Порядок разработки положения о структурном подразделении

Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «Порядок разработки положения о структурном подразделении». Также Вы можете бесплатно проконсультироваться у юристов онлайн прямо на сайте.

Апелляционное представление выносится прокурором после вынесения решения судом первой инстанции, до вступления решения в законную силу. контроль за исполнением Российского законодательства в администрациях субъектов РФ;. юридические лица подлежат административному штрафу в сумме от 50 000 до 100 000 рублей, или их деятельность приостанавливается на срок до 90 суток.

Методика разработки положений о структурных подразделениях

Д.Л. Щур, начальник юридического отдела Издательско-консультационного центра «Дело и Сервис»

Положение о структурном подразделении является локальным нормативным актом организации, который определяет порядок создания подразделения, правовое и административное положение подразделения в структуре организации, задачи и функции подразделения, его права и взаимоотношения с другими подразделениями организации, ответственность подразделения в целом и его руководителя.

Поскольку требования к положениям о структурных подразделениях и правила их разработки законодательством не установлены, каждое предприятие самостоятельно решает, какие вопросы организации деятельности конкретного подразделения должны быть урегулированы в этих локальных нормативных актах.

Начнем с того, что понимается под структурным подразделением и на какой тип подразделения разработаны приводимые ниже рекомендации.

Структурное подразделение представляет собой официально выделенный орган управления определенным участком деятельности организации (производства, обслуживания, пр.) с самостоятельными задачами, функциями и ответственностью за их выполнение. Подразделение может быть как обособленным (филиал, представительство), так и не обладающим полными признаками организации (внутренним). Как раз для второго типа подразделений, то есть внутренних, подготовлены настоящие рекомендации.

Как следует из Квалификационного справочника должностей руководителей, специалистов и других служащих, утвержденного постановлением Минтруда России от 21.08.1998 № 37 (с изм. на 12.11.2003), разработкой положений о структурных подразделениях должен заниматься отдел организации и оплаты труда. Поскольку такое подразделение создается далеко не в каждой организации, то обычно эта работа поручается либо службе персонала, которая чаще всего является инициатором введения положений, либо кадровой службе (отделу кадров). К совместной работе может также подключаться юридический или правовой отдел.

В отдельных организациях принято, что каждое структурное подразделение самостоятельно разрабатывает для себя положение. Вряд ли такую практику можно назвать правильной, особенно, если компания не выработала единые правила и требования к этим локальным нормативным актам.

Общее руководство работами по составлению положений о структурных подразделениях, как правило, осуществляет заместитель руководителя организации (по персоналу, по административным и иным вопросам).

Присваивая структурному подразделению наименование, в первую очередь, необходимо определиться с тем, какой вид подразделения создается. Наиболее распространенным является структурирование организации на следующие подразделения:

1) управления . Это подразделения, образованные по отраслевому и функциональному признаку, и обеспечивающие реализацию отдельных направлений деятельности организации и осуществляющие управление организацией. Обычно они создаются в крупных компаниях, органах государственной власти и местного самоуправления и объединяют в своем составе более мелкие функциональные подразделения (например, департаменты, отделы);

2) отделения . На отделения чаще всего структурируются лечебно-профилактические, медицинские учреждения и организации. Это обычно отраслевые или функциональные подразделения, так же как и управления, объединяющие в своем составе более мелкие функциональные подразделения.

На отделения также структурируются органы государственной власти (например, отделения создаются в региональных таможенных управлениях). Что касается банков и иных кредитных учреждений, то, как правило, отделения в них создаются по территориальному признаку и представляют собой обособленные структурные подразделения, регистрируемые в качестве филиалов;

3) департаменты . Они также представляют собой подразделения, структурированные по отраслевому и функциональному признаку, которые, так же как и управления обеспечивают реализацию отдельных направлений деятельности организации. Обычно, такие подразделения создаются в органах государственной власти и органах местного самоуправления; они объединяют в своем составе более мелкие структурные единицы (чаще всего — отделы). Департаменты также создаются в представительствах иностранных компаний и в компаниях, в которых управление организуется по западным моделям;

4) отделы . Под отделами понимаются функциональные структурные подразделения, отвечающие за конкретное направление деятельности организации или за организационно-техническое обеспечение реализации одного или нескольких направлений деятельности организации;

5) службы . «Службой» чаще всего называют группу объединенных по функциональному признаку структурных единиц, имеющих родственные цели, задачи и функции. При этом управление или руководство этой группой осуществляется централизованно одним должностным лицом. Например, служба заместителя директора по персоналу, может объединять отдел кадров, отдел развития персонала, отдел организации и оплаты труда, другие структурные единицы, выполняющие функции, связанные с управлением персоналом. Она возглавляется заместителем директора по персоналу и создается для реализации единой кадровой политики в организации.

Служба также может быть создана как отдельное структурное подразделение, образованное по функциональному признаку и предназначенное для обеспечения деятельности всех структурных подразделений организации в рамках реализации одного направления. Так, служба безопасности является структурным подразделением, которое обеспечивает физическую, техническую и информационную безопасность всех структурных подразделений организации. Служба охраны труда также чаще всего создается как самостоятельное структурное подразделение и для реализации вполне конкретной задачи — для координации деятельности по охране труда во всех структурных подразделениях организации;

6) бюро . Эта структурная единица создается либо в составе более крупного подразделения (например, отдела), либо как самостоятельное подразделение. В качестве самостоятельной структурной единицы бюро создается для ведения исполнительной деятельности и обслуживания деятельности иных структурных подразделений организации. В основном «бюро» традиционно называют структурные единицы, связанные с «бумажной» (от франц. bureau — письменный стол) и справочной работой.

Помимо вышеперечисленных в качестве самостоятельных структурных подразделений создаются производственные единицы (например, цеха ) или единицы, обслуживающие производство (например, мастерские, лаборатории ).

Обоснование создания того или иного самостоятельного структурного подразделения, как правило, увязывается с традициями организации (признанными или неформальными), методами и целями управления. Косвенно на выбор вида подразделения влияет численность персонала. Так, например, в организациях со среднесписочной численностью работников свыше 700 человек создаются бюро охраны труда при штатной численности работников 3 — 5 единиц (включая начальника). Если в штат структурного подразделения, отвечающего за обеспечение охраны труда, входит 6 единиц, то оно именуется отдел охраны труда.

Если обратиться к организационной структуре федеральных органов исполнительной власти, то можно обнаружить следующую зависимость: штатная численность управления составляет не менее 15 — 20 единиц, отдела в составе управления — не менее 5 единиц, самостоятельного отдела — не менее 10 единиц.

Правила и принципы структурирования коммерческой организации, нормативы штатной численности конкретного подразделения ее руководство определяет самостоятельно. Однако при этом следует учитывать тот факт, что дробление организационной структуры на самостоятельные подразделения, состоящих из 2 — 3 единиц, руководители которых не имеют права на принятие управленческих решений, приводит к «размыванию» ответственности и утрате контроля за деятельностью всех структурных единиц.

Как уже отмечалось, самостоятельные подразделения, в свою очередь, могут быть разделены на более мелкие структурные подразделения. К таковым относятся:

а) секторы . Секторы (от лат. seco — разрезаю, разделяю) создаются в результате временного или постоянного деления более крупного структурного подразделения. Временное структурирование имеет место, когда в составе отдела для решения конкретной задачи или выполнения конкретного проекта выделяются два или более специалиста, возглавляемые главным или ведущим специалистом; после выполнения поставленной задачи сектор расформировывается. Основными функциями постоянного сектора является реализация конкретного направления деятельности основного подразделения или решение определенного круга вопросов. Например, в финансовом отделе в качестве постоянных могут создаваться сектор финансирования операционных расходов, сектор методологии и налогообложения, сектор финансирования инвестиций и кредитования, сектор бюро ценных бумаг и анализа; в качестве временного может быть создан сектор по реализации конкретного инвестиционного проекта;

б) участки . Эти структурные подразделения создаются по тому же принципу, что и постоянные секторы. Обычно они строго ограничены «зонами» ответственности — каждый участок отвечает за конкретное направление работы. Обычно деление структурного подразделения на участки — условное и не закрепляется в штатном расписании (или в структуре организации);

в) группы . Группы представляют собой структурные единицы, создаваемые по тем же принципам, что и секторы, участки — они объединяют специалистов для выполнения конкретной задачи или реализации конкретного проекта. Чаще всего группы носят временный характер, и их создание не отражается в общей структуре организации. Обычно группа действует в отрыве от других специалистов структурного подразделения, в составе которого она создана.

Конкретное наименование подразделения обозначает основное направление деятельности выделенной структурной единицы. Существует несколько подходов к установлению наименований подразделений.

Прежде всего — это наименования, которые в своем составе содержат указание на вид подразделения и на основную его функциональную специализацию, например: «финансовый отдел», «экономическое управление», «рентгенодиагностическое отделение». Наименование может быть производным от наименований должностей главных специалистов, возглавляющих эти подразделения или курирующих деятельность этих подразделений, например, «служба главного инженера», «отдел главного технолога».

Наименование может и не содержать указания на вид подразделения. Например, «канцелярия, «бухгалтерия», «архив», «склад».

Производственным подразделениям наименования присваиваются чаще всего по виду выпускаемой продукции или по характеру производства. В этом случае к обозначению вида подразделения присоединяется наименование производимой продукции (например, «колбасный цех», «литейный цех») или основная производственная операция (например, «цех по сборке кузовов автомобилей», «цех ремонта и реставрации»).

В том случае, если перед структурным подразделением ставятся задачи, соответствующие задачам двух или более подразделений, то это отражается в наименовании — например, «финансово-экономический отдел», «отдел маркетинга и сбыта», и т.д.

В законодательстве нет правил установления наименований структурных подразделений — как правило, организации присваивают их самостоятельно с учетом вышеизложенных правил. Ранее государственные предприятия руководствовались официально утверждаемыми штатными нормативами численности структурных подразделений, Единой номенклатурой должностей служащих (постановление Госкомтруда СССР от 09.09.1967 № 443) и Номенклатурой должностей управленческого персонала предприятий, учреждений и организаций (постановление Госкомтруда СССР, Госкомстата СССР и Минфина СССР от 03.06.1988).

В настоящее время для определения наименования структурного подразделения целесообразно воспользоваться уже упоминавшимся Квалификационным справочником должностей руководителей, служащих и других специалистов, содержащим наименования руководителей общих для всех отраслей экономики подразделений (начальников отделов, заведующих лабораториями, др.). Кроме того, при решении этого вопроса также следует руководствоваться Общероссийским классификатором профессий рабочих, должностей служащих и тарифных разрядов (ОКПДТР).

Основными реквизитами положения о структурном подразделении как документа являются:

1) наименование организации;

2) наименование документа (в данном случае — Положение);

4) заголовок к тексту (в данном случае он формулируется как ответ на вопрос, о каком структурном подразделении это Положение, например: «О финансовом отделе», «Об отделе кадров»);

5) гриф утверждения. Как правило, положения о структурных подразделениях утверждаются руководителем организации (непосредственно либо специальным распорядительным актом). Учредительными документами или локальными нормативными актами организации право утверждать положения о структурных подразделениях может быть предоставлено иным должностным лицам (например, заместителю руководителя организации по персоналу). В отдельных организациях принято, что положения о структурных подразделениях утверждаются органом, уполномоченным учредителями (участниками) юридического лица;

7) отметки о согласовании (если Положение в соответствии с принятыми в организации правилами подлежит внешнему согласованию, то проставляется гриф согласования, если только внутреннему — то визы согласования). Обычно проект Положения проходит только внутреннее согласование. Перечень структурных подразделений, с которыми он согласовывается, определяется организацией самостоятельно.

Проект Положения о структурном подразделении подлежит согласованию:

— с вышестоящим руководителем (если подразделение входит в состав более крупного подразделения);

— с заместителем руководителя организации, курирующим деятельность подразделения в соответствии с распределением обязанностей между руководящими работниками;

— с руководителем службы персонала или иного подразделения, осуществляющего управление персоналом;

— с начальником юридического или правового подразделения либо с юристом организации.

Во избежание неточностей в формулировках взаимоотношений подразделения с другими структурными подразделениями, дубляжа функций в положениях о разных структурных подразделениях, желательно, чтобы проект Положения был согласован с руководителями тех структурных единиц, с которыми взаимодействует подразделение. Если количество подразделений, с которыми должен быть согласован проект Положения, свыше трех, то визы согласования желательно оформить в виде отдельного листа согласований.

Такой реквизит, как дата издания может не проставляться, поскольку датой Положения фактически будет считаться дата его утверждения. Также может не указываться и номер, поскольку для каждого структурного подразделения разрабатывается свое Положение.

Текст Положения может быть структурирован на разделы и подразделы. Наиболее простой является структуризация на разделы:

Более сложной является структура, в которой к вышеперечисленным разделам добавляются разделы:

«Структура и штатная численность»;

Еще более сложной является структура, в которую включаются специальные разделы, посвященные условиям работы подразделения (рабочему режиму), вопросам контроля и проверки деятельности структурного подразделения, оценки качества выполнения подразделением своих функций, имущества структурного подразделения.

Для того, чтобы показать, как проектируются положения о структурных подразделениях возьмем такое подразделение, как отдел кадров. Образец Положения по самой простой, но достаточной для технократической организации деятельности этого подразделения приводится в разделе «БУМАГИ» (стр. 91). Для разработки положений по этому образцу достаточно воспользоваться приводимыми ниже рекомендациями для первых четырех разделов. Что касается более сложных моделей положений о структурных подразделениях, то одна из них, подготовленная с учетом рекомендаций для всех разделов, будет опубликована в одном из следующих номеров журнала.

В данном разделе Положения отражаются следующие вопросы:

1.1. Место подразделения в структуре организации

Если в организации существует такой документ, как «Структура организации», то место подразделения определяется на его основании. Если такого документа нет, то в Положении указывается место подразделения в системе управления организацией, а также описывается, что собой представляет это структурное подразделение — самостоятельную единицу или единицу, входящую в состав более крупного структурного подразделения. В том случае, если наименование подразделения не позволяет определить вид подразделения (например, архив, бухгалтерия), то в Положении желательно указать, на каких правах оно создано (на правах отдела, департамента, пр.).

1.2. Порядок создания и ликвидации подразделения

Как правило, структурное подразделение в коммерческой организации создается по приказу руководителя организации по его единоличному решению или во исполнение решения, принятого учредителями (участниками) юридического лица или уполномоченного ими органа. Реквизиты документа, на основании которого создано подразделение, указываются при констатации факта создания структурного подразделения.

В этом же пункте определяется порядок ликвидации подразделения: кем принимается такое решение и каким документом оно оформляется. Если работодатель устанавливает в своей организации особые правила ликвидации подразделения, то здесь же целесообразно описать процедуру ликвидации (привести перечень ликвидационных мероприятий, сроки их проведения, порядок выплаты работникам компенсаций). Если в организации применяются общие правила сокращения штата работников организации, то в данном пункте Положения достаточно ограничиться отсылкой к соответствующим статьям Трудового кодекса РФ.

Крайне нежелательно использовать понятие «упразднение структурного подразделения», так как под упразднением понимается прекращение деятельности структурного подразделения не только в результате ликвидации подразделения, но и в результате его преобразования в иное. Однако, поскольку этот вопрос все же желательно урегулировать, то в Положении необходимо предусмотреть порядок изменения статуса структурного подразделения (его слияния с другим подразделением, преобразования в иной вид подразделения, выделения из его состава новых структурных подразделений, присоединения подразделения к иному подразделению).

1.3. Подчиненность структурного подразделения

В данном пункте указывается, кому подчиняется структурное подразделение, то есть какое должностное лицо осуществляет функциональное руководство деятельностью подразделения. Как правило, технические подразделения подчиняются техническому директору (главному инженеру); производственные — заместителю директора по производственным вопросам; планово-экономические, маркетинговые, сбытовые подразделения — заместителю директора по коммерческим вопросам. При таком распределении ответственности между руководящими работниками непосредственно руководителю организации может подчиняться канцелярия, юридический отдел, отдел по связям с общественностью и иные административные подразделения.

Если структурное подразделение входит в состав более крупного подразделения (например, отдел в составе управления), то в Положении указывается, кому (наименование должности) функционально подчиняется это подразделение.

1.4. Основополагающие документы, которыми руководствуется подразделение в своей деятельности

Помимо решений руководителя организации и общих локальных нормативных актов организации, в Положении перечисляются специальные локальные нормативные акты (например, для канцелярии — Инструкция по делопроизводству в организации, для отдела кадров — Положение о защите персональных данных работников), а также общеотраслевые и отраслевые законодательные акты (например, для бухгалтерии — Федеральный закон «О бухгалтерском учете», для отдела по защите информации — Федеральный закон «Об информации, информатизации и защите информации»).

Конструкция этого пункта Положения может быть следующей:

«1.4. Отдел осуществляет свою деятельность на основе: _____________________________»

«1.4. В своей деятельности отдел руководствуется:

«1.4. При решении своих задач и выполнении своих функций отдел руководствуется:

В Положении о структурном подразделении могут приводиться иные сведения, определяющие статус подразделения. Так, например, здесь может быть указано место нахождения структурного подразделения.

В этом же разделе Положения может приводиться перечень основных терминов и их определений. Целесообразно это делать в положениях о структурных подразделениях, выполняющих специфические функции, и в штат которых входят специалисты, выполняющие обязанности, не связанные с основными задачами подразделения (например, в Положении об отделе по защите информации желательно дать пояснения, что понимается под «утечкой информации», «объектом информации», «противодействием» и т.д.).

Кроме того, в раздел «Общие положения» можно вынести и иные вопросы, которые будут рассмотрены далее в составе других разделов Положения о структурном подразделении.

Источник: https://hr-portal.ru/article/metodika-razrabotki-polozheniy-o-strukturnyh-podrazdeleniyah

Порядок разработки положения о структурном подразделении

ОТРАСЛЕВОЙ РУКОВОДЯЩИЙ ДОКУМЕНТ

ПОЛОЖЕНИЯ О СТРУКТУРНЫХ ЕДИНИЦАХ И СТРУКТУРНЫХ ПОДРАЗДЕЛЕНИЯХ ОБЪЕДИНЕНИЯ, ПРЕДПРИЯТИЯ

2. ВВЕДЕН В ДЕЙСТВИЕ директивным письмом ГНТУ от 02.11.89 N 017-107/К/2539.

3. ИСПОЛНИТЕЛИ: В.Н.БАРАНОВ (руководитель разработки)

4. ЗАРЕГИСТРИРОВАН ГОСМ за N ОР 3062 от 27.11.89.

5. Срок первой проверки — 1993 г.

Периодичность проверки — 5 лет.

6. Введен взамен ОСТ 4Г 0.091.044, ред.2-80.

7. Ключевые слова: положения, структура, структурная единица, структурное подразделение, самостоятельность, задачи, функции, права, ответственность.

1. ОБЩИЕ ПОЛОЖЕНИЯ

1.1. Структурные единицы объединений, филиалы, структурные подразделения предприятий действуют на основании положений.

1.2. Положения представляют собой нормативные документы, определяющие юридический статус структурных единиц, филиалов, структурных подразделений, их место в системе объединения, предприятия, внутреннюю организацию, закрепление за ними функций объединения, предприятия.

1.3. Положения разрабатывают о:

структурных единицах объединений;

филиалах;

структурных подразделениях самостоятельных заводов, самостоятельных НИИ, КБ;

структурных подразделениях структурных единиц объединений;

структурных подразделениях филиалов.

К числу структурных подразделений, для которых разрабатывают положения, относятся:

производства (в том числе опытные), функционирующие в качестве структурных подразделений;

цехи основного и вспомогательного производства;

самостоятельные участки;

отделения в НИИ, КБ, являющиеся, единой планируемой и отчетной единицей;

отделы (в том числе тематические в НИИ, КБ);

отделы и лаборатории в составе отделений;

самостоятельные лаборатории;

самостоятельные бюро;

бюро в составе производств и цехов.

1.4. Положения не разрабатывают о:

заводах, НИИ, КБ, имеющих права юридического лица;

секторах;

несамостоятельных лабораториях;

несамостоятельных бюро;

несамостоятельных участках.

Примечания:

1. Заводы, НИИ, КБ, имеющие права юридического лица, действуют на основании «Закона о государственном предприятии (объединении)» и Устава.

2. Секторы, несамостоятельные лаборатории, бюро и участки действуют на основании положений о структурных подразделениях, в состав которых они входят.

1.5. Положения также не разрабатывают об отделениях, в которых планируемой и отчетной единицей является не само отделение в целом, а входящие в его состав отделы и лаборатории.

В таких отделениях начальник выступает в роли руководителя научного направления, а работы по этому направлению выполняют отделы (лаборатории) со своим планированием и отчетностью.

В этом случае разрабатывают должностное положение о начальнике отделения, как руководителе тематического направления, а также положения об отделах (лабораториях), входящих в отделение.

1.6. Положения следует разрабатывать в соответствии с:

настоящим РД;

действующим законодательством;

действующими организационно-распорядительными, нормативными и методическими документами по направлениям деятельности структурной единицы объединения (филиала, структурного подразделения).

При изменении этих документов необходимо вносить соответствующие корректировки или полностью перерабатывать положения.

Примечание. Организационно-распорядительные, нормативные и методические документы, относящиеся к деятельности структурной единицы, филиала, структурного подразделения, выпущенные после утверждения положения об этой структурной единице (филиале, структурном подразделении), действуют наряду с этим положением.

1.8. К каждому положению прилагают «Схему подчиненности структурных звеньев» структурной единицы, филиала, структурного подразделения.

Примечание. Структурные звенья — это самостоятельные и несамостоятельные подразделения, должностные лица и исполнители (отдельные работники) предприятия, структурное звено низшего уровня управления — исполнитель (работник).

2.1.1. Положения о структурных единицах объединений и филиалах должны включать в себя следующие разделы:

4) производственно-хозяйственная деятельность (для заводов — структурных единиц объединений и для филиалов заводов);

научная, научно-техническая и хозяйственная деятельность (для НИИ и КБ — структурных единиц объединений и филиалов НИИ и КБ);

8) ревизия деятельности, реорганизация и ликвидация.

Примечание. Организационную структуру структурной единицы (филиала) разрабатывают и утверждают отдельно.

2.1.3. В разделе «Основные задачи» приводят перечень основных задач, характеризующих целевое назначение и основные направления деятельности структурной единицы (филиала).

Раздел следует строить таким образом, чтобы каждой основной задаче соответствовала определенная группа функций из раздела «Производственно-хозяйственная деятельность» («Научная, научно-техническая и хозяйственная деятельность»).

Формулировка основных задач должна раскрывать то, ради чего создана и осуществляет свою деятельность структурная единица (филиал).

2.1.4. В разделе «Имущества и средства» следует указать, какие основные фонды и оборотные средства, а также другие материальные ценности и финансовые ресурсы закреплены за структурной единицей (филиалом).

Кроме того, в разделе необходимо указать, какие фонды (материального поощрения, социального развития и др.) формирует структурная единица (филиал).

2.1.6. В разделе «Управление» приводят характеристику системы управления структурной единицей (филиалом), где следует указать:

принципы, на основе которых построено управление структурной единицей (филиалом);

основания для функционирования должностных лиц и подразделений.

Например, «директор устанавливает компетенцию своих заместителей . «, «подразделения предприятия действуют на основе положений об этих подразделениях . » и т.д.;

основы организации работы общественных организаций и их взаимоотношения с администрацией;

методы руководства структурной единицей (филиалом) со стороны вышестоящих руководителей (порядок планирования, отчетности, оценки деятельности и т.д.);

организационно-распорядительные документы объединения (завода, НИИ, КБ), которые распространяются на данную структурную единицу (филиал).

Например, «Коллективный договор», «Правила внутреннего трудового распорядка» и т.д.

В разделе необходимо также указать, что квалификационные требования к руководителю (директору, начальнику) структурной единицы (филиала) устанавливаются такие же, как и к руководителю юридически самостоятельного предприятия.

Допускается, при необходимости, введение других пунктов, конкретизирующих и уточняющих систему управления структурной единицей (филиалом).

2.1.7. В разделе «Права» необходимо указать, что права структурной единицы (филиала) осуществляются его руководителем и по установленному должностными положениями (должностными инструкциями) распределению обязанностей другими работниками структурной единицы (филиала).

Права необходимо излагать в следующем порядке:

связанные с представительством, в других объединениях, предприятиях, организациях;

по отношению к вышестоящим руководителям;

по отношению к другим структурным единицам объединения (другим филиалам завода, НИИ, КБ);

по отношению к подразделениям или отдельным работникам структурной единицы (филиала);

по утверждению, согласованию (визированию) или подписи документов.

Если права осуществляются совместно или по согласованию с профсоюзным органом или трудовым коллективом, то на это следует указать.

Объем прав должен обеспечивать выполнение возложенных на структурную единицу (филиал) задач и функций, а также обязанностей, возложенных на руководителя структурной единицы (филиала).

2.1.8. В разделе «Ответственность» следует указать, что руководитель структурной единицы (филиала) несет ответственность за всю деятельность структурной единицы (филиала) в целом. При этом необходимо конкретизировать и уточнить наиболее существенные виды ответственности руководителя.

Например, ответственность за невыполнение задач и функций, возложенных на структурную единицу (филиал), и своих обязанностей; ответственность за неправильность и неполноту использования предоставленных руководителю прав и т.д.

Примечание. Для структурной единицы (филиала), перешедшей на хозяйственный расчет, необходимо указать, что уплата штрафов, неустоек и иных санкций, установленных законодательством и руководством объединения (завода, НИИ, КБ), производится за счет хозрасчетного дохода (прибыли) коллектива структурной единицы (филиала).

Завершающим пунктом раздела должен быть пункт, устанавливающий, что ответственность других работников структурной единицы (филиала) устанавливается их должностными положениями (инструкциями).

2.1.9. В разделе «Ревизия деятельности, реорганизация и ликвидация» следует указать:

кем производится ревизия деятельности структурной единицы (филиала), как часто;

по решению какого органа производится реорганизация или ликвидация структурной единицы (филиала);

порядок и сроки ликвидации.

2.2.1. Положение об отделении должно включать следующие разделы:

3) организационная структура;

5) научная, научно-техническая и хозяйственная деятельность;

9) ответственность.

Примечание. Раздел «Имущество и средства» вводится тогда, когда отделение в качестве единой планируемой единицы находится на хозрасчете.

2.2.3. В разделе «Основные задачи» приводят перечень основных задач, характеризующих целевое назначение и основные направления деятельности отделения.

Раздел следует строить таким образом, чтобы каждой основной задаче соответствовала определенная группа функций из раздела «Научная, научно-техническая и хозяйственная деятельность».

Формулировка основных задач должна раскрывать то, ради чего создано и осуществляет свою деятельность отделение.

2.2.4. В разделе «Организационная структура» приводят перечень подразделений, входящих в состав отделения и непосредственно подчиненных руководителю отделения и его заместителям.

В разделе также перечисляются отдельные работники, непосредственно подчиненные руководителю отделения или его заместителям.

Если организационная структура отделения сложна, то допускается ее оформлять в виде приложения к положению об отделении. В этом случае в разделе указывают, что организационная структура отделения приведена в приложении к положению.

2.2.5. В разделе «Имущество и средства» следует указать, какие основные фонды и оборотные средства, а также другие материальные ценности и финансовые ресурсы закреплены за отделением.

Кроме того, в разделе необходимо указать, какие фонды (материального поощрения, социального развития и др.) формирует отделение.

2.2.7. В разделе «Управление» необходимо дать характеристику системы управления отделением, где указать:

принципы, на основе которых построено управление отделением;

основания для функционирования должностных лиц и подразделений.

Например. «Начальник отделения устанавливает компетенцию своих заместителей . «, «отделы, входящие в состав отделения, действуют на основе положений об этих отделах . » и т.д.;

основы организации работы общественных организаций и их взаимоотношений с администрацией отделения;

методы руководства отделением в целом и его подразделениями (порядок планирования, отчетности, оценки деятельности и т.д.);

организационно-методические документы НИИ (КБ), которые распространяются на отделение.

Например: «Коллективный договор», «Правила внутреннего трудового распорядка» и т.д.

Допускается введение и других необходимых пунктов, конкретизирующих и уточняющих систему управления отделением.

2.2.8. В разделе «Начальник отделения» необходимо указать:

должностные обязанности начальника отделения в обеспечение выполненных задач и функций, возложенных на отделение;

что должен знать начальник отделения.

Раздел следует разрабатывать в соответствии с квалификационной характеристикой начальника отделения, с учетом условий работы отделения.

В случае, когда начальник отделения является заместителем директора или главного инженера и в его компетенцию входят не только вопросы отделения, раздел «Начальник отделения» состоит только из одного пункта: «Отделение возглавляет заместитель директора (главного инженера) — начальник отделения, действующий на основании своего должностного положения, разработанного и утвержденного в установленном порядке».

2.2.9. В разделе «Права» необходимо указать, что права отделения осуществляются его начальником и по установленному должностными инструкциями распределению обязанностей другими работниками отделения.

Права необходимо излагать в следующем порядке:

связанные с представительством в других объединениях, предприятиях и организациях;

по отношению к вышестоящим руководителям;

по отношению к другим структурным подразделениям предприятия;

по отношению к подразделениям и отдельным работникам отделения;

по утверждению, согласованию (визированию) или подписи документов.

Если права осуществляются совместно или по согласованию с профсоюзным органом или трудовым коллективом, то на это следует указать в разделе.

Объем прав должен обеспечивать выполнение возложенных на отделение задач и функций, а также обязанностей, возложенных на начальника отделения.

В разделе «Ответственность» следует указать, что начальник отделения несет ответственность за всю деятельность отделения в целом. При этом необходимо конкретизировать и уточнить наиболее существенные виды ответственности начальника.

Например, ответственность за невыполнение задач и функций, возложенных на отделение, и своих обязанностей; ответственность за неправильность и неполноту использования предоставленных начальнику прав и т.д.

Примечание. Для отделения, перешедшего на хозяйственный расчет, необходимо указать, что уплата штрафов, неустоек и иных санкций, установленных положением о хозрасчете отделения, производится за счет хозрасчетного дохода (прибыли) коллектива отделения.

Завершающим пунктом раздела должен быть пункт, устанавливающий, что ответственность других работников отделения устанавливается их должностными инструкциями.

2.3.1. Положения о производствах (в том числе опытных), функционирующих в качестве структурных подразделений, о цехах основного и вспомогательного производства, о самостоятельных участках должны включать в себя следующие разделы:

3) организационная структура;

5) производственно-хозяйственная деятельность;

7) начальник производства (цеха, участка);

9) ответственность.

Примечание. Если структура производства (цеха) достаточно сложна, то раздел «Организационная структура» не вводится, а в разделе «Общие положения» следует указать, что организационная структура производства (цеха) дается в виде приложения к настоящему положению.

2.3.3. В разделе «Основные задачи» приводится перечень основных задач, характеризующих целевое назначение и основные направления деятельности производства (цеха, участка).

Раздел следует строить таким образом, чтобы каждой основной задаче соответствовала определенная группа функций из раздела «Производственно-хозяйственная деятельность».

Формулировка основных задач должна раскрывать то, ради чего создано и осуществляет свою деятельность производство (цех, участок).

2.3.4. В разделе «Организационная структура» приводят перечень подразделений, входящих в состав производства (цеха, участка) и непосредственно подчиненных руководителю производства (цеха, участка) и его заместителям.

В разделе также перечисляются отдельные работники, непосредственно подчиненные руководителю производства (цеха, участка) или его заместителям.

Если организационная структура производства (цеха) сложна, то допускается ее оформлять в виде приложения к положению о производстве (цехе, участке). В этом случае в разделе указывают, что организационная структура производства (цеха) приведена в приложении к положению.

2.3.5. В разделе «Имущества и средства» следует указать, какие основные фонды и оборотные средства, а также другие материальные ценности и финансовые ресурсы закреплены за производством (цехом, участком).

Кроме того, в разделе необходимо указать, какие фонды (материального поощрения, социального развития и др.) формирует производство (цех, участок).

2.3.7. В разделе «Управление» необходимо дать характеристику системы управления производством (цехом, участком), где следует указать:

принципы, на основе которых построено управление производством (цехом, участком);

основания для функционирования должностных лиц и подразделений.

Например: «Начальник производства устанавливает компетенцию своих заместителей . «, «Цехи, входящие в состав производства, действуют на основе положений об этих цехах . » и т.д.;

основы организации работы общественных организаций и их взаимоотношений с администрацией производства (цеха, участка);

методы руководства производством (цехом, участком) в целом и его подразделениями (порядок планирования, отчетности, оценки деятельности и т.д.);

НТД и организационно-распорядительные документы предприятия, которые распространяются на производство (цех, участок).

Например: «Коллективный договор», «Правила внутреннего трудового распорядка» и т.д.

Допускается введение и других необходимых пунктов, конкретизирующих и уточняющих систему управления производством (цехом, участком).

2.3.8. В разделе «Начальник производства (цеха, участка)» необходимо указать:

должностные обязанности начальника производства (цеха, участка) в обеспечение выполнения задач и функций, возложенных на производство (цех, участок);

что должен знать начальник производства (цеха, участка).

Раздел следует разрабатывать в соответствии с квалификационной характеристикой начальника, с учетом условий работы производства (цеха, участка).

В случае, когда на предприятии действует единая «Общая должностная инструкция начальнику самостоятельного структурного подразделения в части административного руководства подразделением», в разделе положений о цехе и участке приводят только те пункты, которые необходимы, но которых нет в «Общей должностной инструкции».

2.3.9. В разделе «Права» необходимо указать, что нрава производства (цеха, участка) осуществляются его начальником и по установленному должностными инструкциями распределению обязанностей другими работниками производства (цеха, участка).

Права необходимо излагать в следующем порядке:

по отношению к вышестоящим руководителям;

по отношению к подразделениям и отдельным работникам производства (цеха, участка);

по утверждению, согласованию (визированию) или подписи документов.

Если права осуществляются совместно или по согласованию с профсоюзным органом или трудовым коллективом, то на это следует указать.

В случае действия на предприятии «Общей должностной инструкции начальнику структурного подразделения в части административного руководства подразделением», в разделе положений о цехе, участке пишутся только те пункты, которые необходимы, но которых нет в «Общей должностной инструкции».

Объем прав должен обеспечивать выполнение возложенных на производство (цех, участок) задач и функций, а также обязанностей, возложенных на начальника производства (цеха, участка).

2.3.10. В разделе «Ответственность» следует указать, что начальник производства (цеха, участка) несет ответственность за всю деятельность производства (цеха, участка) в целом. При этом необходимо конкретизировать и уточнить наиболее существенные виды ответственности начальника.

Например, ответственность за невыполнение задач и функций, возложенных на производство (цех, участок), и своих обязанностей; ответственность за неправильность и неполноту использования предоставленных начальнику прав и т.д.

Примечание. Для производства (цеха, участка), перешедшего на хозяйственный расчет, необходимо указать, что уплата штрафов, неустоек и иных санкций, установленных положением о хозрасчете производства (цеха; участка), производятся за счет хозрасчетного дохода (прибыли) коллектива производства (цеха, участка).

В случае действия на предприятии «Общей должностной инструкции начальнику самостоятельного структурного подразделения в части административного руководства подразделением», в разделе положений о цехе и участке пишутся только те пункты, которые необходимы, но которых нет в «Общей должностной инструкции».

Завершающим пунктом раздела должен быть пункт, устанавливающий, что ответственность других работников производства (цеха, участка) определяется их должностными инструкциями.

2.4.1. Положения об отделах (в том числе тематических в НИИ, КБ), об отделах и лабораториях в составе отделений, о самостоятельных лабораториях, самостоятельных бюро, о бюро в составе производств и цехов должны включать в себя следующие разделы:

3) организационная структура;

5) начальник отдела (лаборатории, бюро);

7) ответственность.

Примечание. В необходимых случаях, например, когда подразделение переведено на хозяйственный расчет, дополнительно после раздела «Организационная структура» вводится раздел «Имущество и средства», который излагают в соответствии с п.2.4.8.

2.4.3. В разделе «Основные задачи» приводят перечень основных задач, характеризующих целевое назначение и основные направления деятельности отдела (лаборатории, бюро).

Раздел следует строить таким образом, чтобы каждой основной задаче соответствовала определенная группа функций из раздела «Функции».

Формулировка основных задач должна раскрывать то, ради чего создан и осуществляет свою деятельность отдел (лаборатория, бюро).

2.4.4. В разделе «Организационная структура» перечисляют секторы и бюро, входящие в состав отдела (лаборатории).

В положениях о самостоятельных бюро, а также, при необходимости, в положениях об отделах (лабораториях) допускается перечисление обособленных групп работников, осуществляющих определенные функции.

В разделе также перечисляются отдельные работники, непосредственно подчиненные начальнику отдела (лаборатории) или его заместителям.

Если в составе самостоятельного бюро нет обособленных групп работников, раздел «Организационная структура» в положение о бюро не включается.

2.4.6. В разделе «Начальник отдела (лаборатории, бюро)» необходимо указать:

должностные обязанности начальника отдела (лаборатории, бюро) в обеспечение выполнения задач и функций, возложенных на отдел (лабораторию, бюро);

что должен знать начальник отдела (лаборатории, бюро).

Раздел следует разрабатывать в соответствии с квалификационной характеристикой начальника, с учетом условий работы отдела (лаборатории, бюро).

В случае, когда на предприятии действует единая «Общая должностная инструкция начальнику самостоятельного структурного подразделения в части административного руководства подразделением», в разделе приводят только те пункты, которые необходимы, но которых нет в «Общей должностной инструкции».

В случае, когда начальник отдела является заместителем директора или главного инженера и в его компетенцию входят не только вопросы отдела, раздел «Начальник отдела» состоит только из одного пункта:

«Отдел возглавляет заместитель директора (главного инженера) — начальник отдела, действующий на основании своего должностного положения, разработанного и утвержденного в установленном порядке».

2.4.8. В разделе «Ответственность» следует указать, что начальник отдела (лаборатории, бюро) несет ответственность за всю деятельность отдела (лаборатории, бюро) в целом. При этом необходимо конкретизировать и уточнить наиболее существенные виды ответственности начальника.

Например, ответственность за невыполнение задач и функций, возложенных на отдел (лабораторию, бюро), и своих обязанностей; ответственность за неправильность и неполноту использования предоставленных начальнику прав и т.д.

Примечание. Для отдела (лаборатории, бюро), перешедшего на хозяйственный расчет, необходимо указать, что уплата штрафов, неустоек и иных санкций, установленных положением о хозрасчете отдела (лаборатории, бюро), производится за счет хозрасчетного дохода (прибыли) коллектива отдела (лаборатории, бюро).

В случае, когда на предприятии действует единая «Общая должностная инструкция начальнику самостоятельного структурного подразделения в части административного руководства подразделением», в разделе приводят только те пункты, которые необходимы, но которых нет в «Общей должностной инструкции».

Завершающим пунктом раздела должен быть пункт, устанавливающий, что ответственность других работников отдела (лаборатории, бюро) определяется их должностными инструкциями.

3. ПРИЛОЖЕНИЯ К ПОЛОЖЕНИЯМ

3.1. Каждое положение о структурной единице (о филиале, о структурном подразделении) в качестве обязательного приложения должно иметь «Схему подчиненности структурных звеньев». При этом должно приводиться полное наименование структурной единицы (филиала, структурного подразделения).

Например: «Схема подчиненности структурных звеньев Приборостроительного завода производственного объединения «Волга», «Схема подчиненности структурных звеньев отдела главного технолога» и т.д.

3.2. Положения о структурных единицах (филиалах), а также положения об отделениях, производствах и цехах, состоящих из значительного количества структурных звеньев, имеют в качестве приложения «Организационную структуру структурной единицы» (филиала, отделения, производства, цеха). Организационная структура составляется в виде таблиц и утверждается одновременно с положением о структурной единице (филиале, отделении, производстве, цехе).

3.3. В необходимых случаях к положению о структурном подразделении может прилагаться документ, регламентирующий основные взаимосвязи между данным структурным подразделением и другими подразделениями или должностными лицами объединения (предприятия).

3.4. На «Схеме подчиненности структурных звеньев» следует отразить в графической форме:

подразделения, входящие в состав структурной единицы (филиала, структурного подразделения);

связи административного подчинения этих подразделений.

3.4.1. На «Схеме подчиненности структурных звеньев» допускается при необходимости изображать секторы и несамостоятельные бюро в составе подразделений, а также показывать должности, непосредственно подчиненные руководителю.

3.4.2. Допускается при необходимости изображать связи функционального подчинения структурных звеньев.

3.4.3. «Схему подчиненности структурных звеньев» оформляют на листе произвольного формата.

Структурные звенья рекомендуется изображать в виде прямоугольников, расположенных в иерархическом порядке, со следующими соотношениями между сторонами, приведенными в табл.1.

Соотношение сторон прямоугольника

Схема подчиненности структурных звеньев структурной единицы, филиала

Схема подчиненности структурных звеньев отделения, производства

Схема подчиненности структурных звеньев структурного подразделения

Источник: http://docs.cntd.ru/document/1200125721

Положение о структурных подразделениях компании: как разработать правильно

В любом случае при разработке положения необходимо исходить из того, что в нем должны быть указаны:

• место в структуре организации (самостоятельное подразделение или входит в состав департамента, управления и т.д.),
• какими документами в своей деятельности руководствуется (федеральными законами, Уставом, другими документами предприятия),
• структура подразделения,
• непосредственный руководитель подразделения,
• основные задачи подразделения,
• функции, права, ответственность подразделения.

Положение визируется руководителем подразделения и утверждается руководителем организации.

Рассмотрим этапы разработки положения о структурном подразделении на примере разработки положения о кадровой службе (см. Пример 2).

Положение о кадровой службе регламентирует порядок построения и функционирования системы кадрового менеджмента компании. Положение о кадровой службе устанавливает:

• статус кадровой службы в иерархической структуре компании;
• цели и задачи кадровой службы;
• функции кадровой службы компании;
• взаимоотношения кадровой службы с другими подразделениями компании;
• права и ответственность сотрудников кадровой службы.

1. В первую очередь необходимо изучить типовые и примерные положения, а также ранее действовавшие организационно-правовые документы.

Особенно полезно изучить типовые образцы тем специалистам, которые работают во вновь созданных фирмах, в которых нет ранее действовавших документов и опираться в работе не на что.

2. Следует также изучить организационную и распорядительную документацию компании: учредительные документы, штатное расписание и др. Цель данного этапа заключается в определении места кадровой службы в компании, зон ответственности и полномочий.

4. Обсуждение с руководством компании проекта Положения.

Цель данного этапа заключается в выяснении мнения руководства по поводу разрабатываемого документа, его назначения и принципиальных положений. Важнейшее условие развития кадровой службы компании – позиция высшего руководства, так как невозможно рассчитывать на успех, если высшее руководство не относит проблему управления людьми к числу ключевых приоритетов работы компании. К обсуждению нужно привлечь и руководителей ведущих структурных подразделений.

5. Согласование и подписание документа.

Положение должно содержать визы согласования руководителей структурных подразделений, принимавших участие в обсуждении документа на стадии его разработки. Положение подписывает руководитель кадровой службы и утверждает руководитель компании. Сотрудники кадровой службы должны быть ознакомлены с Положением под расписку.

Положение является фундаментом, на котором строит свою работу кадровая служба. Оно закрепляет ее статус, полномочия и уровень ответственности и является базовым документом, на основании которого разрабатываются должностные инструкции сотрудников кадровой службы.

Источник: https://delo-press.ru/journals/staff/lokalnye-normativnye-akty/36195-polozhenie-o-strukturnykh-podrazdeleniyakh-kompanii-kak-razrabotat-pravilno/

Пишем положение о подразделении и должностную инструкцию

Положения о подразделениях и должностные инструкции важны не только для структурирования управления организацией. Являясь инструментом правовой защиты как работника, так и работодателя, они должны быть выверены с юридической точки зрения. Эти документы должны быть доступны пониманию работников и обладать определенной гибкостью. К сожалению, так называемые «типовые образцы» либо содержат ошибки, либо нуждаются в серьезной адаптации. Эта статья – для тех, кто критически относится к имеющимся образцам и кто хочет разработать указанные документы самостоятельно, с пониманием дела.

Для чего нужны положения о подразделениях и должностные инструкции

Как и всякие «бумаги» подобного рода, нужны они для того, «чтобы были» – не дай Бог, случится какое-нибудь разбирательство и тогда… Да и вообще, по отечественной традиции, всякие инструкции читают (или даже пишут) после того, как неприятность уже случилась. А вообще закон не требует их обязательного наличия…

Полагаем, что примерно так ответит на поставленный вопрос большинство читателей. Отсюда и отношение к написанию указанных документов складывается соответствующее: при нежелании тратить чересчур много времени на такие пустяки в большинстве случае пользуются какими-нибудь готовыми образцами. Либо включают описание должностных обязанностей, прав и ответственности работника непосредственно в трудовой договор.

Принцип ubi homines sunt modi sunt (где люди, там и правила), тем не менее, действует, и чем больше людей в организации, тем определеннее должны быть выражены правила их совместной работы 1 .

Положения о структурных подразделениях 2 (далее – ПП) и должностные инструкции (далее – ДИ) нужны:

• для понимания того, кто чем занят на рабочем месте (анализ);
• для объяснения работникам, чем они должны заниматься и где находятся пределы их компетенций, прав и ответственности (руководство);
• для контроля текущей деятельности организации (контроль);
• для оценки (и самооценки) деятельности работников и последующего принятия решения об обучении, о перемещениях, поощрениях и взысканиях (стимулирование и управление карьерой работников);
• для отбора кандидатов (привлечение работников);
• для защиты работников, работодателя и организации в целом (безопасность);
• для поддержания позитивной корпоративной культуры.

Как видим, все стадии классического управленческого цикла в той или иной степени требуют информации, содержащейся в ПП и ДИ. Значит, если организация должна быть управляемой, то и эти основополагающие документы должны быть в порядке.

Отсюда же следует, что ПП и ДИ организации должны образовывать внутренне согласованную систему, тогда как совокупность трудовых договоров такой системности не предполагает.

На что можно опереться при разработке положений о подразделениях и должностных инструкций?

В письме Федеральной службы по труду и занятости от 31.10.2007 № 4412-6 «О порядке внесения изменений в должностные инструкции работников» [26] читаем:

Роструд, однако, предупреждает (Письмо Федеральной службы по труду и занятости от 09.08.2007 № 3042-6-0 «О должностных инструкциях работников» [25]):

Тем не менее, в судебной практике ссылки на ПП и ДИ при оценке действий работодателя и работника используются широко. Так, в соответствии с п. 35 Постановления Пленума Верховного Суда РФ от 17.03.2004 № 2 (ред. от 28.09.2010) «О применении судами Российской Федерации Трудового кодекса Российской Федерации» [29],

Тот же справочник содержит рекомендуемые перечни должностных обязанностей, требований к знаниям и квалификации работников определенных должностей. Объем прав и ответственности, а также ряд других важных характеристик конкретной должности в негосударственной организации законодательством не устанавливается даже на уровне рекомендаций. Это и понятно: сказываются «особенности организации производства, труда и управления». Кроме того, организация вправе формировать должности, исходя из собственной логики бизнеса. Поэтому соответствующие документы в ряде случаев надо разрабатывать самостоятельно либо использовать какие-либо образцы.

Интернет пестрит образцами ПП и ДИ, значительная часть которых написана на основе Квалификационного справочника [15], меньшая же часть представляет собой свободное творчество. При ближайшем рассмотрении оказывается, что для иных должностей образцов вовсе нет, для других – в образцах идет речь совсем не о том, для третьих же – образцы содержат смешные или опасные ошибки. Например:

Директор (генеральный директор, управляющий) предприятия
Организует работу и эффективное взаимодействие всех структурных подразделений, цехов и производственных единиц, направляет их деятельность на развитие и совершенствование производства с учетом социальных и рыночных приоритетов, повышение эффективности работы предприятия, рост объемов продукции и увеличение прибыли, качества и конкурентоспособности производимой продукции, ее соответствие мировым стандартам в целях завоевания отечественного и зарубежного рынка и удовлетворения потребностей населения в соответствующих видах отечественной продукции.
Организует производственно-хозяйственную деятельность на основе широкого использования новейшей техники и технологии, прогрессивных форм управления и организации труда, научно-обоснованных нормативов материальных, финансовых и трудовых затрат, изучения конъюнктуры рынка и передового опыта (отечественного и зарубежного) в целях всемерного повышения технического уровня и качества продукции (услуг), экономической эффективности ее производства, рационального использования производственных резервов и экономного расходования всех видов ресурсов.

Это, так сказать, позднесоветское барокко, переделанное в соответствии с довольно примитивными представлениями о рыночной экономике. Между прочим, это точное воспроизведение соответствующего раздела из [15].

Это просто досадная неоднозначность прочтения. А следующее стоит считать более серьезной ошибкой:

Директор по развитию
Назначает работников, ответственных за реализацию проектов, дает общие указания, осуществляет непосредственное руководство ими и координацию их деятельности.

«Назначают» приказом, приказы издает генеральный директор – это указывается в Уставе организации. Так что данная формулировка, означающая фактическое превышение полномочий, – прямое нарушение Устава. Впрочем, на достигнутом автор должностной инструкции не останавливается, смело вменяя в обязанности директора по развитию функции учредителей (ср. со ст. 33 Федерального закона «Об обществах с ограниченной ответственностью» [36]):

Определяет общую концепцию политики развития предприятия.

«Общая концепция политики» сама по себе звучит изрядно. Впрочем, авторы должностных инструкций любят слова «общее», «осуществлять», и т.п.:

«Общее руководство договорной работой и общий контроль за ее осуществлением осуществляет управляющий директор Общества или иное уполномоченное лицо.»

А здесь просто загадка-матрешка (снова из [15]): догадайтесь, ради чего трудится начальник планово-экономического отдела:

Образцы упомянутого «свободного творчества», выложенные на разных Интернет-сайтах, также вызывают улыбки, смущение, недоумение и опасения:

Администратор магазина:
Администратор магазина несет коллективную материальную ответственность за сохранность товара в магазине.

Администратор салона красоты:
Принимает меры к предотвращению и ликвидации конфликтных ситуаций.

Медиа-байер:
Изучает рейтинги средств массовой информации.

Хед-хантер:
[Имеет право] требовать от заказчика обеспечения организационно-технических условий и оформления установленных документов, необходимых для исполнения условий договора на поиск и привлечение высокопрофессиональных специалистов.

Итак, имеющиеся образцы следует использовать с большой осторожностью. Вдруг, они будут читать и вчитываться в написанное? Значит, уполномоченный работодателем разработчик ПП и ДИ должен хорошо знать назначение всех «винтиков» и иных деталей, из которых собираются эти документы. Тем более важным будет такое знание при разработке документов для нетиповых подразделений или должностей.

Теории и практике написания ПП и ДИ посвящен целый ряд статей ([4], [5], [9], [10], [13], [14], [17], [19], [20], [23], [31]). К сожалению, некоторые из них содержат заведомо некорректные утверждения (см. ниже). Наиболее полным и выверенным источником по данному вопросу стоит признать серии книг Л.В.Труханович и Д.Л.Щура «Кадры предприятия», «Персонал организации», среди которых отметим [33], а также книгу [34].

В настоящей статье автор дает читателю рекомендации по самостоятельной разработке ПП и ДИ. Мы не будем спешить, преподнося готовые решения, а постараемся обсудить каждый шаг, чтобы уберечься от досадных ошибок.

Ввиду серьезности предмета начнем с небольшого отступления, который нетерпеливый читатель может пропустить.

Вокруг положения о подразделении и должностной инструкции

Альфа – потому, что кандидат в работники организации лучше определит свое место в ней, если предварительно ознакомится с кругом своих обязанностей или если предложит работодателю свое видение этого места. Так или иначе, предметом обсуждения на собеседовании будет состав функций работника и обеспечивающий их выполнение баланс прав и ответственности.

Омега – потому, что ПП и ДИ являются венцом серьезного процесса под названием «организационное проектирование»: сначала определяются объекты управления, потом – методы и функции, далее – процессы, затем – необходимые роли участников процессов, и лишь в заключение из ролей формируются должности, а из должностей – подразделения. Таким образом, совокупность задач и функций подразделений, обязанностей, прав и ответственности должностей складывается только тогда, когда деятельность организации представлена достаточно подробно (ср. [20], [23]).

Подчеркнем, что ДИ следует отличать от рабочих (операционных) инструкций, которые описывают последовательность действий на данном рабочем месте при исполнении той или иной функции, а также от методических инструкций, которые описывают методы работы вне зависимости от позиции исполнителя.

Строго говоря, ПП и ДИ будут некорректными до тех пор, пока не будет отработана вся описанная логическая цепочка. Однако, по счастливой случайности (или в результате эволюционного отбора) сложились достаточно стабильные представления о комплексах функций, которые традиционно поручаются подразделению или работнику определенного профиля. Все прекрасно понимают, чем занимаются бухгалтер, юрист, главный механик, производственно-технический или конструкторско-технологический отделы. Отраслевая специфика начинает серьезно сказываться, когда речь заходит о функциональной нагрузке рабочих или служащих и специалистов низшего звена. Но уже функции работников логистических подразделений в меньшей степени зависят от отраслевой принадлежности предприятия, а функции финансово-экономических, юридических, кадровых служб практически не зависят от нее.

Это обстоятельство и позволяет говорить об «образцах» для ПП и ДИ работников высшего звена управления или работников вспомогательных и поддерживающих подразделений.

Институт ПП и ДИ берет начало в идее разделения труда. Так как помимо управленческой ПП и ДИ выполняют правовую функцию, их развитие обусловлено развитием борьбы работников (и ответной реакцией работодателей) за свои права.

В 1960 – 1980 годах в СССР ПП и ДИ были одними из обязательных документов в системе администрирования труда. Эта обширная система основывалась на четком определении круга функциональных обязанностей по различным профессиям и должностям, перечень которых был унифицирован для всей страны, нормировании труда и определении тарифных ставок и должностных окладов (а также различных поправочных коэффициентов). Поэтому всякое изменение в номенклатуре профессий и должностей, в их функциональных обязанностях приводило к изменению значительного массива нормативных данных в масштабах страны.

В начале 1990-х годов ПП и ДИ оставались обязательными только в системе государственных органов и организаций. Руководители частных компаний считали разработку ПП и ДИ нецелесообразным занятием, поскольку условия ведения бизнеса менялись (и продолжают меняться и поныне) с гораздо большей быстротой, чем требуется для «вынашивания», разработки и внедрения осмысленных и действительно рабочих документов.

В 2000-х годах с укрупнением частного бизнеса, ростом участия государства в упорядочении трудовых отношений, развитием судебной практики в области трудовых споров потребность в ПП и ДИ стала возрастать. Однако в связи с изменением организационно-технических условий труда, появлением совершенно новых профессий и должностей прямое перенесение из советского прошлого функций, норм, уровней оплаты оказалось невозможным. Повторение подвига советских трудовиков в настоящее время не представляется возможным, да и не целесообразно, поскольку частный бизнес должен сам для себя определить наиболее эффективные «правила игры», в том числе и оптимальную «компоновку» должностей. Поэтому в последнее время общегосударственные правила разработки ПП и ДИ были обновлены и вновь утверждены для довольно ограниченного круга должностей государственных служащих [11]. Уже упоминавшийся Квалификационный справочник [15], обновляемый достаточно регулярно (последняя редакция на момент написания статьи датируется 14.03.2011), следует считать в большей степени наследием советской эпохи.

Попытка переноса на отечественную почву зарубежной практики разработки ПП и ДИ наталкивается на различия в правовых последствиях тех или иных формулировок.

Формат JD соответствует формату ДИ:

• Job Title – наименование должности;
• Job Location – место должности в организационной и территориальной структуре организации;
• Reporting To – подчинение, подотчетность;
• Job Summary – основные задачи должности (не более двух предложений);
• Job Duties and Responsibilities – обязанности и области ответственности должности (от 8 до 16);
• Education and qualification – требования к уровню знаний и наличию соответствующих документов;
• Skills and specifications – требования к навыкам.

Однако в содержательной части между JD и ДИ имеются различия.

Во-первых, составителям JD рекомендуется указывать не более 8 (для работников низшего звена) – 16 (для работников высшего звена) должностных обязанностей. Если в JD оказывается 25 и более функций, то такой документ «переквалифицируется» в рабочую инструкцию. Отечественные же образцы могут содержать и 30, и 40 функций – и это для работников высшего звена! При внимательном рассмотрении оказывается, что большинство этих функций – контрольные. Это значит, что функции (вместе с правами и ответственностью) фактически не делегируются подчиненным. Либо свидетельствует о том, что автор ДИ оказался не в состоянии отделить главные функции от второстепенных или склонен предпочесть процесс результату (вот ведь как может исказиться идея процессного управления!).

Во-вторых, при описании функций JD уделяет больше внимание результатам (или, точнее, требованиям к результатам) деятельности работника, чем способам, которыми эти результаты достигаются. Обратим внимание на то, что это – еще одно проявление настоящего делегирования: подчиненный свободен в части выбора средств, но обязан обеспечить требуемый руководителем результат. Интересно отметить, что составителям не рекомендуется формулировать в JD цели деятельности работника (ни в количественном, ни даже в качественном выражении), поскольку считается, что если работник стандартно выполняет свои обязанности, то цели организации достигаются при этом автоматически.

В-третьих, в JD уделяется больше внимания требованиям к уровню знаний и навыкам работника, чем описанию его деятельности. Что не удивительно, поскольку платят работнику за результаты и за способности, а не за его деятельность как таковую.

В-четвертых, JD оказываются «легче», чем отечественные ДИ, поскольку широко используют ссылки на другие локальные нормативные акты организации (методики, регламенты, рабочие инструкции и т.п.). Использование таких нормативных гипертекстов облегчается тем, что они представлены в электронном виде, и по ссылке всегда можно найти нужное положение того или иного документа. У нас в большинстве случаев дело осложняется тем, что локальных нормативных актов разного уровня в организации просто нет или технически невозможно обеспечить компьютерный доступ к их массиву с учетом взаимных ссылок.

Всё это вместе еще раз показывает, насколько тщательно зарубежные менеджеры отслеживают баланс между сложностью (и, следовательно, стоимостью) работ и квалификаций (знаниями и умениями) выполняющего их работника.

Взять на вооружение из зарубежной практики необходимо следующее:

• настоящее, а не мнимое делегирование функций;
• повышенное внимание к знаниям и навыкам работника, занимающего данную должность;
• конкретность и краткость формулировок как требований к результатам деятельности, так и областей ответственности работника.

Например, некоторые проводят различие между правами и полномочиями, полагая, что права предоставляются сотруднику на доступ к ресурсам компании (чему-либо, кому-либо), а полномочия это особый вид прав, связанный с распорядительными функциями и принятием решений [20].

Одни [19], [24] предлагают вкладывать в понятие «ответственность» не обязательное применение определенных санкций к виновному нарушителю установленных норм (что обычно отражается в формулировках типа: «несет ответственность за невыполнение указаний непосредственного руководителя»), но «такой аспект социальных связей и отношений людей, которые характеризуют процесс осуществления предоставленных прав, исполнение возложенных обязанностей, основанный на выборе поведения и его оценке с учетом интересов общества» (что может быть выражено словами: «несет ответственность за полное и своевременное выполнение указаний непосредственно руководителя»). Как видим, разные точки зрения приводят к различным словесным описаниям одного, по сути, явления. Другие же выступают против отождествления юридической ответственности с нрав­ственным или правовым долгом [3], [16].

Жизнь разработчика ПП и ДИ затрудняет также непроясненность на законодательном уровне ряда широко используемых терминов. К таковым, например, относятся термины «поручение» и «указание» – даже применительно к Президенту Российской Федерации [7].

Поэтому на практике зачастую наблюдается путаница, выражающаяся в том, что обязанности записываются в права, среди функций можно встретить формулировку «отвечает за …» и т.п. Понимая, что всё это суть проявления неоднозначности трактовки базовых понятий, для практической работы над ПП и ДИ следует выбрать (и, желательно, изложить в соответствующем документе) один вариант.

ДИ может являться основанием для уменьшения доходов организации на сумму некоторых расходов, производимых организацией в связи с обеспечением деятельности работника при выполнении им трудовых функций, указанных в его ДИ [12]. К таким расходам могут быть, например, отнесены: транспортные расходы работника, услуги сотовой связи, оплата обучения.

Разработчик ДИ должен учесть налоговые аспекты при подготовке документа и согласовать их с бухгалтером.

Для кого разрабатываются ПП и ДИ

Действующим законодательством РФ предусмотрена обязательность составления ПП и ДИ лишь для работников определенного профиля (муниципальные служащие, отдельные категории государственных служащих, служащих таможенных органов, некоторых категорий персонала учебных заведений, частных охранников) [11]. Для прочих категорий работников детальное описание их трудовой функции, права и обязанности в рамках трудовых отношений могут быть включены непосредственно в трудовой договор. Составление должностной инструкции в этом случае не требуется. Итак, организация сама определяет целесообразность разработки ПП и ДИ.

Организацией может быть принято решение об использовании ПП и ДИ для всех или для части должностей. В последнем случае должностные обязанности, права и ответственность работника должны определяться трудовым договором. Насколько широк должен быть круг подразделений и должностей, деятельность которых регламентируется ПП и ДИ, и насколько подробными должны быть эти документы – предмет отдельного обсуждения. Необходимо иметь в виду, что как отсутствие, так и чрезмерность локальных нормативных актов влечет излишние затраты на управление организацией.

ДИ разрабатываются для работников, относящихся к категориям руководителей, специалистов и служащих в соответствии с организационной структурой и штатным расписанием организации.

Для рабочих разрабатывается аналогичный документ, который, однако, не называется должностной инструкций, но и устоявшегося наименования тоже не имеет. Названия «рабочая инструкция», «производственная инструкция» использовать нежелательно, поскольку они уже заняты для документов, описывающих порядок и/или конкретные приемы работы на одном или нескольких рабочих местах, например: «Рабочая инструкция по контролю и утверждению, организации рассылки, архивированию, порядку внесения изменений» или «Производственная инструкция по эксплуатации заземляющих устройств электроустановок». Название «квалификационная характеристика» тем более не подойдет, поскольку используется и однозначно трактуется в [15].

Тем не менее, в Письме Федеральной службы по труду и занятости от 24.11.2008 № 6234-Т3 [27] рекомендуется:

Статьей 57 Трудового кодекса РФ установлено:

Согласно 143 статье Трудового кодекса РФ,

Таким образом, при установлении наименований должностей и составлении отвечающих им ДИ следует свериться с законодательством, в том числе, со справочниками и классификаторами [15], [21], [22], а также с выпусками Единого тарифно-квалификационного справочника работ и профессий рабочих (ЕТКС) по различным отраслям экономики. Например [23], постановлением Госкомтруда СССР и Президиума ВЦСПС от 25 октября 1974 года №298/П-22 утвержден список производств, цехов, профессий и должностей с вредными условиями труда, работа в которых дает право на дополнительный отпуск и сокращенный рабочий день. Следовательно, работодатель обязан в трудовых договорах всех работников (и соответственно в должностных инструкциях), которые выполняют соответствующие трудовые функции, наименования профессий и должностей определять в соответствии с квалификационными справочниками.

Нередко возникает вопрос о необходимости ДИ для генерального директора, а также членов органов управления акционерного общества или общества с ограниченной ответственностью. Поскольку порядок назначения, подчинение, функции, права и ответственность указанных лиц определяется соответствующими федеральными законами, Уставом организации и трудовыми договорами, нет прямой необходимости разрабатывать для этих лиц ДИ.

Для исполнительных/управляющих директоров организаций, в которых полномочия единоличного исполнительного органа переданы управляющей компании, а также работников, находящихся в прямом подчинении совета директоров или общего собрания акционеров (участников), ДИ должны быть разработаны. Эти ДИ должны учитывать особенности трудовых отношений с руководителями организаций [18].

Для всех работников следует разграничить области трудовых отношений, регулируемые ПП и ДИ и трудовым договором. Так, например, положение об обязанности увольнения по определенным основаниям (в том числе по собственному желанию) не является предметом ДИ, поскольку не относится к трудовой функции работника [28].

Структура ПП и ДИ

Действующее законодательство РФ не определяет требований к структуре ПП и ДИ. Таким образом, организация вправе самостоятельно определить такие требования. Поэтому на практике ПП и ДИ весьма разнообразны по своей структуре.

Можно, однако, выделить минимальное «ядро» каждого документа:

Положение о структурном подразделении

1. Общие положения
2. Основные задачи
3. Функции
4. Структура
5. Взаимодействие

Должностная инструкция

1. Общие положения
2. Должностные обязанности
3. Права
4. Взаимодействие
5. Ответственность

В ряде случаев в ПП включают разделы «Права» и «Ответственность», описывая в них права и ответственность руководителя подразделения. Иногда же формулируются некие «общие» права и ответственность подразделения.

На наш взгляд, первое нецелесообразно, поскольку права и ответственность руководителя подразделения уместно изложить в его ДИ. Второе же представляется некорректным, поскольку реализация права определяется волей субъекта и если речь идет о подразделении в целом, то должен быть определен механизм формирования и выражения этой коллективной воли, а если речь идет о совокупности отдельных работников подразделения, то, как правило, далеко не все из них на деле обладают одинаковыми правами; кроме того, работник, как правило, несет персональную ответственность, а потому состав его должностных обязанностей и прав так же должен быть определен персонально.

Форма ПП и ДИ

Формы ПП и ДИ рекомендуется разрабатывать в соответствии с ГОСТ Р 6.30-2003 «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов» (введен в действие Постановлением Госстандарта России от 03.03.2003 № 65-ст) [8].

Обязательными реквизитами ПП и ДИ являются: наименование организации, наименование вида документа об утверждении, его дата и номер, место составления, гриф утверждения. Они помещаются в начале текста документа.

Подписи лиц, согласующих проекты ПП и ДИ, помещаются либо в конце текста документа, либо на отдельном листе согласования, реквизиты которого должны однозначно определять, какой документ был согласован.

В конце текста ПП или ДИ или на отдельном листе ознакомления работники проставляют свои подписи об ознакомлении с документом и получении его копии на руки.

1.1. Дается полное и сокращенное наименование структурного подразделения (далее – Подразделения).

1.2. Указывается, какому работнику Общества непосредственно подчиняется Подразделение.

В этом пункте раскрывается принцип единоначалия применительно к рассматриваемому Подразделению.

Подразделение может:

• являться самостоятельным структурным подразделением Общества и подчиняться непосредственно генеральному директору Общества (например: служба безопасности, юридический отдел, секретариат);
• подчиняться непосредственно какому-либо работнику Общества (например: производственно-технический отдел непосредственно подчиняется директору по производству или отдел материально-технического обеспечения непосредственно подчиняется директору по логистике);
• входить в состав какого-либо структурного подразделения и подчиняться непосредственно руководителю этого подразделения (например: отдел расчетов с персоналом входит в состав бухгалтерии и подчиняется непосредственно главному бухгалтеру).

Подразделение, выполняющее функции внутреннего аудита или иные аналогичные контрольные функции, может быть непосредственно подчинено Общему собранию акционеров (участников) или Совету директоров.

1.3. Описывается порядок создания и расформирования Подразделения.

Здесь можно ограничиться такой формулировкой: «Подразделение создается и расформировывается в соответствии с организационной структурой и штатным расписанием Общества, в порядке, определенном действующим законодательством Российской Федерации».

Для подразделений, подчиняющихся непосредственно Общему собранию акционеров (участников) или Совету директоров, необходимо указать: «по согласованию с Общим собранием акционеров (участников) (Советом директоров)».

1.4. Указывается полное наименование должности руководителя Подразделения. Указываются полные наименования должностей оперативного, методических или иных руководителей Подразделения (при их наличии) 4 .

Руководитель Подразделения – это работник Подразделения, руководящий его текущей деятельностью. Компетенция Руководителя Подразделения определяется его ДИ.

Методический руководитель Подразделения – работник Общества или сторонней организации (например, управляющей компании), не являющийся непосредственным или вышестоящим прямым начальником структурного подразделения или работника Общества, но в установленном в Обществе порядке дающий структурному подразделению или работнику Общества обязательные для исполнения указания, разъяснения, иные документы (в том числе, типовые документы), касающиеся методов и способов осуществления деятельности структурным подразделением или работником.

Вышестоящий прямой руководитель не указывается как методический, поскольку его указания, как по текущей деятельности, так и методического характера, транслируются работникам Подразделения по «вертикали управления» через Руководителя подразделения.

Методическое руководство возможно при матричной организационной структуре. Возможно (в редких случаях) наличие нескольких методических руководителей. Другой распространенной ситуацией является методическое руководство из корпоративного центра (управляющей компании). Например, главный бухгалтер организации непосредственно подчиняется управляющему директору, а методическое руководство его деятельностью осуществляет руководитель департамента методологии бухгалтерского и налогового учета управляющей компании.

Оперативный руководитель Подразделения – работник Общества, координирующий в оперативном порядке деятельность Подразделения и некоторых других подразделений и/или работников, дающий Подразделению обязательные для исполнения указания, касающиеся оперативной деятельности Подразделения. Например, под оперативным руководством начальника удаленного участка может находиться расположенное на территории этого участка подразделение транспортного обеспечения, подчиненное непосредственно директору по логистике. Начальник участка дает задания подразделению, определяет расстановку транспортных средств и т.п., однако не вправе давать указания, касающиеся методов работы, давать предложения по кадровому составу подразделения без согласования с директором по логистике и т.п.

При наличии методического или оперативного руководства необходим локальный нормативный акт, в котором определялись бы правила поведения работника в случае, когда указания непосредственного руководителя противоречат указаниям методического или оперативного руководителя. Если непосредственный, методический и оперативный руководители работника не согласовали свои указания, то решение должен принимать работник, в прямом подчинении которого находятся все эти руководители (как правило, генеральный директор).

1.5. Указывается порядок замещения должности руководителя Подразделения в случае его отсутствия.

Указывается:
конкретная должность работника, замещающего руководителя Подразделения (например: заместитель, один из руководителей подчиненных подразделений), или
назначение работника, замещающего руководителя Подразделением, приказом (распоряжением) генерального директора Общества.

1.6. Перечисляются нормативные акты, которыми работники Подразделения руководствуются в своей деятельности.

Обычно даются указания на:

• действующее законодательство Российской Федерации;
• траслевые нормативно-методические документы по профилю деятельности Подразделения (по возможности, указываются конкретные документы);
• Устав Общества (для подразделений, которые обязаны руководствоваться Уставом (например: юридический отдел, служба внутреннего аудита);
• Решения Общего собрания участников (акционеров) (Совета директоров) (для подразделений, подчиняющихся непосредственно Общему собранию акционеров (участников) или Совету директоров);
• положение о Подразделении;
• коллективный договор;
• приказы и распоряжения генерального директора Общества;
• указания непосредственного руководителя, оперативного и методических руководителей (при их наличии);
• правила внутреннего трудового распорядка Общества;
• иные локальные нормативные акты Общества.

В зависимости от характера деятельности Подразделения указываются:
нормативные акты по охране труда и промышленной безопасности, правила и нормы охраны труда, производственной санитарии, противопожарной защиты, экологической безопасности.

Приведенный перечень нормативных актов может быть расширен.

1.7. Определяется режим работы Подразделения.

Можно ограничиться формулировкой: «Режим работы Подразделения определяется в соответствии с Правилами внутреннего трудового распорядка, установленными в Обществе» при наличии таких правил.

1.8. Определяется порядок утверждения и введения в действие ПП, изменений и дополнений к нему.

Как правило, «Настоящее Положение, изменения и дополнения к нему утверждаются и вводятся в действие приказом генерального директора Общества», но для подразделений, подчиняющихся непосредственно Общему собранию акционеров (участников) или Совету директоров, необходимо указать: «по согласованию с Общим собранием акционеров (участников) (Советом директоров)». Более подробно жизненный цикл ПП (в том числе от инициирования изменений до их введения в действие) целесообразно описать в отдельном локальном нормативном акте.

В разделе «Основные задачи» указываются основные задачи Подразделения.

Рекомендуется указывать не более 3 — 4 основных задач.

Формулировка задачи должна кратко описывать результат, на достижение которого направлена деятельность Подразделения и требования к которому определены либо извне Общества (действующим законодательством, органами контроля и надзора, заказчиками и т.п.), либо другими структурными подразделениями Общества.

Задачи структурных подразделений должны быть согласованы между собой и в совокупности подчинены основным целям Общества, как они определены в Уставе Общества или иных внутренних документах.

Задачи Подразделения должны быть сформулированы так, чтобы приведенные в разделе «Функции» функции Подразделения логически вытекали из поставленных задач. Для этого рекомендуется использовать одни и те же словосочетания.

Задачи и функции Подразделения должны соответствовать действующему законодательству РФ. В частности, недопустимо включать в их состав задачи и функции, выполнение которых требует обязательного лицензирования, при отсутствии соответствующих лицензий у организации.

В разделе «Функции» перечисляются функции, выполняемые Подразделением и направленные на решение поставленных перед ним задач, перечисленных в разделе «Основные задачи».

Описание функции должно кратко излагать деятельность работника Подразделения или Подразделения в целом, приводящую к определенному результату, требования к которому определены либо извне Общества (действующим законодательством, органами контроля и надзора, заказчиками и т.п.), либо другими структурными подразделениями Общества.

Описание функции Подразделения начинается глаголом: «разрабатывает …», «проводит …», «организует …», «участвует в …», «ведет мониторинг …», «контролирует …» и т.п. При этом:

• «Организует …» – означает: привлекает и координирует действия структурных подразделений и/или работников Общества для выполнения каких-либо действий (работ, мероприятий, проектов и др.).
• «Участвует в …» – означает: выполняет определенную часть действий (работ, мероприятий, проектов и др.) по заданию непосредственного руководителя или уполномоченного организатора совместно с другими структурными подразделениями и/или работниками Общества.
• «Обеспечивает …» – означает: поставляет (предоставляет) определенные ресурсы для выполнения каких-либо действий (работ, мероприятий, проектов и др.) или выполняет какие-либо действия для получения каких-либо результатов.
• «Учитывает …» – означает: в установленном порядке собирает и обобщает информацию о результатах или ходе выполнения каких-либо действий (работ, мероприятий, проектов и др.), выполняемых внутри Общества; проверяет ее достоверность, непротиворечивость и актуальность.
• «Ведет мониторинг …» – означает: собирает и обрабатывает информацию о состоянии или действиях внешних по отношению к Обществу объектов или субъектов.
• «Контролирует …» – означает: сопоставляет фактически полученные (или промежуточные) результаты выполнения каких-либо действий (работ, мероприятий, проектов и др.) внутри Общества с запланированными и/или определенными соответствующим нормативным актом, задачами, критериями и т.п. (в формулировке указывается, какими конкретно) и выполняет (или инициирует) действия, направленные на минимизацию выявленных отклонений.

Например:

• Ведет мониторинг рынка транспортных услуг в регионах производственной деятельности Общества.
• Разрабатывает стратегические планы развития Общества в области оказания транспортных услуг.
• Оказывает методическую помощь работникам Общества по подготовке производственных и инвестиционных планов.
• Организует согласование документов работниками Общества в соответствии с локальными нормативными актами, регламентирующими документооборот Общества, а также в соответствии с поручениями генерального директора.
• Участвует в разработке проектов локальных нормативных актов Общества по вопросам, относящимся к компетенции Подразделения.
• Учитывает поступающие денежные средства, товарно-материальные ценности и основные средства.
• Контролирует исполнение производственной программы в соответствии с требованиями заказчиков.
• Анализирует финансовые результаты деятельности Общества и участвует в разработке мероприятия по повышению рентабельности, снижению себестоимости, повышению экономической эффективности Общества.

Не рекомендуется в качестве функции указывать просто анализ чего-либо, поскольку результат этого анализа не определен. А за процесс ради процесса деньги работнику платить не стоит.

В описании функции не допускается использовать неопределенные качественные прилагательные, например: «обеспечивает правильную эксплуатацию», «оказывает качественные услуги». В таких случаях рекомендуется указывать требования (и/или нормативный документ – источник требований), которым должен отвечать результат выполнения функции, например: «обеспечивает эксплуатацию в соответствии с руководством по эксплуатации предприятия-изготовителя», «оказывает услуги в соответствии с требованиями заказчика». В случае, когда источник правил или требований понятен из контекста, допускается использовать формулировки: «в установленном порядке», «надлежащего качества».

Описание функций в ПП и ДИ должно быть исчерпывающим, то есть должны быть описаны все действия, которые могут потребоваться от Подразделения или его работника. Поэтому следует каким-либо образом систематизировать описываемые функции. Например, можно перечислять функции в следующем порядке:

• функции в области разработки нормативных документов для других структурных подразделений;
• функции в области методического руководства;
• функции в области мониторинга и прогнозирования;
• функции в области планирования, разработки (разделов) бюджета, инвестиционных проектов;
• функции в области оперативного руководства;
• прочие функции, выполняемые Подразделением самостоятельно;
• прочие функции, выполняемые Подразделение совместно с другими структурными подразделениями Общества;
• функции в области курирования договоров (если они не определены в иных локальных нормативных актах Общества);
• функции в области учета и отчетности;
• функции в области контроля деятельности других работников или структурных подразделений Общества;
• функции в области анализа, разработки и выполнения мероприятий по развитию Общества.

Возможно перечисление функций в порядке, отражающем логику, и/или хронологическую последовательность работы подразделения, жизненный цикл основных объектов управления Подразделения. Так или иначе, но способ перечисления функций должен быть удобен как для составителя (для проверки полноты), так и для читателя документа.

За основу формулировок функций могут быть приняты формулировки, приведенные в [15].

Вместе с тем перечень функций не должен страдать избыточностью и излишней детализацией. Условия и порядок выполнения отдельных функций следует изложить в других локальных нормативных актах – регламентах, методических и рабочих инструкциях, тем более что в ряде случаев конкретные действия исполнителя в значительной степени зависят от контекста.

В разделе «Структура» указывается, из каких структурных подразделений состоит Подразделение, перечисляются работники Общества, находящиеся в непосредственном подчинении руководителя Подразделения; либо указывается, что «Структура и штатная численность Подразделения определяются действующей организационной структурой и штатным расписанием Общества». Первое удобнее тем, что из ПП можно понять, каковы ресурсы Подразделения. Второе удобнее тем, что позволяет не переутверждать ПП при изменении организационной структуры и/или штатного расписания.

В разделе «Взаимодействие» описывается информационный обмен Подразделения с другими структурными подразделениями Общества или внешними по отношению к Обществу лицами, органами и организациями.

Если информационный обмен не определен иными локальными нормативными актами Общества, то перечисляются структурные подразделения и внешние по отношению к Обществу лица, органы и организации с указанием, по каким направлениям или в рамках каких мероприятий происходит взаимодействие, какая конкретно информация получается или передается.

«Отдел кадров взаимодействует с:

• Контролирующими организациями по мероприятиям, относящимся к организации и охране труда;
• Пенсионным фондом РФ и статистическими органами РФ по подготовке и предоставлению установленной отчетности;
• профсоюзами по контролю соблюдения трудового законодательства и иных нормативных актов, содержащих нормы трудового права, организации, нормирования и оплаты труда;
• контрагентами – исполнителями работ и услуг, относящихся к кадровому обеспечению».

Возможно описание взаимодействий в табличной форме.

Однако подробное описание взаимодействий утяжеляет ПП и лишает его гибкости при изменении состава и/или даже заголовков документов, передаваемых в ходе обмена информацией.

Если информационный обмен определен иными локальными нормативными актами Общества (например, регламентом документооборота), то используется краткая формулировка:

5.1. С работниками структурных и обособленных подразделений Общества – в порядке, установленном локальными нормативными актами Общества.

5.2. С третьими лицами – в порядке, установленном действующим законодательством РФ.»

В последнем случае подразумевается, что работник выполняет свои представительские функции на основании доверенности, выданной ему в установленном порядке, либо на иных законных основаниях.

1.1. Дается полное и сокращенное наименование должности работника Общества (далее – Работника).

1.2. Указывается категория должности – руководитель, специалист, служащий, которая определяется в соответствии с [10].

1.3. Указывается полное наименование должности непосредственного руководителя Работника. Указываются полные наименования должностей оперативного, методических или иных руководителей Работника (при их наличии).

Иногда в этой части ДИ перечисляются работники и структурные подразделения, которые находятся в непосредственном подчинении, под оперативным или методическим руководством данного работника. Эта информация представляется излишней, поскольку содержится в подлежащих утверждению организационной структуре и штатном расписании организации.

1.4. Описывается порядок приема на работу и увольнения Работника.

Как правило, «Работник принимается на работу и увольняется генеральным директором Общества в установленном действующим трудовым законодательством РФ порядке по представлению … (указывается, если необходимо) по согласованию с … (указывается, если необходимо).»

1.5. Указывается порядок замещения Работника в случае его отсутствия:

1.6. Указываются требования к образованию, квалификации или наличию специальных знаний, разрешений, допусков, сертификатов, а также к стажу работы Работника.

За основу могут быть приняты требования, приведенные в [15]. Требования не должны носить дискриминационный характер (ст. 3 Трудового кодекса РФ).

1.7. Перечисляются нормативные акты, которыми Работник руководствуется в своей деятельности.

1.8. Перечисляются знания, которыми должен обладать Работник.

Обычно даются указания на знание:

• действующего законодательство РФ и отраслевых нормативных документов по профилю деятельности работника;
• локальных нормативных актов Общества по профилю деятельности работника;
• структуры Общества, задач и функций его структурных подразделений;
• правил и норм охраны труда.

В зависимости от характера деятельности работника указываются знания:

• стратегии развития Общества (для высших руководителей Общества или для должностей, которые имеют право доступа к такой информации) – если стратегия Общества документирована и надлежащим образом утверждена;
• основ эксплуатации компьютерной техники, коммуникаций и связи – если работа предполагает использование таких средств;
• и т.п.

Приведенный перечень знаний может быть расширен. За основу могут быть приняты требования к знаниям работника, приведенные в [15].

Отметим, что указываемые в данном разделе ДИ знания, должны быть документированы и надлежащим образом утверждены. Наличие у кандидата требуемых знаний при приеме на работу подтверждается предъявлением соответствующих аттестатов, сертификатов, удостоверений и т.п. Знания работника могут быть проверены как уполномоченными сторонними организациями (например, центрами повышения квалификации), так и путем внутренних проверок, тестирований (порядок проведения таких проверок должен быть установлен локальными нормативными актами организации).

1.9. Определяется режим работы Работника. Может быть дана ссылка на Правила внутреннего трудового распорядка. Особенности режима работы, в том числе, необходимость командировок, могут быть указаны в этом пункте.

1.10. Определяется порядок утверждения и введения в действие ДИ, изменений и дополнений к ней.

Как правило, «Настоящая Должностная инструкция, изменения и дополнения к ней утверждаются и вводятся в действие приказом генерального директора Общества», но для подразделений, подчиняющихся непосредственно Общему собранию акционеров (участников) или Совету директоров, необходимо указать: «по согласованию с Общим собранием акционеров (участников) (Советом директоров)».

Целесообразно выделить в этом разделе два подраздела, в первый из которых включаются специфические обязанности (функции), которые выполняет работник, занимающий данную должность, а во второй – обязанности, общие для всех (или для определенных групп) работников.

Подраздел 2.1

Рекомендации по описанию функций приведены в комментариях к разделу 3 ПП.

Для руководителей структурных подразделений в состав функций дополнительно включаются следующие:

Руководит работниками Общества и структурными подразделениями Общества, находящимися в его непосредственном подчинении.

«Руководит …» – означает: определяет задания участникам выполнения каких-либо действий (работ, мероприятий, проектов и др.); координирует их деятельность; контролирует достижение требуемого и промежуточных результатов; вносит на рассмотрение генерального директора Общества предложения (представления) по назначению, перемещению, увольнению, поощрению, наложению дисциплинарных взысканий на подчиненных работников. Участвует в разработке организационной структуры, штатного расписания, форм оплаты труда структурных подразделений Общества, находящихся в его непосредственном подчинении.

Для работников, осуществляющих методическое руководство другими работниками, в ДИ следует указать, в чем конкретно состоит методическое руководство. Например:

Организует разработку комплекта форматов документов для целей планирования и отчетности по текущей, финансовой и инвестиционной деятельности бизнес-единиц Общества. Оказывает методическую помощь руководителям структурных подразделений Общества, руководителям рабочих групп в выполнении расчетов, экспертном анализе расчетов экономической эффективности предлагаемых ими проектов и решений.

Целесообразно включить в состав функций работника его участие в определенных комиссиях, комитетах, советах, экспертных и рабочих группах и т.п., особенно, если в Обществе не предусмотрено отдельное вознаграждение работника за участие в работе указанных органов.

Функции, приводимые в ДИ работника подразделения, должны соответствовать функциям этого подразделения, закрепленным в ПП. Это значит, что работник выполняет либо всю функцию, указанную в ПП, целиком, либо ее часть, либо выполняет внутреннюю для подразделения функцию (она может быть не указана в ПП), необходимую для выполнения функций подразделения.

Для удобства разработчик может составить «матрицу ответственности» подразделения – таблицу, в которой перечислены функции подразделения (по строкам) и должности работников подразделения (по столбцам), а на пересечении строки и столбца указывается роль данного работника в исполнении данной функции: инициирует, организует, участвует, обеспечивает, выполняет самостоятельно, контролирует и т.п. (см. комментарий к разделу 3 ПП). При необходимости в описании функции следует указать, с какой регулярностью выполняется эта функция: с заданной периодичностью, по указанию руководителя или при наступлении иных определенных событий.

Важно отметить, что ДИ должна «работать» не только в обычной ситуации, но и в ситуации нештатной. Рекомендуется [5], чтобы в ДИ работнику было дано право принять решение по ситуации самому либо на него возложена обязанность безотлагательно доложить непосредственному руководителю о нештатной ситуации. Количество функций, приводимых в ДИ, не должно быть слишком большим. Оптимальное количество меняется от 10 для должностей нижнего уровня до 20 для должностей верхнего уровня. В противном случае документ перестает восприниматься и, следовательно, делается нерабочим. Для того, чтобы выполнить эту рекомендацию, разработчику рекомендуется:

• объединить некоторые функции (в разумной степени);
• указать требования к результату, а не к процессам, ведущим к нему (формулируется как: «обеспечить такое-то состояние объекта управления»);
• пересмотреть «вертикальное» распределение функций между руководителем и подчиненными, старшими и младшими, в разумной степени делегировав определенные функции (вместе с правами и ответственностью) «сверху вниз»;
• пересмотреть «горизонтальное» распределение функций между смежниками в рамках единого процесса (рациональное разграничение функций характеризуется тем, что работник отвечает за выполнение логически завершенного процесса, получение продукта (или полуфабриката) с определенными и допускающими независимую проверку качествами; в таком случае в ДИ от описания действий можно перейти к описанию требований к результатам);
• изложить подробные описания в иных локальных нормативных актах (регламентах, методических и рабочих инструкциях).

Важно иметь в виду, что состав функций должен соответствовать базовой заработной плате работника. Базовая заработная плата работников с идентичными ДИ должна быть одинакова (ср. со ст. 22 Трудового кодекса РФ).

Подраздел 2.2

Во вторую часть раздела целесообразно включить общие для всех (или для определенных групп) работников обязанности. Часть таких обязанностей уже сформулирована в ст. 21. Трудового кодекса РФ, а потому повторять ее в ДИ нет необходимости. Целесообразно указать следующие обязанности:

2.2.1. Выполнять указания непосредственного руководителя, оперативного руководителя, методических руководителей (при их наличии).

2.2.2. Выполнять обязанности и требования, установленные локальными нормативными актами Общества.

2.2.3. Обеспечивать сохранность вверенных ему документов.

2.2.4. Не разглашать ставшие ему известными по роду деятельности сведения, относящиеся к коммерческой тайне Общества.

Если работник при исполнении своих должностных обязанностей должен соблюдать требования, установленные нормативными актами третьих лиц (например, заказчиков), то в этом подразделе следует указать эти требования. Например:

2.2.5. Соблюдать требования корпоративных стандартов заказчиков Общества по ОТ, ПБ, ООС и БДД при пользовании транспортными средствами для выполнения заключенных с заказчиками договоров.

Стоит напомнить, что в таком случае работодатель должен ознакомить работника с такими нормативными актами.

В некоторых организациях формат ДИ предполагает указание параметров, по которым измеряется эффективность выполнения работником той или иной функции, или установление конкретных целевых значений для таких параметров, или нормы/нормативы выполнения функций. Например, можно встретить распределение рабочего времени (в процентах) между функциями, выполняемыми работником. По нашему мнению, такое указание некорректно, поскольку:

• могут существовать функции, выполняемые нерегулярно, для которых будет затруднительно оценить норму, или функции, исполняемые в чрезвычайных случаях, – закладывая на них ненулевой процент времени, мы соглашаемся с тем, что чрезвычайные ситуации будут иметь место;
• неясно, как учитывать фактическое распределение времени (а делать это придется, поскольку указаны плановые показатели);
• неясны правовые последствия отклонений фактических показателей (случайных или систематических) от установленных показателей.

Вправе ли, например, работник требовать каких-либо компенсаций при превышении на 1% времени, затраченного на выполнение некоторой функции? Ведь работодатель, утверждая ДИ в такой форме, по сути, обязывается соблюдать установленные нормы. Или наоборот, к работнику следует применить взыскание, поскольку он превысил норму выполнения одной функции в ущерб другой? Отклонение в 1% за рабочий день простительно, а за неделю или за месяц.

Указание любых фиксированных значений параметров лишает, кроме того, ДИ гибкости, поскольку принуждает переутверждать их при изменении установленных норм.

В разделе «Права» перечисляются права работника, то есть нормативно закрепленные возможности работника действовать определенным образом или требовать определенных действий от других работников Общества. Работник наделяется правами для выполнения своих должностных обязанностей. Работодатель обеспечивает реализацию работником его прав (ст. 22 Трудового кодекса РФ). О

сновные права работника сформулированы в ст. 21 Трудового кодекса РФ, поэтому повторять их в ДИ нет необходимости. Специфические права работника должны быть обусловлены его должностными обязанностями. Права на информационное взаимодействие, связанные с выполнением должностных обязанностей, имеются у каждого работника:

• Присутствовать на совещаниях (необходимо конкретизировать 5 ) по вопросам, касающимся его деятельности (для руководителей – деятельности возглавляемого им подразделения).
• Запрашивать и получать от работников структурных подразделений Общества информацию и документы, необходимые для выполнения своих должностных обязанностей в порядке, установленном соответствующими локальными нормативными актами Общества.
• Вносить на рассмотрение непосредственного руководителя предложения по совершенствованию работы, связанной с обязанностями, предусмотренными настоящей Должностной инструкцией.

В некоторых вариантах образцов ДИ (например, в [34]) в составе прав на информационное взаимодействие присутствует такая формулировка: «Знакомиться с проектами решений руководства Общества, касающихся его деятельности, деятельности возглавляемого подразделения (для руководителей подразделений)». Однако принимая такую формулировку, мы попадаем в ту же коллизию, что и с «совещаниями». «Проект решения» – весьма неопределенный объект: он может существовать в устной форме, в форме многочисленных вариантов, проходящих разные инстанции. Далеко не с каждым таким вариантом физически возможно, да и вряд ли целесообразно знакомить работника по его обращению. Поэтому возможно использовать два механизма:

1. работник знакомится с принятым решением в обязательном порядке (ст. ст. 22, 68 Трудового кодекса РФ), подписывая лист ознакомления к приказу, распоряжению или иному распорядительному документу, и в случае несогласия с ним имеет право обжаловать его, используя право на защиту своих трудовых прав, свобод и законных интересов всеми не запрещенными законом способами (ст. 21 Трудового кодекса РФ);
2. учет мнения выборного органа первичной профсоюзной организации при принятии локальных нормативных актов (процедура установлена ст. ст. 372, 373 Трудового кодекса РФ; см. также п.п. 23, 24 [29]).

В зависимости от выполняемых функций работник может наделяться следующими правами — Представлять в установленном порядке Общество в других организациях в рамках своей компетенции.

Обычно объем прав, связанный с таким представлением, определяется доверенностью, выдаваемой работнику. Основные права связаны с принятием решений, распоряжением производственными ресурсами:

• Инициировать какие-либо действия (работы, мероприятия, проекты и др.).
• Утверждать и согласовывать документы в пределах своей компетенции (необходимо указать конкретные виды документов).
• Приостанавливать выполнение каких-лидо действий (работ, проектов, мероприятий и др.) в случае выявленного в ходе контроля отклонений от установленных к их выполнению требований (необходимо конкретизировать контролируемое направление деятельности, виды функций, проектов, мероприятий, группы работников, организаций и т.п.).
• Не допускать к работе работников, оборудование (необходимо конкретизировать, каких именно и при каких обстоятельствах).
• Распоряжаться вверенными ему материальными и денежными средствами (и/или иными ресурсами Общества – необходимо конкретизировать) в пределах своей компетенции.

Для работников подразделений внутреннего контроля — Проводить проверки определенных работников, подразделений и/или по определенным направлениям деятельности Общества (необходимо указать конкретные виды и основания проверок).

Важным является право «горизонтального взаимодействия» — Привлекать работников структурных подразделений Общества для совместной работы в рамках выполнения своих должностных обязанностей по согласованию с их непосредственными руководителями.

Руководители подразделений обычно наделяются правом — Вносить на рассмотрение генерального директора Общества предложения (представления) по назначению, перемещению, увольнению, поощрению и наложению дисциплинарных взысканий на работников возглавляемого подразделения.

Следующее «право апелляции» должно гарантировать работнику соблюдение его прав Обществом — Обращаться к непосредственному руководителю за содействием в реализации прав, предусмотренных ДИ, в случае их ограничения другими работниками Общества.

Перечень прав работника может быть расширен.

Наделяя работников правами, стоит помнить, что работодатель должен обеспечивать их реализацию. Например, предоставляя работнику право «проходить переподготовку (переквалификацию) и повышение квалификации» работодатель должен обеспечить это право соответствующим бюджетом либо предусмотреть иные механизмы реализации этого права. Декларируя право «продвигаться по службе (право на карьерный рост)», также необходимо ввести свободное желание работника в правовое русло, выраженное в формализованной системе внутренних аттестаций, проверок, обучений, конкурсов и т.п.

Некоторыми правами работник может наделяться условно, а именно: то или иное действие может быть выполнено при согласии другого определенного работника (как правило, непосредственного, оперативного или методического руководителя или руководителя того подразделения, к которому обращается работник), либо при наступлении иных определенных событий, либо в определенных пределах. В таких случаях в формулировке права присутствуют слова: «по согласованию с …», «в течении такого-то периода …», «в случае …», «в пределах бюджета …», «в пределах своей компетенции …» и т.п. Наличие согласия (в том числе, соответствия принятого решения установленным условиям или пределам) подтверждается согласующий визой соответствующего работника на документе, отражающем планируемое или выполненное действие.

Зачастую можно встретить досадное смешение должностных обязанностей и прав работника. Простое правило для определения различий между ними состоит в следующем: обязанность должна быть выполнена вне зависимости от воли работника, правом же работник может воспользоваться или не воспользоваться по своему усмотрению.

Имеется особенность, касающаяся распорядительных прав работника в отношении других работников, указанная в [34]: при установлении несоответствия качества продукции отгрузка должна быть приостановлена; приостановление отгрузки – право или обязанность начальника отдела контроля качества? Если только право, то начальник может как воспользоваться, так и не воспользоваться им; если только обязанность, то возникает вопрос, на основании какого права начальник приостанавливает отгрузку. В таких случаях в [34] рекомендуется включать распорядительные действия в состав прав, но в разделе «Ответственность» указать, что работник несет ответственность за «неиспользование или неполное использование своих прав» либо (более широкая формулировка) за «причинение своими действиями или бездействием материального ущерба Обществу».

Возможно, здесь стоит провести различие между правами и полномочиями, полагая, что правом работник может воспользоваться или не воспользоваться по своему усмотрению, а полномочие – такой род обязанности, в рамках выполнения которой работник вправе поступить по своему усмотрению тем или иным образом, но которая должна быть выполнена вне зависимости от воли работника. С этой точки зрения в предыдущем примере «контролировать качество с возможностью приостанавливать отгрузку» можно рассматривать как полномочие начальника отдела контроля качества, не включая при этом в права дополнительно «возможность приостановки отгрузок». Точно так же, если работник уполномочен заключать договоры на снабжение организации с возможностью выбора контрагента, то он в результате обязан заключить необходимый договор, но выбор контрагента будет определяться им самостоятельно; снова отдельное право выбора в разделе «Права» повторять не нужно, а от злоупотреблений должна уберечь уже упомянутая формулировка из раздела «Ответственность».

В разделе «Взаимодействие» описывается информационный обмен работника с другими структурными подразделениями и работниками Общества или внешними по отношению к Обществу лицами, органами и организациями. Требования к описанию взаимодействия аналогичны приведенным выше требованиям к описанию взаимодействия структурных подразделений.

В разделе «Ответственность» описывается ответственность работника за невыполнение или ненадлежащее выполнение своих должностных обязанностей, нарушение общих обязательств. Ответственность работника должна уравновешивать его права. В свою очередь, права и ответственность работника должны быть обусловлены его должностными обязанностями. Работник может быть привлечен к дисциплинарной, материальной, гражданско-правовой, административной или уголовной ответственности. В первых двух случаях сделать это может работодатель; в остальных – компетентные в соответствии с действующим законодательством РФ органы. Иных видов ответственности действующее законодательство РФ не устанавливает, поэтому совершенно некорректно говорить о «финансовой, функциональной, организационно-управленческой» ответственности, как это делается, например, в [13].

Как правило, ответственность работника является персональной. В некоторых случаях, согласно ст. 245 Трудового кодекса РФ, может быть установлена коллективная (бригадная) материальная ответственность [32].

Ответственность работника, занимающего определенную должность, может быть установлена не только ДИ, но и другими локальными нормативными актами Общества, например, регламентами, положениями и т.д. Поэтому в ДИ целесообразно указать лишь стандартные положения об ответственности.

5.1. Работник несет ответственность в пределах, определенных действующим законодательством Российской Федерации, за:

5.1.1. Неисполнение (ненадлежащее исполнение) возложенных на него обязанностей, предусмотренных настоящей Должностной инструкцией.

5.1.2. Неисполнение правил трудового распорядка, приказов и распоряжений по Обществу, иных локальных нормативных актов Общества.

5.1.3. Неисполнение указаний непосредственного руководителя, оперативного и методических руководителей (при их наличии).

5.1.4. Совершенные в процессе осуществления своей деятельности правонарушения.

5.1.5. Причинение своими действиями или бездействием материального ущерба Обществу.

5.1.6. Необеспечение сохранности вверенных ему документов, информации.

5.1.7. Разглашение сведений, составляющих коммерческую тайну Общества.

5.1.8. Несоблюдение правил охраны труда, техники безопасности, промышленной санитарии, противопожарной безопасности, охраны окружающей среды, безопасности дорожного движения (указываются в зависимости от характера деятельности Работника, ср. п. 1.7 ДИ).

Для руководителей или иных должностей целесообразно указать ответственность за участие в бизнесе иных юридических лицах или предприятиях, интересы которых могут войти в противоречие с законными интересами работодателя. Сделать это можно, например, таким способом:

5.1.9. За отсутствие письменной информации:

5.1.9.1. о владении Работником (либо его супругой (-м), родителями, детьми, полнородными или неполнородными братьями и сестрами, усыновителями или усыновленными) акций (долей, паев) в юридических лицах (данное обязательство не распространяется на владение не являющимися контрольными пакетов акций компаний, котирующихся на Московской, Нью-Йоркской или Лондонской фондовых биржах);

5.1.9.2. о прямой или косвенной занятости или заинтересованности, участии в любом виде или качестве (в качестве арендодателя, заказчика, агента, консультанта, работника или в ином качестве) в бизнесе лица, которое:

• является контрагентом Общества, контрагентом дочернего и/или аффилированного лица Общества; либо
• ведет переговоры по заключению договора с Обществом, его дочерними и/или аффилированными лицами; либо
• выступает стороной в судебном разбирательстве, в котором участвует Общество, его дочернее и/или аффилированное лицо; либо
• реализует с Обществом, его дочерними и/или аффилированными лицами один и тот же проект;
• если указанные владение либо занятость или заинтересованность создают для Работника ситуацию настоящего или потенциального конфликта его интересов с законными интересами Общества.

Завершает раздел «Ответственность» следующее положение:

5.2. Неисполнение Работником требований настоящей Должностной инструкции может являться основанием для расторжения трудового договора с ним.

Ответственность возникает как следствие нарушения определенных норм. Поэтому «работник несет ответственность за неисполнение …, несоответствие,… несоблюдение и т.п.». Писать «несет ответственность за бесперебойную работу…», «… за полное и своевременное исполнение…» или «… за качество и своевременность» (ср. [37]) нельзя.

Важно, чтобы требования, нарушения которых влекут ответственность работника, были достаточно точно сформулированы в нормативных документах (внешних или внутренних). В противном случае работодателю будет проблематично доказать факт нарушения этих требований. Поэтому когда в ДИ говорится, например, об ответственности за некачественное, несвоевременное исполнение работником тех или иных обязанностей, требования к качеству и своевременности следует указать непосредственно в ДИ либо дать ссылку на иной нормативный документ (правила эксплуатации, государственные или отраслевые стандарты, положения договоров и т.п.).

Читатель наверняка заметил, а профессиональный разработчик локальных нормативных актов знает, что язык, который используется при написании ПП и ДИ, отличается не только от разговорного, но и от литературного русского языка. Основное отличие – бoльшая формальность, которая сродни формальности языков логики, математики, программирования или юриспруденции. Это отличие не следует трактовать как «канцелярит» [10], поскольку целями написания ПП, ДИ и других локальных нормативных актов является ясное и четкое изложение правил работы организации, а также обеспечение недвусмысленной трактовки этих правил в случае возникновения конфликтов и споров.

Перечислим основные рекомендации (см. также [5], [30], [35]).

1. Формулировки должны быть краткими, четкими и не допускать различных толкований, соответствовать орфографическим нормам русского языка.

На практике при написании документа для достижения краткости и четкости следует установить «лимит» количества предложений или строк на описание, допустим, функций. При этом описания для должностей нижнего уровня должны быть максимально короткими (1 — 2 строчки). В противном случае описания надо или разбивать, или объединять более общей, но краткой формулировкой.

Следует избегать «внушений» работнику путем многократного повторения в ПП или ДИ одного и того же положения – может быть достигнут обратный эффект. Поэтому, сформировав проект документа, следует удалить из него повторяющиеся по смыслу формулировки.

Четкости формулировки способствует ее стилистическая выдержанность. Не следует использовать избыточные словосочетания, которые по смыслу не отличаются от соответствующего глагола. Например, вместо «ведет учет», «принимает участие», «осуществляет контроль», «проводит работу» следует просто писать «учитывает», «участвует», «контролирует», «выполняет».

Так, вместо многословной формулировки: осуществляет контроль работ по выполнению технического обслуживания оборудования. Лучше написать: контролирует техническое обслуживание оборудования.

В формулировках, описывающих процессы, вряд ли будут уместны качественные характеристики этих процессов. Так, в формулировке из ДИ администратора торгового зала — Контролирует бесперебойную работу торгового оборудования. Слово «бесперебойной» явно лишнее: если работа бесперебойна, то зачем ее контролировать? Несоответствие работы подконтрольного оборудования определенным требованиям – повод для привлечения работника к ответственности. Следовательно, «бесперебойность», равно как и другие качества результата подконтрольного процесса, относятся к положениям, описывающим ответственность работника. Таким образом, корректная краткая формулировка описания функции звучит так — Контролирует работу торгового оборудования.

Расширенный вариант этой формулировки выглядит следующим образом: контролирует работу торгового оборудования, проведение всех работ по профилактическому обслуживанию торгового оборудования и в случае выхода его из строя принимает меры к немедленному исправлению оборудования и сохранению продукции.

2. В текстах документов должна использоваться (единая) терминология, либо установленная соответствующими нормативными актами, либо отвечающая устоявшейся практике в той или иной предметной области. Не допускается употребление различных терминов для обозначения одного и того же понятия.

Например, в формулировке обязанности начальника отдела материально-технического снабжения — совместно с директором по обеспечению Общества планирует потребность в ТМЦ в разрезе бизнес-единиц предприятия; контролирует исполнение договоров поставки МТР. Последнее правило нарушено дважды: «Общество» и «предприятие», равно как «МТР» (материально-технический ресурс) и «ТМЦ» (товарно-материальная ценность), в данном контексте очевидно являются синонимами, поэтому правильнее выбрать в каждом случае один вариант — совместно с директором по обеспечению Общества планирует потребность в ТМЦ в разрезе бизнес-единиц Общества; контролирует исполнение договоров поставки ТМЦ.

Еще одна распространенная ошибка: работник организации называется в одном и том же тексте «работником», «сотрудником», «должностным лицом». В ПП, ДИ и иных локальных нормативных актах по отношению к лицу, находящемуся в трудовых отношениях с организацией, следует употреблять термин «работник», как используемый в Трудовом кодексе РФ.

Выглядит несоответствующей сложившемуся словоупотреблению формулировка — применяет методы материального и морального стимулирования. Поскольку в практике управления персоналом употребляется понятие «материальное и нематериальное стимулирование». Во избежание таких промахов в разработке документов необходимо использовать разного рода словари терминов (например, издания аналогичные [10]) или привлекать профильных специалистов – хотя бы на стадии редактирования проекта документа. Весьма желательно, чтобы терминология во всех локальных нормативных актах организации была одинаковой. Для обеспечения этого требования в организации должен быть принят (и поддерживаться в установленном порядке) официальный словарь терминов (глоссарий); по крайней мере, группа разработчиков должна создать такой словарь для себя.

3. В текстах документов не допускается использование неопределенных (с неопределенными требованиями, с неопределенным результатом, не ограниченных во времени, пространстве и т.п.) или декларативных формулировок.

Нарушение этого требования (вместе с нарушением орфографических и пунктуационных правил) на практике наиболее многочисленны. Плата же за неопределенность может быть очень высока.

Именно во избежание неопределенности в документах используется перегруженный (с точки зрения нейтрального или разговорного стиля) язык. Формулируя какое-либо положение документа (порядок действий, требование к состоянию чего-либо и т.п.) необходимо проследить, все ли существенные черты объекта или процесса описаны; указано ли непосредственно в формулировке, в ее ближайшем «окружении» или ином контексте, кем, как, в какое время и в каком месте данное действие должно быть произведено или данный объект должен быть представлен.

Например, в формулировке из ДИ диспетчера цеха — сообщать о происшедшем в цехе несчастном случае, инциденте, аварии, пожаре одному из руководителей Общества. Не определены: срок сообщения, адресат сообщения, форма и способ документирования сообщения. Следует изложить ее в такой редакции — немедленно устно сообщать начальнику цеха или работнику Общества, его замещающему, а также (в течение суток) руководителю службы ОТ, ПБ и ООС о происшедшем в цехе несчастном случае, инциденте, аварии, пожаре; фиксировать до конца смены указанный факт в диспетчерском журнале.

Как вариант, приведенную расширенную формулировку можно включить в документ, регламентирующий правила поведения в случае инцидентов, но только в этом случае в ДИ диспетчера может быть допущена исходная формулировка с добавлением: «в установленном порядке».

Формулировка из ДИ директора по эксплуатации транспорта — знать … действующее законодательство Российской федерации. C формальной точки зрения корректна, но практически неосуществима, тем более, что в виду имелись куда менее обширные и, главное, действительно необходимые знания — Знать … действующее законодательство Российской федерации, отраслевые нормативные документы в области транспорта и дорожного хозяйства.

Или даже — Знать … устав автомобильного транспорта, нормативные документы для автомобильного транспорта, правила организации пассажирских перевозок на автомобильном транспорте, правила и требования перевозок крупногабаритных и тяжеловесных, опасных грузов.

Как уже отмечалось, неприемлемой с точки зрения требования определенности является, например, формулировка — анализирует производственную деятельность… Если никак не обозначена цель анализа. Гораздо продуктивнее будет звучать — разрабатывает предложения для генерального директора Общества по повышению качества оказываемых Обществом услуг на основе анализа результатов производственной деятельности.

Аналогично, не стоит злоупотреблять не очень внятными словами и словосочетаниями, как «эффективность», «решение вопросов» и т.п. Например, весьма двусмысленно звучит формулировка — администратор магазина решает вопросы с банком по времени проведения инкассации выручки, по оплате услуг по инкассации.

Уже цитированное нами положение из ДИ управляющего директора — организует производственно-хозяйственную деятельность на основе широкого использования новейшей техники и технологии, прогрессивных форм управления и организации труда, научно-обоснованных нормативов материальных, финансовых и трудовых затрат, изучения конъюнктуры рынка и передового опыта (отечественного и зарубежного) в целях всемерного повышения технического уровня и качества продукции (услуг). Из-за своей декларативности может вызвать множество вопросов при оценке деятельности и определении вознаграждения управляющего директора: достаточно ли широко была использована новейшая техника, насколько прогрессивны были примененные формы управления, всемерно или фрагментарно повышался технический уровень продукции, стоит ли считать научно-обоснованной утвержденную управляющим директором норму трудозатрат на ремонт нефтепромыслового оборудования, если разработал ее финансовый директор со степенью кандидата технических наук по специальности «ракетостроение»? Во избежание недоразумений от формулировок подобного рода стоит избавляться.

Одним из критериев определенности формулировки является возможность объективной проверки (оценки) ее выполнения или невыполнения. Очевидно, именно этому критерию не соответствуют словосочетания типа: «всемерно содействует», «неуклонно повышает», «прогрессивный», «новейший» и т.п. С другой стороны, когда в документе говорится, скажем, о «полном и своевременном удовлетворении заявок подразделений на материально-технические ресурсы», а в локальных нормативных актах организации содержатся контрольные показатели для измерения этих «полноты» и «своевременности» (показатели типа уровня обслуживания и времени удовлетворения заявки) и их целевые значения, то такая формулировка будет звучать вполне определенно.

Отметим, однако, что после того, как формулировка стала достаточно определенной, разработчик должен максимально упростить ее.

4. Сокращения, вспомогательные или условные термины, не относящиеся к общепринятым, а также краткие наименования вначале приводятся в тексте полностью, после чего в скобках после слова «далее – » или «далее в настоящем разделе – » указывается нужное сокращение.

Например: отдел материально-технического обеспечения (далее – ОМТО); механическое, в том числе, грузоподъемное, и энергетическое оборудование, оборудование, работающее под давлением, электрические, газовые и тепловые сети Общества, а также верхнее оборудование автоспецтехники Общества (далее в настоящей Должностной инструкции – Объекты).

5. Следует установить правила написания наименований подразделений и должностей.

Удобно писать их (не в начале предложения) с маленькой буквы, например: департамент экономики и финансов, юридический отдел, инженерно-технологическая служба, главный инженер, отдел главного механика, директор по развитию бизнеса, начальник отдела сводной бухгалтерской отчетности, главный энергетик, системный администратор.

Впрочем, для названий высших органов управления (как правило, коллегиальных) и должностей высших руководителей организации делаются исключения, например: Общее собрание участников, Совет директоров, Комитет по аудиту, Технический совет, Президент, Вице-президент, Председатель правления, Генеральный директор, Управляющий директор. В этом случае необходимо установить правило написания производных наименований, например: Председатель Совета директоров, председатель Комитета по аудиту, Первый вице-президент, первый заместитель генерального директора, заместитель генерального директора по экономике и финансам, секретарь управляющего директора, секретарь Технического совета.

Необходимо следить за тем, чтобы названия подразделений и должностей писались одинаково в организационной структуре (схеме), штатном расписании, ПП, ДИ и других локальных нормативных актах, в переписке и т.п.

Наиболее экономным представляется следующий способ разработки ПП и ДИ (ср. [20], [23]).

Генеральный директор формулирует задачи по основным блокам деятельности предприятия (продажи, производство, снабжение, вспомогательные и поддерживающие подразделения); далее руководители блоков формулируют цели подразделений, после чего руководители высшего звена совместно проверяют полноту и непротиворечивость сформулированных задач. На этом этапе анализируется также целесообразность существования подразделений и правильность определения границ между ними.

Далее руководители подразделений трансформируют задачи своих подразделений в функции своих подразделений и их работников. После согласования функций для каждой должности определяются права, ответственность, описываются взаимодействия и квалификационные требования. Единообразие и согласованность всего комплекса ПП и ДИ и, шире, всего комплекса локальных нормативных актов организации должны обеспечиваться участием в их разработке работника отдела кадров или отдела организации труда, а при наличии специализированных подразделений (например, отдела интегрированной системы менеджмента или корпоративных технологий и т.п.) – работников указанных подразделений. Шаблоны ПП и ДИ должны быть предварительно согласованы с юридическим отделом предприятия.

Редакторскую работу должен взять на себя один из постоянных членов рабочей группы по разработке ПП и ДИ, обеспечивая заодно и единство стиля документов. Эстетический аспект в подготовке локальных нормативных актов не менее важен, чем аспект содержательный. Изящество формулировок позволяет избежать переработки ПП и ДИ при смене «правил игры», в частности, при изменениях или появлении новых функций. ПП и ДИ согласуются, как правило, с руководителями отдела кадров, отдела организации труда и заработной платы, юридического отдела, непосредственным руководителем подразделения или работника, оперативным, методическими руководителями подразделения или работника (при их наличии).

ПП и ДИ утверждаются генеральным директором организации либо лицом, наделенным соответствующими правами, путем издания соответствующего приказа. ПП и ДИ должны быть утверждены не позднее предполагаемой даты первого приема или перевода на работу работников в подразделение или на должность.

Подлинник утвержденного ПП вместе с листом согласования после регистрации передается на хранение в отдел кадров. Копии утвержденного ПП передаются в отдел труда и заработной платы, руководителю подразделения. Подлинник утвержденной ДИ вместе с листом согласования после регистрации передается на хранение в отдел кадров. Копии утвержденной ДИ передаются в отдел труда и заработной платы, руководителю подразделения, в штат которого входит описанная в ДИ должность, работникам, занимающим должность.

Руководитель подразделения в срок не более пяти рабочих дней после утверждения ПП или ДИ знакомит работников подразделения с ПП или ДИ и передает им их экземпляры ПП или ДИ под роспись в листе ознакомления. Подлинник листа ознакомления передается на хранение в отдел кадров. Вновь принятые в штат подразделения работники при приеме на работу должны быть ознакомлены с действующими ПП и ДИ под роспись в листе ознакомления.

Внесение дополнений или изменений в ПП и ДИ обязательно при:

• изменении структуры организации, в том числе, переподчинении подразделений или должностей, изменении наименования подразделений или должностей;
• изменении задач, функций подразделений;
• изменении функций, прав, ответственности, квалификационных требований, взаимодействий работников;
• других изменений в организации работы, отражаемых в разделах ПП или ДИ.

Дополнения, изменения в ПП и ДИ вносятся приказом генерального директора организации либо лица, наделенного соответствующими правами. Подобным же приказом отменяется (считается утратившей силу) предыдущая редакция документа и утверждается новая. Для обеспечения единства методического подхода и облегчения труда разработчиков – специалистов подразделений, рекомендуется ввести и использовать методическую инструкцию по разработке ПП и ДИ. В эту инструкцию следует включить: словарь терминов, основные требования к документам, типовые формулировки и шаблоны документов, порядок разработки, согласования, утверждения и хранения ПП и ДИ, порядок ознакомления работников организации с утвержденными ПП и ДИ, условия и порядок внесения изменений и дополнений к ПП и ДИ.

Последнее важно для того, чтобы разрешить конфликты, связанные с необходимостью изменения функций работника [14]. Процедура должна увязывать изменения как в ДИ, так и в трудовом договоре с работником. Кроме того, в методической инструкции могут быть подробно описаны понятия, используемые в ПП и ДИ, например: методическое руководство, оперативное подчинение, описания ролей исполнителей и т.п. Это позволит сделать ПП и ДИ более компактными и более корректными.

Не претендуя на абсолютную истину, для удобства читателя мы приводим в приложении шаблоны ПП и ДИ. Каждая организация может и должна разработать собственные шаблоны ПП и ДИ, не отклоняясь при этом от предложенных рекомендаций.

В шаблонах ПП и ДИ выделены:

• подчеркиванием – места текста, в которых надо указать конкретные наименования, функции и т.п.;
• курсивом – места текста, в которых надо выбрать один из предложенных вариантов;
• [квадратными скобками] – комментарии, которые необходимо удалить после формирования текста документа.

Приложение 1. Шаблон положения о структурном подразделении

Наименование организации
ПОЛОЖЕНИЕ	УТВЕРЖДЕНО
о наименование подразделения	приказом
№ …	от «___» _________ ______ г. № ___________

1. ОБЩИЕ ПОЛОЖЕНИЯ

1.1. Настоящее Положение определяет порядок создания и расформирования, подчинение, нормативно-правовую основу деятельности, задачи и функции, взаимодействие наименование подразделения (далее – Подразделение) Наименование организации (далее – Общество). Сокращенное наименование Подразделения – … [указывается при необходимости].

1.2. Подразделение является самостоятельным структурным подразделением Общества и подчиняется непосредственно генеральному директору Общества [или] подчиняется непосредственно наименование должности непосредственного руководителя [или] входит в состав наименование вышестоящего подразделения и подчиняется непосредственно наименование должности непосредственного руководителя.

1.3. Подразделение создается и расформировывается в соответствии с организационной структурой и штатным расписанием Общества, в порядке, определенном действующим законодательством Российской Федерации.

1.4. Подразделением непосредственно руководит наименование должности (далее – Руководитель подразделения). Оперативное / методическое руководство деятельностью Подразделения осуществляют наименования должностей [при наличии оперативных или методических руководителей].

1.5. В период отсутствия Руководителя подразделения его обязанности выполняет наименование должности [или] работник Общества, назначенный приказом генерального директора Общества.

1.6. При исполнении своих функций Подразделение руководствуется:

1.6.1. действующим законодательством РФ;

1.6.2. отраслевыми нормативными и методическими документами в области … [указать предметную область];

1.6.3. Уставом Общества [для подразделений, которые обязаны контролировать соблюдение Устава];

1.6.4. Решениями Общего собрания участников (акционеров) (Совета директоров) [для подразделений, подчиняющихся непосредственно Общему собранию акционеров (участников) или Совету директоров];

1.6.6. коллективным договором;

1.6.7. приказами и распоряжениями генерального директора Общества, указаниями непосредственного руководителя, оперативного, методических руководителей [при их наличии];

1.6.8. правилами внутреннего трудового распорядка Общества;

1.6.9. иными локальными нормативными актами Общества;

1.6.10. нормативными актами по охране труда и промышленной безопасности, правилами и нормами охраны труда, производственной санитарии, противопожарной защиты, экологической безопасности [указываются в зависимости от характера деятельности Подразделения].

1.7. Режим работы Подразделения определяется в соответствии с Правилами внутреннего трудового распорядка, установленными в Обществе.

1.8. Настоящее Положение, изменения и дополнения к нему утверждаются и вводятся в действие приказом генерального директора Общества по согласованию с Общим собранием акционеров (участников) (Советом директоров) [для подразделений, подчиняющихся непосредственно Общему собранию акционеров (участников) или Совету директоров].

2. ОСНОВНЫЕ ЗАДАЧИ

Основными задачами Подразделения являются:

Для выполнения задач, указанных в п. 3 настоящего Положения, на Подразделение возложены следующие функции:

[Функции в области разработки нормативной документации для других подразделений].

[Функции в области методического руководства].

[Функции в области мониторинга и прогнозирования].

[Функции в области планирования, разработки (разделов) бюджета, инвестиционных проектов].

[Функции в области оперативного руководства].

[Прочие функции, выполняемые Подразделением самостоятельно].

[Прочие функции, выполняемые Подразделением совместно с другими структурными подразделениями Общества].

[Функции в области курирования договоров (указать типы курируемых договоров), (если они не определены в иных локальных нормативных актах Общества)].

[Функции в области учета и отчетности].

[Функции в области контроля деятельности других работников или подразделений (на соответствие определенным (указать, каким) задачам, требованиям, нормам и т.п.)].

[Функции в области анализа, разработки и выполнения мероприятий по развитию Общества].

4. СТРУКТУРА ПОДРАЗДЕЛЕНИЯ

4.1. Структура и штатная численность Подразделения определяются действующей организационной структурой и штатным расписанием Общества.

5. ВЗАИМОДЕЙСТВИЕ

5.1. С работниками подразделений Общества – в порядке, установленном локальными нормативными актами Общества.

5.2. С третьими лицами – в порядке, установленном действующим законодательством РФ. [При наличии такого взаимодействия.]

5.3. … [указать другие взаимодействия].

Приложение 2. Шаблон должностной инструкции

Наименование организации
ДОЛЖНОСТНАЯ ИНСТРУКЦИЯ	УТВЕРЖДЕНА
о наименование подразделения	приказом
№ …	от «___» _________ ______ г. № ___________

1. ОБЩИЕ ПОЛОЖЕНИЯ

1.1. Настоящая Должностная инструкция определяет подчинение, нормативно-правовую основу деятельности, должностные обязанности, взаимодействие, права и ответственность, а также требования к квалификации наименование должности (далее – Работник) Наименование организации (далее – Общество). Сокращенное наименование должности – … [указывается при необходимости].

1.2. Работник относится к категории руководителей / специалистов / служащих.

1.3. Работник непосредственно подчиняется наименование должности непосредственного руководителя. Оперативное / методическое руководство деятельностью Работника осуществляют наименования должностей [при наличии оперативного или методических руководителей].

1.4. Работник принимается на работу и увольняется генеральным директором Общества в установленном действующим трудовым законодательством РФ порядке по представлению наименование должности [указывается, если необходимо] по согласованию с наименование должностей [указывается, если необходимо].

1.5. В период отсутствия Работника его обязанности выполняет наименование должности [или] работник, назначенный приказом генерального директора Общества.

1.6. На должность Работника назначается лицо, имеющее высшее/среднее/среднее специальное/профессиональное образование и стаж работы на … должностях не менее … лет.

1.7. Работник при выполнении должностных обязанностей руководствуется:

1.7.1. действующим законодательством РФ;

1.7.2. отраслевыми нормативными и методическими документами в области … [указать предметную область];

1.7.3. Уставом Общества [для должностей, которые обязаны контролировать соблюдение Устава];

1.7.4. Решениями Общего собрания участников (акционеров) (Совета директоров) [для должностей, подчиняющихся непосредственно Общему собранию акционеров (участников) или Совету директоров];

1.7.5. Положением о наименование подразделения и настоящей Должностной инструкцией;

1.7.6. приказами и распоряжениями генерального директора Общества, указаниями непосредственного руководителя, оперативного, методических руководителей [при их наличии];

1.7.7. правилами внутреннего трудового распорядка Общества;

1.7.8. иными локальными нормативными актами Общества;

1.7.9. нормативными актами по охране труда и промышленной безопасности, правилами и нормами производственной санитарии, противопожарной защиты, экологической безопасности, безопасности дорожного движения [указываются в зависимости от характера деятельности Работника].

1.8.1. действующее законодательство Российской Федерации и отраслевые нормативные документы в области … [указать предметную область];

1.8.2. … [перечислить специальные знания];

1.8.3. стратегию развития Общества [указывается для высших руководителей или для должностей, которые имеют право доступа к такой информации, если стратегия Общества документирована];

1.8.4. структуру Общества, задачи и функции его подразделений;

1.8.5. основы эксплуатации компьютерной техники, коммуникаций и связи [указывается в зависимости от характера деятельности Работника];

1.8.6. правила и нормы охраны труда.

1.9. Режим работы Работника определяется в соответствии с Правилами внутреннего трудового распорядка, установленными в Обществе.

1.10. Настоящая Должностная инструкция, изменения и дополнения к ней утверждаются и вводятся в действие приказом генерального директора Общества по согласованию с Общим собранием акционеров (участников) (Советом директоров) [для подразделений, подчиняющихся непосредственно Общему собранию акционеров (участников) или Совету директоров].

2. ДОЛЖНОСТНЫЕ ОБЯЗАННОСТИ

2.1. Работник выполняет следующие должностные обязанности: [Для руководителей подразделений вначале перечисляются основные функции, отвечающие задачам возглавляемого подразделения работника (по Положению о подразделении)].

[Функции в области разработки нормативной документации для других подразделений].

[Функции в области методического руководства].

[Функции в области мониторинга и прогнозирования].

[Функции в области планирования, разработки (разделов) бюджета, инвестиционных проектов].

[Функции в области оперативного руководства].

[Прочие функции, выполняемые Работником самостоятельно].

[Прочие функции, выполняемые Работником совместно с другими Работниками или структурными подразделениями Общества].

[Функции в области курирования договоров (указать типы курируемых договоров), если они не определены в иных локальных нормативных актах Общества].

[Функции в области ведения учета и подготовки отчетности].

[Функции в области контроля деятельности других работников или подразделений (на соответствие определенным (указать, каким) задачам, требованиям, нормам и т.п.)].

[Функции в области анализа, разработки и выполнения мероприятий по развитию Общества].

[Для руководителей подразделений – функции в области руководства]

2.1.13. Координирует работу структурных подразделений Общества, находящихся в его непосредственном подчинении.

2.1.14. Участвует в разработке организационной структуры, штатного расписания, форм оплаты труда структурных подразделений Общества, находящихся в его непосредственном подчинении.

2.2.1. Выполнять указания непосредственного руководителя, оперативного руководителя, методических руководителей [при их наличии].

2.2.2. Выполнять обязанности и требования, установленные локальными нормативными актами Общества.

2.2.3. Обеспечивать сохранность вверенных ему документов.

2.2.4. Не разглашать ставшие ему известными по роду деятельности сведения, относящиеся к коммерческой тайне Общества.

3.1. Присутствовать на заседаниях, совещаниях, собраниях [необходимо конкретизировать] по вопросам, касающимся его деятельности, деятельности возглавляемого подразделения [для руководителей подразделений].

3.2. Запрашивать и получать от работников структурных подразделений Общества информацию и документы, необходимые для выполнения своих должностных обязанностей в порядке, установленном соответствующими локальными нормативными актами Общества.

3.3. Представлять в установленном порядке Общество в других организациях, по вопросам, входящим в его компетенцию.

3.4. Инициировать … [необходимо конкретизировать].

3.5. Согласовывать … [необходимо указать конкретные виды документов].

3.6. Утверждать … [необходимо указать конкретные виды документов].

3.7. Приостанавливать выполнение … в случае выявленного в ходе контроля отклонений от установленных к их выполнению требований [необходимо конкретизировать контролируемое направление деятельности, виды функций, проектов, мероприятий, группы работников, организаций и т.п.].

3.8. Не допускать к работе … [необходимо конкретизировать при несоблюдении каких условий реализуется это право].

3.9. Распоряжаться вверенными ему материальными и денежными средствами [и/или иными ресурсами Общества – необходимо конкретизировать] в пределах своей компетенции.

3.10. Вносить на рассмотрение непосредственного руководителя предложения по совершенствованию работы, связанной с обязанностями, предусмотренными настоящей Должностной инструкцией.

3.11. Привлекать работников структурных подразделений Общества для совместной работы в рамках выполнения своих должностных обязанностей по согласованию с их непосредственными руководителями.

3.12. Обращаться к непосредственному руководителю за содействием в реализации прав, предусмотренных настоящей Должностной инструкцией, в случае их ограничения другими работниками Общества.

3.13. Вносить на рассмотрение генерального директора Общества предложения (представления) по назначению, перемещению, увольнению, поощрению и наложению взысканий на работников возглавляемого подразделения [для руководителей подразделений].

4. ВЗАИМОДЕЙСТВИЕ

4.1. С работниками структурных и обособленных подразделений Общества – в порядке, установленном локальными нормативными актами Общества.

4.2. С третьими лицами – в порядке, установленном действующим законодательством РФ [при наличии такого взаимодействия].

4.3. … [указать другие взаимодействия].

5. ОТВЕТСТВЕННОСТЬ

5.1. Работник несет ответственность в пределах, определенных действующим законодательством Российской Федерации, за:

5.1.2. Неисполнение правил внутреннего трудового распорядка, приказов и распоряжений по Обществу, иных локальных нормативных актов Общества.

5.1.3. Совершенные в процессе осуществления своей деятельности правонарушения.

5.1.4. Причинение своими действиями или бездействием материального ущерба Обществу.

5.1.5. Необеспечение сохранности вверенных ему документов, информации.

5.1.6. Разглашение сведений, составляющих служебную и коммерческую тайну Общества.

5.1.7. Неисполнение указаний непосредственного руководителя, оперативного и методических руководителей [указывается в случае их наличия].

5.1.8. Несоблюдение правил охраны труда, техники безопасности, промышленной санитарии, противопожарной безопасности, охраны окружающей среды, безопасности дорожного движения [указываются в зависимости от характера деятельности Работника, ср. п. 1.7.9 ДИ].

5.1.9. [для руководителей подразделений] За отсутствие письменной информации:

5.1.9.2. о прямой или косвенной занятости или заинтересованности, участии в любом виде или качестве (в качестве арендодателя, заказчика, агента, консультанта, работника или в ином качестве) в бизнесе лица, которое:

• является контрагентом Общества, контрагентом дочернего и/или аффилированного лица Общества; либо
• ведет переговоры по заключению договора с Обществом, его дочерними и/или аффилированными лицами; либо
• выступает стороной в судебном разбирательстве, в котором участвует Общество, его дочернее и/или аффилированное лицо; либо
• реализует с Обществом, его дочерними и/или аффилированными лицами один и тот же проект;
• если указанные владение либо занятость или заинтересованность создают для Работника ситуацию настоящего или потенциального конфликта его интересов с законными интересами Общества.

5.2. Неисполнение Работником требований настоящей Должностной инструкции может являться основанием для расторжения трудового договора с ним.

Приложение 3. Разновидности руководства

Полномочия руководителя	Оперативный руководитель	Методический руководитель	Непосредственный руководитель
Инициирование приема на работу	+
Инициирование увольнения	+
Расстановка, перемещение работников внутри подразделения	+
Инициирование поощрения	+
Инициирование применения взысканий	+
Инициирование повышения квалификации	+
Определение методов работы	+	+
Контроль соблюдения установленных методов работы	+	+
Выдача текущих поручений, заданий	+	+
Контроль выполнения поручений, заданий	+	+
Требование отчетов	+	+	+

3. Административная ответственность как вид юридической ответственности. Реферат. / http://www.bestreferat.ru/referat-212473.html — 2011.

4. Андреева В.И. Должностные инструкции как часть кадрового документооборота. / http://www.emcon.ru/202.html/420-050.html.

5. Бахтерев Б.В. Двенадцать правил составления должностной инструкции. / http://hrliga.com/index.php?module=profession&op=view&id=671. – 2007.

6. Большой толковый словарь официальных терминов / сост. Ю.И.Фединский – М.: ООО «Издательство Астрель». – 2004. – 1165 с.

7. В правительстве введена персональная ответственность за исполнение указаний президента. / http://www.top-page.ru/daily_news/politic/1989258/.

8. ГОСТ Р 6.30-2003 Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов (введен в действие Постановлением Госстандарта России от 03.03.2003 № 65-ст).

9. Гридина Н. Должностная инструкция. / Учреждения культуры и искусства: бухгалтерский учет и налогообложение. – 2008. – № 8. (См. также http://123-job.ru/articles.php?id=377.)

10. Должностные инструкции. / http://www.5elements.ru/stati_12.htm.

11. Ерин П. На основании какого нормативного документа разрабатываются должностные инструкции? / http://www.garant.ru/consult/business/328875/. – 2011.

12. Заболонкова О. Роль должностной инструкции в трудовых отношениях. / Бюджетные учреждения образования: бухгалтерский учет и налогообложение. – 2010. – № 4.

13. Зелепухина С. Должностные инструкции: за и против. / Справочник по управлению персоналом. – 2006. – № 6. (См. также http://www.consa.ru/dolzhnostnye_instrukcii.html.)

14. Катрич С. В. Должностная инструкция: требования к ее составлению. / http://www.cfin.ru/management/people/instruction_req.shtml. –1997.

15. Квалификационный справочник должностей руководителей, специалистов и других служащих (утв. постановлением Минтруда РФ от 21.08.1998 № 37 с последующими изменениями).

16. Ковалев М. И. Советское уголовное право. Курс лекций. Свердловск. 1971. Вып. 1.

17. Коновалов А. Должностные инструкции как инструмент управления персоналом. / HR Journal. – http://www.hr-journal.ru/articles/ov/di.html. – 2004.

18. Малькова Е.Н. Особенности трудовых отношений с руководителем организации. / Кадровые решения. – 2012 г. – № 3.

19. Мальчиков В. Типичные ошибки при составлении и внедрении должностных инструкций. / http://www.raut-trening.ru/articlespersonal/75-7.

20. Новые бизнес-технологии и проектирование должностных инструкций. / http://www.big.spb.ru/publications/bigspb/nt_instruct.shtml.

21. Общероссийский классификатор занятий ОК 010-93 (утвержден Постановлением Госстандарта РФ от 30 декабря 1993 года №298).

22. Общероссийский классификатор профессий рабочих, должностей служащих и тарифных разрядов ОК 016-94 (принят и введен в действие Постановлением Госстандарта России от 26 декабря 1994 г. № 367 с 1 января 1996 г. с последующими изменениями).

23. Общие рекомендации по разработке должностных инструкций. / АКГ «Интерком-Аудит».– http://www.audit-it.ru/articles/personnel/a110/44042.html. – 2007 г.

24. Персональная ответственность в государственном управлении. Реферат. / http://student.km.ru/ref_show_frame.asp?id=D49465266FBC4121B2048C87A1EF060D. – 2000.

25. Письмо Федеральной службы по труду и занятости от 09.08.2007 № 3042-6-0 «О должностных инструкциях работников».

26. Письмо Федеральной службы по труду и занятости от 31.10.2007 № 4412-6 «О порядке внесения изменений в должностные инструкции работников».

27. Письмо Федеральной службы по труду и занятости от 24.11.2008 № 6234-Т3.

28. Письмо Федеральной службы по труду и занятости от 30.11.2009 № 3532-6-1.

29. Постановление Пленума Верховного Суда РФ от 17.03.2004 № 2 (ред. от 28.09.2010) «О применении судами Российской Федерации Трудового кодекса Российской Федерации». / Российская газета. – 31.12.2006. – № 297.

30. Рахманин Л.В. Стилистика деловой речи и редактирование служебных документов. М.: Высшая школа. – 1988. – 239 с.

31. Романченко Е. Три взгляда на должностную инструкцию / http://pallada-center.ru/articles/cat2/article19.html. – 2009.

32. Россол С.В. Коллективная (бригадная) материальная ответственность работников / «Управление персоналом». – 2006. – № 21.

33. Труханович Л.В., Щур Д.Л. Рекомендации по разработке должностных инструкций + 400 образцов на CD. М.: Дело и Сервис. – 2007. – 64 с.

34. Труханович Л.В., Щур Д.Л. Справочник по кадровому делопроизводству. М.: Дело и Сервис. – 2010. – 608 с.

35. Унификация текстов управленческих документов. Методические рекомендации (утв. Главархивом СССР). М.: Главархив СССР; Всесоюзный научно-исследовательский институт документоведения и архивного дела, 1982.

36. Федеральный закон от 08.02.1998 N 14-ФЗ (ред. от 06.12.2011) «Об обществах с ограниченной ответственностью».

37. Чуковский К.И. Живой как жизнь. М.: «Зебра Е», 2009. – 304 с.

38. Эко У. Когда на сцену приходит другой // Эко У. Пять эссе на темы этики. СПб.: Симпозиум. – 2000. – С. 9-24.

1 По замечанию У.Эко, этика начинается тогда, когда на сцену приходит Другой [38].

3 Для этих целей подойдут «профили должности», «профессиограммы», другие документы, имеющие статус рабочих или аналитических.

4 Разновидности руководства описаны в Приложении 3.

5 При конкретизации необходимо избежать широкого толкования понятия «совещание», поскольку к таковым может быть отнесено любое оперативное обсуждение вопросов группой лиц, состоящей из двух и более человек. Можно ограничить круг совещаний, указав, например, что рассматриваются совещания с заранее разосланной повесткой дня, по итогам которых должны быть оформлены протоколы, или что речь идет о регулярных совещаниях (планерках, селекторных совещаниях и т.п.).

© Интернет-проект «Корпоративный менеджмент», 1998–2020

Источник: https://www.cfin.ru/management/people/instructions/descriptions.shtml

Похожие записи:

• Документы для оформления в собственность кооперативной квартиры
• Правила Выявления Неисправностей Сотрудниками Гибдд 2020
• Как проверить наложение ареста судебными приставами за комунальные услуги