Должностная инструкция специалиста по оформлению документов
Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «Должностная инструкция специалиста по оформлению документов». Также Вы можете бесплатно проконсультироваться у юристов онлайн прямо на сайте.
В день расторжения трудовых отношений осуществляется расчет, охватывающий все вышеперечисленные выплаты. При внутреннем совместительстве, когда сотрудник помимо основной должности занимает и другую по отдельному трудовому контракту в рамках одной организации, сокращается лишь одна должность, поэтому он остаётся трудоустроен. Недостаточная прибыль предприятия, из-за чего невозможно в полном объёме всему штату выплачивать зарплату;.
Содержание:
Должностная инструкция ведущего специалиста по документообороту
Автор документа
| число консультаций: | 82 |
| отмеченных лучшими: | 5 |
| ответов к документам: | 52 |
| размещено документов: | 927 |
| положительных отзывов: | 84 |
| отрицательных отзывов: | 6 |
Должностная инструкция ведущего специалиста по документообороту
1.1. ВСпоДО относится к категории специалистов. На должность ВСпоДО назначается лицо, имеющее высшее профильное образование и стаж работы в должности не менее 3 лет.
1.2. Назначение на должность ВСпоДО и освобождение от нее производится приказом Генерального директора компании по представлению начальника административного отдела.
1.3. ВСпоДО подчиняется непосредственно начальнику административного отдела. ВСпоДО подчиняются функционально делопроизводители (сотрудники, на которых возложены обязанности ведения делопроизводства) и секретари всех структурных подразделений компании. ВСпоДО подчиняются линейно делопроизводитель и начальник архивной службы компании.
1.4.1. Постановления, распоряжения, приказы, другие руководящие и нормативные документы вышестоящих и других органов, касающиеся деятельности компании и, в частности, деятельности секретариата.
1.4.2. Единую государственную систему делопроизводства, правила хранения, архивирования документов, ревизии документов, уничтожения, передачи на хранение в архив компании и в государственные архивы, а также стандарты унифицированной системы организационно-распорядительной документации.
1.4.3. Положения, инструкции, иные нормативные документы, регламентирующие работу компании в области документооборота и секретариата.
1.4.4. Организационную структуру, руководящий состав компании и ее структурных подразделений (СП).
1.4.5. Специализацию деятельности компании, специфику работы с документами отрасли компании.
1.4.6. Методы оформления и обработки документов.
1.4.7. На достаточно хорошем уровне владеть английским языком (уровень не ниже Pre-Intermediate); знать методику перевода, действующую систему координации переводов, основы литературного редактирования, отлично владеть навыками составления протокола.
1.4.9. Правила пользования оргтехникой и приемно-переговорными устройствами (мини-АТС — не менее 50 внутренних абонентов, модем, факс, сканер, принтер, копировальный аппарат, шредер, ламинатор, брошюровальная машина, диктофон-магнитофон).
1.4.10. Схемы документооборота.
1.4.11. Порядок составления номенклатуры дел, описей дел постоянного и временного хранения, установленной отчетности.
1.4.12. Сроки и порядок сдачи дел в архив.
1.4.13. Системы организации контроля исполнения документов.
1.4.14. Оргтехнику и другие средства механизации управленческого труда.
1.4.15. Основы экономики, организации производства, труда и управления.
1.4.16. Законодательство о труде (ТК РФ) и охране труда Российской Федерации.
1.4.17. Правила эксплуатации вычислительной техники.
1.4.18. Правила внутреннего трудового распорядка компании.
1.4.19. Финансовое планирование и составление отчетности в рамках своей компетентности.
1.4.20. Планирование обучения подчиненного персонала.
1.5 ВСпоДО в своей деятельности руководствуется:
1.5.1. Положением о ВСпоДО, инструкцией, положением о секретариате компании.
1.5.2. Положением о документообороте компании.
1.5.3. Настоящей должностной инструкцией.
1.5.4. Правилами внутреннего распорядка, установленными в компании.
1.5.5. Положением по работе с конфиденциальной информацией.
1.5.7. Положением о персонале.
1.5.8. Другими документами, имеющими непосредственное отношение к деятельности ВСпоДО.
1.6. ВСпоДО подчиняется непосредственно начальнику административного отдела.
1.7. ВСпоДО осуществляет руководство работниками секретариата.
1.8. На время отсутствия ВСпоДО (командировка, отпуск, болезнь и пр.) его обязанности исполняет заместитель, который приобретает соответствующие права и несет ответственность за надлежащее исполнение возложенных на него обязанностей.
2.1. Организует работу документооборота компании и работу секретариата и архивной службы компании, распределяет нагрузку среди подчиненных сотрудников. Ведет финансовое планирование и отчетность в деятельности работы секретариата и документооборота компании.
2.2. Обеспечивает контроль документооборота компании (бумажного и электронного), своевременной обработки поступающей и отправляемой корреспонденции, ее доставки по назначению.
2.3. Осуществляет контроль сроков исполнения документов и их правильного оформления. Обеспечивает хранение печатей компании.
2.4. Планирует работу секретариата, представляет на согласование и утверждение планы работы секретариата. Организует работу по регистрации, учету, хранению и передаче в соответствующие структурные подразделения документов текущего делопроизводства, в том числе приказов и распоряжений руководства, по формированию дел и их сдаче на хранение.
2.5. Разрабатывает инструкции по ведению делопроизводства в компании и организует их внедрение. Создает единую систему документооборота (ЕСДО) в компании (электронного и бумажного ДО). Разрабатывает документы, регламентирующие деятельность компании в области документооборота.
2.6. Принимает меры по обеспечению работников секретариата необходимыми инструктивными и справочными материалами, а также инвентарем, канцтоварами, оборудованием, оргтехникой, техническими средствами управленческого труда.
2.7. Осуществляет методическое руководство делопроизводством в структурных подразделениях компании, контроль правильного формирования, хранения и своевременной сдачи дел в архив, подготовку справок о соблюдении сроков исполнения документов.
2.8. Обеспечивает печатание и размножение служебных документов.
2.9. Участвует в подготовке созываемых руководством совещаний, совещаний совета директоров и собраний акционеров и организует их техническое обслуживание.
2.10. Обеспечивает соответствующий режим доступа к документам и использования информации, содержащейся в них.
2.11. Принимает участие в разработке и внедрении новых технологических процессов работы с документами, совершенствовании автоматизированных информационных систем и технологий (с учетом применения средств вычислительной техники).
2.12. Ведет базу данных справочников внутренних и внешних телефонов деятельности секретариата.
2.13. Проводит работу по защите информации, составляющей государственную, коммерческую и служебную тайну.
2.14. Выполняет поручения непосредственного руководителя — начальника административного отдела и Генерального директора компании.
2.15. Разрабатывает и организовывает проведение мероприятий по улучшению ЕСДО.
2.16. Ведет финансовое планирование и составление отчетности в пределах своей компетентности.
2.17. Планирует и ведет обучение подчиненного персонала.
2.18. Разрабатывает систему мотивации подчиненного персонала.
3.1. Выносить на рассмотрение Генерального директора, начальника административного отдела и руководителей структурных подразделений компании предложения по улучшению деятельности документооборота, секретариата — форм и методов работы с документами.
3.2. Требовать от руководителей структурных подразделений и иных ответственных работников компании надлежащего выполнения установленных правил работы с документами в компании.
3.3. Возвращать исполнителям документы и требовать их доработки в случае нарушения установленных правил.
3.4. Осуществлять проверки организации делопроизводства в структурных подразделениях.
3.5. Подписывать и визировать документы, связанные с деятельностью секретариата.
3.6. Давать указания, обязательные для выполнения работниками секретариата; требовать своевременного и качественного их выполнения.
3.7. Выносить на рассмотрение начальника административного отдела и Генерального директора компании предложения о поощрении отличившихся работников секретариата, наложении взысканий на нарушителей производственной и трудовой дисциплины.
ВСпоДО несет ответственность:
4.1. За утрату и порчу документов, некомпетентность в принятии решений в профессиональной деятельности, ненадлежащее исполнение или неисполнение своих должностных обязанностей, предусмотренных настоящей должностной инструкцией, — в пределах, определенных действующим трудовым законодательством Российской Федерации.
4.2. За правонарушения, совершенные в процессе осуществления своей деятельности, — в пределах, определенных действующим административным, уголовным и гражданским законодательством Российской Федерации.
4.3. За причинение материального ущерба — в пределах, определенных действующим трудовым и гражданским законодательством Российской Федерации.
ВСпоДО в своей деятельности взаимодействует с другими структурными подразделениями:
5.1. С руководителями всех структурных подразделений компании — по вопросам ведения делопроизводства, организации контроля и проверки исполнения указаний секретариата, подготовки и представления необходимых документов.
5.2. С юридическим департаментом — по правовым вопросам, связанным с подготовкой документов.
5.3. С хозяйственной службой компании — по вопросам обеспечения средствами оргтехники, бланками документов, канцтоварами и пр.
5.4. С департаментом персонала и организационного развития — по вопросам подбора, приема, увольнения и перемещения работников отдела, а также обучения, повышения квалификации, разработке системы поощрения и взысканий.
5.5. С IT-отделом в области информационных технологий и передовых методов ведения электронного документооборота, использования новейших методов в работе секретариата (оргтехники, пр.).
5.6. С департаментом безопасности — по вопросам информационной и экономической безопасности.
«С должностной инструкцией ознакомлен(а)»:
Ведущий специалист по документообороту административного департамента компании
Дата: «__» __________ 20__ г. ________________
Источник: https://dogovor-urist.ru/%D0%B4%D0%BE%D0%B3%D0%BE%D0%B2%D0%BE%D1%80%D1%8B/%D0%BE%D0%B1%D1%80%D0%B0%D0%B7%D0%B5%D1%86-%D0%B4%D0%BE%D0%BB%D0%B6%D0%BD%D0%BE%D1%81%D1%82%D0%BD%D0%B0%D1%8F_%D0%B8%D0%BD%D1%81%D1%82%D1%80%D1%83%D0%BA%D1%86%D0%B8%D1%8F_%D0%B2%D0%B5%D0%B4%D1%83%D1%89%D0%B5%D0%B3%D0%BE_%D1%81%D0%BF%D0%B5%D1%86%D0%B8%D0%B0%D0%BB%D0%B8%D1%81%D1%82%D0%B0_%D0%BF%D0%BE_%D0%B4%D0%BE%D0%BA%D1%83%D0%BC%D0%B5%D0%BD%D1%82%D0%BE%D0%BE%D0%B1%D0%BE%D1%80%D0%BE%D1%82%D1%83/
Должностная инструкция
Специалист по документационному обеспечению персонала
Образец должностной инструкции составлен с учетом профстандарта Специалист по управлению персоналом
1.1. На должность специалиста по документационному обеспечению персонала принимается лицо:
1) имеющее среднее профессиональное образование по программам подготовки специалистов среднего звена;
2) имеющее дополнительное профессиональное образование по программам профессиональной переподготовки, программам повышения квалификации.
1.2. Специалист по документационному обеспечению персонала должен знать:
1) нормативные правовые акты Российской Федерации, регулирующие права и обязанности государственных органов, профессиональных союзов и других представительных органов работников по предоставлению учетной документации;
2) законодательство Российской Федерации о персональных данных;
3) порядок оформления, ведения и хранения документов по персоналу;
4) порядок учета движения кадров и составления установленной отчетности;
5) основы документооборота и документационного обеспечения;
6) технологии, методы и методики проведения анализа и систематизации документов и информации;
7) порядок расчета стажа, льгот, компенсаций, оформления пенсий работникам;
9) основы архивного законодательства и нормативные правовые акты Российской Федерации в части ведения документации по персоналу;
10) локальные нормативные акты организации, регулирующие порядок оформления распорядительных и организационных документов по персоналу;
11) нормы этики и делового общения;
12) базовые основы информатики, структурное построение информационных систем и особенности работы с ними;
13) трудовое законодательство и иные акты, содержащие нормы трудового права;
14) Правила внутреннего трудового распорядка;
15) требования охраны труда и правила пожарной безопасности;
16) ……… (другие требования к необходимым знаниям)
1.3. Специалист по документационному обеспечению персонала должен уметь:
1) разрабатывать проекты организационных и распорядительных документов по персоналу;
2) оформлять кадровые документы в соответствии с требованиями трудового законодательства Российской Федерации и локальными нормативными актами организации;
3) вести учет и регистрацию документов в информационных системах и на материальных носителях;
4) организовывать хранение документов в соответствии с требованиями трудового, архивного законодательства Российской Федерации и локальными нормативными актами организации;
5) анализировать кадровые документы и переносить информацию в базы данных и отчеты;
6) выявлять ошибки, неточности, исправления и недостоверную информацию в документах, определять легитимность документов;
7) работать с информационными системами и базами данных по ведению статистической и отчетной информации по персоналу;
8) разрабатывать проекты кадровых документов;
9) разрабатывать план корректировок установленного порядка оформления документов по персоналу и реализовывать принятые изменения;
10) контролировать присутствие работников на рабочем месте;
11) оформлять учетные документы, представляемые в государственные органы, профессиональные союзы и другие представительные органы работников;
12) анализировать правила, процедуры и порядок, регулирующие права и обязанности государственных органов и организации по вопросам обмена документацией по персоналу;
13) вести деловую переписку;
14) соблюдать нормы этики делового общения;
15) ……… (другие навыки и умения)
1.4. Специалист по кадровому делопроизводству в своей деятельности руководствуется:
1) ……… (наименование учредительного документа)
2) Положением о ……… (наименование структурного подразделения)
3) настоящей должностной инструкцией;
4) ……… (наименования локальных нормативных актов, регламентирующих трудовые функции по должности)
1.5. Специалист по кадровому делопроизводству подчиняется непосредственно ……… (наименование должности руководителя)
1.6. ……… (другие общие положения)
2.1. Документационное обеспечение работы с персоналом:
1) ведение организационной и распорядительной документации по персоналу;
2) ведение документации по учету и движению кадров;
3) администрирование процессов и документооборота по учету и движению кадров, представлению документов по персоналу в государственные органы.
3.1. Специалист по документационному обеспечению персонала исполняет следующие обязанности:
3.1.1. В рамках трудовой функции, указанной в пп. 1 п. 2.1 настоящей должностной инструкции:
1) осуществляет обработку и анализ поступающей документации по персоналу;
2) разрабатывает и оформляет документацию по персоналу (первичную, учетную, плановую, по социальному обеспечению, организационную, распорядительную);
3) осуществляет регистрацию, учет и текущее хранение организационной и распорядительной документации по персоналу.
3.1.2. В рамках трудовой функции, указанной в пп. 2 п. 2.1 настоящей должностной инструкции:
1) осуществляет подготовку проектов документов по процедурам управления персоналом, учету и движению персонала;
2) осуществляет организацию системы движения документов по персоналу;
3) проводит сбор и проверку личных документов работников;
4) осуществляет подготовку и оформление по запросу работников и должностных лиц копий, выписок из кадровых документов, справок, информации о стаже, льготах, гарантиях, компенсациях и иных сведений о работниках;
5) выдает работнику кадровые документы о его трудовой деятельности;
6) доводит до сведения персонала организационные, распорядительные и кадровые документы организации;
7) ведет учет рабочего времени работников;
8) осуществляет регистрацию, учет, оперативное хранение документов по персоналу, подготовку к сдаче их в архив.
3.1.3. В рамках трудовой функции, указанной в пп. 3 п. 2.1 настоящей должностной инструкции:
1) осуществляет организацию документооборота по учету и движению кадров;
2) осуществляет организацию документооборота по представлению документов по персоналу в государственные органы;
3) выполняет постановку на учет организации в государственных органах;
4) осуществляет подготовку:
— по запросу государственных органов, профессиональных союзов и других представительных органов работников оригиналов, выписок, копий документов;
— уведомлений, отчетной и статистической информации по персоналу;
— информации о заключении трудового или гражданско-правового договора на выполнение работ (оказание услуг) с гражданином, замещавшим должности государственной или муниципальной службы, перечень которых устанавливается нормативными правовыми актами Российской Федерации.
3.1.4. В рамках выполнения своих трудовых функций исполняет поручения своего непосредственного руководителя.
3.2. ……… (другие положения о должностных обязанностях)
Специалист по документационному обеспечению персонала имеет право:
4.1. Участвовать в обсуждении проектов решений, в совещаниях по их подготовке и выполнению.
4.2. Запрашивать у непосредственного руководителя разъяснения и уточнения по данным поручениям, выданным заданиям.
4.3. Запрашивать по поручению непосредственного руководителя и получать от других работников организации необходимую информацию, документы, необходимые для исполнения поручения.
4.4. Знакомиться с проектами решений руководства, касающихся выполняемой им функции, с документами, определяющими его права и обязанности по занимаемой должности, критерии оценка качества исполнения своих трудовых функций.
4.5. Вносить на рассмотрение своего непосредственного руководителя предложения по организации труда в рамках своих трудовых функций.
4.6. Участвовать в обсуждении вопросов, касающихся исполняемых должностных обязанностей.
5.1. Специалист по документационному обеспечению персонала привлекается к ответственности:
— за ненадлежащее исполнение или неисполнение своих должностных обязанностей, предусмотренных настоящей должностной инструкцией, — в порядке, установленном действующим трудовым законодательством Российской Федерации, законодательством о бухгалтерском учете;
— за правонарушения и преступления, совершенные в процессе своей деятельности, — в порядке, установленном действующим административным, уголовным и гражданским законодательством Российской Федерации;
— за причинение ущерба организации — в порядке, установленном действующим трудовым законодательством Российской Федерации.
5.2. ……… (другие положения об ответственности)
6.1. Настоящая должностная инструкция разработана на основе Профессионального стандарта «Специалист по управлению персоналом», утвержденного Приказом Минтруда России от 06.10.2015 N 691н, с учетом ……… (реквизиты локальных нормативных актов организации)
6.2. Ознакомление работника с настоящей должностной инструкцией осуществляется при приеме на работу (до подписания трудового договора). Факт ознакомления работника с настоящей должностной инструкцией подтверждается ……… (подписью в листе ознакомления, являющемся неотъемлемой частью настоящей инструкции (в журнале ознакомления с должностными инструкциями); в экземпляре должностной инструкции, хранящемся у работодателя; иным способом)
Источник: https://classinform.ru/dolzhnostnye-instruktsii-profstandart/dolzhnostnaya-instrukciya-spetcialista-po-dokumentatcionnomu-obespecheniiu-personala.html
Должностная инструкция — Специалист по документационному обеспечению персонала
Должностные инструкции с учетом профстандартов 2016-2017
Образец должностной инструкции специалиста по документационному обеспечению персонала
Образец должностной инструкции составлен с учетом профстандарта Специалист по управлению персоналом
1. Общие положения
1.1. На должность специалиста по документационному обеспечению персонала принимается лицо:
1) имеющее среднее профессиональное образование по программам подготовки специалистов среднего звена;
2) имеющее дополнительное профессиональное образование по программам профессиональной переподготовки, программам повышения квалификации.
1.2. Специалист по документационному обеспечению персонала должен знать:
1) нормативные правовые акты Российской Федерации, регулирующие права и обязанности государственных органов, профессиональных союзов и других представительных органов работников по предоставлению учетной документации;
2) законодательство Российской Федерации о персональных данных;
3) порядок оформления, ведения и хранения документов по персоналу;
4) порядок учета движения кадров и составления установленной отчетности;
5) основы документооборота и документационного обеспечения;
6) технологии, методы и методики проведения анализа и систематизации документов и информации;
7) порядок расчета стажа, льгот, компенсаций, оформления пенсий работникам;
9) основы архивного законодательства и нормативные правовые акты Российской Федерации в части ведения документации по персоналу;
10) локальные нормативные акты организации, регулирующие порядок оформления распорядительных и организационных документов по персоналу;
11) нормы этики и делового общения;
12) базовые основы информатики, структурное построение информационных систем и особенности работы с ними;
13) трудовое законодательство и иные акты, содержащие нормы трудового права;
14) Правила внутреннего трудового распорядка;
15) требования охраны труда и правила пожарной безопасности;
16) ……… (другие требования к необходимым знаниям)
1.3. Специалист по документационному обеспечению персонала должен уметь:
1) разрабатывать проекты организационных и распорядительных документов по персоналу;
2) оформлять кадровые документы в соответствии с требованиями трудового законодательства Российской Федерации и локальными нормативными актами организации;
3) вести учет и регистрацию документов в информационных системах и на материальных носителях;
4) организовывать хранение документов в соответствии с требованиями трудового, архивного законодательства Российской Федерации и локальными нормативными актами организации;
5) анализировать кадровые документы и переносить информацию в базы данных и отчеты;
6) выявлять ошибки, неточности, исправления и недостоверную информацию в документах, определять легитимность документов;
7) работать с информационными системами и базами данных по ведению статистической и отчетной информации по персоналу;
8) разрабатывать проекты кадровых документов;
9) разрабатывать план корректировок установленного порядка оформления документов по персоналу и реализовывать принятые изменения;
10) контролировать присутствие работников на рабочем месте;
11) оформлять учетные документы, представляемые в государственные органы, профессиональные союзы и другие представительные органы работников;
12) анализировать правила, процедуры и порядок, регулирующие права и обязанности государственных органов и организации по вопросам обмена документацией по персоналу;
13) вести деловую переписку;
14) соблюдать нормы этики делового общения;
15) ……… (другие навыки и умения)
1.4. Специалист по кадровому делопроизводству в своей деятельности руководствуется:
1) ……… (наименование учредительного документа)
2) Положением о ……… (наименование структурного подразделения)
3) настоящей должностной инструкцией;
4) ……… (наименования локальных нормативных актов, регламентирующих трудовые функции по должности)
1.5. Специалист по кадровому делопроизводству подчиняется непосредственно ……… (наименование должности руководителя)
1.6. ……… (другие общие положения)
2. Трудовые функции
2.1. Документационное обеспечение работы с персоналом:
1) ведение организационной и распорядительной документации по персоналу;
2) ведение документации по учету и движению кадров;
3) администрирование процессов и документооборота по учету и движению кадров, представлению документов по персоналу в государственные органы.
3. Должностные обязанности
3.1. Специалист по документационному обеспечению персонала исполняет следующие обязанности:
3.1.1. В рамках трудовой функции, указанной в пп. 1 п. 2.1 настоящей должностной инструкции:
1) осуществляет обработку и анализ поступающей документации по персоналу;
2) разрабатывает и оформляет документацию по персоналу (первичную, учетную, плановую, по социальному обеспечению, организационную, распорядительную);
3) осуществляет регистрацию, учет и текущее хранение организационной и распорядительной документации по персоналу.
3.1.2. В рамках трудовой функции, указанной в пп. 2 п. 2.1 настоящей должностной инструкции:
1) осуществляет подготовку проектов документов по процедурам управления персоналом, учету и движению персонала;
2) осуществляет организацию системы движения документов по персоналу;
3) проводит сбор и проверку личных документов работников;
4) осуществляет подготовку и оформление по запросу работников и должностных лиц копий, выписок из кадровых документов, справок, информации о стаже, льготах, гарантиях, компенсациях и иных сведений о работниках;
5) выдает работнику кадровые документы о его трудовой деятельности;
6) доводит до сведения персонала организационные, распорядительные и кадровые документы организации;
7) ведет учет рабочего времени работников;
8) осуществляет регистрацию, учет, оперативное хранение документов по персоналу, подготовку к сдаче их в архив.
3.1.3. В рамках трудовой функции, указанной в пп. 3 п. 2.1 настоящей должностной инструкции:
1) осуществляет организацию документооборота по учету и движению кадров;
2) осуществляет организацию документооборота по представлению документов по персоналу в государственные органы;
3) выполняет постановку на учет организации в государственных органах;
4) осуществляет подготовку:
— по запросу государственных органов, профессиональных союзов и других представительных органов работников оригиналов, выписок, копий документов;
— уведомлений, отчетной и статистической информации по персоналу;
— информации о заключении трудового или гражданско-правового договора на выполнение работ (оказание услуг) с гражданином, замещавшим должности государственной или муниципальной службы, перечень которых устанавливается нормативными правовыми актами Российской Федерации.
3.1.4. В рамках выполнения своих трудовых функций исполняет поручения своего непосредственного руководителя.
3.2. ……… (другие положения о должностных обязанностях)
Специалист по документационному обеспечению персонала имеет право:
4.1. Участвовать в обсуждении проектов решений, в совещаниях по их подготовке и выполнению.
4.2. Запрашивать у непосредственного руководителя разъяснения и уточнения по данным поручениям, выданным заданиям.
4.3. Запрашивать по поручению непосредственного руководителя и получать от других работников организации необходимую информацию, документы, необходимые для исполнения поручения.
4.4. Знакомиться с проектами решений руководства, касающихся выполняемой им функции, с документами, определяющими его права и обязанности по занимаемой должности, критерии оценка качества исполнения своих трудовых функций.
4.5. Вносить на рассмотрение своего непосредственного руководителя предложения по организации труда в рамках своих трудовых функций.
4.6. Участвовать в обсуждении вопросов, касающихся исполняемых должностных обязанностей.
5. Ответственность
5.1. Специалист по документационному обеспечению персонала привлекается к ответственности:
— за ненадлежащее исполнение или неисполнение своих должностных обязанностей, предусмотренных настоящей должностной инструкцией, — в порядке, установленном действующим трудовым законодательством Российской Федерации, законодательством о бухгалтерском учете;
— за правонарушения и преступления, совершенные в процессе своей деятельности, — в порядке, установленном действующим административным, уголовным и гражданским законодательством Российской Федерации;
— за причинение ущерба организации — в порядке, установленном действующим трудовым законодательством Российской Федерации.
5.2. ……… (другие положения об ответственности)
6. Заключительные положения
6.1. Настоящая должностная инструкция разработана на основе Профессионального стандарта «Специалист по управлению персоналом», утвержденного Приказом Минтруда России от 06.10.2015 N 691н, с учетом ……… (реквизиты локальных нормативных актов организации)
6.2. Ознакомление работника с настоящей должностной инструкцией осуществляется при приеме на работу (до подписания трудового договора). Факт ознакомления работника с настоящей должностной инструкцией подтверждается ……… (подписью в листе ознакомления, являющемся неотъемлемой частью настоящей инструкции (в журнале ознакомления с должностными инструкциями); в экземпляре должностной инструкции, хранящемся у работодателя; иным способом)
Источник: https://katalog-rus.ru/2018/03/12/dolzhnostnaya-instrukciya-specialist-po-dokumentacionnomu-obespecheniyu-personala/
Специалист по работе с документами
Специалист по работе с документами – вакансии на эту должность довольно востребованы. Особенно, если предложения исходят от прямого работодателя. Но прежде чем получить данную вакансию, необходимо четко представлять что вас ожидает на самом деле. Должностная инструкция с должностными обязанностями поможет вам в кратчайшие сроки в этом разобраться и уже в ближайшее время сделать совершенно определенные выводы относительно данной вакансии.
Существует множество вариантов работы, где необходимо участие специалиста, умеющего работать с документами. Ведь это может быть работа с судебными, архивными, секретными и другими их разновидностями. И для каждого случая работодателю желателен профилированный специалист в определенной области. Но общие (универсальные) положения о требованиях к должности специалиста по работе с документами следующие.
- На должность специалиста по работе с документами назначается лицо, имеющее среднее профессиональное образование без требований к стажу работы или начальное профессиональное образование и стаж работы по специальности не менее 3 лет.
- Специалист по работе с документами подчиняется начальнику административного отдела.
- Назначение, перемещение и освобождение от должности специалиста осуществляется в установленном действующим трудовым законодательством порядке — приказом генерального директора по представлению начальника административного отдела.
- В случае временного отсутствия специалиста по работе с документами его обязанности исполняет лицо, назначенное приказом генерального директора, с обязательным ознакомлением с данной должностной инструкцией.
- Специалист при исполнении должностных обязанностей руководствуется:
- действующими законодательными актами;
- приказами, указаниями, распоряжениями генерального директора;
- инструкцией по делопроизводству и работе архива;
- установленными на предприятии нормами и правилами;
- политикой предприятия в области качества, документацией системы менеджмента качества предприятия;
- трудовым договором;
- положением об административном отделе.
Должностные обязанности
Специалист по работе с документами обязан:
- Осуществлять подготовку необходимых документов.
- Осуществлять учёт и регистрацию входящей и исходящей корреспонденции.
- Обеспечивать приём, учёт, регистрацию, контроль исполнения и сохранность принимаемых документов.
- Обеспечивать своевременное и качественное выполнение копировальных и множительных работ по поручению руководства.
- Осуществлять регистрацию, рассылку и хранение приказов.
- Проводить ежегодный отбор документов на архивное хранение или уничтожение.
- Осуществлять контроль за выполнением требований к оформлению, регистрации и учёту организационно-распорядительной документации.
- Принимать и отправлять письма, бандероли, посылки.
- Проводить работу по защите информации, составляющей государственную, коммерческую и служебную тайну.
Профессиональные требования
- структуру предприятия;
- организацию делопроизводства на предприятии;
- схемы документооборота;
- порядок составления номенклатуры дел, описей дел постоянного и временного хранения, установленной отчетности;
- сроки и порядок сдачи дел в архив;
- применение средств вычислительной и организационной техники;
- правила внутреннего трудового распорядка;
- правила и нормы охраны труда, техники безопасности, производственной санитарии и противопожарной защиты;
- документы менеджмента качества.
Права
Специалист по работе с документами имеет право:
- Обеспечения условий труда необходимых для исполнения должностных обязанностей.
- Запрашивать от функциональных служб необходимые материалы, а также объяснения о причинах задержки выполнения заданий и поручений руководства.
- Рассматривать документы и направлять их на исполнение руководителям и специалистам предприятия.
- Требовать от исполнителей доработки документов, подготовленных с нарушением установленных правил их составления и оформления (соответствие ГОСТ).
- Вносить на рассмотрение руководства предложения по улучшению документационного обеспечения деятельности предприятия, совершенствованию форм и методов управленческого труда на основе применения электронной техники.
- Создания нормальных условий для выполнения служебных обязанностей и сохранности всех документов, образующихся в деятельности предприятия.
- Принимать решения в пределах своей компетенции.
- Использовать льготы, установленные законодательством и предусмотренные для работников в коллективном договоре предприятия.
Источник: https://rabota-vsem.info/slovar/spetsialist-po-rabote-s-dokumentami.html