Что делать с невостребованной трудовой книжкой

Внесенную в трудовую книжку запись об увольнении нужно заверить. На это обращает внимание п. 4.1 Инструкции № 58.

1. Для этого строчкой ниже этой записи в графе 3:
2. — указывают должность ответственного лица, которое уполномочено заверять записи в трудовых книжках. Обычно в этой роли выступают руководитель предприятия или специально уполномоченное им лицо (чаще всего — специалист кадровой службы);
3. — напротив должности руководитель (или ответственное лицо) проставляет свою подпись;
4. — рядом с подписью вписывают инициалы и фамилию руководителя (или ответственного лица);
5. — ниже подписи руководителя (или ответственного лица) проставляют оттиск печати предприятия/отдела кадров (при наличии).

Выдаем трудовую книжку работнику. В день увольнения работодатель обязан выдать работнику трудовую книжку с внесенной в нее соответствующей записью ( ст. 47 КЗоТ, пп. 2.4 и 4.1 Инструкции № 58).

То есть запись об увольнении вносят в трудовую книжку в день увольнения работника. При этом день увольнения считается последним днем работы работника.

Например, если ваш работник увольняется 13.01.2017 г., то этот день для него еще рабочий.

дата записи в трудовой книжке об увольнении должна совпадать с датой увольнения

Интересно, можно ли сделать запись об увольнении заранее (например, за день или за неделю), если конкретная дата увольнения точно известна? Лучше не рискуйте.

Поэтому, чтобы потом не пришлось заранее сделанную запись признавать недействительной, за заполнение трудовой книжки беритесь только в день увольнения работника, т. е. в последний день его работы.

А если работник в день увольнения отсутствует на работе? Тогда ему в этот день направляют почтовое уведомление с указанием на необходимость получить трудовую книжку.

Хотите переслать трудовую книжку по почте с доставкой по указанному адресу? Знайте: вы можете сделать это только с письменного согласия работника.

Что делать с невостребованной трудовой книжкой? Ваш бывший работник не забрал свою трудовую книжку при увольнении? Тогда этот документ вам предстоит хранить у себя в течение 2 лет отдельно от трудовых книжек других работников. После окончания этого срока невостребованную трудовую книжку передайте в архив предприятия. Там ее нужно хранить не менее 50 лет, а впоследствии — уничтожить ( п. 6.2 Инструкции № 58).

Трудовую книжку умершего работника отдают на руки его близким родственникам под расписку или по их требованию направляют по почте ( п. 4.3 Инструкции № 58).

Чем грозит работодателю задержка в выдаче трудовой книжки? Действительно, а что будет, если работодатель по своей милости не выдаст своевременно трудовую книжку увольняющемуся работнику? Из-за такой задержки придется выплатить работнику средний заработок за все время вынужденного прогула ( п. 4.1 Инструкции № 58).

В этом случае днем увольнения будет считаться день выдачи трудовой книжки. О новом дне увольнения необходимо издать приказ и внести запись в трудовую книжку работника. Ранее внесенную запись о дне увольнения признают недействительной в порядке, установленном п. 2.10 Инструкции № 58.

Примеры заполнения трудовой книжки при увольнении

С теорией внесения «увольнительных» записей в трудовые книжки мы разобрались. Давайте перейдем к примерам заполнения «трудовых».

Когда выдавать работникам трудовые книжки

Работник может потребовать выдать ему бумажную трудовую книжку для целей социального и пенсионного страхования. Пока правила не изменят, соблюдайте прежние. Выдавайте трудовые книжки только по письменным заявлениям работников.

Памятка для бухгалтера: как учитывать и хранить трудовые книжки >>

Правильно. Выдавайте трудовую книжку на руки только после того, как получите от сотрудника письменное заявление. Обязательно зарегистрируйте ее выдачу в книге учета движения трудовых книжек или иной регистрационной книге.

Зафиксировать, что временно выдали трудовую книжку, можно двумя способами. Первый — внести регистрационную запись в книгу учета движения трудовых книжек. В форме книги учета нет графы для отметки о временной выдаче трудовой.

Поэтому работник может поставить дату и написать, зачем берет книжку, в графе 12, а подпись — в графе 13. Когда сотрудник вернет трудовую книжку, заново зарегистрируйте, что приняли ее на хранение.

Однако этот вариант не лучший, поскольку по правилам в книге учета вы регистрируете прием и выдачу трудовой книжки при найме и увольнении.

Чтобы избежать путаницы в книге учета и оперативно показать инспектору, где находится трудовая книжка, используйте второй способ — отмечайте подобные случаи в специальной книге. Например, заведите регистрационную форму выдачи трудовых книжек в целях соцстрахования и фиксируйте в ней причины, даты выдачи и возвращения книжки работником.

Неправильно. Выдавать трудовую книжку под честное слово нельзя. Если инспектор обнаружит, что трудовой нет, а вы не сможете документально подтвердить, что ее забрал работник, ГИТ оштрафует учреждение.

Учтите, что в дальнейшем тем работникам, которые захотят оставить бумажные трудовые книжки, вы должны будете выдавать их в день увольнения. Ответственность работодателя за лишение возможности бывшего сотрудника трудиться никто не отменит. Не вручите сотруднику бумажную книжку или передадите ее неправильным способом — будете оплачивать время вынужденного прогула.

Если сотрудник не заберет книжку в день увольнения и не ответит на ваше уведомление о необходимости сделать это либо дать согласие на отправку по почте, оформите трудовую книжку на хранение. Невостребованную трудовую книжку положите в сейф или несгораемый шкаф отдельно от книжек работающих сотрудников. Храните ее до тех пор, пока уволенный не заберет ее либо не истечет срок хранения.

Срок хранения невостребованной трудовой зависит от того, в каком году уволился сотрудник. Если до 1 января 2003 года, храните ее 75 лет, если после — 50 лет. Эти правила действуют с 18 июня 2017 года. Срок хранения исчисляйте с 1 января года, следующего за годом увольнения.

Если бывший сотрудник обратится с письменным заявлением о выдаче трудовой книжки, вы обязаны ее выдать в течение трех дней. В случае согласия получить книжку по почте, вышлите ее ценным письмом с описью вложения по указанному в заявлении адресу. Если адрес не указан, повторно направьте сотруднику уведомление.

Дорогой коллега, 90 дней подписки на «Главбух» в подарок!

Невостребованные трудовые книжки

Трудовое законодательство неумолимо: в день увольнения работнику выдается расчет и лично в руки и под расписку – трудовая книжка. Это правило удается соблюсти в 99% случаев и ни один нормальный кадровик не будет от него отступать. В оставшийся один процент попадают работники умершие либо просто безответственные, которые в один прекрасный день решили бросить работу, а процедура увольнения им не интересна. Так в отделе кадров появляются невостребованные трудовые книжки, то есть книжки людей, в этой компании не работающих. Что с ними делать и как хранить, рассказывается в статье.

А бывает и так, что при создании архива по личному составу обнаруживается сразу несколько забытых когда-то кем-то трудовых книжек. Просто выбросить их нельзя. Что будет делать человек со своей трудовой книжкой, кадровика не волнует. Его дело – отдать ее и соблюсти обязанность работодателя.

Если человек только что уволен, и мы точно знаем, что он жив и здоров, а трудовую книжку не забирает из вредности, то наша обязанность написать ему письмо с просьбой (заставить мы не можем) прийти и все-таки ее забрать. Либо пусть работник даст нам письменное разрешение отправить ее по почте.

Уважаемый Михаил Николаевич!

В связи с расторжением трудового договора от 01.02.2016 №4545/ТД прошу Вас явиться в отдел кадров ООО «АБВ» для получения трудовой книжки, либо выслать в адрес ООО «АБВ» ваше согласие на направление Вам трудовой книжки по почте.

Отдел кадров ООО «АБВ» находится по адресу: г. Москва, ул. Строителей, д. 4, оф.400. Часы работы: с 09:00 до 18:00, перерыв с 13:00 до 14:00. Телефон контакта (123)456-78-90.

Генеральный директор Иванов И.И.Иванов

В ответ на это письмо работник должен либо прийти, либо ответить письмом (бумажным! электронное не подойдет!), чтобы книжку выслали ему по почте. Отправка осуществляется только ценным заказным письмом с описью вложения и уведомлением о вручении. Уведомление станет ключевым документом, подтверждающим, что работник получил-таки свою трудовую книжку.

Ни в коем случае нельзя по собственной инициативе высылать невостребованную трудовую книжку письмом, пусть даже и самым что ни на есть ценным, или отправлять с курьером. Это можно делать только с разрешения работника!

Если работник, к сожалению, умер, то трудовую книжку предстоит вернуть его родственникам. Им высылается аналогичное письмо. Для получения документа родным покойного придется доказать свое родство с ним.

Трудовая книжка – документ по личному составу. Это означает, что а) она имеет длительный срок хранения и б) она подлежит полному оформлению. То есть это – обычный документ, хранение которого нужно обеспечить в соответствии с общими правилами.

Срок хранения невостребованных трудовых книжек – 50 лет, если они завершены в 2003 году и позже, и 75, если до 2003 года (ст. 22.1 ФЗ «Об архивном деле в РФ», ст. 664 Перечня от 2010 года). Ориентироваться при определении срока нужно на дату последней записи в трудовой книжке.

Если на письменный запрос никто не отреагировал, невостребованные трудовые книжки оформляются на хранение. Как уже было сказано, они подлежат полному оформлению, но немного не так, как обычный документ. Трудовую книжку нужно положить в конверт (каждую в отдельный), и сшить эти конверты как положено. Нумеровать тоже нужно конверты.

Image by Stuart Miles // www.freedigitalphotos.net

Невостребованная трудовая книжка

Увольнение сотрудников возможно по совершенно различным основаниям. Ситуации, при которых происходит увольнение тоже могу быть различными. Иногда работник даже не является на работу в день увольнения. А значит он не получает свою трудовую книжку и не подписывает приказ о своем увольнении.

В таких ситуациях работодатель может связываться с уволенным по телефону или явиться к нему по тому адресу, который указан в личной карточке. Однако, найти бывшего сотрудника получается не всегда.

В статье рассмотрим, что делать работодателю, если у него осталась невостребованная трудовая книжка уволенного сотрудника.

Если работник не появляется на работе в свой последний рабочий день (день увольнения), то работодателю нужно будет действовать следующим образом:

1. Зафиксировать факт неявки сотрудника на работу в день увольнения. Заявление об увольнении работник, как правило, успевает написать. В этом заявлении указывается дата последнего дня работы, а соответственно – дата увольнения. Если данное заявление отозвано не было, то работодателю следует оформить процедуру увольнения. В первую очередь потребуется зафиксировать тот факт, что работник не появился на работе в день своего увольнения. Для этого нужно будет составить соответствующий акт. Он необходим для того, что в будущем работодателя нельзя было обвинить в том, что он своевременно не вручил работнику трудовую книжку (Акт об отсутствии работника).
2. Издать приказ. При любой ситуации работодателю необходимо издать приказ о расторжении трудового договора. Даже если в свой последний рабочий день он не явился на работу. В этом случае в приказе необходимо сделать отметку о том, что отсутствует возможность донести приказ до сведения работника (84.1 ТК РФ).
3. Внести запись в трудовую книжку. Запись в книжку вносится на основании приказа об увольнении. Делает это лицо, ответственное за ведение трудовых. После внесения записи, она заверяется подписью ответственного работника и печатью компании. Согласно правилам увольнения, работник должен поставить свою подпись в трудовой книжке. Однако, в рассматриваемой нами ситуации работник отсутствует, а значит и расписаться в книжке он не может.
4. Внести запись в личную карточку работника. При увольнении сотрудника закрывается его личная карточка. Для этого следует внести сведения в раздел «Основания прекращения трудового договора». В этом разделе указывают основания прекращения трудового договора, а также дату и номер приказа об увольнении. Также в личную карту могут быть внесены сведения о том, что ознакомить с записью в личной карточке работника не представляется возможным.
5. Направить бывшему сотруднику уведомление. Если работодатель не может связаться с бывшим сотрудником по телефону, то ему необходимо направить уведомление в письменном виде. В уведомлении указывается, что работнику необходимо явиться за трудовой, либо дать согласие на отправку книжки постой. Если работодателю известно несколько адресов работника, то уведомление можно направить по всем известным адресам. После получения согласия работника на отправку книжки по почте, работодатель может это сделать (Читайте статью ⇒ Как удержать стоимость трудовой книжки из зарплаты работника).

Образец уведомления работнику

Важно! Пока от работника не получено согласие на отправку трудовой книжки по почте, работодателю нельзя это делать.

Прежде чем отправить трудовую по почте, работодателю следует позаботиться о сохранении всех подтверждающих документов. В случае возникновения трудового спора данные документы помогут подтвердить тот факт, что действия работодателя производились исключительно в рамках трудового законодательства.

Если свое согласие на оправку трудовой книжки по почте работник не дал, то трудовая книжка остается у работодателя. Хранить трудовую работодатель обязан до востребования, либо не менее 75 лет ( статью ⇒ Трудовая книжка в электронном виде — когда можно будет оформить).

Если работник дал свое согласие на отправку трудовой книжки по почте, то действия работодателя будут следующими:

Вопрос: Бывший работник по телефону сообщил о том, что он согласен на отправку ему трудовой книжки по почте. Можем ли мы это сделать?

Ответ: Нет, согласие от работника должно быть в письменном виде. В противном случае работодатель не сможет подтвердить тот факт, что работник действительно был согласен на отправку книжки по почте. А это будет свидетельствовать о нарушении работодателем трудового законодательства.

Таким образом, работодателю следует соблюдать определенный законодательством порядок действий как в случае обычного порядка увольнения, так и в том случае, если работник не явился в последний рабочий день на работу.

Для этого нужно будет воспользоваться всеми возможными способами для оповещения уволенного о необходимости получить свою трудовую, либо дать свое согласие на отправку ее по почте. Только в том случае, если согласие от работника получено и оно в письменном виде, работодатель имеет право направить работнику трудовую книжку почтой.

В противном случае хранить трудовую книжку в организации необходимо в течение 75 лет, либо до объявления ее владельца.

Куда девает предприятие невостребованные трудовые книжки

Скажем сразу: работника обязательно следует уволить в последний день предупреждения об увольнении, даже если он по какой-то причине не появился в этот день на работе. А процедура увольнения отсутствующего работника по п. 3 ч. 1 с. 77 ТК РФ будет следующей.

Этот приказ издается независимо от явки работника на работу.

В случае отсутствия его в день увольнения на приказе делается запись о невозможности довести его до сведения работника (ч. 2 ст. 841 ТК РФ)

• Трудовая книжка – это удостоверение человека о его работе и трудовом стаже, которое содержит информацию обо всех рабочих местах и должностях, которые человек занимал ранее и занимает сейчас.
• Но достаточно часто трудовую книжку теряют либо она просто приходит в негодность.
• Процесс восстановления этого документа достаточно сложный, а некоторые события могут существенно его затруднить.

Так, не каждый знает, как восстановить трудовую книжку, если предприятие ликвидировано, а ведь это происходит достаточно часто, особенно в последние годы.

Кто занимается восстановлением? Если трудовая книжка была потеряна тогда, когда человек работал на предприятии, то восстановлением должен заниматься непосредственно работодатель.

На законодательном уровне говорится о том, что трудовую книжку необходимо хранить в защищенном месте.

При этом учитывается каждый отдельный бланк.

Необходимость восстановить трудовую зачастую пугает сотрудника, особенно если речь идет о восстановлении стажа работы в компании, которой уже не существует.Но на самом деле, в процедуре восстановления при ликвидированном или реорганизованном предприятии нет ничего сложного.

Причины утери трудовой могут быть разными.Необходимость восстановления книжки – не такая уже редкость, как может показаться изначально. В частности, их можно разделить на несколько больших групп:Восстановление после механического повреждения;Из-за потери работником

– это основной документ, подтверждающий трудовую деятельность и стаж работника.

Периодически начинаются обсуждения о необходимости их отмены в связи с тем, что работники сейчас оформляются по индивидуальному , а сведения о перечисленных за них страховых взносах ведутся в ПФР и ФСС.

Сейчас они имеют практические те же самые обязанности и права работодателя, что и организации, поэтому ведут трудовые книжки по общим правилам.Согласно статье 66 ТК РФ порядок ведения трудовых книжек устанавливается уполномоченным федеральным органом исполнительной власти.

Ситуации при которых увольняются работники могут быть совершенно разными. Например, в день увольнения работник на работу не пришел, а соответственно, не подписал приказ о своем увольнении, а также не получил трудовую книжку.

Работодатель может связываться с работником по телефону, а также обращаться по месту его проживания указанному в личной карточке. Но не всегда удается найти работника.

В статье разберемся как уволить работника в этой ситуации, а также что делать с невостребованной трудовой книжкой. Если работник не явился в свой последний рабочий день – он же день увольнения, то порядок увольнения должен быть следующим: Зафиксировать неявку работника.

Как правило заявление работник написать успевает.

«Кадровая служба и управление персоналом предприятия», 2006, N 8 ПЕРЕДАЧА ДОКУМЕНТОВ ПО ЛИЧНОМУ СОСТАВУ ПРИ ЛИКВИДАЦИИ ПРЕДПРИЯТИЯ ?

Это архив государственный или архив компании, и он исчезает вместе с ликвидацией предприятия? В нормативно-правовых актах лишь написано, что трудовые книжки (дубликаты), которые сотрудник не получил при увольнении либо — в случае смерти работника — его ближайшие родственники, отдел кадров хранит в течение двух лет отдельно от других книжек.

Затем их надо передать на хранение в архив фирмы. Там они лежат в течение 50 лет, а затем уничтожаются. Данный вопрос меня интересует в связи с тем, что моя жена уволилась несколько лет назад по уходу за ребенком до 14 лет, а трудовую получить не смогла.

Когда она решила это сделать, предприятия уже не существовало.

920 юристов сейчас на сайте Здравствуйте! Меня зовут Татьяна, я сейчас нахожусь в отпуске по уходу за ребенком.

Моя организация остановила свою деятельность, но не ликвидирована. Все сотрудники были уволены по собственному желанию и мне тоже предлагают уволится по собственному, но я не хочу, так как будет прерывания стажа. Подскажите, пожалуйста, если я не уволюсь, куда передадут мою трудовую книжку, где мне ее искать?

04 Марта 2020, 01:34, вопрос №1560066 Татьяна, г.

Москва Свернуть Консультация юриста онлайн Ответ на сайте в течение 15 минут Ответы юристов (3) Юрист, г. ЕйскОбщаться в чате ТК РФ, Статья 84.1.

Общий порядок оформления прекращения трудового договораВ день прекращения трудового договора работодатель обязан выдать работнику трудовую книжку и произвести с ним расчет в соответствии со статьей 140 настоящего Кодекса.

Когда нужно собрать информацию о своем опыте работы, многие встают перед вопросом, где находится архив трудовых книжек.

Наша консультация поможет найти истинный путь.Согласно действующему законодательству о делопроизводстве, каждая организация должна иметь свой архив. Помимо прочего, он включает и архив трудовых книжек. Как вариант, он может быть размещен в вышестоящей структуре (головном офисе).

Что касается частных предпринимателей, то закон требует от них завести специальный несгораемый шкаф, в котором и содержать все архивные материалы.

Имейте в виду: когда по тем или иным причинам трудовые книжки не были востребованы сотрудниками, их держат вместе с остальными книжками в течение 3-х лет до сдачи в архив.Также см.

«».Несколько иная ситуация, когда сотрудника уже нет в живых. Судьбы его трудовой книжки такова: отдать семье умершего на основании документа о факте смерти.Если же трудовую

Книга учета движения трудовых книжек и вкладышей в них ведется кадровой службой, оформляющей прием и увольнение работников.

Как хранить невостребованные трудовые книжки

Халатность» УК РФ совершение руководителем предприятия (руководителем кадрового органа предприятия) виновных действий, повлекших существенное нарушение прав и законных интересов работников и (или) предприятия в целом — например, необеспечение (ненадлежащее обеспечение) сохранности трудовых книжек работников, повлекшее за собой их массовую утрату — наказывается штрафом в размере от 100 до 200 минимальных размеров оплаты труда или в размере заработной платы (иного дохода осужденного) за период от одного до двух месяцев, либо обязательными работами на срок от 120 до 180 часов, либо исправительными работами на срок от шести месяцев до одного года, либо арестом на срок до трех месяцев. Статья 324 УК РФ предусматривает привлечение к ответственности виновных лиц за незаконное приобретение и (или) сбыт официальных документов.

Механическая порча Порванные или отсутствующие листы, повреждения от огня, воды, пятна, дыры и т.п.

Книга учета движения трудовых книжек и вкладышей в них Утеря документа происходит по двум схемам: Утрата владельцем Он может забыть ее, неумышленно выбросить, хранить в ненадежном месте и пр. Потеря работодателем В ходе переезда, перестановки, чрезвычайной ситуации, например, стихийном бедствии и т.д. В любом случае требуется дубликат.

• Трудовое законодательство неумолимо: в день увольнения работнику выдается расчет и лично в руки и под расписку – трудовая книжка.
• Это правило удается соблюсти в 99% случаев и ни один нормальный кадровик не будет от него отступать.
• В оставшийся один процент попадают работники умершие либо просто безответственные, которые в один прекрасный день решили бросить работу, а процедура увольнения им не интересна.

Внимание Так в отделе кадров появляются невостребованные трудовые книжки, то есть книжки людей, в этой компании не работающих. Что с ними делать и как хранить, рассказывается в статье. А бывает и так, что при создании архива по личному составу обнаруживается сразу несколько забытых когда-то кем-то трудовых книжек. Его дело – отдать ее и соблюсти обязанность работодателя.

Важно Внимание! Вне зависимости от того, сколько хранится трудовая книжка, она будет являться основанием для начисления пенсии. Единственное условие – её правильное оформление. Важным моментом является хранение журнала, содержащего сведения о трудовых книжках. Если оформляется новый журнал, то прежний также хранится в архиве работодателя 50 лет.

1. Это позволит при необходимости восстановить прежние записи и найти трудовую книжку бывшего сотрудника.
2. Период хранения трудовой книжки зависит от срока работы её владельца.

По общему правилу, документ находится на хранении у работодателя, пока сотрудник выполняет трудовую функцию. Исключением является работа на основании гражданско-правового договора или работа по совместительству.

Работник достигает пенсионного возраста, когда ему необходимы соответствующие кадровые документы для назначения пенсии.

Кто должен вернуть ему трудовую книжку в случае смерти его работодателя, и на кого возложена ответственность за выдачу трудовой книжки? А ведь трудовая книжка является основным документом о трудовой деятельности и трудовом стаже работника (ст. 66 ТК РФ).

Конечно, по закону работнику после подачи им заявления с просьбой о назначении трудовой пенсии предоставляется трехмесячный срок для предъявления недостающих документов.

Но хватит ли этого времени, чтобы в упомянутых обстоятельствах собрать все сведения? А поскольку Пенсионный фонд вряд ли согласится назначить пенсию работнику без предъявления трудовой книжки (заверенной копии), то обращение в суд последнего будет неизбежным.

Трудовая книжка требуется для подтверждения стажа и формирования на его основании пенсии.

В обычной жизни этот документ, как правило, не используется и даже иногда человек забывает, где она находится.

Обычно она не бывает на руках владельца, а переходит с одного места работы на другое. Необходимость книжки обнаруживается, когда близится срок выхода на пенсию или получения справок в социальных целях, в которых нужно отразить сведения о стаже. Если трудовая книжка оказывается утраченной, ее владельцу придется пройти несколько этапов восстановления данных.

• Порядок хранения Поскольку трудовые книжки относятся к документации строгой отчетности бухгалтерии, законодательство России дает императивную регламентацию вопросов сопровождения и хранения этих документов.
• По истечении указанного срока невостребованные трудовые книжки хранятся в архиве организации в течение 50 лет, а затем подлежат уничтожению в установленном порядке».
• Ответить с цитированием Вверх ▲

• 30.07.2007, 08:04 #6 В ст.66 ТК РФ нет ни слова о хранении трудовых книжек. В Правилах — есть? Значит, придется бедным хранить… Ответить с цитированием Вверх ▲

Сколько может храниться трудовая книжка после увольнения в кадрах

Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос «Сколько может храниться трудовая книжка после увольнения в кадрах». Также Вы можете бесплатно проконсультироваться у юристов онлайн прямо на сайте.

В связи с уменьшением значимости документа, свидетельствующего о трудовом опыте, в свете пенсионной реформы и замены понятия «трудовой стаж» на термин «страховой стаж» в 2017 году рассматривается возможность перехода от бумажной формы книжки к электронной. Но такая инициатива сопряжена с рисками технического характера, которые требуют серьезной проработки, поэтому соответствующий закон пока не принят.

Правомерны ли такие претензии проверяющих и нужно ли хранить копии трудовых книжек уволенных работников – узнаете из статьи. Копия трудовой книжки нужна для разных целей. Порядок заверения документа о стаже работы установлен на законодательном уровне. С июля 2019 года вступает в силу новый стандарт, которым следует руководствоваться при заверении трудовых.

Инспектор отметила, что во избежание спорных вопросов с работником, который уволился, рекомендуется выяснить причину отсутствия работника на работе (наличие уважительных причин) в день увольнения и вручить ему трудовую книжку.

В бланках документа содержатся записи, свидетельствующие об официальной трудовой деятельности конкретного человека – обладателя трудовой книжки.

Вопрос: Разъясните, сколько должна храниться трудовая книжка работника, не полученная им при увольнении. Уведомление о необходимости явиться за трудовой книжкой либо дать согласие на отправление ее по почте было направлено заказным письмом на следующий день после увольнения в соответствии со ст. 62 Трудового кодекса.

Прошел уже год, а работник так и не явился за своей трудовой книжкой. Записи, касающиеся трудовых книжек сотрудников предприятия, ведется в книге по учеты движения бланков и вкладышей.

Его ведут сотрудники отдела кадров, но если данный отдел отсутствует в организации, обязанности по его заполнению возлагаются обычно на бухгалтерию.

Индивидуальная трудовая книжка, как правило, заводится единожды и продлевается вкладышами.

В перспективе на 25–50 лет вперед нельзя исключить реорганизации и ликвидации предприятий, на которых трудился тот или иной гражданин, а значит, не исключен риск утери архивной документации.

Действующие нормативные акты придают большое значение тому, где хранятся трудовые книжки работников на предприятии.
Ответственные за хранение В каждой крупной компании ответственными за хранение трудовых книжек является один или несколько сотрудников отдела кадров.

В небольших организациях эту должность могут совмещать специалисты других отделов, например, бухгалтеры или секретари. Директор организации самостоятельно назначает ответственного, оформив соответствующий приказ, который составляется в свободной форме.

В то же время в соответствии с п.

8 Правил подсчета и подтверждения страхового стажа для определения размеров пособий по временной нетрудоспособности, по беременности и родам основным документом, подтверждающим периоды работы по трудовому договору, периоды государственной гражданской или муниципальной службы, периоды исполнения полномочий членом (депутатом) Совета Федерации Федерального Собрания РФ, депутатом Государственной Думы Федерального Собрания РФ, периоды замещения других государственных должностей РФ, государственных должностей субъектов РФ, а также муниципальных должностей, замещаемых на постоянной основе, является трудовая книжка установленного образца.

Вопрос: Разъясните, сколько должна храниться трудовая книжка работника, не полученная им при увольнении. Уведомление о необходимости явиться за трудовой книжкой либо дать согласие на отправление ее по почте было направлено заказным письмом на следующий день после увольнения в соответствии со ст. 62 Трудового кодекса.

Прошел уже год, а работник так и не явился за своей трудовой книжкой.

Потерял трудовую книжку что делать 2020

В разбираемой ситуации у работодателя есть заявление работника, в котором указан последний день работы — день увольнения. Более того, данное заявление не отозвано работником, по крайней мере, у работодателя нет таких сведений.

Факт неявки работника на работе необходимо зафиксировать соответствующим актом (пример 1), чтобы в дальнейшем отсутствие работника можно было документально подтвердить, а также указать на отсутствие вины работодателя в том, что работнику в последний день работы не была выдана трудовая книжка.

Эта запись делается на основании приказа. Все записи, внесенные работодателем, подтверждаются подписью лица, ответственного за ведение трудовых книжек, и печатью работодателя. Также в трудовой книжке должен был бы расписаться сам работник, конечно, если бы находился на работе в день увольнения.

Алгоритм восстановления трудовой одинаков независимо от того, кто фактически повлиял на исчезновение трудовой. Во всех случаях оформляется новый бланк, на котором ставится надпись «Дубликат», а данные о работе вносятся на основании справок от предыдущих лиц, с которыми владелец книжки состоял в трудовых отношениях.

Несмотря на то, что запрос к предыдущему работодателю может направить и тот наниматель, у которого владелец утраченной книжки трудится в настоящий момент, выдать необходимую информацию получатель запроса сможет, только получив разрешение от бывшего сотрудника на разглашение персональной информации.

Если за документом никто не приходит и не отвечает на письма, то его сохранность обеспечивает организация. В течение 2-х лет формуляр находится вместе с действующими у кадрового делопроизводителя. Затем передается в архив, в котором срок хранения утвержден ст. 22.1 125-ФЗ «Об архивном деле в РФ», ст. 664пПриказа Минкультуры № 558 в редакции от 16.02.2020г.:

Порядок расторжения договора между работодателем и сотрудником установлен ст. 84.1 ТК РФ, в которой написано, что трудовая книжка подлежит выдаче в день увольнения.

Если в этот день работник не явился в организацию без серьезных причин и не сообщил о дате прихода или отказался от получения, то ответственный за кадровое дело направляет ему сообщение. В письме указывается необходимость личного появления или разрешения отправки трудовой книжки по почте.

Без согласия владельца книжки отсылать почтовым отправлением любого типа ее запрещается. Аналогичная ситуация складывается при смерти сотрудника. В этой ситуации уведомление высылается родственникам.

Составлен инспектором по кадрам Петровой А.Л. Присутствовали: 1. Начальник проектного отдела Козина М.И. 2. Юрисконсульт Абасов В.Г.

Инженер-проектировщик проектного отдела Лапина Марина Дмитриевна отказалась от получения трудовой книжки ПК N 1212121 в день увольнения (29.07.2020 в 16.30) в кабинете инспектора по кадрам Петровой А.Л.

, поскольку считает, что наниматель уволил ее без законного основания. Подпись

Не позднее следующего дня после получения письменного заявления работника о согласии на пересылку трудовой книжки наниматель должен выслать ее по адресу, указанному в этом заявлении . Если такой день приходится на нерабочий (выходной, праздник), выслать трудовую книжку можно в день получения заявления или первый рабочий день, следующий за нерабочим .

Источник: https://zlatschool38.ru/prochee/chto-delat-s-nevostrebovannoj-trudovoj-knizhkoj.html

Что делать с невостребованными трудовыми книжками?

Откуда появляются невостребованные трудовые книжки?

С амая распространенная причина появления в организации невостребованных трудовых книжек печальна – это смерть работника. Его родственников этот документ заинтересует уже вряд ли, поэтому книжка так и останется у работодателя и, скорее всего, проведет здесь весь установленный для нее срок хранения.

См. статью «Увольнение отсутствующего работника»

Реже причиной является обычная безответственность: работник жив и здоров, но в один прекрасный день он решил, что ходить на эту работу больше не хочет. После чего пропал, доставив работодателю дополнительное удовольствие сначала по своему розыску, а затем по оформлению увольнения. Такая мелочь, как трудовая книжка, свободных от всяких обязательств сотрудников, конечно, не интересует.

На практике встречаются и более экзотические случаи появления невостребованных документов (например, временная потеря памяти у ее владельца). Но мы перечислили самые распространенные варианты. Так или иначе, результат всегда один: работника в компании уже нет, а его трудовая книжка – есть, и с ней нужно что-то делать.

Такое оставление своей трудовой книжки на произвол судьбы является из ряда вон выходящим случаем (поэтому правила поведения в таких ситуациях описаны довольно скупо). Но если у вас большая организация, которая существует достаточно давно, то подобные «эксклюзивы» вполне могли у вас накопиться.

36. В случае если в день увольнения работника (прекращения трудового договора) выдать трудовую книжку невозможно в связи с отсутствием работника либо его отказом от получения трудовой книжки на руки, работодатель направляет работнику уведомление о необходимости явиться за трудовой книжкой либо дать согласие на отправление ее по почте. Пересылка трудовой книжки почтой по указанному работником адресу допускается только с его согласия.

Со дня направления указанного уведомления работодатель освобождается от ответственности за задержку выдачи работнику трудовой книжки.

37. В случае смерти работника трудовая книжка после внесения в нее соответствующей записи о прекращении трудового договора выдается на руки одному из его родственников под расписку или высылается по почте по письменному заявлению одного из родственников.

Когда трудовая книжка считается невостребованной?

Трудовая книжка считается невостребованной, если:

• работник уволен;
• родственникам или ему самому направлено письмо с просьбой забрать документ;
• письмо получено, но никакой реакции в установленный срок не поступило.

Только если соблюдены все эти три условия, при очередной экспертизе ценности документов по личному составу (то есть примерно в начале следующего года) трудовая книжка объявляется невостребованной и может быть сдана в архив. Имейте в виду: сдать в архив не означает выбросить. Работник либо его родственники могут забрать ее оттуда в любой момент.

Письмо о трудовой книжке

Итак, по той или иной причине трудовой договор с работником расторгнут. Трудовая книжка ждет своего хозяина в отделе кадров. Работодатель должен написать письмо родственникам работника, если тот умер, либо самому работнику, если он жив и здоров (показано в Примере 1). В этом письме предлагается забрать трудовую книжку либо дать согласие на высылку ее по почте.

Очень важно пользоваться при обмене этими письмами «Почтой России» или проверенными компаниями, оказывающими почтовые услуги, хоть переписка и будет идти, скорее всего, внутри одного города. Все дело в подтверждении отправки: письмо от работодателя отправляется непременно заказным письмом с уведомлением о вручении и описью вложений. Это затем будет храниться как доказательство того, что сотруднику (или его родственникам) было предложено забрать трудовую книжку.

Источник: https://delo-press.ru/journals/documents/arkhivnoe-delo/46471-chto-delat-s-nevostrebovannymi-trudovymi-knizhkami/

Похожие записи:

• Может Ли Номер Выставленного Счета Отличаться От Номера Акта
• Материнский капитал в 2020 году: размер, как получить
• Патент для ип на 2021 москва