенным или его расторжения. Трудовой договор должен быть дополнен недостающими сведениями и (или) условиями. При этом недостающие сведения вносятся непосредственно в его текст, а недостающие условия определяются приложением либо отдельным соглашением сторон, которые заключаются в письменной форме и являются неотъемлемой частью трудового договора. Аналогичное положение установлено ст. 72 ТК РФ, согласно которой дополнительное соглашение в письменной форме составляется при изменении условий трудового договора. О сведениях в этой статье не упоминается. Таким образом, изменившиеся личные данные просто вносятся в экземпляры трудовых договоров (старые сведения зачеркиваются, новые — дописываются, как в личной карточке работника формы N Т-2). Основанием все так же является приказ о внесении изменений в учетные документы.

Данная позиция подтверждается решением суда Еврейской автономной области, в котором истица в качестве одного из аргументов для восстановления на работе привела такой факт: при изменении фамилии с ней не заключили дополнительное соглашение к трудовому договору. Однако суд не принял это обстоятельство во внимание, поскольку работодателем был издан приказ о внесении изменений и все данные в учетных документах были своевременно исправлены. В публикуемом кассационном определении фрагменты, непосредственно касающиеся обсуждаемой ситуации, выделены полужирным.

Судебная коллегия по гражданским делам суда

Еврейской Автономной области

Судебная коллегия по гражданским делам Суда Еврейской автономной области в составе председательствующего Дроздовой В. Ф., судей Кнепмана А. Н., Цыгулева В. Т. рассмотрела в открытом судебном заседании дело по кассационной жалобе Ш. Т. на решение Биробиджанского городского суда от 30.12.2008, которым постановлено:

В удовлетворении исковых требований Ш. Т. к муниципальному унитарному предприятию бытового обслуживания населения «Э***» о восстановлении на работе и взыскании среднего заработка за время вынужденного прогула — отказать.

Заслушав доклад судьи Кнепмана А. Н., пояснения истицы Ш. Т., ее представителя З. А., представителя ответчика Н. Р., прокурора В. К., судебная коллегия

Ш. Т. обратилась в суд к муниципальному унитарному предприятию бытового обслуживания населения «Э***» (далее — МУП «Э***») с иском о восстановлении на работе и взыскании среднего заработка за время вынужденного прогула, ссылаясь на то, что она с 21.02.2007 была принята к ответчику на должность парикмахера мужского зала на определенный срок, а именно на время декретного отпуска, но без указания срока действия контракта.

12.11.2008 Приказом N 135 она была уволена на основании п. 2 ч. 1 ст. 77 Трудового кодекса РФ (по окончании срока трудового договора).

10.11.2008 ей было предоставлено уведомление о ее увольнении. В нарушение ч. 1 ст. 79 ТК РФ данное уведомление предоставлено ей менее чем за три дня до ее предполагаемого увольнения.

Кроме того, при приеме на работу был издан приказ о приеме на работу Е. Т., а приказом от 12.11.2008 N 135 была уволена Ш. Т. Никаких дополнительных соглашений в связи с изменением фамилии между нею и МУП «Э***» не заключалось.

Просит признать Приказ от 12.11.2008 N 135 о ее увольнении незаконным, восстановить ее на работе в должности парикмахера мужского зала МУП «Э***» и взыскать заработок за время вынужденного прогула начиная с 12.11.2008 по день принятия судом решения.

В судебном заседании истица Ш. Т. исковые требования поддержала, суду пояснила, что она 22.02.2007 принята к ответчику на работу по трудовому договору под фамилией «Е.» на время декретного отпуска П. В 2008 г. в связи с вступлением в брак она сменила фамилию на «Ш.». Трудовой контракт на новую фамилию с ней заключен не был. Уволена она была с 12.11.2008 в связи с истечением срока трудового договора, хотя она думала, что продолжит работать по бессрочному трудовому договору. Вакантные места имелись, но в заключении бессрочного трудового договора ей отказали. Считает, что о предстоящем увольнении ее должны были предупредить заблаговременно — за месяц или два месяца до увольнения. В заключенном с ней трудовом договоре не указана дата его окончания. Она знала, что устраивается на работу на период отсутствия другого работника, и об этом писала в заявлении о приеме на работу. На постоянное место работы ее не переводили.

Представитель истицы З. А. исковые требования поддержал, суду пояснил, что поддерживает изложенное истицей. Трудовой договор с Е. Т. был заключен на неопределенный срок, т. к. дата его окончания указана не была. Согласно ст. 57 ТК РФ в срочном трудовом договоре должны быть указаны срок его действия и обстоятельства, послужившие основанием для его заключения. Истица должна была быть уведомлена о расторжении договора за три дня, чего сделано не было, то есть не соблюден порядок увольнения.

Представитель ответчика Н. Р. — руководитель предприятия исковые требования не признала, суду пояснила, что истица была принята на работу парикмахером мужского зала на время декретного отпуска другого работника — П. Истица была предупреждена о том, что с ней заключается именно срочный трудовой договор. Срок действия трудового договора, а именно дата его окончания, в данном случае не ставится, т. к. работодатель не знает, когда отсутствующий работник выйдет на работу. В данном случае работник может выйти на работу в любое время. Согласно ст. 79 ТК РФ она не должна была предупреждать истицу об увольнении за три дня. Смена фамилии работника не требует заключения дополнительного трудового соглашения, т. к. существенные условия трудового договора при этом не меняются. После того как истица принесла свидетельство о заключении брака, на предприятии был издан приказ, были внесены изменения в трудовую книжку и в другие документы, в том числе в тот экземпляр трудового договора, который хранится в организации. Свой экземпляр трудового договора для внесения изменений истица не принесла. Никакие условия работы у истицы после смены фамилии не изменились.

Суд постановил указанное решение.

В кассационной жалобе Ш. Т. просит решение суда отменить и направить дело на новое рассмотрение, т. к. полагает, что суд не дал оценку ее доводам о том, что с нею должен быть заключен срочный трудовой договор согласно ст. 59 ТК РФ, а при его прекращении ей должно быть направлено уведомление не менее чем за три дня, что определено ч. 1 ст. 79 ТК РФ, но ей уведомление направлено не было и таким образом был нарушен порядок увольнения.

Срок действия трудового договора не был определен, значит, он заключен на неопределенный срок, а поэтому уведомление обязательно. Работнику, на место которого была приглашена истица, вначале был предоставлен отпуск по уходу за ребенком до полутора лет, а после, по заявлению последней, — по уходу до 3 лет, и таким образом срок действия трудового договора не был определен.

Согласно Письму Федеральной службы занятости от 28.12.2006 N 2264-6-1 на место сотрудника, находящегося в отпуске по беременности и родам (отпуске по уходу за ребенком), работодатель вправе принять другого работника. В этом случае с работником заключается срочный трудовой договор, в котором в обязательном порядке указываются срок его действия и обстоятельства (причины), послужившие основанием для заключения срочного трудового договора. В связи с тем что определить точное время выхода основного работника на работу не всегда представляется возможным, сроком окончания трудового договора будет являться выход основного работника. После выхода основного работника на работу срочный трудовой договор с «временным» работником прекращается в связи с истечением его срока (п. 2. ч. 1. ст. 77).

В возражениях на кассационную жалобу руководитель МУП «Э***» указывает на законность принятого решения суда, т. к. судом обоснованно сделан вывод, что порядок увольнения не был нарушен, поскольку в силу ч. 2 ст. 79 ТК РФ при истечении срока действия трудового договора, заключенного на время исполнения обязанностей отсутствующего работника, предупреждения работника в письменной форме не менее чем за три календарных дня до увольнения не требуется. Утверждение истицы о том, что с нею был заключен трудовой договор на неопределенный срок, не соответствует обстоятельствам дела.

В кассационной инстанции истица Ш. Т. и ее представитель З. А. доводы, изложенные в кассационной жалобе, поддержали.

Представитель ответчика Н. Р. просила отказать в удовлетворении кассационной жалобы, поскольку увольнение истицы произведено в соответствии с законодательством.

Прокурор прокуратуры Еврейской автономной области В. К. пояснил, что решение суда соответствует требованиям закона и оснований для его отмены не имеется.

Проверив материалы дела, выслушав лиц, участвующих в кассационной инстанции, обсудив доводы кассационной жалобы и возражения на нее, судебная коллегия не находит оснований для отмены решения суда.

В соответствии со ст. 58 ТК РФ трудовые договоры могут заключаться на определенный срок не более пяти лет (срочный трудовой договор), если иной срок не установлен данным Кодексом и иными федеральными законами.

Срочный трудовой договор заключается, когда трудовые отношения не могут быть установлены на неопределенный срок с учетом характера предстоящей работы или условий ее выполнения, а именно в случаях, предусмотренных ч. 1 ст. 59 Трудового кодекса РФ. В случаях, предусмотренных ч. 2 ст. 59 Трудового кодекса РФ, срочный трудовой договор может заключаться по соглашению сторон трудового договора без учета характера предстоящей работы и условий ее выполнения.

Согласно ст. 59 ТК РФ срочный трудовой договор заключается на время исполнения обязанностей отсутствующего работника, за которым в соответствии с трудовым законодательством и иными нормативными правовыми актами, содержащими нормы трудового права, коллективным договором, соглашениями, локальными нормативными актами, трудовым договором сохраняется место работы.

Как видно из материалов дела, парикмахер мужского зала П. А. была принята на работу в МУП «Э***» на неопределенный срок с 25.06.2003.

11.07.2006 П. А. родила ребенка — П. П., что подтверждается свидетельством о рождении I-ТВ N 523169. Приказом от 14.09.2006 N 96 ей был предоставлен отпуск по уходу за ребенком до полутора лет, а Приказом от 11.01.2008 N 3 — отпуск по уходу за ребенком до трех лет.

Согласно ст. 256 ТК РФ на период отпуска по уходу за ребенком за работником сохраняется место работы (должность).

Истица Ш. Т. с 22.02.2007 по 12.11.2008 работала в МУП «Э***» в должности парикмахера мужского зала (заявление о приеме на работу от 21.02.2007, Приказ о приеме на работу от 21.02.2007 N 13, трудовой договор (контракт) от 21.02.2007 N 2.

Из указанных документов следует, что с истицей был заключен срочный трудовой договор на время декретного отпуска П. А.

Приказом от 12.11.2008 N 135 Ш. Т. с 12.11.2008 была уволена с работы по п. 2 ч. 1 ст. 77 ТК РФ (в связи с истечением срока трудового договора).

В соответствии с п. 2 ч. 1 ст. 77 ТК РФ одним из оснований прекращения трудового договора является истечение срока трудового договора (ст. 79 ТК РФ).

Согласно ст. 79 ТК РФ срочный трудовой договор прекращается с истечением срока его действия. О прекращении трудового договора в связи с истечением срока его действия работник должен быть предупрежден в письменной форме не менее чем за три календарных дня до увольнения, за исключением случаев, когда истекает срок действия срочного трудового договора, заключенного на время исполнения обязанностей отсутствующего работника.

С учетом основания заключения срочного трудового договора с истицей, права временно отсутствующего работника выйти на работу в любое время конкретная дата окончания трудового договора не могла быть определена, что, однако, не делает трудовой договор действующим на неопределенный срок.

Обязанность предоставить временно отсутствующему работнику, за которым сохраняется рабочее место, при его намерении выйти на работу рабочее место немедленно не позволяет работодателю известить временного работника о предстоящем увольнении за три дня, и законом он от такой обязанности в данном случае освобожден.

В связи с этим доводы истицы о нарушении порядка ее увольнения опровергаются представленными работодателем доказательствами и не основаны на законе. С учетом изложенного судебная коллегия считает правильным вывод суда, что увольнение истицы Ш. Т. является законным, и не видит оснований для отмены решения суда по доводам, изложенным в кассационной жалобе.

Руководствуясь ст. ст. 361 — 364 ГПК РФ, судебная коллегия

решение Биробиджанского городского суда от 30.12.2008 оставить без изменения, а кассационную жалобу Ш. Т. — без удовлетворения.

Источник: https://hr-portal.ru/article/pravilnoe-oformlenie-kadrovoy-dokumentacii-pri-izmenenii-lichnyh-dannyh-rabotnika

Образец приказа о персональных данных работников

Из истории вопроса

Развитие информационных технологий сделало тему защиты персональных данных одной из наиболее обсуждаемых на самых разных уровнях. Масштабные скандалы с утечками конфиденциальной информации из Белого дома или личных сведений миллионов посетителей международного сайта знакомств прогремели на весь мир. Есть случаи и помельче, на уровне организаций (например, использование сотрудницами отдела кадров страниц с личной информацией сотрудников в качестве черновиков-«обороток», размещение в открытом доступе сведений об учениках образовательных учреждений или пациентах клиник). Часто это происходит по незнанию: не все должностные лица понимают, что входит в состав персональных данных. Тем не менее, поисковая фраза «скачать образец приказа о защите персональных данных работников 2020 год» находится на лидирующих позициях в поисковых системах. И на это есть вполне понятные причины.

Отношение государства к таким «оплошностям» решительно меняется в сторону ужесточения наказаний за них. Чтобы не иметь неприятностей, нужно организовать защиту персональных данных так, как этого требует глава 14 ТК РФ и закон № 152-ФЗ. В статье мы коротко расскажем о том, какой пакет документов нужно подготовить, а также дадим образец приказа о защите персональных данных работников.

Организация защиты (пакет документов)

Руководитель предприятия должен своим приказом назначить одного из сотрудников ответственным за обработку и хранение конфиденциальной информации и поручить ему составить локальные нормативные акты. Вот их небольшой перечень:

политика организации в отношении персональных данных (в данном случае будет составлен образец приказа об утверждении политики обработки персональных данных в целом по организации);
положение об обработке и защите конфиденциальной информации (приказ на утверждение положения о защите персональных данных);
перечень лиц, имеющих к ней доступ;
согласие на обработку (в общем случае согласие нужно получить от сотрудников, в частных случаях, например, для школ — от родителей, для медучреждений — от пациентов, для газет, журналов и издательств — от авторов и т. д.);
соглашение о неразглашении;
журнал учета передачи данных.

Порядок разработки и утверждения

Насколько хорошо организации выполняют требования 152-ФЗ, проверяет Роскомнадзор в соответствии с Административным регламентом, утвержденным Приказом Минкомсвязи России от 14.11.2011 № 312. Для того чтобы у инспектора не было повода «принимать меры», нужно подготовить документы, перечисленные выше, и утвердить их приказами руководителя. Основополагающим станет распоряжение об утверждении Положения — смотрите образец приказа об утверждении положения о персональных данных (2020 год).

Крайне важно соблюдать правило, сформулированное в ст. 86 ТК РФ: все, что мы знаем о работнике, мы должны узнать от него самого. В крайнем случае можно обратиться к так называемой третьей стороне, если работник не владеет необходимой информацией (забыл, потерял. ), но только с его ведома (например, запросить копию диплома в архиве вуза). Работника необходимо поставить об этом в известность и получить его согласие: это делается в форме заявления-согласия на получение сведений у третьей стороны.

Все это надо прописать в положении, с которым работник должен быть ознакомлен до момента подписания трудового договора.

Допуск к персональным данным

Персональные данные работников — это, образно говоря, «золото и бриллианты», доступ к которым ограничен даже для сотрудников организации. Кто будет иметь к ним доступ — решает директор. Общие требования по работе в данном направлении прописываются в положении (образец приказа об утверждении положения о защите персональных данных 2020 году можно сделать в свободной форме, унифицированной формы данного документа не существует). В то же время отдельным нормативным документом пишут, кто, когда и с какой целью имеет доступ к тем или иным персональным данным. Полный допуск, как правило, имеют:

генеральный директор и его заместитель по безопасности;
начальник отдела кадров.

Остальные специалисты, в том числе и бухгалтеры, могут иметь доступ только к той информации, которая им необходима для выполнения своих должностных обязанностей.

Особые случаи

Бывает, что сведения меняются (например, женщина выходит замуж и меняет фамилию или студент получает диплом о высшем образовании). В этом случае сотрудник подает заявление, и на его основе издается приказ о внесении изменений в ряд документов (см. образец приказа об изменении персональных данных работника). Однако это распоряжение не относится к документам, наличие которых продиктовано ФЗ-152, — это один из стандартных приказов по кадрам.

Медицинская организация обязана особенно внимательно относиться к обработке данных и готовить свою, отраслевую документацию, например иметь приказ о утверждении положения о защите персональных данных и приказ «Перечень персональных данных пациентов, подлежащих защите».

Источник: https://clubtk.ru/forms/personalnyye-dannyye/obrazets-prikaza-o-personalnykh-dannykh-rabotnikov-2017