Договора гпх срок хранения
Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «Договора гпх срок хранения». Также Вы можете бесплатно проконсультироваться у юристов онлайн прямо на сайте.
Доступ к данным о судимости имеют исключительно правоохранительные органы. Отказать в трудоустройстве вам могут только если вы устраиваетесь в правоохранительные органы или собираетесь работать с детьми. Если работодатель узнал каким-то образом о вашей судимости, которая уже снята или погашена, он не вправе отказать вам в приеме на работу или уволить вас опять же, если это не работа с детьми или в правоохранительных структурах.
Содержание:
Вопрос недели: срок хранения в организации договора ГПХ
Вопрос: скажите, пожалуйста, срок хранения в организации договора ГПХ, заключенного между организацией и работником.
Сообщаю Вам следующее:
Считаем, что в данном случае договоры ГПХ хранятся как и трудовые договоры. Срок хранения составляет 75 лет.
Документы КонсультантПлюс для ознакомления:
| 657 | Трудовые договоры (служебные контракты), трудовые соглашения, договоры подряда, не вошедшие в состав личных дел | 75 л. ЭПК |
Срок хранения первички
Срок хранения оформленных первичных учетных документов, регистров бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности, других документов, связанных с организацией и ведением бухгалтерского учета, составляет пять лет начиная со следующего года, в составлении отчетности за который они использовались (если иной срок не установлен п. 4.1 раздела II Перечня типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения, утв. Приказом Минкультуры России от 25.08.2010 N 558; далее — Перечень). Такие требования установлены п. 1, 2 ст. 29 Закона о бухгалтерском учете, п. 98 Положения по ведению бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности в РФ.
Хотя акционерные общества и другие коммерческие организации не подведомственны федеральным органам государственной власти, на них тем не менее также распространяются обязанности и сроки хранения, перечисленные в Перечне (решение ВАС РФ от 21.02.2012 N 14589/11).
Иной срок, о котором говорилось выше, может быть как более, так и менее пяти лет. Например, в соответствии с п. 4.1 «Бухгалтерский учет и отчетность», п. 4.2 «Статистический учет и отчетность», п. 7 «Трудовые отношения», п. 8 «Кадровое обеспечение» и др. Перечня не менее определенного ниже срока должны храниться:
— документы учетной политики (рабочий план счетов, формы первичных учетных документов и др.) — пять лет;
— годовая бухгалтерская отчетность, сводная годовая (консолидированная) — постоянно;
— бухгалтерская (финансовая) отчетность по МСФО или другим стандартам — постоянно;
— первичные учетные документы и приложения к ним — пять лет (при условии проведения проверки (ревизии));
— лицевые карточки, счета работников — 75 лет;
— документы, подтверждающие исчисление и уплату сумм страховых взносов во внебюджетные фонды — шесть лет. Ранее этот срок был установлен п. 6 ч. 2 ст. 28 Федерального закона от 24.07.2009 N 212-ФЗ, на данный момент — подп. 6 п. 3.4 ст. 23 НК РФ (соответствует сроку хранения налоговых регистров);
— трудовые договоры (служебные контракты), трудовые соглашения, договоры подряда, не вошедшие в состав личных дел, — 75 лет;
— подлинные личные документы (трудовые книжки, дипломы, аттестаты, удостоверения, свидетельства) — до востребования (невостребованные — 75 лет);
— договоры, соглашения — пять лет (после истечения срока действия).
В случае утраты документов в результате стихийных бедствий (пожара, наводнения, др.) или по другим причинам восстанавливать такие документы организация обязана, даже если эти первичные документы ранее уже были проверены ИФНС в рамках выездной налоговой проверки (подп. 1 п. 1 ст. 31, ст. 93.1 НК РФ, письма Минфина России от 22.07.2013 N 03-02-07/2/28610, от 07.06.2013 N 03-02-07/1/21191).
На основании восстановленной документации необходимо заново сформировать регистры бухгалтерского и налогового учета, а также бухгалтерскую и налоговую отчетность. В случае неполного восстановления документов налогового учета налогоплательщик должен пересчитать свои налоговые обязательства, подать уточненные налоговые декларации.
Обратите внимание! Затраты на хранение документов в бухгалтерском учете подлежат отражению на счете 26 «Общехозяйственные расходы».
В целях исчисления налоговой базы по налогу на прибыль документально обоснованные затраты на организацию хранения относят к прочим расходам (подп. 18 п. 1 ст. 264 НК РФ).
Срок хранения данных бухгалтерского и налогового учета, а также других документов, необходимых для исчисления и уплаты налогов, в том числе документов, подтверждающих получение доходов, осуществление расходов, а также уплату (удержание) налогов, для налогоплательщиков и налоговых агентов составляет четыре года, начиная со следующего года, в котором документ в последний раз был использован для составления налоговой отчетности или расчета суммы налога (подп. 8 п. 1 ст. 23, подп. 5 п. 3 ст. 24 НК РФ, постановления Второго арбитражного апелляционного суда от 22.01.2013 N А29-7272/2012, ФАС Волго-Вятского округа от 08.11.2012 N А11-6321/2011, Девятого арбитражного апелляционного суда от 19.09.2012 N 09АП-25082/2012-АК).
При переносе убытков на будущее налогоплательщики обязаны хранить документы, подтверждающие объем понесенного убытка, в течение всего срока, когда он уменьшает налоговую базу текущего налогового периода на суммы ранее полученных убытков и, естественно, плюс четыре года (п. 4 ст. 283 НК РФ) (в том числе и в отношении убытков, которые понесли правопредшественники реорганизованных (присоединенных) компаний, — постановление Президиума ВАС РФ от 24.07.2012 N 3546/12).
Документы по списанной безнадежной задолженности должны храниться не менее десяти лет после списания: пять лет в связи с отражением задолженности на забалансовом счете 007 «Списанная в убыток задолженность неплатежеспособных дебиторов» плюс пять лет, предусмотренные для хранения документов Законом о бухгалтерском учете.
Ответ подготовил Консультант Регионального информационного центра сети КонсультантПлюс
Якушева Татьяна Валерьевна
Источник: https://ric368.newsmine.ru/2019/07/25/vopros-nedeli-srok-xraneniya-v-organizacii-dogovora-gpx/
Сколько в организации нужно хранить договоры: изменения с 2020 года
Что изменилось
Новые сроки хранения договоров с 18.02.2020 прописаны в различных пунктах упомянутого приказа Росархива.
Сначала обобщим основные изменения.
Если есть разногласия, договор нужно хранить до принятия решения по делу.
В основном, договоры организации связаны с кадрами или управлением и распоряжением имуществом. В последнем случае это регулирует п. 1.3.1 приказа Росархива. Вот несколько важных позиций из него:
(2) По договорам (контрактам) аренды (субаренды), безвозмездного пользования государственным, муниципальным имуществом – 15 лет ЭПК (могут быть отобраны на постоянное хранение)
(3) Объектов культурного наследия – Постоянно
(2) На постоянное хранение в государственные, муниципальные архивы передаются в случае прекращения ведения или ликвидации организации
(2) Объектов культурного наследия – Постоянно
- трудовые договоры, служебные контракты, соглашения об их изменении, расторжении – нужно хранить 50/75 лет и потом с правом взять на постоянное хранение;
- документы (договоры, акты, сведения) о реорганизации организации – хранят постоянно;
- учредительные договоры общества, хозяйственного товарищества – постоянно;
- договоры, заявки, доказательные материалы, декларации на оказание услуг по добровольному подтверждению соответствия – 5 лет после истечения срока действия декларации;
- договоры об отчуждении исключительного права на результат интеллектуальной деятельности или средство индивидуализации и лицензионные договоры о передаче прав на их результат – 5 лет;
- соглашения (договоры) о неразглашении информации ограниченного доступа – 3 года после истечения срока неразглашения;
- договоры, соглашения между участниками информационного взаимодействия – 5 лет после истечения срока действия договора, соглашения, после прекращения обязательств по ним;
- контракты (договоры) о закупках отдельными видами юридических лиц – 5 лет после истечения срока действия контракта (договора), прекращения обязательств по ним.
Остальные позиции по договорам ищите в приказе Росархива от 20.12.2019 № 236.
Все сроки хранения документов по закупкам с 2020 года
Источник: https://buhguru.com/effektivniy-buhgalter/skolko-v-organizatsii-nuzhno-hranit-dogovory-izmeneniya-s-2020-goda.html
Сколько лет хранить договоры с поставщиками и контрагентами
Сколько должны храниться договоры в организациях — от пяти лет с момента их передачи в архив. Длительность хранения зависит от вида соглашения и указана в приказе Росархива №236 от 20.12.2019.
Виды хранения, зачем это необходимо
Выделяются два вида хранения документов в организации:
- Текущее — соглашение сохраняется в оперативном доступе, пока идет срок его исполнения, а в случае возникновения спора — до его разрешения, в том числе в судебном порядке. Администрация компании самостоятельно определяет, где должны храниться договоры в организации, как правило, обязанность по текущему хранению возлагается на юридический отдел, бухгалтерию или специально созданное для этого подразделение.
- Архивное — начинается с момента передачи документа в архив, то есть после того, как исполнение по нему окончено и разрешены все споры между сторонами, а сколько хранятся договоры в архиве, определено приказом Росархива №236 от 20.12.2019.
Текущее необходимо для решения следующих задач:
- отслеживание этапов исполнения контракта, приемки ТРУ и их корректной оплаты;
- расчет налогов и платежей;
- разрешение споров с контрагентом, если такие возникают, поскольку основным документом, на который стороны ссылаются, обосновывая свою позицию в споре, является письменное соглашение.
Архивное требуется на случай проведения проверок со стороны различных контролирующих органов (налоговой службы и др.) и внутренних проверок организацией своей хозяйственной деятельности за истекшие периоды.
Законодательно не установлено, сколько хранить договоры с клиентами и организациями в текущем порядке, — этот период зависит от многих факторов, которые невозможно предусмотреть при разработке общей нормы, например от периода действия контракта и истории взаимодействия сторон. Поэтому когда речь идет об установленных сроках, имеют в виду только архивное хранение соглашений.
В целях упорядочения обращения с документацией администрации компании следует издать специальный приказ, в котором определить, у кого должны храниться договоры, утвердить порядок передачи оригиналов контрактов внутри компании (из одного подразделения в другое) и привести перечень лиц, отвечающих за хранение.
Как определить, сколько хранить
Инструкция, как определить, какой срок хранения договоров в организации, состоит из следующих шагов:
- Изучить документ, в отношении которого возник вопрос, и определить, к какому виду соглашений он относится.
- Открыть приказ Росархива №236 от 20.12.2019 и указатель видов документов в нем.
- Найти раздел, посвященный соглашениям, и в нем требуемый вид.
- Найти пункт перечня типовых документов, который соответствует искомому документу, и посмотреть срок.
Сроки в зависимости от типов соглашений
Приказ Росархива №236 от 20.12.2019 содержит несколько десятков наименований соглашений. Основные из них приведены в таблице сроков хранения договоров в организации в 2020 году.
А вот таблица сроков хранения договоров займа в организации в 2020 году.
| Тип договора | Сколько хранить (лет) | Примечание |
|---|---|---|
| Заем | 5 | |
| Кредит | ||
| Заем с условием о залоге имущества | 10 | Касается документов, которые подтверждают предоставление средств и исполнение обязательств должником (это исключение из общего правила 5-летнего хранения кредитных договоров). |
| Кредит с условием о залоге имущества |
И дополнительно таблица сроков хранения договоров поставки в организации в 2020 году.
Сколько хранить, если в перечне нет такого типа
Перечень содержит множество наименований контрактов и соглашений, но не все. Чтобы определить, сколько лет нужно хранить договоры с контрагентами, если конкретный тип не перечислен в приказе, следует обратиться к п. 11 перечня. В нем указано, сколько лет хранятся договоры с поставщиками и другими лицами, если срок не указан в отдельных пунктах. Этот период составляет 5 лет.
Предусмотрена ли ответственность за несоблюдение сроков
За нарушение правил хранения, в том числе несоблюдение сроков, предусмотрена ответственность по ст. 13.20 КоАП, предполагающая ответственность в виде штрафа до 500 рублей.
Недостаточно продолжительное хранение договоров в организации может повлечь санкции со стороны ФНС, например в соответствии со ст. 126 НК РФ, предусматривающей ответственность за непредставление документов при их истребовании в рамках проверки.
Источник: https://gozakaz.ru/skolko-let-hranit-dogovory-s-postavshhikami-i-kontragentami/
Сколько хранить договоры в организации
Обзоры КонсультантПлюс
Сколько должны храниться договоры в организациях — не менее 5 лет после истечения срока их действия или прекращения обязательств по ним. Срок хранения различных видов контрактов указан в приказе Росахрива №236 от 20.12.2019.
Сроки хранения документации организации, в том числе договорной, указаны в законодательстве (приказ Росахрива №236 от 20.12.2019), так как имеют значение для контроля за ее деятельностью со стороны государства. Но не всегда законы содержат точный ответ на вопрос, сколько лет нужно хранить договоры с контрагентами по конкретным видам взаимоотношений. В этом случае рекомендуется исходить из общих правил.
Зачем это нужно
Зачем, где и сколько хранить договоры с клиентами — вопросы, имеющие большое значение для деятельности организации. Контракты и соглашения определяют обязательства сторон — самой компании и ее партнера. Текущее хранение соглашений (до их исполнения, прекращения или если их действие заканчивается в текущем году) организуется для отслеживания своевременного исполнения обязанностей, предъявления претензий, то есть обеспечения нормальной хозяйственной деятельности.
Руководитель организации решает, у кого должны храниться договоры во время их исполнения. Обычно это входит в полномочия юридического отдела или бухгалтерии, секретаря. Отслеживание выполнения обязательств вменяется конкретным лицам: юристу, начальнику склада и т. д. Для этого создается копия документа.
Хранение после передачи в архив имеет значение при расчете налогов и сборов (ст. 23 и ст. 283 НК обязывают юрлицо хранить документы о доходах и убытках не менее 4 и 10 лет соответственно), при осуществлении иных надзорных мероприятий.
Как определить срок
Чтобы решить, какой срок хранения договоров в организации установить для конкретного вида документов, рекомендуется обратиться к законодательным актам:
- Налоговому кодексу;
- ФЗ «Об архивном деле»;
- ФЗ «О бухгалтерском учете».
Основной нормативный документ о сроках — Перечень видов документации организации (далее Перечень), утвержденный приказом Росархива №236 от 20.12.2019, применяемый с 18.02.2020. Поиск осуществляется по:
- конкретному названию контракта, соглашения (но так сложно найти точную информацию, сколько хранятся договоры на оказание услуг, купли-продажи, поставки);
- обобщенному наименованию вида контрактов (например, контракты, отдельно не включенные в основной Перечень).
Что делать, если срок не установлен
В соответствии с Перечнем в этом случае необходимо обеспечить сохранность документов в течение 5 лет с момента истечения срока действия, прекращения обязательств. Период в 5 лет отсчитывать необходимо с 1 января года, следующего за годом окончания делопроизводства.
Сроки в зависимости от вида договора
Чтобы узнать, сколько лет хранятся договоры с поставщиками, арендаторами, покупателями, рекомендуется обратиться к п. 1.3.1 приказа Росархива.
Основные позиции приведены в таблице:
До ликвидации организации
Недвижимого имущества — 10
По недвижимому имуществу — 15
По движимому имуществу — 10
Сколько хранить в архиве
Из системного толкования закона следует, что хранение договоров в организации подразделяется на два вида:
- текущее (во время исполнения);
- в архиве.
Такая классификация следует из общих начал делопроизводства. В приказе Росархива не указано, где должны храниться договоры в организации, на практике исходят из конкретной ситуации. Пока документ используется, его хранят в конкретном отделе, бухгалтерии, затем — в архиве. Под законодательно установленным периодом сохранности понимается период после сдачи в архив. Информация о сроках берется из Перечня. Если контракт смешанный, следует определить период сохранности для каждого вида и применять максимальный.
Последствия нарушения сроков
Важно знать, сколько хранятся договоры в архиве (5, 10 лет или больше), так как это имеет значение для налогообложения. По ст. 120 НК возможно привлечение к налоговой ответственности за грубое нарушение правил учета объектов налогообложения и первичных документов. Хотя контракт обычно не относится к первичным документам, в судебной практике встречались случаи признания его подтверждением факта совершения хозяйственной операции. Ст. 126 НК предусматривает ответственность за непредставление документации для проведения налогового контроля.
В КоАП перечислены составы правонарушений: грубое нарушение требований к бухучету (ст. 15.11) и нарушение правил формирования архивов (ст. 13.20). Эти нормы применяются при несоблюдении периодов сохранности, установленных в приказе Росархива.
Источник: https://ppt.ru/art/dogovory/skolko-khranit-v-organizatsii