Сколько лет должно храниться в организации штатное расписание

Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «Сколько лет должно храниться в организации штатное расписание». Также Вы можете бесплатно проконсультироваться у юристов онлайн прямо на сайте.

В остальных случаях, в зависимости от характеристики автомобилей, действуют льготные условия на территории большинства субъектов РФ, и сумма высчитывается в индивидуальном порядке. включительно ставка налога на одну лошадиную силу снижается на 50 процентов. необходимо оплатить до 1 декабря 2020 г.

Штатное расписание организации: срок и место хранения!

В ходе финансово-хозяйственной деятельности организации оформляется множество нормативно-правовых и локальных документов, одни из которых отражают основной вид деятельности, другие позволяют вести кадровое делопроизводство.

Для структуризации кадрового состава, оптимизации использования трудовых ресурсов и разделения трудовых функций обоснованно разрабатывать, утверждать и оформлять такой локальный документ как штатное расписание. Можно воспользоваться унифицированной формой Т-3, в противном случае есть возможность и право разработать форму самостоятельно.

Как и где хранится?

По истечение нескольких месяцев, кварталов, лет у работодателя возникает потребность организовать архив для хранения, комплектования и учета архивных документов.

Штатное расписание на бумажном носителе зачастую хранится в металлическом сейфе или закрывающихся на ключ шкафах. В крупных организациях, государственных учреждениях оборудованы для этих целей специальные помещения с замками и сигнализацией.

Согласно статье 57 Трудового кодекса РФ должность принимаемого на работу сотрудника должна соответствовать той, что указана в штатном расписании. Документ, отражающий структуру и состав работодателя, утверждается приказом по основной деятельности, являясь его приложением, и закрепляется подписью руководителя или уполномоченного лица.

Приказ об утверждении и штатное расписание в оригинальном виде должны храниться в папке «Приказы по основному виду деятельности». Кадровая служба предприятия считает своей прерогативой хранить оригинал.

Чёткого регламента в этом вопросе нет. Предполагается индивидуальный подход для каждой организации, в зависимости от объема работы, распределения ответственности между отделами и количества подразделений (как отразить подразделения и их коды в штатном расписании?).

Сколько лет хранится?

Федеральное архивное агентство (Росархив) устанавливает и контролирует временные рамки хранения различных документов. Штатное расписание не является исключением из этих правил.

По регламенту вышеуказанной инстанции штатные расписания, изменения к ним должны находиться в сохранности по месту разработки и/или утверждения постоянно, то есть бессрочно, а в других организациях три года (каков срок действия штатного расписания?). Срок хранения приказов, связанных с личным списочным составом сотрудников, необходимо держать в архиве не менее 75 лет с момента наступления события, которое они оформляют.

Вопрос о том, сколько лет штатное расписание должно храниться в организации актуален как для предприятий и индивидуальных предпринимателей с небольшой численностью сотрудников, так и для крупных организаций. Несмотря на минимальные обороты, документооборот обеспечить необходимо, так же, как и вести бухгалтерский и кадровый учёт.

В течение отчетного периода составляется и при необходимости изменяется штатное расписание, а по истечении сроков, установленным разработанным графиком, подшивается и сдается в архив. График разрабатывается ответственными лицами: начальниками отделов, подразделений, департаментов, а утверждается руководителем организации. При передаче дел необходимо личное присутствие принимающей и сдающей стороны.

В пределах сроков хранения штатного расписания в организации она должна обеспечить выдачу копии документа лицам, которые имеют право на получение, в том числе участникам общества с ограниченной ответственностью.

Штрафы

При проверке государственные органы вправе затребовать документы, по которым не истёк срок хранения. При их отсутствии в связи с уничтожением или при отказе предоставлять требуемое, ответственные лица понесут наказание в виде штрафа:

• В отношение должностного лица в размере 300-500 рублей за нарушение норм хранения архивных документов; ст. 13.25 КоАП РФ.
• В размере 2000 – 4000 рублей для должностных лиц за непредставление документов, а в следствие этого за препятствие ходу проверки по ч. 1 ст. 19.4 КоАП РФ.
• От 300 до 500 рублей с физических лиц и от 3000 до 5000 рублей с юридических за непредставление информации; ст. 19.7 КоАП РФ.

Зачем нужны документы?

Соблюдать сохранность документа необходимо и для того, чтобы при возникших судебных разбирательствах в части споров о назначении пенсии, об увольнении работника по инициативе работодателя в связи с сокращением численности или штата работников, иметь веское доказательство. Когда штатное расписание утеряно, целесообразно принять меры по его восстановлению.

О том, обязательно ли составлять штатное расписание и зачем оно нужно, мы писали тут.

Приказ

Необходимо обращать внимание на периодичность обновления расписания, так как оно может быть бессрочным и неизменным, что встречается редко, или утверждённым на какой-либо срок, а значит, требуется его постоянное обновление.

Источник: https://101million.com/dokumenty/shtatnoe-raspisanie/hranenie-sh-rasp.html

Штатное расписание: срок хранения

Какой срок хранения штатного расписания в организации установлен законом? Все знают, что «штатка» – это документ, в котором содержится информация о трудовых ресурсах фирмы. В том числе, сведения о численности работников, названиях их должностей, наименованиях структурных подразделений. Помимо этого в штатном расписании указываются оклады сотрудников и полагающиеся им надбавки. О сроке хранения штатного расписания поговорим в статье.

Нужный документ

Сразу скажем, что трудовое законодательство не содержит прямого требования для работодателей коммерческого сектора экономики оформлять штатное расписание. Значит, составлять или не составлять штатное расписание остается на усмотрение компании. То есть руководство само решает, нужно ли фирме штатное расписание, или можно обойтись без него.

Однако, несмотря на необязательность, «штатку» лучше составить. Ведь штатное расписание содержит полную информацию о людских ресурсах организации и о месячном фонде оплаты труда (ст. 57 ТК РФ, раздел 1 указаний, утв. постановлением Госкомстата России от 05.01.2004 № 1). Если все же составлять «штатку», то какой срок хранения штатного расписания в архиве?

Трудовые отношения – это соглашение между работником и работодателем (организацией или индивидуальным предпринимателем) о выполнении работы, определенной договором, за плату. Во время работы сотрудник находится под управлением и контролем работодателя, подчиняется правилам внутреннего трудового распорядка и трудится в интересах работодателя (ст. 15 ТК РФ).

Вопрос о сроке хранения штатного расписания организации волей-неволей интересует кадровиков. Ведь рано или поздно документ потеряет актуальность, и придется задуматься о его передаче в архив.

• разные права и обязанности;
• различный уровень ответственности.

Другим способом обезопаситься от претензий проверяющих является введение специальной надбавки для сотрудников, которых предполагается поощрить

Какой же срок хранения штатного расписания в организациях РФ? Зависит ли он от принадлежности компании к коммерческому или бюджетному сектору? Расскажем об этом подробно.

Срок для бюджетников

Так как законодательство не предусматривает обязанности разрабатывать и утверждать штатное расписание для коммерческих организаций, то и вопрос про срок хранения штатного расписания медицинской организации, занимающейся, к примеру, исключительно предпринимательской деятельностью, теряет смысл. Что не обязательно разрабатывать и утверждать, не нужно и хранить.

Совершенно иначе обстоят дела с бюджетными учреждениями. В соответствии с законодательством штатные расписания имеют постоянный срок хранения (подп. «а» ст. 71 разд. 1.2 Перечня, утв. приказом Минкультуры России от 25.08.2010 № 558). Таким образом, срок хранения штатного расписания – 75 лет.

Также требуют хранения и проекты штатных расписаний, которые составляют крупные организации по своим структурным подразделениям. Такие документы должны храниться 5 лет (ст. 72 разд. 1.2 Перечня, утв. приказом Минкультуры России от 25.08.2010 № 558).

Переписка по разработке и изменению штатных расписаний подлежит хранению в течение 3 лет ст. 73 разд. 1.2 Перечня, утв. приказом Минкультуры России от 25.08.2010 № 558).

Поэтому срок хранения штатного расписания в школе или другом бюджетном учреждении максимально высокий – 75 лет.

Если вы нашли ошибку, пожалуйста, выделите фрагмент текста и нажмите Ctrl+Enter.

Источник: https://blogkadrovika.ru/shtatnoe-raspisanie-srok-xraneniya/

Срок хранения штатного расписания

Важный материал в статье на тему: «Срок хранения штатного расписания». Если в процессе прочтения у вас возникли вопросы — задавайте их дежурному специалисту.

Сколько действует штатное расписание

Каков срок действия штатного расписания? Такой вопрос зачастую возникает у кадровых специалистов. Сразу и не сообразишь, требуется ли обновлять этот документ, или же он действует бессрочно. В любом случае, все лучше сделать, как надо. Ведь действующее законодательство нарушать никому не хочется. Про срок действия штатного расписания в организации расскажем в статье.

Что из себя представляет штатное расписание? Это документ, представляющий собой перечень структурных подразделений компании, название должностей, специальностей, с указанием квалификации, а также сведений о соответствующем количестве штатных единиц. Помимо этого в штатном расписании содержится информация о должностных окладах, надбавках и ежемесячном фонде оплаты труда (ст. 57 ТК РФ, раздел 1 указаний, утв. постановлением Госкомстата России от 05.01.2004 № 1).

В большинстве российских организаций есть штатка. Поэтому среди кадровиков довольно популярен вопрос: нужно ли утверждать новое штатное расписание? Срок действия «штатки» сколько составляет?

Сразу скажем, что штатное расписание срока действия не имеет. Если никаких изменений по данному направлению в компании не происходит, то и переутверждать действующий документ не требуется.

Другое дело, когда в компании произошли организационные изменения, например:

• организация расширяется и создает новые рабочие места;
• в фирме происходит сокращение штата или численности.

В такой ситуации штатное расписание претерпевает изменения, и нужно утвердить его новую редакцию (п. 1 письма Роструда от 22.03.2012 № 428-6-1).

Анализируя вышесказанное, получается, что срок действия штатного расписания предприятия не регламентируется.

Добавим, что каждый год утверждать (пересматривать) штатное расписание организация не обязана, однако может это делать. Многие работодатели взяли за правило – ежегодно переутверждать новое штатное расписание, а не вносить в него изменения. Стоит признать, что такой подход вполне оправдан. Ведь куда удобнее пользоваться новым и свежим документом 2018 года, чем «копаться» и массе изменений, внесенных в «штатку» в прошлом году.

Если вы нашли ошибку, пожалуйста, выделите фрагмент текста и нажмите Ctrl+Enter.

Штатное расписание: срок хранения

Какой срок хранения штатного расписания в организации установлен законом? Все знают, что «штатка» – это документ, в котором содержится информация о трудовых ресурсах фирмы. В том числе, сведения о численности работников, названиях их должностей, наименованиях структурных подразделений. Помимо этого в штатном расписании указываются оклады сотрудников и полагающиеся им надбавки. О сроке хранения штатного расписания поговорим в статье.

Сразу скажем, что трудовое законодательство не содержит прямого требования для работодателей коммерческого сектора экономики оформлять штатное расписание. Значит, составлять или не составлять штатное расписание остается на усмотрение компании. То есть руководство само решает, нужно ли фирме штатное расписание, или можно обойтись без него.

Однако, несмотря на необязательность, «штатку» лучше составить. Ведь штатное расписание содержит полную информацию о людских ресурсах организации и о месячном фонде оплаты труда (ст. 57 ТК РФ, раздел 1 указаний, утв. постановлением Госкомстата России от 05.01.2004 № 1). Если все же составлять «штатку», то какой срок хранения штатного расписания в архиве?

Трудовые отношения – это соглашение между работником и работодателем (организацией или индивидуальным предпринимателем) о выполнении работы, определенной договором, за плату. Во время работы сотрудник находится под управлением и контролем работодателя, подчиняется правилам внутреннего трудового распорядка и трудится в интересах работодателя (ст. 15 ТК РФ).

Вопрос о сроке хранения штатного расписания организации волей-неволей интересует кадровиков. Ведь рано или поздно документ потеряет актуальность, и придется задуматься о его передаче в архив.

• разные права и обязанности;
• различный уровень ответственности.

Другим способом обезопаситься от претензий проверяющих является введение специальной надбавки для сотрудников, которых предполагается поощрить

Какой же срок хранения штатного расписания в организациях РФ? Зависит ли он от принадлежности компании к коммерческому или бюджетному сектору? Расскажем об этом подробно.

Так как законодательство не предусматривает обязанности разрабатывать и утверждать штатное расписание для коммерческих организаций, то и вопрос про срок хранения штатного расписания медицинской организации, занимающейся, к примеру, исключительно предпринимательской деятельностью, теряет смысл. Что не обязательно разрабатывать и утверждать, не нужно и хранить.

Совершенно иначе обстоят дела с бюджетными учреждениями. В соответствии с законодательством штатные расписания имеют постоянный срок хранения (подп. «а» ст. 71 разд. 1.2 Перечня, утв. приказом Минкультуры России от 25.08.2010 № 558). Таким образом, срок хранения штатного расписания – 75 лет.

Также требуют хранения и проекты штатных расписаний, которые составляют крупные организации по своим структурным подразделениям. Такие документы должны храниться 5 лет (ст. 72 разд. 1.2 Перечня, утв. приказом Минкультуры России от 25.08.2010 № 558).

Переписка по разработке и изменению штатных расписаний подлежит хранению в течение 3 лет ст. 73 разд. 1.2 Перечня, утв. приказом Минкультуры России от 25.08.2010 № 558).

Поэтому срок хранения штатного расписания в школе или другом бюджетном учреждении максимально высокий – 75 лет.

Если вы нашли ошибку, пожалуйста, выделите фрагмент текста и нажмите Ctrl+Enter.

Срок хранения штатного расписания в организации

• во-первых, применение штатного расписания обеспечивает наличие четкой и наглядной структуры организации, включая ее подразделения;
• во-вторых, в расписании фиксируются штатные единицы;
• в-третьих, наличие такого документа в организации позволяет без проблем контролировать количество сотрудников, их качественный состав;
• в-четвертых, благодаря штатному расписанию возможно отслеживание системы оплаты труда, а также размеров надбавок;
• наконец, в-пятых, расписание существенно облегчает подбор персонала при появлении вакансий.

Какие правила следует соблюдать в ходе составления штатного расписания? Ответ довольно прост: следует руководствоваться существующими Указаниями, которые касаются заполнения форм первичной учетной документации. Рассмотрим каждый из структурных элементов унифицированной формы Т-3.

Таблица штатного расписания Т-3 заполняется в соответствии с Указаниями по заполнению форм первичной документации. В «шапке» прописывается полное название учреждения, порядковый номер составляемого документа, ОКПО, дата его принятия. Обязательно заполняется поле с периодом, во время которого действует документация.

Штатное расписание не входит в перечень документов налогового учета, однако юридические лица обязаны предоставлять их по запросу различных федеральных проверяющих организаций: налоговых служб, фонда соц. страхования, органов пенсионного фонда, а также государственной трудовой инспекции.

• Демонстрирует действующую на предприятии организационную структуру.
• Является одним из важнейших источников информации для анализа существующей кадровой структуры.
• Содержит данные о численности персонала в целом по предприятию и в разрезе подразделений и должностей.
• Предоставляет срез информации об оплате труда.
• Отражает текущие потребности в размещении вакансий.

Штатное расписание – важный кадровый документ, который содержит наиболее полную информацию обо всем, что касается персонала организации. Данные в нем представлены в разрезе структурных подразделений и отдельных штатных единиц с указанием их количества и основных данных по каждой позиции, таких как занимаемая должность, размер заработной платы и прочее.

О том, чем различаются данные документы и с какой целью составляются, поговорим в нашей статье. Что говорит закон? Значения терминов Одной из обязательных процедур в хозяйственной деятельности любого предприятия является составление штатного расписания, в котором находят отражение нормативные показатели, касающиеся кадровых расстановок:

• в соответствии со ст. 13.20 Кодекса РФ об административных правонарушениях (далее — КоАП РФ) ответственность должностных лиц за нарушение норм хранения архивных документов — 300–500 руб.; ответственность за нарушение требований о хранении документов для отдельных видов организаций также установлена ст. 13.25 КоАП РФ;
• за непредставление документов и, таким образом, воспрепятствование проверке может наступить ответственность по ч. 1 ст. 19.4 КоАП РФ (2 000–4 000 руб. для должностных лиц), а за непредставление информации — по ст. 19.7 КоАП РФ (300–500 руб. для должностных лиц и 3 000–5 000 руб. для юридических лиц).

При утрате штатного расписания организация должна принять меры по его восстановлению. Сам по себе факт утраты документа не освобождает компанию от обязанности по его представлению, если такое требование основано на законе (постановление 9-го арбитражного апелляционного суда от 28.03.2019 № 09АП-6389/2019 по делу № А40-192199/16-45-1661).

• полное наименование компании с указанием организационно-правовой формы;
• коды по ОКПО и ОКУД;
• регистрационный номер, присвоенный данному документу в соответствии с номенклатурой дел, утвержденной на предприятии;
• дату составления документа и дату его утверждения (они могут различаться), а также дату его вступления в законную силу и срок действия;
• наименование документа.

Шаг 3. В графе 3 укажите наименование или код должности в штатном расписании. Кроме наименования профессии, специальности или должности также необходимо указать соответствующий им разряд, квалификацию. Как правило, располагаются наименования должностей в иерархическом порядке, начиная с руководящих и заканчивая линейными исполнителями.

Исходя из номера документа (№5) — это 5-е утвержденное штатное расписание в организации. Дата заполнения и утверждения совпадают — это 23 декабря 2015 года. А момент вступления штатного расписания в силу наступил только 1 января 2019 года, что указано отдельно.

• помогает руководителю и сотрудникам иметь четкое представление о структуре предприятия со всеми его подразделениями;
• зафиксировать количество всего персонала компании;
• проводить анализ и контроль количественной и качественной характеристик служащих;
• контролировать и отслеживать систему оплаты труда в организации, а также размеры надбавок;
• правильно составить трудовой договор;
• при появлении вакансий, упрощает подбор работников.

«Об утверждении «Перечня типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения» (Зарегистрировано в Минюсте России 08.09.2010 N 18380)

Вести такой документ необходимо в соответствии с Постановлением Госкомстата РФ № 1, где указывается форма Т-3 – именно по ней необходимо формировать данный бланк. Сроки хранения штатного расписания Подборка наиболее важных документов по запросу Сроки хранения (нормативно-правовые акты, формы, статьи, консультации экспертов и многое другое).

Отметим еще один нюанс, на который указали сотрудники Роструда в Письме от 27.04.2011 N 1111-6-1: ст. 143 ТК РФ предусмотрена тарифная система оплаты труда, которая дает основание для установления «вилки» должностных окладов, то есть указания должностного оклада по свободной должности от минимального до максимального размера. При установлении «вилки» окладов по одноименным должностям следует помнить об обязанности работодателя обеспечивать работникам равную оплату за труд равной ценности (ст. 22 ТК РФ). При этом заработная плата каждого работника зависит от его квалификации, сложности выполняемой работы, количества и качества затраченного труда (ст. 132 ТК РФ). Вместе с тем запрещается какая бы то ни было дискриминация при установлении условий оплаты труда.

Кроме того, согласно п. 18 Рекомендаций-2013 и п. 10 Положения об установлении систем оплаты труда работников федеральных бюджетных и казенных учреждений (далее — Положение N 583) штатное расписание должно включать в себя все должности (профессии) данной организации. При этом фонд оплаты труда работников федерального бюджетного учреждения формируется исходя из объема средств, поступающих в установленном порядке федеральному бюджетному учреждению из федерального бюджета, и средств, поступающих от приносящей доход деятельности (п. 11 Положения N 583).

По регламенту вышеуказанной инстанции штатные расписания, изменения к ним должны находиться в сохранности по месту разработки и/или утверждения постоянно, то есть бессрочно, а в других организациях три года. Срок хранения приказов, связанных с личным списочным составом сотрудников, необходимо держать в архиве не менее 75 лет с момента наступления события, которое они оформляют.

• В отношение должностного лица в размере 300-500 рублей за нарушение норм хранения архивных документов; ст. 13.25 КоАП РФ.
• В размере 2000 — 4000 рублей для должностных лиц за непредставление документов, а в следствие этого за препятствие ходу проверки по ч. 1 ст. 19.4 КоАП РФ.
• От 300 до 500 рублей с физических лиц и от 3000 до 5000 рублей с юридических за непредставление информации; ст. 19.7 КоАП РФ.

Утверждение штатного расписания

Штатное расписание — документ, хоть и не обязательный, но его наличие помогает осуществлять управление персоналом. Его часто требуют контролирующие органы в ходе проверок. Понадобиться данный документ может и в конфликтной ситуации, когда у руководства компании появится необходимость обосновать решения о сокращении части наемного персонала или ликвидации (реорганизации) структурных подразделений.

При создании любой фирмы или предприятия первоначально собственник или руководитель разрабатывает предполагаемую структуру штата. После того, как станут известны примерные объемы выполняемых каждой единицей наемного персонала работ, можно приступать к составлению штатного расписания.

Этот документ разрабатывается в табличной форме и включает в себя сведения о:

• структурных подразделениях;
• количестве однотипных должностей;
• оплате труда, в том числе различных надбавках.

Например, при создании фирмы уже известно кто будет выполнять обязанности главного бухгалтера, директора и маркетолога. Но для нормального функционирования компании необходимо в короткие сроки нанять несколько менеджеров, секретаря и администратора. В составляемое штатное расписание необходимо включить все эти должности, а в примечании указать какие из них являются вакантными и примерную дату найма специалиста.

Единого образца документа нет, но за основу можно взять форму Т-З, которую разработало статистическое ведомство. В нее можно включать дополнительные графы и разделы, необходимые для полноценного описания штата фирмы и нюансов формирования фонда оплаты труда.

Разработку и заполнение расписания может выполнить любой сотрудник, которому поручается кадровая работа в компании.

Составить документ могут:

• кадровая служба;
• бухгалтерия;
• специалист по работе с персоналом;
• юрист;
• руководитель фирмы.

Перед тем, как утвердить штатное расписание, его проверяют и подписывают руководители кадрового и бухгалтерского подразделений. Если у них не возникает замечаний и документ соответствует действительности, то необходимо подготовить приказ для утверждения штатного расписания.

Процедура утверждения штатного расписания достаточно проста. Вместе с подписанным документом готовится приказ или распоряжение об его утверждении и вступлении в действие. Когда документ создается впервые, то в тексте приказа утверждают расписание и дают распоряжения соответствующим службам о его использовании в работе. Само расписание идет приложением к приказу.

Утвердить штатное расписание без издания соответствующего распоряжения руководства нельзя.

После подписания приказа об утверждении и его регистрации в титульной части расписания заполняют информацию о том, когда и каким документом оно введено в действие.

Когда на предприятии возникает необходимость разработки нового штатного расписания, в распоряжение об утверждении дополнительно нужно внести информацию о том, что предыдущий документ утрачивает силу. Хранится приказ об утверждении в кадровой службе компании совместно с расписанием по штату.

Подписывает такой приказ (распоряжение) руководитель компании либо его заместитель, в функции которого входит управление персоналом организации.

Обозначить конкретное должностное лицо, которое может своим распоряжением утвердить этот документ можно в:

• положении об оплате труда или управлении персоналом;
• кадровой политике компании;
• трудовых договорах с руководством фирмы;
• должностных инструкциях директора или его заместителей.

Такая ситуация возможна, когда ввести в действие новый документ необходимо в сжатые сроки и нет времени дожидаться возвращения директора или собственника. Например, если проверка контролирующих органов выявила значительные отклонения в фактической структуре наемного персонала и утвержденном документе, и проверяющие дали несколько дней на приведение регламентирующих численность документов в порядок.

Штатное расписание не является статичным документом, введенным в действие один раз. По мере необходимости в него вносят изменения или разрабатывают новое расписание. В крупных компаниях, где изменения структуры персонала происходит периодически, расписание разрабатывают и утверждают ежегодно.

Срок действия, как правило, указывают в титульной части, например, один год или пять лет.

Такая ситуация возможна при крупном изменении в структуре персонала при расширении сферы деятельности или сокращении части подразделений, в связи с финансовыми проблемами.

Например, в оптовой торговой компании утверждено штатное расписание сроком на два года, но через год появилась возможность расшириться и занять в своем регионе нишу на рынке розничных услуг. Такой шаг предполагает создание отдельного подразделения, занимающегося рознице и наем персонала в торговую точку.

При этом существенно изменится структура персонала, добавится значительное количество новых сотрудников. Штатное расписание необходимо менять на новое.

Вместе с тем, если в течение действия расписания возникает необходимость незначительных изменений, например, увеличить численность сотрудников одного из отделов на пару человек или изменить базовый (должностной) оклад одному из специалистов, то издавать и утверждать новый документ не нужно.

В такой ситуации достаточно распоряжения руководителя о внесении изменения в действующее штатное расписание.

В принципе утвердить новое штатное расписание на календарный или учебный год можно и за пару дней до его начала. Иногда этот документ составляется и принимается заранее, например, в ноябре или начале декабря. При этом следует учитывать ряд нюансов.

Во-первых, размер базовых (должностных) окладов. Если по некоторым категориям работников эта часть заработка привязана к МРОТ, то необходимо дождаться официального документа, регламентирующего минимальную зарплату в регионе. Аналогична ситуация с индексацией окладов по уровню инфляции.

Во-вторых, предполагаемые изменения законодательства, регламентирующего условия труда, названия должностей и другие изменения в трудовой сфере. Чтобы не переделывать штатное расписание в последний момент, нужно также составлять его на новый календарный год с учетом нововведений от законодателей.

В-третьих, документ составляют только после того, как утвердят планы по финансовым и производственным показателям на следующий год. Например, в учебном заведении нет смысла составлять штатное расписание на учебный год в мае, если документы на обучение принимаются до конца июля. Ведь точную нагрузку на педагогический состав и количество преподавателей по каждому предмету можно подсчитать только по окончании приема заявлений от будущих студентов или учащихся.

Штатное расписание составляют и утверждают впервые при создании компании. Периодичность его изменения можно установить во внутренних документах, регламентирующих управление персоналом. По мере необходимости вносятся изменения либо создается новое расписание. В процедуре утверждения этого документа обязательно необходимо издание соответствующего распоряжения или приказа руководителя (одного из его заместителей).

Срок хранения штатного расписания

Штатное расписание относится к локальным нормативным актам организации и характеризует актуальную структуру персонала, а также оплату труда наемных работников. После утверждения нового документа, предыдущее расписание по штату остается на хранение. Это связано с тем, что кроме общей характеристики структуры персонала, сведения из этого документа могут понадобиться в дальнейшем в ходе судебных разбирательств по трудовым спорам либо при назначении пенсионных выплат бывшим сотрудникам компании. Срок хранения штатного расписания зависит от места составления.

В период действия этого документа, само расписание и связанные с ни распоряжения, приказы и переписка хранятся у работника, ответственного за ведение кадрового учета. Для удобства работы с ним допускается создание копий расписания, например, для бухгалтерии или финансовой службы.

Этот локальный нормативный акт не должен находиться в общем доступе, а по окончании работы с документом на бумажном носителе его убирают в сейф или запираемый на ключ шкаф. Если документооборот компании организован в электронном виде, то оригинал штатного расписания хранят в компьютере, защищенном паролем от несанкционированного доступа.

После того, как руководство компании утвердит новое расписание, старый нормативный акт и все связанные с ним документы оформляют для архивного хранения.

Министерство культуры разработало и утвердило перечень всех возможных документов, которые создаются в процессе деятельности компании и сроки их хранения. Поскольку штатное расписание имеет важное значение для организации, его хранят постоянно на протяжении всего периода функционирования фирмы. Если этот локальный акт передавался в другие организации, то там его хранят в течение трех лет.

В ходе составления штатного расписания либо при необходимости изменений отдельных его пунктов создаются иные документы:

Для этих документов также установлены сроки архивного хранения. Все что можно отнести к переписке хранят три года, проектную документацию на протяжении пяти лет, а распоряжения на утверждение (изменение) должны храниться постоянно.

Такие длительные сроки хранения связаны с тем, что штатное расписание является одним из документов, регулирующих трудовые отношения внутри компании. Помимо текущей деятельности, они могут понадобиться при оформлении пенсионного пособия, подтверждения особого стажа работы и т. д.

Проверяют их и контролирующие органы, а отсутствие какого-либо архивного документа может привести к тому, что наниматель получит штраф.

Сроки хранения штатного расписания

В унифицированную форму N Т-3 сведения вносятся по следующим правилам:

наименование организации указывается в точном соответствии с учредительными документам;

код по ОКПО содержит 8-разрядный идентификационный код предприятия или организации. Данные о нем содержатся в информационном письме органа государственной статистики;

«Номер документа». При первичном составлении штатному расписанию присваивается N 1, а в последующем применяется сквозная нумерация;

дата составления указывается текущая. Следует учитывать, что дата составления и время, с которого штатное расписание вводится в действие, могут различаться;

в строке «На период» указывается период действия штатного расписания, а также дата его ввода в действие;

в гриф утверждения документа вносятся реквизиты приказа по основной деятельности, которым был утвержден данный документ, а ниже указывается общее количество штатных единиц организации или предприятия.

Далее необходимо внести сведения о конкретных подразделениях и должностях, а также о предусмотренной заработной плате.

графа 1 «Наименование структурного подразделения»;

графа 2 «Код» предполагает указание номеров подразделений в порядке, позволяющем определить подчиненность и структуру всей организации;

графа 3 «Должность (специальность, профессия), разряд, класс (категория) квалификации». Должности указываются в именительном падеже без сокращений;

в графе 4 «Количество штатных единиц» указывается предусмотренное в данной организации количество штатных единиц, в том числе неполных;

в графу 5 «Тарифная ставка (оклад) и пр., руб.» в зависимости от системы оплаты труда, принятой в организации, необходимо внести либо фиксированный размер оплаты труда работников в рублях, либо проценты или коэффициенты;

графы 6, 7 и 8 «Надбавки, руб.» работодатель может заполнить, исходя из принятой в организации системы оплаты труда, а также из особенностей организации труда или режима рабочего времени;

графу 9 «Всего в месяц» возможно заполнить, если оклад и надбавки указаны только в рублях, без указания процентов и коэффициентов. При установлении оклада в рублях, а надбавок в процентах от заработной платы высчитать итоговую сумму представляется затруднительным. В этом случае в данной графе ставится прочерк, а в примечании указывается ссылка на документы, их устанавливающие;

графа 10 предусматривает внесение любой информации, относящейся к штатному расписанию, например ссылки на локальные нормативные акты организации, устанавливающие виды надбавок и их размеры.

Срок хранения штатного расписания в организации рф

Классификационными документами. Профессия указывается именно та, которая записана в трудовой книжке сотрудника и в контракте, заключенным с ним.

4 — «Количество штатных единиц». Пишется количество единиц в штате по должностям. Здесь же указываются вакантные должности и неполные единицы.

5 — «Тарифная ставка». Сумма должна указываться в рублях.

6,7,8 — «Надбавки». Здесь прописываются все премии, стимулирующие и иные выплаты, указывающиеся в виде сумм или в виде процентной ставки.

9 — «Полная сумма». Тут указывается итоговая сумма, получающаяся при сложении сумм, прописанных в графах 5-8.

10 — «Примечания». Если примечаний нет, то данное поле оставляют пустым.

Код в штатном расписании необходим для ведения учета.

В пределах сроков хранения штатного расписания организация должна обеспечить выдачу копии штатного расписания лицам, которые обладают правом на получение такой документации, в частности участникам ООО (постановление 8-го арбитражного апелляционного суда от 12.10.2010 по делу № А46-1925/2010).

Также согласно перечню установлены следующие сроки хранения документов, связанных с расписанием:

• проекты расписания, справки и заключения — 5 лет;
• переписка по разработке расписания — 3 года;
• штатные расстановки (списочный состав сотрудников) — 75 лет.

При проверках госорганы вправе затребовать документы, срок хранения которых не истек, включая штатное расписание.

Сразу скажем, что трудовое законодательство не содержит прямого требования для работодателей коммерческого сектора экономики оформлять штатное расписание.

Значит, составлять или не составлять штатное расписание остается на усмотрение компании. То есть руководство само решает, нужно ли фирме штатное расписание, или можно обойтись без него.
Однако, несмотря на необязательность, «штатку» лучше составить.

Постановлением Госкомстата РФ № 1, где указывается форма Т-3 – именно по ней необходимо формировать данный бланк.

Не пропустите: главная статья месяца от эксперта-практика

Все правила и сроки хранения кадровых документов в наглядной шпаргалке.

Как составить штатное расписание

Так как Законодательством в прямом смысле не установлены конкретные порядки ведения, учета и хранения штатного расписания, любой работодатель должен лично контролировать данные моменты и подписывать распоряжения, где будут указываться правила и порядки, которые должен соблюдать сотрудник, выступающий в качестве ответственного за хранение расписания лица.

Штатное расписание утверждается раз и навсегда, его не требуется издавать каждый год.

Федерального ТК обладать реальными аргументами обосновать в суде свою позицию, а в частности то, что у компании не могло быть возможности трудоустроить данного сотрудника и что его сокращение было полностью в рамках закона.

Во время судебного процесса первоначально будет затребовано штатное расписание. В случае, если оно ранее существовало, и не было предварительно и правильно оформлено, а было в составлено в горячке и намеренно, ради самого судебного процесса, то в таком случае одержать победу в такого рода конфликте ответчику-нанимателю будет крайне непросто.

Штатное расписание оформляется по официально утвержденной форме Т-3, которая утверждена в 2004 году приказом Госкомстата под номером 1 (см.фото).

Из представленной статьи вы узнаете следующее:

• хранение штатного расписания: что нужно знать;
• каковы сроки хранения штатного расписания;
• кого можно назначать ответственным за хранение штатного расписания.

Штатное расписание служит, в первую очередь, для того, чтобы систематизировать внутреннюю структуру и составить штат работников на каждом учреждении.

Срок хранения приказов, связанных с личным списочным составом сотрудников, необходимо держать в архиве не менее 75 лет с момента наступления события, которое они оформляют.

Вопрос о том, сколько лет штатное расписание должно храниться в организации актуален как для предприятий и индивидуальных предпринимателей с небольшой численностью сотрудников, так и для крупных организаций. Несмотря на минимальные обороты, документооборот обеспечить необходимо, так же, как и вести бухгалтерский и кадровый учёт.

В течение отчетного периода составляется и при необходимости изменяется штатное расписание, а по истечении сроков, установленным разработанным графиком, подшивается и сдается в архив.

График разрабатывается ответственными лицами: начальниками отделов, подразделений, департаментов, а утверждается руководителем организации.

Соответственно, хранить такой документ необходимо основательно и под чутким контролем, так как необходимость заново распланировать все нюансы, ранее указанные в утерянном или пришедшем в негодность расписании, может отнять достаточно много времени.

Как выявить документы с истекшим сроком хранения В данном документе указывается личная информация каждого сотрудника, так что Законодательство лишь отчасти может регламентировать правила, касающиеся данного документа.

Если бланк составлен в письменном виде, располагать его необходимо в сейфе, ключ от которого будет иметь лишь ответственный сотрудник или непосредственный руководитель.

Такие сейфы должны быть оборудованы замками и сигнализациями, предупреждающими членов коллектива предприятия о том, что к важному документу пытается получить доступ стороннее лицо. Совместители в документации также указываются.

Поскольку штатное расписание имеет важное значение для организации, его хранят постоянно на протяжении всего периода функционирования фирмы. Если этот локальный акт передавался в другие организации, то там его хранят в течение трех лет.

В ходе составления штатного расписания либо при необходимости изменений отдельных его пунктов создаются иные документы:

• служебные (докладные) записки;
• проекты;
• заключения;
• предложения от отдельных подразделений;
• приказы (распоряжения);
• иные документы.

Для этих документов также установлены сроки архивного хранения.

Правило непосредственного хранения основного бланка не относится к дополняющим штатное расписание документам. Различные справки, уточнения, предложения и заключения, так или иначе касающиеся данного бланка, должны храниться в архиве в течение 5 лет после момента подписания руководителем и вступления в силу.

Конечно, они так же выступают в роли важных внутренних распоряжений, но, все же, имеют не столь огромное значение, как непосредственное расписание.

Опломбируем кадровые документы

Обычно, на предприятиях ответственным лицом, которому поручается хранение важных внутренних документов, назначаются работники отдела кадров или бухгалтерии.

Для полноценного отображения подобных отличий в штатном расписании есть отдельный раздел «надбавки», либо включат однообразные по существу штатные единицы главный бухгалтер и бухгалтер, администратор или заместитель администратора и т.д., только заработная плата которых отличается.

Росархив установил точный срок хранения штатного расписания после завершения его действия. Так, документация должна храниться не менее 3 лет, с года, следующего за тем, в котором была утрачена сила документа.

6, 7, 8 колонки предназначены для указания всевозможных надбавок.

Другими словами, это документ, который содержит обобщенные сведения о количестве работников предприятия и имеющихся должностях.

Очень часто этот документ помогает руководителям предприятия в ходе судебных разбирательств.

Преждевременное уничтожение или утеря таких документов предполагает принятие компанией мер по их восстановлению.

Непредставление штатного расписания и сопутствующих документов госорганам и иным лицам, имеющим право на их получение, грозит привлечением к ответственности.

Перечня типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения», утвержденного приказом Минкультуры РФ от 25.08.2010г.

Агентство Бизнес-Нововведений

Штатное расписание срок хранения

Штатное расписание служит, в первую очередь, для того, чтобы систематизировать внутреннюю структуру и составить штат работников на каждом учреждении. В нем указывается список должностей, специальности и квалификация работников, количество вакантных и занятых мест. Вести такой документ необходимо в соответствии с Постановлением Госкомстата РФ № 1, где указывается форма Т-3 – именно по ней необходимо формировать данный бланк.

Так как Законодательством в прямом смысле не установлены конкретные порядки ведения, учета и хранения штатного расписания, любой работодатель должен лично контролировать данные моменты и подписывать распоряжения, где будут указываться правила и порядки, которые должен соблюдать сотрудник, выступающий в качестве ответственного за хранение расписания лица.

• Штатное расписание: как внести сведения без ошибок
• Когда нужно ввести в действие новое штатное расписание при сокращении
• Нужно ли указывать региональные надбавки в штатном расписании

Штатное расписание утверждается раз и навсегда, его не требуется издавать каждый год. Соответственно, хранить такой документ необходимо основательно и под чутким контролем, так как необходимость заново распланировать все нюансы, ранее указанные в утерянном или пришедшем в негодность расписании, может отнять достаточно много времени.

В данном документе указывается личная информация каждого сотрудника, так что Законодательство лишь отчасти может регламентировать правила, касающиеся данного документа. Если бланк составлен в письменном виде, располагать его необходимо в сейфе, ключ от которого будет иметь лишь ответственный сотрудник или непосредственный руководитель. Такие сейфы должны быть оборудованы замками и сигнализациями, предупреждающими членов коллектива предприятия о том, что к важному документу пытается получить доступ стороннее лицо. На рабочие столы расписание сотрудники имеют право выкладывать лишь в течение рабочего дня, а после его завершения бланк вновь помещается в сейф.

Обычно, на предприятиях ответственным лицом, которому поручается хранение важных внутренних документов, назначаются работники отдела кадров или бухгалтерии. Когда срок использования бланка истек, за него уже несут ответственность работника архивного отдела, куда бланки помещаются на длительное хранение.

В редких случаях, если речь идет о небольших организациях, где трудится десяток-два работников, в качестве ответственного лица можно назначать секретаря руководителя, но такому человеку, чаще всего, довольно сложно осуществлять свои прямые обязанности и одновременно следить за ведением и хранением бланков документации, относящихся к непосредственной сфере деятельности кадровых специалистов и бухгалтеров.

Ответственное лицо назначается непосредственным руководителем путем издания соответствующего приказа, где прописывается личная информация о работнике (фамилия, имя, отчество), указывается должность и уточняется, кто может выполнять его функции на время отсутствия по отпуску или временной утрате трудоспособности.

Указывается в рублях по каждой должности. Если, например, работает 2 бухгалтера, но руководитель платит им разную зарплату, то в штатном расписании указывается единый оклад, а в графе надбавки прописываются доплаты.

То есть оклад работников на одной должности должен быть одинаковым; 6, 7, 8 графа.

Надбавки за особые условия труда. Их может и не быть, тогда в графах ставятся прочерки. Но если работник трудится в ночное время, праздничные дни, убирает сан. узлы и т.д., тогда по закону ему необходимо выплатить определенную компенсацию; 9 графа. Всего за месяц. Суммируются данные по графам 5,6,7,8, после чего умножается на кол-во штатных единиц по каждой должности; 10 графа.

Примечание. Может указываться локально-нормативный акт, на основании которого осуществляется оплата труда; После внесения данных, необходимо подбить итог по 4 и 9 колонке.

При утрате штатного расписания организация должна принять меры по его восстановлению.

Сам по себе факт утраты документа не освобождает компанию от обязанности по его представлению, если такое требование основано на законе (постановление 9-го арбитражного апелляционного суда от 28.03.2017 № 09АП-6389/2017 по делу № А40-192199/16-45-1661). Необходимость хранения штатного расписания и принятия мер по его восстановлению обусловлена, в частности, тем обстоятельством, что данный документ может быть доказательством при спорах о назначении пенсий (апелляционное определение Брянского облсуда от 16.05.2017 № 33-1954/2017).

Постановление Минтруда под номером 29 разъясняет, что производные наименования могут быть признаны базовыми, если в их основе базовое название, прописанное в Классификационном справочнике.

Совместители в документации также указываются. Сделать это можно так:

Указать в соответствующей графе, что сотрудник работает на 0,4 ставки (это объясняется тем, что совместитель не может работать на данной должности более 16 часов в неделю).

Оплата указывается фактическая, а не за полную ставку.

Прописать, что трудящийся занимает полную ставку и оклад отмечается полный.

Вы наверняка видели бесчисленное количество папок и личных дел сотрудников.

Наверняка многим было интересно, как работники этого отдела собирают и запоминают информацию обо всех должностях, сотрудниках и т.д.

А все довольно просто. У них есть такой документ, как штатное расписание.

Штатное расписание (ШР) – это нормативный документ, в котором указывается информация обо всех должностях предприятия, количестве штатных сотрудников, размере их тарифных ставок и величина надбавок. Другими словами, это документ, который содержит обобщенные сведения о количестве работников предприятия и имеющихся должностях. Помимо этого, в штатном расписании указывается размер заработной платы для каждой должности с учетом всех полагающихся надбавок.

Очень часто этот документ помогает руководителям предприятия в ходе судебных разбирательств.

Итак, законодательство устанавливает необходимость по общему правилу постоянного хранения штатного расписания, а также сроки хранения сопутствующих документов, таких как проект штатного расписания и документы по его разработке, переписка по согласованию штатного расписания, штатные расстановки.

Преждевременное уничтожение или утеря таких документов предполагает принятие компанией мер по их восстановлению.

Непредставление штатного расписания и сопутствующих документов госорганам и иным лицам, имеющим право на их получение, грозит привлечением к ответственности.

Перечня типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения», утвержденного приказом Минкультуры РФ от 25.08.2010г. №558). Хранение штатного расписания организации осуществляется по месту разработки и утверждения, при этом все предложения, заключения и справочные документы, имеющие отношение к разработке и согласованию штатного расписания, хранятся не менее пяти лет.

Аналогичный срок хранения установлен и для проектов штатных расписаний (п.72 «Перечня»), в то время как переписка, связанная с разработкой документа, хранится всего три года (п.73 «Перечня»).

>Сколько лет должно храниться в организации штатное расписание Ольга Брегнова | Коммерческое право | 24.03.2018 11:21 0 Comments

Штатное расписание относится к локальным нормативным актам организации и характеризует актуальную структуру персонала, а также оплату труда наемных работников. После утверждения нового документа, предыдущее расписание по штату остается на хранение. Это связано с тем, что кроме общей характеристики структуры персонала, сведения из этого документа могут понадобиться в дальнейшем в ходе судебных разбирательств по трудовым спорам либо при назначении пенсионных выплат бывшим сотрудникам компании. Срок хранения штатного расписания зависит от места составления.

Министерство культуры разработало и утвердило перечень всех возможных документов, которые создаются в процессе деятельности компании и сроки их хранения. Поскольку штатное расписание имеет важное значение для организации, его хранят постоянно на протяжении всего периода функционирования фирмы. Если этот локальный акт передавался в другие организации, то там его хранят в течение трех лет.

В ходе составления штатного расписания либо при необходимости изменений отдельных его пунктов создаются иные документы:

Для этих документов также установлены сроки архивного хранения. Все что можно отнести к переписке хранят три года, проектную документацию на протяжении пяти лет, а распоряжения на утверждение (изменение) должны храниться постоянно.

Такие длительные сроки хранения связаны с тем, что штатное расписание является одним из документов, регулирующих трудовые отношения внутри компании. Помимо текущей деятельности, они могут понадобиться при оформлении пенсионного пособия, подтверждения особого стажа работы и т. д.

Проверяют их и контролирующие органы, а отсутствие какого-либо архивного документа может привести к тому, что наниматель получит штраф.

Источник: https://xn--d1agd3b.xn--p1ai/srok-hraneniya-shtatnogo-raspisaniya/

Где хранится штатное расписание организации

Кадровое делопроизводство – необходимый элемент деятельности практически любой организации. Одним из ключевых документов в нем выступает штатное расписание (ШР). Оно представляет собой полный перечень всех имеющихся на предприятии должностей, количества сотрудников, а также размер окладов, установленных в соответствии с локальными актами.

На практике штатное расписание отражает кадровую структуру организации, является документом учета и непосредственно используется в работе сотрудниками кадровых служб и бухгалтерией.

Где хранится штатное расписание

Штатное расписание – локальный акт, издаваемый в организации в целях оптимизации ведения кадрового учета. Среди кадровиков и бухгалтеров иногда возникает ошибочное мнение, что этот документ является приказом по основной деятельности. Однако это совершенно не так. Штатное расписание является приложением к приказу об его утверждении.

На сегодняшний момент нет обязательной формы этого документа. На практике это означает, что организации вправе составлять ШР в том виде, в котором им наиболее это удобно для работы.

Однако ранее использовалась общеобязательная унифицированная форма Т-3, основные разделы которой применяются при составлении расписания предприятиями и сейчас. В целом, форма Т-3 на сегодняшний день существует как «рекомендованная» к использованию.

Государственные учреждения, где требования к документообороту наиболее жесткие, при составлении локальных актов используют унифицированную форму.

Обычно составленное расписание хранится в форме бумажного документа. Целесообразно на предприятии иметь два его экземпляра. Как правило, один из них находится в отделе кадров, а второй – в распоряжении кадровой службы.

Кроме этого, локальный акт может храниться в электронном виде на компьютерах сотрудников, которые используют его в своей непосредственной работе.

В какой папке хранится штатное расписание в организации, также приказы к нему

Делопроизводство на предприятии должно осуществляться на предприятии в соответствии с определенными правилами.

Так, правильное хранение документации обеспечивает слаженность работы сотрудников организации. Однако немаловажным обстоятельством является и то, что документы должны быть в порядке для контролирующих организаций, которые периодически осуществляют проверки тех или иных предприятий.

На практике не имеет принципиального значения, где хранить данный акт. Для проверяющих органов основным условием является его наличие, правильность заполнения, а также сохранность.

Так, если организация небольшая, а число сотрудников не превышает 15-20 человек, то вполне можно оформить специальную папку «Кадровые документы», где в отдельном файле будут храниться все необходимые документы, к примеру, учетные карточки на каждого сотрудника и приказы, относящиеся к ним.

Данный акт и приказы, которые относятся ко всем сотрудникам, необходимо хранить в отдельном файле.

Кроме этого, к папке необходимо завести специальный журнал, в котором будут регистрироваться все кадровые приказы по организации.

Срок хранения штатного расписания

Штатное расписание, являясь самостоятельно утверждаемым актом организации, может быть изменено по необходимости в любое время.

По сложившейся практике ШР периодически меняют, утверждая новое каждый год. При этом следует отметить, что без необходимости это не обязательная процедура. Кроме этого, небольшие изменения могут и вовсе не требовать его замены, а вносятся в уже имеющийся документ на основании соответствующего приказа.

При этом даже небольшие корректировки должны найти свое отражение в документах кадрового учета. Так, к примеру, при изменении наименования той или иной должности соответствующие записи вносятся в трудовую книжку работника.

Как правило, в самом документе указывается срок, в течение которого он действует. Если же последний не прописан, ШР считается утвержденным на неограниченное время.

В этой связи многих кадровых работников интересует вопрос относительно того, сколько же нужно хранить данный документ в организации.

Так, действующие на сегодняшний момент правила определяют, что организации, которые разработали и утвердили ШР, должны хранить его постоянно, то есть все время существования данной структуры. Если же оно было разработано другой организацией (такая ситуация, к примеру, может возникнуть при реорганизации), то его необходимо хранить не менее 3 лет.

Кроме этого, предусмотрены определенные сроки хранения и для иных документов, которые имеют отношение к штатному расписанию.

Разберем подробно:

• проекты и заключения по ШР – 5 лет;
• официальная переписка, связанная с процедурой разработки данного локального акта – 3 года;
• штатные расстановки (списки сотрудников, содержащих их личные данные) – 75 лет.

После того, как срок хранения ШР и документов, связанных с ним, истекает, бумаги должны быть уничтожены в соответствии с утвержденными правилами.

Что такое штатное расписание

Штатное расписание является локальным актом организации. Оно представляет собой особый документ, в котором отображается штатная структура предприятия. Так, здесь указывается перечень должностей, их количество, размер окладной части, а также имеющиеся надбавки.

Как правило, штатное расписание составляется еще до начала фактической хозяйственной деятельности организации, однако действующее законодательство не устанавливает конкретные сроки для этого, равно как и обязательное наличие данного документа.

ШР используется в работе сотрудниками бухгалтерии и кадровой службы, а также предоставляется контролирующим органам при осуществлении последними проверок финансовой деятельности предприятия и надзора за соблюдением трудового законодательства.

Как выглядит и какие пункты должно содержать

Штатное расписание представляет собой документ на бумажном носителе. До 2014 года существовала унифицированная форма № Т-3, которая использовалась для его оформления.

На сегодняшний момент унифицированные формы перестали быть общеобязательными, однако их применение носит рекомендательный характер. На практике подавляющее большинство хозяйствующих субъектов формируют штатное расписание по форме № Т-3, при этом внося в нее изменения, исходя из собственных потребностей.

Так, само по себе ШР, по большей части, представляет собой таблицу, в каждой графе которой содержится необходимая информация:

• название структурных подразделений;
• должности и квалификации;
• количество единиц на конкретной должности в штате;
• тарифная ставка (оклад и проч.);
• надбавки;
• общий размер заработной платы в месяц;
• иная информация.

Как правило, ШР подписывается главным бухгалтером и руководителем кадровой службы.

Для чего необходимо составлять расписание

Данный важный документ применяется для оформления кадрового состава и структуры организации. Оно используется как сотрудниками отдела кадров, так и бухгалтерами.

На практике расписание выполняют следующие функции:

• выражает организационную структуру предприятия;
• закрепляет необходимую численность работников по каждой профессии;
• помогает формировать зарплатный фонд;
• устанавливает надбавки к должностному окладу;
• позволяет более конструктивно взаимодействовать с центрами занятости и кадровыми агентствами по вопросам поиска персонала на имеющиеся вакантные должности.

Кто составляет и хранит документ

В действующих правилах, устанавливающих порядок делопроизводства в организациях, нет конкретных указаний на то, какой сотрудник должен заниматься составлением данного документа.

В этой связи данной работой занимаются те из них, которые имеют достаточный уровень квалификации. Как правило, это кадровые работники или сотрудники бухгалтерии. Иногда к работе привлекают юристов и начальников тех или иных структурных подразделений.

На крупных предприятиях, где работает большое количество сотрудников, штатное расписание составляется с привлечением нескольких профильных специалистов.

Обязательно ли должно быть в организации

На сегодняшний день ни в одном нормативном акте, регулирующем отношения между работником и работодателем, нет указаний на обязательность наличия рассматриваемого акта. Кроме этого, ранее обязательная унифицированная форма Т-3 с 2013 года стала рекомендуемой к использованию.

Таким образом, ответить на вопрос об обязанности организации утверждать ШР однозначно невозможно. По сути, отсутствие данного документа не является каким-либо нарушением законодательства о труде.

Периодически контролирующие органы налагают весьма серьезные штрафы на юридические лица (до 50 тысяч рублей) за отсутствие данного документа. Однако данные постановления легко могут быть обжалованы в судебных органах.

Однако в Трудовом кодексе РФ имеются упоминания о рассматриваемой форме. Так, ст. 57 ТК РФ определяет понятие трудовой функции, являющейся существенным условием договора между работником и работодателем, в числе которой и непосредственная работа в соответствии со штатным расписанием.

Кроме этого, нередко контролирующие органы, в числе которых ФНС, ФСС и ПФР, требуют предоставлять документы, относящиеся к кадровому учету, поскольку в них может содержаться информация, имеющая значение для налогообложения и начисления страховых взносов. Этим документом, в первую очередь, может являться именно штатное расписание.

Таким образом, наличие ШР в организации является не обязательным, однако рекомендуемым.

Как происходит изменение штатного расписания

Нередко руководители организаций сталкиваются с необходимостью внесения изменений в штатное расписание. Если они не предполагают крупных перемен в кадровой структуре, то достаточно лишь издать соответствующий приказ, не изменяя исходное ШР.

Работодатель вправе вносить неограниченное количество правок в текущий документ.

Если же предполагаются серьезные изменения, то в этом случае может возникнуть необходимость утверждения нового штатного расписания.

Штатное расписание является актом, определяющим кадровую структуру организации. Хранить его можно вместе с остальными кадровыми документами, обеспечив ему достаточную меру сохранности.

Источник: https://xn--80afa0a8aj.xn--p1ai/gde-hranitsya-shtatnoe-raspisanie-organizacii.html

Похожие записи:

• Завещание на несовершеннолетнего ребенка
• Сумма Долга 260тыс А Телевизор Стоит 10000 Тысяч Могут Ли Приставы Забрать
• Имеют Ли Право Отключить Электроэнергию В Квартире Если Есть Долг По Жкх