Сколько лет хранить документы закон 125

Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «Сколько лет хранить документы закон 125». Также Вы можете бесплатно проконсультироваться у юристов онлайн прямо на сайте.

то ваш доход 0 руб. Оплата происходит двумя способами — возмещение расходов на прохождение медицинского осмотра; — фактическая организация и оплата прохождения мед. 2011 N 22111 далее — Приказ 302н.

Сколько лет хранить документы закон 125

Выдача документов из архива организации.

Выдача документов, учетных регистров, бухгалтерской отчетности из бухгалтерии и из архива организации работникам других структурных подразделений, как правило, не допускается, а в отдельных случаях может производиться только по распоряжению главного бухгалтера.

Статья 26 Закона № 125-ФЗ обязует организации при наличии у них соответствующих архивных документов «бесплатно предоставлять пользователю архивными документами оформленные в установленном порядке архивные справки или копии архивных документов, связанные с социальной защитой граждан, предусматривающей их пенсионное обеспечение, а также получение льгот и компенсаций в соответствии с законодательством РФ».

Понятие пользователей архивными документами определяется пунктом 19 статьи 3 Закона № 125-ФЗ, в соответствии с которым к ним относятся «государственный орган, орган местного самоуправления либо юридическое или физическое лицо, обращающиеся на законных основаниях к архивным документам для получения и использования необходимой информации».

Необходимо обратить внимание на то, что некоторые документы (лицевые счета работников, договоры, соглашения и др.) в Перечне, помимо указания срока хранения, помечены аббревиатурой «ЭПК» (экспертно-проверочная комиссия). Эта отметка означает, что «часть таких документов может иметь научно-историческое значение и в установленном порядке должна передаваться в государственные, муниципальные архивы или храниться в организации».

Общее правило для хранения налоговых документов установлено в подпункте 8 пункта 1 статьи 23 Налогового кодекса. Там говорится, что налогоплательщик должен хранить бухгалтерские документы и другие документы, необходимые для исчисления и уплаты налогов в течение четырех лет.

Такой же срок установлен и для документов, подтверждающих уплату налога. При этом Налоговый кодекс не содержит специального порядка расчета этого четырехлетнего срока. Значит, четыре года надо отсчитывать со дня, следующего за составлением документа.

А истекут они в соответствующее число и месяц, которые наступят через 4 года (ст. 6.1. НК РФ).

Из четырехлетнего срока хранения существует два исключения. Первое касается налогоплательщиков, применяющих льготы по налогам. Им придется хранить документы, подтверждающие право на льготы, в течение всего периода применения льготы.

Ведь при камеральной проверке инспекция вправе затребовать такие документы (п. 6 ст. 88 НК РФ). Но и по окончании применения льготы спешить с уничтожением документов не стоит.

Ведь есть еще проверка выездная, которая может проводиться за три предшествующих года (п. 4 ст. 89 НК РФ).

Отсюда вывод: документы о правах на льготы надо хранить в течение трех лет после окончания периода, в котором организация перестала применять льготу.

Второе исключение относится к амортизируемому имуществу. Поскольку расходы на него списываются в течение определенного периода, то все это время организации придется хранить документы, подтверждающие первоначальную стоимость такого имущества, а также начисленную и учтенную в расходах амортизацию. Ну и, конечно, не стоит забывать про возможность выездной проверки.

С учетом ее глубины, получаем вывод: документы по амортизируемому имуществу можно уничтожить не ранее чем через три года после окончания периода, в котором прекращено начисление амортизации.

Этот вопрос задают себе все без исключения предприниматели, недавно открывшие предприятие и не разобравшиеся в тонкостях системы. Так сколько хранить документы ООО, год, два или больше? Подробно разобраться в этом вопросе можно прочитав по пунктам Федеральный закон № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации».

Сроки хранения бухгалтерских документов разные.

Что можно сказать, объединяя все подпункты? Храниться бухгалтерские документы в ООО должны как минимум до тех пор, пока есть вероятность того, что налоговая проверка их может затребовать.

Согласно статьи 89 Налогового Кодекса РФ проверке подлежит период, не превышающий трёх лет предшествующих решению о проведении этой самой проверки. То есть три года храним точно, а дальше начинается самое интересное.

Сколько хранятся тарификационные списки в архиве

ЭПК документы (расчеты, сведения,заявления, решения, списки,ведомости, переписка) обосвобождении от оплаты поналогам, предоставлении льгот,кредитов, отсрочек уплаты илиотказе в ней по налогам, акцизными другим сборам 5 лет ЭПК документы о зачислении налоговыхпоступлений в бюджеты разногоуровня и во внебюджетные фонды,задолженности по ним 5 лет Отчеты об исполнении сметы расходов: сводные годовые Постоянно годовые Постоянно квартальные 5 лет при отсутствии годовых – постоянно Иная документация по ведению производственно-хозяйственной деятельности синтетические, аналитические,материальные счета бухгалтерскогоучета 5 лет документы (планы, отчеты,протоколы, акты, справки,докладные записки, переписка) опроведении документальных ревизийфинансово-хозяйственнойдеятельности,контрольно-ревизионной работе, втом числе проверке кассы,правильности взимания налогов идр.

Архивное хранение документов предусматривает сохранение государственных, любых бухгалтерских документов и т.п.

Для того чтобы предприниматель мог определить, какой период хранить тот или иной документ, ему нужно зайти на бесплатный сервис «Архивист Онлайн». Данный сервис осуществляет поиск документов по трем основным параметрам. Помимо этого хранить документы следует не только в бумажном виде, но и в электронном.

Обычно практически всех документы стараются сохранять на протяжении 5 лет. Однако существуют такие документы, которые не подлежат уничтожению. К примеру, документы, в которых указана информация о работниках, которые работали на предприятии, в организации и т.д. Также существуют бухгалтерские документы, срок хранения которых превышает 10 лет.

Хранить и вести учет документов, которые были переданы в архив, необходимо опираясь на следующие законы и нормативные акты:

• Закон «Об архивном деле»;
• Закон «О ведении бухгалтерского учета»;
• Закон «Об акционерных обществах»;
• Постановление № -03-33пс, в котором указано в каком порядке и какой период хранить те или иные документы;
• Закон «Об ООО».

Все документы должны храниться в том месте, о котором знает руководитель предприятия.

Как долго и какие документы нужно хранить, какой способ утилизации предусмотрен для отдельных типов документации? Эти и прочие вопросы четко рассмотрены и разъяснены существующим законодательством. Отбор документов, подлежащих государственному хранению, или установление сроков их сохранения происходит на основании данных экспертной оценки документов.

С целью систематизации и обеспечения необходимого срока хранения документов общеобразовательного учреждения составляется номенклатура дел, которая ежегодно корректируется. Сроки хранения документов указываются в номенклатуре дел в соответствии с нормативными документами.

Идете в свой бывший деканат, они вас отправят писать заявление, делают запрос из архива ,потом университет подает заявление на восстановление вашего диплома ( так как дипломы не хранят а утилизируют), вы оплачиваете, ждете примерно месяц или два и потом забираете. У меня друг не очень давно так ходил диплом забирать, хотя и закончил уже очень давно.

С другой стороны, проверяющие всегда требуют предъявить им документы как минимум за предыдущие полтора – два года и законных оснований отказать им в этом нет (при наличии таких документов в автошколе). Иначе это будет расценено как невыполнение законного требования уполномоченного контролирующего лица и подлежит наказанию по тому же КоАП.

Таким образом, единственной возможностью не демонстрировать проверяющим Вашу деятельность в полном объеме является законное отсутствие у Вас запрашиваемых документов. В связи с этим и встает вопрос о нормативных сроках хранения внутренней автошкольной учебно- и организационно-распорядительной документации. Обратимся к действующему законодательству.

Нередко в действующей законодательной базе встречаются противоречия.

Так, например, рассматриваемый вид документации по закону № 402-ФЗ нужно хранить пять лет, а в вышеуказанном перечне сроки хранения бухгалтерских документов в организации распределены по видам и значимости.

Как быть в таком случае бухгалтеру бюджетного учреждения и сколько хранить бухгалтерские документы, чтобы избежать наказаний?

Разберемся в ситуации на примере. Допустим, что в перечне № 558 для определенного бланка указан срок в четыре года, то хранить этот бланк нужно пять лет. Почему? Такие указания содержит закон № 402-ФЗ.

Или, наоборот, в законе 402-ФЗ указано 5 лет, а в перечне — 10. Тогда храните регистр не менее 10 лет.

То есть обеспечьте сохранность бухдокументации на больший срок, который указан в одном из двух нормативных актов.

Соблюдайте аналогичный порядок хранения бухгалтерских документов для электронной документации.

За нарушение установленных правил могут наказать. Если нет документальных подтверждений полученных доходов или произведенных расходов (потеряли, утрачены вследствие ЧС, прочее), то налоговики выпишут штраф 10 000 рублей по 120 статье НК РФ. Аналогичные санкции предусмотрены за несоблюдение правил и периодов обеспечения сохранности бланков.

Если данные нарушения привели к занижению налоговой базы — штраф 40 000 рублей или 20 % от неуплаченной суммы налоговых обязательств.

Накажут и ответственных должностных лиц (ст. 15.11 КоАП):

• 5000-10 000 рублей — за первый проступок;
• 10 000-20 000 рублей — за второй и последующие.

А также за такие правонарушения предусмотрена уголовная ответственность на срок до одного года лишения свободы, согласно п. 1 ст. 325 УК РФ.

Место хранения документов индивидуальный предприниматель определяет сам. Это может быть часть офиса, отдельная комната (не подвал и не чердак) или сторонняя организация, занимающаяся архивированием (при большом количестве документации).

В статьях 14 и 17 Федерального закона №125-ФЗ прописана обязанность предпринимателя соблюдать правила архивного дела, в том числе правила создания необходимых условий для размещения документов и их систематизации.

Вы должны обеспечить сохранность самих бумажных носителей и их содержимого от внешних воздействий.

Здесь многое зависит от цели восстановления документа. Например, это может быть связано с проверкой профессиональной деятельности ИП. В таком случае на восстановление документа будет потрачено время, силы и средства. Нужно будет собирать подписи и т. д.

Можно сделать идентичные документы, но для этого сначала делается аудит компании, чтобы выяснить текущее состояние дел. По его результатам составляется акт, а в нем фиксируются все упущения. Такая схема поможет определить уровень, на котором находится фирма по ведению документации.

Аудит также поможет определить, на восстановление каких документов придется потратить силы, а какие документы можно не учитывать. В приоритете первичные документы, которые имеют длительный срок хранения.

Срок хранения документов ИП определяется законодательством. Какими нормами устанавливаются эти периоды и какие нюансы могут возникнуть при определении сроков хранения документов ИП, вы узнаете из нашей статьи.

Все налогоплательщики сталкиваются с необходимостью хранить документы вне зависимости от применяемого ими режима налогообложения (ОСНО, УСН, ЕСХН и др.) или организационно-правовой формы (АО, ООО, ФГУП и т. д.). Нет исключений и для индивидуальных предпринимателей.

Даже если ИП работает один и у него отсутствует большая часть административно-хозяйственных, кадровых и иных распорядительных документов, а применение упрощенки с объектом «доходы» превращает первичку по расходам в макулатуру (обосновывать затраты нет необходимости), обязанность по сохранению определенных видов документации остается. Например, такой документ, как книга учета доходов, в которой бизнесмен отражает полученную выручку и на основе которой производит расчет УСН-налога, запрещено ликвидировать в течение 4 лет (подп. 8 п. 1 ст. 23 НК РФ).

Источник: http://transcbank.ru/arenda-avto/7512-skolko-let-khranit-dokumenty-zakon-125.html

Федеральный закон об архивном деле

Немного истории

Законодательство об архивном деле в Российской Федерации имеет непростую историю. Первым основополагающим документом в этой области стали Основы законодательства Российской Федерации об Архивном фонде Российской Федерации и архивах, появившиеся в июле 1993 г. С принятием Конституции РФ эти положения устарели и вступили в противоречие с ее требованиями, а также положениями других законодательных актов, касающихся работы с архивами.

Наряду с общими изменениями в российском законодательстве заметные перемены произошли и в практике архивной работы. Они же выявили ряд недостатков в действующем архивном законодательстве. Подготовка нового закона стала необходимостью. Работа над проектом закона продолжалась не один год. ФЗ от 22.10.04 г. № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации» стал законодательной базой, на которой сейчас основывается весь процесс организации хранения материалов в архивах. Стоит отметить, что с момента своего издания он претерпел одиннадцать редакций.

Нормы, зафиксированные в последней редакции ФЗ об архивном деле в РФ, обладают правовым приоритетом над другими законодательными актами, касающимися данной сферы деятельности. Поэтому, работая с архивами, следует придерживаться прежде всего его требований.

Что нового внес закон об архивном деле в РФ?

ФЗ-125 об архивном деле в РФ регулирует отношения в сфере организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда РФ и других структур, независимо от их форм собственности, а также отношения в сфере управления архивным делом в России в интересах граждан, общества и государства.

В законе последовательно раскрываются основные применяемые в нем понятия, такие как:

• архивное дело и архивный документ;
• распоряжения по личному составу;
• документ Архивного фонда РФ;
• особо ценные и уникальные бумаги;
• государственный и муниципальный архивы;
• постоянное, временное и депозитарное хранение документов Архивного фонда РФ, и многие другие.

Документы по личному составу

Большое внимание в Законе уделено правилам хранения документов по личному составу. Так именуются бумаги, отражающие трудовые отношения работника с работодателем (п. 3 ст. 3 Закона N 125-ФЗ).

• трудоустройства граждан, их перемещению, совмещению, переводу, увольнению;
• документы по аттестации, повышению квалификации, присвоению званий ;
• по изменению фамилии, имени или отчества сотрудника;
• по награждению;
• по оплате труда, премированию, различным выплатам;
• по всем видам отпусков трудящихся с тяжелыми, вредными и опасными условиями труда, отпусков по уходу за ребенком, отпусков без сохранения заработной платы;
• по дежурствам по профилю основной деятельности;
• по длительным внутрироссийским и зарубежным командировкам, командировкам для работников с тяжелыми, вредными и опасными условиями труда.

Бумаги, образующиеся в результате деятельности предприятия, составляют документальный фонд. По возможности, работодатель может организовать при своем предприятии архив, который будет обеспечивать правильное хранение всех документов.

Сроки хранения

Уточнен минимальный срок хранения документов по личному составу. Архивное законодательство предписывает хранить их, в том числе в коммерческих организациях, в зависимости от даты их создания:

• распоряжения, созданные до 2003 г., — не менее 75 лет со дня создания;
• бумаги, созданные начиная с 2003 г., — не менее 50 лет со дня создания.
• документы по личному составу, образовавшиеся в связи с прохождением гражданами государственной службы, не являющейся государственной гражданской службой, хранятся с момента поступления и до истечения 75 лет с даты прекращения госслужбы с проведением экспертизы ценности распоряжений по прошествии указанного срока хранения.

В случае ликвидации или банкротства организации документы по личному составу, а также бумаги, сроки временного хранения которых не истекли, по договору передаются на хранение в государственный или муниципальный архив (п. 4.1 Правил).

Ответственность работодателя

Согласно ст. 27 Закона, юридические лица, а также должностные лица и граждане, не соблюдающие его положения, несут гражданско-правовую, административную и уголовную ответственность.

В случае непередачи кадровых бумаг в архив при ликвидации существует возможность привлечения членов ликвидационной комиссии к уголовной ответственности по ч. 1 ст. 325 УК РФ за сокрытие (уничтожение) официальных документов, если будет доказана их корыстная или личная в этом заинтересованность

Административная ответственность за нарушение законодательства о хранении документов предусмотрена статьями 13.20, 13.25 КоАП РФ.

Статья 13.20 КоАП РФ является общей нормой, и устанавливает ответственность в виде штрафа в размере до 500 рублей.

Статьей 13.25 КоАП РФ предусмотрена административная ответственность организации за неисполнение обязанности по хранению бумаг в течение сроков, установленных соответственно законодательством об акционерных обществах, об обществах с ограниченной ответственностью, о государственных и муниципальных унитарных предприятиях. В этом случае штраф может достигать 300 000 рублей.

Источник: https://clubtk.ru/federalny-zakon-ob-arkhivnom-dele

Новые сроки хранения документов: таблица

novye_sroki_hraneniya_dokumentov_tablica.jpg

Действующее законодательство устанавливает для хозяйствующих субъектов обязанность хранения большинства «бумажных» документов, образующихся по ходу деятельности. При этом для каждого вида документов утверждаются свои сроки хранения, порой довольно длительные. Рассмотрим новые сроки хранения документов, таблицы по ним, а также расскажем, какие санкции грозят за нарушение правил их хранения.

Срок хранения документов в организации в 2020-2021 гг.

Согласно ст. 17 закона «Об архивном деле» № 125-ФЗ от 22.10.2004, сохранность архивных документов должна обеспечиваться в течение сроков, установленных законами и иными нормативными актами, а также перечнями типовых документов, утверждаемыми Росархивом и различными федеральными ведомствами.

Приказ Росархива № 236 от 20.12.2019 ввел новые сроки хранения для большинства управленческих, кадровых, бухгалтерских, налоговых и прочих документов с 18.02.2020 г. Ранее действовавший приказ Минкультуры № 558 от 25.08.2010 утратил силу и больше не применяется. Также некоторые сроки хранения документации установлены Налоговым кодексом РФ, законом о бухучете № 402 от 06.12.2011 и иными нормативными документами.

Новые сроки хранения документов в архиве применяются независимо от организационно-правовой формы компании, распространяются они и на ИП. Обеспечивать сохранность документации субъекты могут собственными силами, либо при помощи специализированной архивной организации, что особенно актуально при больших объемах документов.

Приведем актуальные сроки хранения для ряда основных документов, образующихся в процессе деятельности предприятий.

Сроки хранения бухгалтерских документов – таблица

Несоблюдение сроков хранения документов бухучета и «первички» может обернуться для компании немалыми штрафами, поскольку документ, уничтоженный раньше установленного срока, невозможно предоставить инспекторам в случае налоговой проверки.

Приведем сроки хранения первичных документов в таблице вместе со сроками для бухгалтерской документации.

Срок хранения бухгалтерских документов в организации

Учетная политика и другие документы по организации и ведению бухучета

Минимум 5 лет после года, в котором они в последний раз применялись для составления бухотчетности

Регистры бухучета (главная книга, журналы/ордера, оборотные ведомости, реестры, карточки, журналы операций и т.д.)

5 лет (при условии проведения ревизии), но не менее 5 лет после отчетного года

Закон № 402 от 06.12.2011, ч. 1 ст. 29; Перечень Росархива, утв. Приказом № 236 от 20.12.2019, ст. 276

Бухотчетность (балансы, ОФР, отчеты о целевом использовании, приложения к ним) и аудиторские заключения по ней

Промежуточная – 5 лет (постоянно — при отсутствии годовой отчетности)

Перечень Росархива, утв. Приказом № 236 от 20.12.2019, ст. 268, 286

«Первичка» и связанные с ней оправдательные документы (кассовые, банковские документы, акты приема-сдачи и, списания имущества, материалов, авансовые отчеты, накладные, переписка)

5 лет (при условии проведения ревизии), но не менее 5 лет после отчетного года

Закон № 402 от 06.12.2011, ч. 1 ст. 29; Перечень Росархива, утв. Приказом № 236 от 20.12.2019, ст. 277

При отсутствии иных документов, подтверждающих вредные и опасные условия труда:

50/75 лет (75 лет — законченные делопроизводством до 01.01.2003; 50 лет – после 01.01.2003)

Перечень Росархива, утв. Приказом № 236 от 20.12.2019, ст. 553

Документы о получении зарплаты, матпомощи, гонораров, пособий и др. (платежные ведомости, расчетные листы)

При отсутствии лицевых счетов – 50/75 лет

Перечень Росархива, утв. Приказом № 236 от 20.12.2019, ст. 295, 298

Документы о выплате пособий, больничных, матпомощи (заявления, списки работников, заключения, выписки из протоколов, переписка)

Документы об инвентаризации активов и обязательств

5 лет при условии проведения ревизии

Перечень Росархива, утв. Приказом № 236 от 20.12.2019, ст. 321, 322

Инвентаризационные описи ликвидационных комиссий

Документы о переоценке, определении амортизации, списании ОС и НМА

5 лет после выбытия ОС и НМА

Перечень Росархива, утв. Приказом № 236 от 20.12.2019, ст. 323

Договоры ГПХ с физлицами, акты сдачи-приемки работ, услуг

Перечень Росархива, утв. Приказом № 236 от 20.12.2019, ст. 12, 29, 301

Документы к договорам, соглашениям, контрактам

Учредительные договоры организации

Документы по проводимым валютным операциям в РФ

Минимум 3 года со дня совершения соответствующей валютной операции, но не ранее срока исполнения договора

Налоговый учет и отчетность: срок хранения документов

Таблица, приведенная далее, отражает сроки, действующие для налогоплательщиков и налоговых агентов, а также для плательщиков страховых взносов.

Документы, необходимые для исчисления и уплаты налогов, в т.ч. подтверждающие суммы доходов/расходов и уплату налогов налогоплательщиками и налоговыми агентами

Налоговые декларации, расчеты по всем налогам

Декларации ИП ранее 2003 года – 75 лет

Перечень Росархива, утв. Приказом № 236 от 20.12.2019, ст. 310

Перечень Росархива, утв. Приказом № 236 от 20.12.2019, ст. 317

Журналы учета полученных/выставленных счетов-фактур (бумажные и электронные)

Минимум 4 года с даты последней записи

Постановление Правительства № 1137 от 26.12.2011, приложение № 3, п. 13

Книги покупок/продаж (бумажные и электронные)

Минимум 4 года с даты последней записи

Постановление Правительства № 1137 от 26.12.2011, приложение № 4, п. 24; приложение № 5, п. 22

Документы по НДФЛ (расчеты, сообщения о невозможности удержания, налоговые регистры), справки о доходах и суммах налога физлиц

50/75 лет – при отсутствии лицевых счетов или ведомостей по зарплате

Перечень Росархива, утв. Приказом № 236 от 20.12.2019, ст. 311,312

Документы, подтверждающие расходы на обучение работника, на прохождение работником независимой оценки квалификации (по налогу на прибыль)

В течение срока действия соответствующего договора и 1 года работы сотрудника, но не менее 4 лет

Документы, подтверждающие размер понесенного убытка (по налогу на прибыль)

В течение всего срока уменьшения налоговой базы текущего периода на суммы ранее полученных убытков

Документы, подтверждающие размер понесенного убытка и сумму, на которую уменьшена налоговая база каждого налогового периода (по УСН, ЕСХН)

В течение всего срока использования права на уменьшение налоговой базы на сумму убытка

Документы, необходимые для исчисления и уплаты страховых взносов

Расчеты по страховым взносам

Перечень Росархива, утв. Приказом № 236 от 20.12.2019, ст. 308, 309

Карточки индивидуального учета сумм выплат и начислений страховых взносов

50/75 лет – при отсутствии лицевых счетов или ведомостей начисления зарплаты

Расчеты 4-ФСС, принятые ФСС РФ в электронном виде, в т.ч. квитанции о получении

Минимум 5 лет с момента принятия расчета Фондом

Приказ ФСС РФ от 12.02.2010 № 19, п. 6.2, 6.3

Кадры: сроки хранения документов 2021 — таблица

Ведение кадровой документации обязательно для всех работодателей, включая ИП. Лишь микропредприятия вправе отказаться от составления некоторых локальных актов при условии, что регулируемые ими вопросы будут включены в трудовые договоры с работниками (ст. 309.2 ТК РФ). Но в остальном кадровый документооборот одинаков для всех.

Для большинства документов по кадрам в 2020-2021 гг. установлены весьма продолжительные сроки хранения, при этом работодатель зачастую должен обеспечить и соответствующие условия их сохранности, ведь они содержат персональные данные работников.

Документы по личному составу, кроме тех, для которых установлен иной срок хранения

Закон «Об архивном деле» № 125-ФЗ от 22.10.2004, ст. 22.1

Личные дела, личные карточки руководителей и работников

Перечень Росархива, утв. Приказом № 236 от 20.12.2019, ст.435, 444, 445

Трудовые договоры, служебные контракты, допсоглашения к ним

Приказы и документы, связанные с применением дисциплинарных взысканий

Перечень Росархива, утв. Приказом № 236 от 20.12.2019, ст. 454

Документы об обработке персональных данных

Перечень Росархива, утв. Приказом № 236 от 20.12.2019, ст. 440, 441

Согласие на обработку персональных данных

3 года по истечении срока действия согласия или его отзыва (договором может быть предусмотрено иное)

Личные документы в подлиннике (трудовые книжки, дипломы, аттестаты, свидетельства, удостоверения)

До востребования работниками

Невостребованные документы хранятся 50/75 лет

Перечень Росархива, утв. Приказом № 236 от 20.12.2019, ст. 449

Сведения о трудовой деятельности и трудовом стаже

Перечень Росархива, утв. Приказом № 236 от 20.12.2019, ст. 450

Перечень Росархива, утв. Приказом № 236 от 20.12.2019, ст. 40

Табели (графики), журналы учета рабочего времени

50/75 лет – при вредных и опасных условиях труда

Перечень Росархива, утв. Приказом № 236 от 20.12.2019, ст. 402

Перечень Росархива, утв. Приказом № 236 от 20.12.2019, ст. 453

Перечень Росархива, утв. Приказом № 236 от 20.12.2019, ст. 452

Больничные листы и журналы их регистрации

Перечень Росархива, утв. Приказом № 236 от 20.12.2019, ст. 618, 619

Приказы, распоряжения и документы к ним

По основной деятельности – постоянно

По административно-хозяйственным вопросам – 5 лет

Перечень Росархива, утв. Приказом № 236 от 20.12.2019, ст. 19

Приказы, распоряжения по личному составу и документы к ним

50/75 лет – о приеме, переводе, совмещении, совместительстве, увольнении, оплате труда, повышении квалификации, отпусках — по уходу за детьми, без сохранения зарплаты

5 лет – о ежегодных и учебных отпусках, командировках (при наличии вредных, опасных условий труда – 50/75 лет), о служебных проверках

Перечень Росархива, утв. Приказом № 236 от 20.12.2019, ст. 434

Должностные инструкции (регламенты)

Типовые – 3 года после замены новыми

Инструкции работников – 50/75 лет

Перечень Росархива, утв. Приказом № 236 от 20.12.2019, ст. 442, 443

Акты о несчастных случаях на производстве (с материалами расследований), журналы регистрации несчастных случаев

Правила внутреннего трудового распорядка

1 год после замены новыми

Перечень Росархива, утв. Приказом № 236 от 20.12.2019, ст. 381

Перечень Росархива, утв. Приказом № 236 от 20.12.2019, ст. 386

Новые штрафы за нарушение правил хранения документации

С 26 октября 2020 г. вступают поправки в ст. 13.20 КоАП РФ. Закон № 341-ФЗ от 15.10.2020 существенно ужесточил наказание за нарушение правил хранения, а также учета, комплектования и использования архивных документов. Теперь нарушителям срока хранения документов в 2020 году, таблицы которых приведены выше, грозят следующие штрафы:

• для граждан 1 – 3 тыс. руб. (или предупреждение);
• для должностных лиц – 3 – 5 тыс. руб.;
• для организации – 5 – 10 тыс. руб.

Напомним, что до внесения в КоАП РФ изменений штрафы составляли 100 – 300 руб. для граждан и 300 – 500 руб. для должностных лиц, а для юрлиц санкция не была предусмотрена вовсе.

Полные тексты нормативных документов в актуальной редакции вы всегда сможете посмотреть в КонсультантПлюс.

Источник: https://spmag.ru/articles/novye-sroki-hraneniya-dokumentov-tablica

Сколько лет хранить документы закон 125

Выдача документов из архива организации.

Выдача документов, учетных регистров, бухгалтерской отчетности из бухгалтерии и из архива организации работникам других структурных подразделений, как правило, не допускается, а в отдельных случаях может производиться только по распоряжению главного бухгалтера.

Статья 26 Закона № 125-ФЗ обязует организации при наличии у них соответствующих архивных документов «бесплатно предоставлять пользователю архивными документами оформленные в установленном порядке архивные справки или копии архивных документов, связанные с социальной защитой граждан, предусматривающей их пенсионное обеспечение, а также получение льгот и компенсаций в соответствии с законодательством РФ».

Понятие пользователей архивными документами определяется пунктом 19 статьи 3 Закона № 125-ФЗ, в соответствии с которым к ним относятся «государственный орган, орган местного самоуправления либо юридическое или физическое лицо, обращающиеся на законных основаниях к архивным документам для получения и использования необходимой информации».

Необходимо обратить внимание на то, что некоторые документы (лицевые счета работников, договоры, соглашения и др.) в Перечне, помимо указания срока хранения, помечены аббревиатурой «ЭПК» (экспертно-проверочная комиссия). Эта отметка означает, что «часть таких документов может иметь научно-историческое значение и в установленном порядке должна передаваться в государственные, муниципальные архивы или храниться в организации».

Общее правило для хранения налоговых документов установлено в подпункте 8 пункта 1 статьи 23 Налогового кодекса. Там говорится, что налогоплательщик должен хранить бухгалтерские документы и другие документы, необходимые для исчисления и уплаты налогов в течение четырех лет.

Такой же срок установлен и для документов, подтверждающих уплату налога. При этом Налоговый кодекс не содержит специального порядка расчета этого четырехлетнего срока. Значит, четыре года надо отсчитывать со дня, следующего за составлением документа.

А истекут они в соответствующее число и месяц, которые наступят через 4 года (ст. 6.1. НК РФ).

Из четырехлетнего срока хранения существует два исключения. Первое касается налогоплательщиков, применяющих льготы по налогам. Им придется хранить документы, подтверждающие право на льготы, в течение всего периода применения льготы.

Ведь при камеральной проверке инспекция вправе затребовать такие документы (п. 6 ст. 88 НК РФ). Но и по окончании применения льготы спешить с уничтожением документов не стоит.

Ведь есть еще проверка выездная, которая может проводиться за три предшествующих года (п. 4 ст. 89 НК РФ).

Отсюда вывод: документы о правах на льготы надо хранить в течение трех лет после окончания периода, в котором организация перестала применять льготу.

Второе исключение относится к амортизируемому имуществу. Поскольку расходы на него списываются в течение определенного периода, то все это время организации придется хранить документы, подтверждающие первоначальную стоимость такого имущества, а также начисленную и учтенную в расходах амортизацию. Ну и, конечно, не стоит забывать про возможность выездной проверки.

С учетом ее глубины, получаем вывод: документы по амортизируемому имуществу можно уничтожить не ранее чем через три года после окончания периода, в котором прекращено начисление амортизации.

Этот вопрос задают себе все без исключения предприниматели, недавно открывшие предприятие и не разобравшиеся в тонкостях системы. Так сколько хранить документы ООО, год, два или больше? Подробно разобраться в этом вопросе можно прочитав по пунктам Федеральный закон № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации».

Сроки хранения бухгалтерских документов разные.

Что можно сказать, объединяя все подпункты? Храниться бухгалтерские документы в ООО должны как минимум до тех пор, пока есть вероятность того, что налоговая проверка их может затребовать.

Согласно статьи 89 Налогового Кодекса РФ проверке подлежит период, не превышающий трёх лет предшествующих решению о проведении этой самой проверки. То есть три года храним точно, а дальше начинается самое интересное.

Сколько хранятся тарификационные списки в архиве

ЭПК документы (расчеты, сведения,заявления, решения, списки,ведомости, переписка) обосвобождении от оплаты поналогам, предоставлении льгот,кредитов, отсрочек уплаты илиотказе в ней по налогам, акцизными другим сборам 5 лет ЭПК документы о зачислении налоговыхпоступлений в бюджеты разногоуровня и во внебюджетные фонды,задолженности по ним 5 лет Отчеты об исполнении сметы расходов: сводные годовые Постоянно годовые Постоянно квартальные 5 лет при отсутствии годовых – постоянно Иная документация по ведению производственно-хозяйственной деятельности синтетические, аналитические,материальные счета бухгалтерскогоучета 5 лет документы (планы, отчеты,протоколы, акты, справки,докладные записки, переписка) опроведении документальных ревизийфинансово-хозяйственнойдеятельности,контрольно-ревизионной работе, втом числе проверке кассы,правильности взимания налогов идр.

Архивное хранение документов предусматривает сохранение государственных, любых бухгалтерских документов и т.п.

Для того чтобы предприниматель мог определить, какой период хранить тот или иной документ, ему нужно зайти на бесплатный сервис «Архивист Онлайн». Данный сервис осуществляет поиск документов по трем основным параметрам. Помимо этого хранить документы следует не только в бумажном виде, но и в электронном.

Обычно практически всех документы стараются сохранять на протяжении 5 лет. Однако существуют такие документы, которые не подлежат уничтожению. К примеру, документы, в которых указана информация о работниках, которые работали на предприятии, в организации и т.д. Также существуют бухгалтерские документы, срок хранения которых превышает 10 лет.

Хранить и вести учет документов, которые были переданы в архив, необходимо опираясь на следующие законы и нормативные акты:

• Закон «Об архивном деле»;
• Закон «О ведении бухгалтерского учета»;
• Закон «Об акционерных обществах»;
• Постановление № -03-33пс, в котором указано в каком порядке и какой период хранить те или иные документы;
• Закон «Об ООО».

Все документы должны храниться в том месте, о котором знает руководитель предприятия.

Как долго и какие документы нужно хранить, какой способ утилизации предусмотрен для отдельных типов документации? Эти и прочие вопросы четко рассмотрены и разъяснены существующим законодательством. Отбор документов, подлежащих государственному хранению, или установление сроков их сохранения происходит на основании данных экспертной оценки документов.

С целью систематизации и обеспечения необходимого срока хранения документов общеобразовательного учреждения составляется номенклатура дел, которая ежегодно корректируется. Сроки хранения документов указываются в номенклатуре дел в соответствии с нормативными документами.

Идете в свой бывший деканат, они вас отправят писать заявление, делают запрос из архива ,потом университет подает заявление на восстановление вашего диплома ( так как дипломы не хранят а утилизируют), вы оплачиваете, ждете примерно месяц или два и потом забираете. У меня друг не очень давно так ходил диплом забирать, хотя и закончил уже очень давно.

С другой стороны, проверяющие всегда требуют предъявить им документы как минимум за предыдущие полтора – два года и законных оснований отказать им в этом нет (при наличии таких документов в автошколе). Иначе это будет расценено как невыполнение законного требования уполномоченного контролирующего лица и подлежит наказанию по тому же КоАП.

Таким образом, единственной возможностью не демонстрировать проверяющим Вашу деятельность в полном объеме является законное отсутствие у Вас запрашиваемых документов. В связи с этим и встает вопрос о нормативных сроках хранения внутренней автошкольной учебно- и организационно-распорядительной документации. Обратимся к действующему законодательству.

Нередко в действующей законодательной базе встречаются противоречия.

Так, например, рассматриваемый вид документации по закону № 402-ФЗ нужно хранить пять лет, а в вышеуказанном перечне сроки хранения бухгалтерских документов в организации распределены по видам и значимости.

Как быть в таком случае бухгалтеру бюджетного учреждения и сколько хранить бухгалтерские документы, чтобы избежать наказаний?

Разберемся в ситуации на примере. Допустим, что в перечне № 558 для определенного бланка указан срок в четыре года, то хранить этот бланк нужно пять лет. Почему? Такие указания содержит закон № 402-ФЗ.

Или, наоборот, в законе 402-ФЗ указано 5 лет, а в перечне — 10. Тогда храните регистр не менее 10 лет.

То есть обеспечьте сохранность бухдокументации на больший срок, который указан в одном из двух нормативных актов.

Соблюдайте аналогичный порядок хранения бухгалтерских документов для электронной документации.

За нарушение установленных правил могут наказать. Если нет документальных подтверждений полученных доходов или произведенных расходов (потеряли, утрачены вследствие ЧС, прочее), то налоговики выпишут штраф 10 000 рублей по 120 статье НК РФ. Аналогичные санкции предусмотрены за несоблюдение правил и периодов обеспечения сохранности бланков.

Если данные нарушения привели к занижению налоговой базы — штраф 40 000 рублей или 20 % от неуплаченной суммы налоговых обязательств.

Накажут и ответственных должностных лиц (ст. 15.11 КоАП):

• 5000-10 000 рублей — за первый проступок;
• 10 000-20 000 рублей — за второй и последующие.

А также за такие правонарушения предусмотрена уголовная ответственность на срок до одного года лишения свободы, согласно п. 1 ст. 325 УК РФ.

Место хранения документов индивидуальный предприниматель определяет сам. Это может быть часть офиса, отдельная комната (не подвал и не чердак) или сторонняя организация, занимающаяся архивированием (при большом количестве документации).

В статьях 14 и 17 Федерального закона №125-ФЗ прописана обязанность предпринимателя соблюдать правила архивного дела, в том числе правила создания необходимых условий для размещения документов и их систематизации.

Вы должны обеспечить сохранность самих бумажных носителей и их содержимого от внешних воздействий.

Здесь многое зависит от цели восстановления документа. Например, это может быть связано с проверкой профессиональной деятельности ИП. В таком случае на восстановление документа будет потрачено время, силы и средства. Нужно будет собирать подписи и т. д.

Можно сделать идентичные документы, но для этого сначала делается аудит компании, чтобы выяснить текущее состояние дел. По его результатам составляется акт, а в нем фиксируются все упущения. Такая схема поможет определить уровень, на котором находится фирма по ведению документации.

Аудит также поможет определить, на восстановление каких документов придется потратить силы, а какие документы можно не учитывать. В приоритете первичные документы, которые имеют длительный срок хранения.

Срок хранения документов ИП определяется законодательством. Какими нормами устанавливаются эти периоды и какие нюансы могут возникнуть при определении сроков хранения документов ИП, вы узнаете из нашей статьи.

Все налогоплательщики сталкиваются с необходимостью хранить документы вне зависимости от применяемого ими режима налогообложения (ОСНО, УСН, ЕСХН и др.) или организационно-правовой формы (АО, ООО, ФГУП и т. д.). Нет исключений и для индивидуальных предпринимателей.

Даже если ИП работает один и у него отсутствует большая часть административно-хозяйственных, кадровых и иных распорядительных документов, а применение упрощенки с объектом «доходы» превращает первичку по расходам в макулатуру (обосновывать затраты нет необходимости), обязанность по сохранению определенных видов документации остается. Например, такой документ, как книга учета доходов, в которой бизнесмен отражает полученную выручку и на основе которой производит расчет УСН-налога, запрещено ликвидировать в течение 4 лет (подп. 8 п. 1 ст. 23 НК РФ).

Источник: http://transcbank.ru/arenda-avto/7512-skolko-let-khranit-dokumenty-zakon-125.html

Похожие записи:

• Социальная стипендия мфц
• Со скольки лет пенсия в россии 2021
• Новости по мат капиталу в 2021 году