Как сделать первую запись в трудовой книжке не имея стажа

Источник: https://urist.club/administrative/oformlenie-dokumentov/trudovaya-knizhka/zapolnenie

Правила заполнения трудовой книжки

Порядок заполнения трудовой книжки — это последовательность действий при внесении записей в основной документ о трудовом стаже работника. Законодательство жестко регламентирует, как заполняется бланк, кто вносит записи и в какой очередности.

Нормативная база

Законодательное регулирование вопроса

Заполнение трудовых книжек в 2020 году регулируется следующими нормативными документами:

При этом следует иметь в виду, что указанная нормативка — это не рекомендации к исполнению, а четко прописанные нормы, которыми утвержден образец трудовой книжки, и неисполнение которых преследуется по статье 5.27 КоАП РФ.

Заполняем титульный лист

Титульный бланк трудовой книжки заполняется в двух случаях:

• первое трудоустройство;
• оформление дубликата.

Образец новой трудовой книжки утвержден Постановлением Правительства РФ от 16.04.2003 № 225 и с тех пор не менялся.

Вся информация о владельце трудовой вносится чернилами черного, синего или фиолетового цвета. При заполнении необходимо указать:

• Ф.И.О.;
• дату рождения (ДД.ММ.ГГГГ);
• образование и специальность;
• профессию.

Информация вносится на основании предоставленных работником документов: как там написано, так и пишем. Никакие записи «со слов» работника не пишутся и не вносятся. Текст вписывается аккуратно, разборчивым почерком. Не допускаются помарки и ошибки. Даты вносятся арабскими цифрами. Какие документы работник предоставляет при заключении трудового договора:

• об образовании (если работа требует специальных знаний, умений и навыков);
• о воинском учете (если лицо военнообязанное);
• СНИЛС (если отсутствует — работодатель оформляет этот документ сам);
• паспорт.

Трудовая в списке не указана, но надо помнить, что это обязательный документ. Образец оформления трудовой книжки 2020 года вы сможете увидеть ниже.

Все, что записано на титульном листе, заверяется подписью специалиста, ответственного за заполнение, ведение и хранение трудовых книжек. В любой организации, вне зависимости от формы собственности и направления деятельности, на одного из работников возлагается ответственность по оформлению и хранению трудовых книжек в рамках организации (пункт 45 правил, утвержденных Постановлением Правительства РФ от 16.04.2003 № 225). Кто это — кадровик, бухгалтер, работник другой службы или сам директор — не имеет значения. Важно, чтобы такой человек назначался приказом, который имеет такое же название — об утверждении ответственного лица за заполнение и хранение трудовых книжке и вкладышей к ним. Целесообразнее назначить двух работников на это направление. Если один работник заболел или ушел в отпуск, второй его на это время подстрахует.

Далее ставится печать компании, если она есть. Ее оттиск ставится в специально отведенном месте на бланке. Если печати нет, значит, не ставим.

После того как кадровик внесет необходимые сведения владелец документа в специально отведенной строке расписывается в знак согласия с тем, что все данные внесены верно. Если были допущены ошибки, то такой документ признается недействительным и подлежит уничтожению, а владельцу трудовой книжки выписывается новый бланк (за счет организации).

Что делать, когда работник меняет персональные данные? Не выкидывать же книжку. Да, этого делать не нужно, для этого случая законодательством предусмотрена возможность внесения изменений: старые данные работника на титульной странице аккуратно зачеркиваются (речь о Ф.И.О.), а на развороте трудовой вписываются новые сведения. Заверяем эту запись своей подписью с расшифровкой (если есть печать, ее тоже ставим). Более подробно, как заполнять трудовую книжку 2020 году в этом случае, написано в разделе III правил, утвержденных Постановлением Правительства РФ от 16.04.2003 № 225. Необходимо иметь в виду и помнить, что исправление записей на титульном листе и в остальных разделах трудовой осуществляется разными способами.

Заполняем раздел «Сведения о работе»

После того как титульный лист заполнен, переходим к разделу «Сведения о работе». Здесь фиксируется:

• наименование компании;
• число, месяц, год внесения записей;
• сам факт приема на работу;
• передвижения по должностям;
• переводы (на постоянной основе);
• совместительство (по желанию работника по основному месту работы);
• причины расторжения трудового договора.

Записи в трудовой книжке 2020 года вносятся на основании приказа, который издает руководитель организации. Реквизиты документа указываются в отведенной для этого графе. Запись следует внести в течение 7 дней со дня издания распоряжения (при приеме, переводах, повышениях и т. д.), при увольнении записи вносятся в последний рабочий день (пункт 10 Правил, утвержденных Постановлением № 225). Порой специалисты путают сроки пять и семь дней. Пять дней — это срок, по истечению которого работодатель обязан завести на своего работника трудовую книжку (п. 3 Правил). Каждой записи соответствует порядковый номер. Не нумеруются только заголовки в разделе «Сведения о работе».

Правила заполнения трудовой книжки (2020)

Порядок внесения информации в этот раздел:

1. В графу «Сведения о работе» вписываются данные о предприятии-работодателе (без сокращений).
2. В первой графе «№» записи присваивается порядковый номер.
3. Во второй графе «Дата» (ДД.ММ.ГГГГ) указывается дата (в соответствии с приказом или фактическим допуском к работе).
4. В третью графу вносятся данные о приеме на работу с указанием должности (как в трудовом договоре).
5. В четвертом разделе указываются реквизиты приказа или иного нормативного акта о приеме на работу.

Когда приходит время, люди уходят из организации по разным причинам. Сведения о прекращении рабочих отношений заносятся сюда же следующей записью. Образец, как правильно заполнить трудовую книжку в этом случае, смотрите ниже.

Как внести запись об увольнении

Запись в трудовую вносится в соответствии с приказом нанимателя (именно в том виде, который есть в приказе, без сокращений). Указывается основание увольнения ( ст. 77 ТК РФ ), например: «Уволен по собственному желанию, пункт 3 части 1 статьи 77 Трудового кодекса Российской Федерации ». Пример заполнения трудовой книжки по этому основанию представлен чуть ниже.

Если расторжение трудовых отношений имеет иные причины, например утрата доверия, то применяется ссылка на статью, запись такая: «Трудовой договор расторгнут в связи с совершением виновных действий работником, непосредственно обслуживающим товарные ценности, дающих основание для утраты доверия к нему со стороны работодателя, пункт 7 части 1 статьи 81 Трудового кодекса Российской Федерации ». Вне зависимости от причины ухода работника знакомят с этой записью и выдают бланк документа на руки.

Запись заверяется подписью руководителя (или уполномоченного лица) с расшифровкой, ставится печать предприятия (при условии, что она есть). В знак ознакомления с записью работник ставит в бланке свою подпись, указывает фамилию и инициалы. Расшифровка подписи — важный момент, так как фамилия должна совпадать с указанными на титульнике данными. После этого работник расписывается в книге (некоторые называют ее журналом) учета движения трудовых и вкладышей к ним.

Правильное заполнение трудовой книжки (2020) исключительно важно, особенно в свете последних реформ пенсионного законодательства. ПФР не примет в работу документы, оформленные неправильно, или просто не зачтет период работы человека, оформленный с ошибками. Когда-нибудь мы все выйдем на пенсию, и не хочется это время тратить на исправление чужих ошибок.

Трудовая книжка, заполнение, не ограничивается заполнением титульного листа и раздела о работе, трудовая содержит еще один раздел — сведения о награждениях и поощрениях.

Вносим запись о поощрении и награждении

В носятся в трудовую книжку и записи о профессиональных заслугах сотрудника, наградах и поощрениях за хороший труд (сведения о взысканиях не заносятся). Все новые данные вписываются на основании приказа работодателя. Алгоритм записей тот же, что и в случае приема на работу, образец и правила заполнения трудовой книжки — выше.

Вкладыш в трудовую книжку

Из важного, что надо знать про вкладыш:

• он вшивается (прямо нитками, каким образом — неважно, важно прикрепить);
• при заполнении вкладыша персональные данные в нем должны совпадать с данными, которые указаны на титульнике трудовой;
• номер вкладыша вписывается в книгу учета движения трудовых;
• все остальное заполнение идентично трудовой.

Для Республики Крым порядок внесения записей аналогичен, за образец, как заполнить трудовую книжку РК (2020), возьмите приведенные выше примеры.

Источник: https://clubtk.ru/pravila-zapolneniya-trudovoy-knizhki

Трудовая книжка: правила заполнения

В консультации «Трудовая книжка: основные правила оформления» мы рассмотрели правила оформления трудовой книжки, здесь же расскажем, как правильно ее заполнять с учетом всех требований законодательства.

Разделы трудовой книжки

Трудовая книжка содержит следующие разделы:

• сведения о работнике (Ф. И. О., дата рождения);
• сведения о работе (наименование предприятия, записи о приеме, переводе и увольнении);
• сведения о награждениях (информация о награждениях государственными наградами Украины);
• сведения о поощрениях (за успехи в работе, открытия, изобретения и т. д.). Как вносить записи о поощрениях, см. «Поощрения и вознаграждения: вносим запись в трудовую книжку»;
• сведения о назначении пенсии. В случае назначения пенсии по возрасту или за выслугу лет органы ПФУ ставят в трудовой книжке в разделе «Сведения о назначении пенсии» штамп «Пенсия назначена» (п. 2.30 Инструкции № 58).

Какую информацию не вносят в трудовую книжку?

В трудовую книжку не вносятся следующие данные:

• премии, предусмотренные системой оплаты труда, или выплаты, имеющие регулярный характер;
• наложенные на работника взыскания (выговоры);
• характер трудового договора, по которому принимается работник (срочный или бессрочный);
• испытательный срок;
• пребывание работника в социальном отпуске (в связи с беременностью и родами, по уходу за ребенком до достижения им трехлетнего возраста);
• пребывание работника в отпуске без сохранения зарплаты, предоставленном по медицинским показаниям для ухода за ребенком до 6 лет;
• временный перевод на другую работу, совмещение профессий (должностей) или выполнение обязанностей временно отсутствующего коллеги;
• перемещение внутри предприятия на другое место работы, в другое структурное подразделение в той же местности, поручение работы на другом механизме или агрегате в рамках специальности, квалификации или должности, определенной трудовым договором.

Заполнение титульного листа

При первом заполнении трудовой книжки сначала надо сделать запись на титульном листе (на с. 1 – на украинском языке и на с. 33 – на русском, если книжка заполняется и на русском). В частности, на титульном листе указываются:

• сведения о работнике (Ф. И. О. без сокращений);
• дата рождения (на основании данных паспорта или свидетельства о рождении);
• дата заполнения.

Правильность внесенной информации работник должен заверить своей подписью. Титульный лист трудовой книжки подписывается работником кадровой службы или другим лицом, ответственным за выдачу трудовых книжек, и заверяется печатью предприятия (см. образец 1).

Внесение записей о работе

Работодатель издает приказ (распоряжение) о приеме на работу, переводе на другую работу, поощрении, увольнении.

Именно на основании этого приказа вносится запись в трудовую книжку.

В графе 4 трудовой книжки делается ссылка на такой приказ (см. образец 2).

Обратите внимание! Запись в трудовой книжке должна точно соответствовать тексту приказа (распоряжения). Сокращения в трудовой книжке недопустимы.

Между записями в трудовой книжке не должно быть пропущенных строк. Это делается с целью предотвращения возможных нарушений (например, неправомерное внесение периодов работы, переводов на другую должность и т. п.).

• о приеме и переводе – в течение недели;
• об увольнении – не позже даты увольнения.

Перед внесением записи о приеме на работу в графе 3 в виде заголовка (перед самой записью) необходимо написать полное наименование предприятия (учреждения, организации), включая название его организационно-правовой формы. Вместо записи можно также поставить специальный штамп (при наличии) с указанием названия предприятия. При этом графы 1, 2 и 4 не заполняются.

Не допускайте ошибок! Вносить в трудовую книжку запись о том, что до поступления на работу работник не имел трудового стажа, не нужно. Такого требования Инструкция № 58 не содержит.

Записи о приеме или переводе работника на другую работу необходимо делать согласно Классификатору профессий ДК 003:2010 (далее – Классификатор) и Инструкции № 58. Наименование должности в трудовой книжке, как и в приказах, и в штатном расписании, должно отвечать наименованию профессий и должностей из Классификатора (подробнее об оформлении приема на работу см. «Принимаем на работу по трудовому договору»).

Учтите: нельзя объединять в названии две разные профессии (см. Письмо Минсоцполитики от 18.03.16 г. № 106/13/116-16). К примеру, недопустимо с помощью дефиса объединять в одну следующие профессии: бухгалтер-экономист, заместитель начальника управления – начальник подразделения и др.

При внесении записи об увольнении надо обязательно указать норму законодательства, согласно которой увольняется работник. Формулировки могут быть, к примеру, следующими:

• «Уволен по собственному желанию, ст. 38 КЗоТ Украины»;
• «Уволен по соглашению сторон, п. 1 ст. 36 КЗоТ Украины»;
• «Уволен в связи с сокращением штатовработников, п. 1 ст. 40 КЗоТ Украины»;
• «Уволен в связи с систематическим невыполнением трудовых обязанностей без уважительных причин, п. 3 ст. 40 КЗоТ Украины» и т. д.

Кроме записей о приеме, переводе и увольнении, по месту работы в трудовую книжку отдельной строкой вносят записи о периодах прочей деятельности, а именно (п. 2.18 Инструкции № 58):

• о времени службы в составе Вооруженных Сил Украины с указанием даты призыва (зачисления) и даты увольнения со службы. Эта запись делается на основании данных военного билета;
• времени обучения в вузе, а также времени пребывания в аспирантуре и клинической ординатуре. Запись вносят на основании информации из диплома.

Оформление вкладышей в трудовую книжку

Вкладыш в трудовую книжку выдается в том случае, когда все страницы соответствующего раздела книжки (например, сведения о работе) уже заполнены (п. 3.1 Инструкции № 58). При каждой выдаче вкладыша на титульной странице книжки ставится штамп размером 10 x 25 мм и делается надпись «Выдан вкладыш» с указанием серии и номера вкладыша. Вкладыш вшивается в трудовую книжку. Записи в него вносятся в том же порядке, как и в трудовую книжку.

Независимо от того, какую трудовую книжку имеет работник (образца 1938-го или 1974 года), ему выдается вкладыш нового образца.

Учтите: вкладыш без трудовой книжки считается недействительным.

Выдача дубликата трудовой книжки

Правила выдачи дубликата трудовой книжки прописаны в разд. 5 Инструкции № 58. Дубликат выдается, если:

• трудовая книжка утеряна;
• трудовая книжка непригодна для использования (испачкана, обгорела, разорвана);
• по требованию работника, когда запись в трудовой книжке была признана недействительной.

В правом верхнем углу титульного листа трудовой книжки делается надпись «Дубликат». Если же дубликат выдан вместо трудовой книжки, которая пришла в непригодность, на первой странице испорченной книжки производится запись «Выдан дубликат», и эта книжка возвращается владельцу.

Если работник ранее уже работал, то работодатель, выписывая ему дубликат трудовой книжки, перед первой записью в графе 3 раздела «Сведения о работе» вносит сначала запись о его общем стаже работы. Эти данные записывают суммарно, то есть указывают общее количество лет, месяцев, дней работы без уточнения, где, когда и на какой должности он работал в прошлом.

Далее общий трудовой стаж расписывается по отдельным периодам работы, при условии, что работник предоставит сведения об этих периодах (справки или заверенные в установленном порядке копии приказов с предыдущих мест работы). Без таких документов записи не вносятся.

Если документы, на основании которых делались записи в трудовую книжку, не содержат полных сведений о работе в прошлом, то в дубликат трудовой книжки вносят только сведения, имеющиеся в этих документах.

Имейте в виду: записи об общем стаже и записи об отдельных периодах работы не нумеруются.

В разделе «Сведения о работе» указывают (см. образец 3):

• в графе 2 – дату приема (перевода, увольнения) работника;
• графе 3 – наименование предприятия, на котором работал работник, а также цех (отдел) и должность (работу), на которую он был принят;
• графе 4 – наименование, дату и номер документа, на основании которого выполнена запись в дубликате.

И только потом пишут название предприятия, которое выдает дубликат, и сведения о работе на этом предприятии. Оформляя дубликат трудовой книжки, последний работодатель не удостоверяет своей подписью и печатью каждую внесенную запись о предыдущих местах работы. Удостоверению подлежит только запись об увольнении работника.

Источник: https://uteka.ua/publication/commerce-12-zarplaty-i-kadry-3-trudovaya-knizhka-pravila-zapolneniya

Правила и порядок заполнения трудовой книжки

Кадровое делопроизводство представляет собой целую область правовых знаний, которые ценны не столько теоретическими аспектами, сколько практическими. Малейшая ошибка или небрежность при работе с документами (особенно ТК), могут стать причиной серьёзных проблем. Неприятные последствия могут возникнуть как для работника и работодателя, так и для самого кадровика.

В итоге внесения небрежных или неправильных записей у работника может оказаться трудовой стаж не засчитанным, что приведёт его к массе неприятных переживаний и хлопот. Из этого следует, что не только кадровик и работодатель должен быть осведомлён о правилах надлежащего заполнения трудовой книжки, но и работник должен, со знанием дела, убедиться, что его трудовая заполнена правильно.

Дорогие читатели! Наши статьи рассказывают о типовых способах решения юридических вопросов, но каждый случай носит уникальный характер.

Кто должен заполнять трудовую книжку?

Книжка должна заполняться работодателем лично. Если структура организации предусматривает наличие специального отдела по работе с кадрами или отдельного работника, ведающего кадровым делопроизводством – ответственность вменяется кадровой службе или кадровому работнику.

При этом его деятельность должна курироваться работодателем, так как на него возложена ответственность за работу с документами повышенной отчётности и контроля, к которым относятся трудовые книжки и вкладыши к ним.

Если штатное расписание не предусматривает должности кадровика, все записи делаются уполномоченным лицом, которое назначается приказом руководителя. После этого назначения, специалисту придётся получить информацию о правильном ведении и заполнении ТК и других важнейших документов, так как он будет нести за них ответственность наряду с руководителем.

Какие записи должны быть в ТК?

Трудовая каждого работника должна содержать определённые сведения о нём, которые указываются на титульном листе:

• личные данные (Ф.И.О.);
• дата рождения;
• образование;
• специальность;
• дата заполнения.

Фамилия, а также сведения об образовании и квалификации должны быть актуальны на момент заполнения трудовой.

Титульный лист – идентификатор принадлежности. Внутри ТК расположены графы, которые требуют надлежащего заполнения. В них вносятся сведения о работе, а также сведения о переименовании организации и других реорганизационных мероприятиях.

Какие сведения вносятся в ТК?

В трудовую каждого работника вносятся сведения о работе, на которую он устраивается и которую выполняет в течение определённого времени. Как правило, это постоянная работа в организации, на предприятии или у индивидуального предпринимателя.

Эти сведения должны содержать:

• дату приёма;
• дату увольнения;
• сведения о работе;
• подразделение;
• разряд или должность;
• основания приёма или увольнения.

Примеры записей различных профессий, таких как водитель, бухгалтер, колхозник и пр. смотрите тут.

Если закончилась трудовая книжка — как правильно продолжить запись? Ни в коем случае нельзя:

1. Продолжать вносить записи в ТК, исправив надпись «сведения о награждении» на «сведения о работе».
2. Вклеивать чистые листы от бланков трудовых или разлинованные на компьютере (от руки) самостоятельно.

Если в трудовой книжке закончились страницы сведения о работе необходимо вшить заполненный вкладыш.

При увольнении – в день увольнения, в некоторых случаях – не позднее 3 рабочих дней.

Если приём на работу осуществляется в порядке перевода, запись можно делать в день приёма, так как работодатель обязан осуществить трудоустройство такого работника. Естественно, если должностной переводпроизводится внутри организации – запись необходимо произвести в один день. Им должен быть день перевода.

По требованию работника может быть внесена запись о работе по совместительству. Самостоятельно проявлять такой инициативы не стоит, так как учитываться будет трудовой стаж по постоянному месту работы.

В ТК не вносятся сведения:

• о больничных;
• о декретном отпуске и отпуске по уходу за ребёнком;
• о трудовых отпусках и командировках.

В этом случае используется определённый алгоритм внесения записи после прохождения испытательного срока на основании соответствующего приказа.

Какой ручкой заполнять трудовую книжку?

При внесении в книжку или вкладыш сведений о работе, а также при заполнении титульного листа, записи должны быть внесены аккуратно, без помарок. Для этого у кадровика должна быть шариковая ручка синего, фиолетового или чёрного цвета, которая не мажет, и не слишком бледная.

Запись должна служить долго и быть чёткой. В том случае если она размажется – её придётся восстанавливать. Переписать запись и признать её недействительной, могут и в том случае, если цвет текста сведений будет чрезмерно тусклым, что затруднит его прочтение.

Инструкции предусматривают также использование чернил. В настоящее время этим разрешением кадровики активно пренебрегают, так как практически не осталось специалистов, виртуозно владеющих каллиграфией, что требует применения чернил. Если при их использовании будет поставлена чернильная клякса – книгу могут посчитать испорченной.

Можно ли заполнять трудовую книжку гелевой ручкой? По поводу гелиевых ручек нет прямых указаний на запрет их использования. В то же время, их использование категорически не рекомендуется:

1. Их использование может привести к порче странички трудовой, где с обратной стороны уже сделаны записи. Гелиевая паста может их повредить, сделав текст неразборчивым.
2. Гелиевая паста не всегда позволяет сделать запись разборчивой, так как оставляет за собой более широкую бороздку.
3. Гелиевые пасты сильнее размазываются и даже стираются, что в итоге может привести ТК в негодность.

Как правильно заполнить трудовую книжку: нюансы в примерах

Ни одна запись трудовой книжки не может осуществиться произвольно. Все они строго регламентированы специализированными, утверждёнными законодательно нормами правил и стандартов. Трудовой кодекс, в главах 10 и 11 рассматривает основные положения, касающиеся кадрового делопроизводства. Работа с заполнением трудовой отражается в ст.66 ТК РФ.

Основные положения рассматриваемых норм отражают Правила и Инструкции:

1. Правила ведения и хранения ТК утверждены постановлением Правительства РФ от 16.04.03 г. за № 225.
2. Инструкции по заполнению ТК утверждены Минтруда и соц. развития РФ 10.10.03 г. за № 69.

Инструкции по заполнению ТК — Постановление Минтруда РФ от 10.10.2003 N 69
«Об утверждении Инструкции по заполнению трудовых книжек» (Зарегистрировано в Минюсте РФ 11.11.2003 N 5219)

Правила заполнения трудовой книжки определяют в законодательном порядке все детали, связанные с организационной работой с ТК, а также указывают на то, как, в общем и целом трудовые нужно заполнять и хранить. Правила имеют вид законодательного документа, которым регламентированы практически все действия, производимые с книжками, с вкладышами и бланками трудовых и вкладышей к ним.

Они регламентируют:

1. Сроки внесения записей.
2. Характер и полноту вносимых сведений в графах о работе и на титульном листе.
3. Отсутствие сокращений в записях.
4. Необходимость ознакомления работника под роспись с вносимыми записями.
5. Порядок внесения сведений о поощрениях и награждениях.
6. Порядок приобретения бланков трудовых и вкладышей.
7. Правила и регламент исправления ошибокв записях.
8. Вопрос об ответственности за исполнение Правил.

Следование Инструкциям не только необходимо, но и очень удобно, так как основные моменты здесь определены в готовом виде. При внесении записей, нужно только ориентироваться на то, что обусловлено Инструкцией, которая определяет:

1. Порядок внесения сведений о работе.
2. Использование сквозной порядковой нумерации, выполненной арабскими цифрами.
3. Запись дат с применением арабских цифр.
4. Соответствия даты, внесённой в ТК – первому дню выхода на работу.
5. Форму сведений о работе, которые вносятся в ТК.
6. Правильность формулировок и ссылок на статьи Трудового кодекса РФ.
7. Правильность внесения приказа о приёме (увольнении).
8. Отсутствие точек при внесении записей.
9. Отсутствие нумерации при внесении наименования организации.
10. Отсутствие печати при приёме на работу.
11. Наличие печати при увольнении с должности.

На основании инструкции смотрите пример заполнения трудовой книжки:

Вносимые в трудовую книжку записи должны следовать одна за другой, а каждый из работодателей или кадровиков должен следить за наличием всех порядковых номеров.

Можно ли сделать запись в трудовой книжке задним числом? В некоторых случаях запись вносится «задним числом». В этом нет ничего удивительного, если учесть, что записи могут вноситься в течение 5 рабочих дней после приёма работника.

Главное, чтобы дата в графе не отличалась от указанной в трудовом договоре даты.Если, судя по документам, работник не вызывает доверия, вполне целесообразно сделать запись в трудовую книжку на пятый день, но не раньше.

Но если запись уже внесена, придётся вносить сведения об увольнении за прогул, опираясь на правила увольнения.

Особые правила заполнения ТК предусмотрены для директоров, генеральных директоров и индивидуальных предпринимателей, которые являются учредителями организаций.

Нередки случаи, когда работник умирает не выходя на пенсию. В этом случае ТК также оформляется в соответствии с определённым алгоритмом. В неё вносится запись о смерти, а книжка выдаётся родственникам умершего работника или передаётся в архив.

Заполнение трудовой книжки — образец заполнения:

Первые записи в ТК: особенности внесения

Для внесения первой записи в трудовую книжку, которая заводится на предприятии работодателем или уполномоченным лицом, нужно соблюдать определённые требования. Сведения вносятся на основании документов:

• паспорта;
• диплома или свидетельства;
• справок, сертификатов и т.п.

При заполнении обязательно присутствие лица, владельца трудовой книжки. После заполнения титульного листа, переходим к внесению сведений о работе. Если до поступления на работу гражданин обучался в высшем или среднем специальном учебном заведении – этот факт необходимо отразить до внесения всех записей, поставив первый порядковый номер. Первая запись в трудовой книжке образец «до поступления стажа не имела»:

Как правильно заполнить трудовую книжку образец:

Если до поступления на работу, гражданин проходил службу в Вооружённых Силах РФ, то первой записью, также вносимой под порядковым номером №1, будет запись о прохождении службы.

После внесения сведений об образовании или службе в армии, вносится наименование организации без порядкового номера, а далее – первая запись о приёме на работу. Если же устраивающийся на работу гражданин:

• нигде не работал;
• не обучался;
• не служил в ВС РФ,

то эти (и другие) сведения не указываются.

Поэтому они совершенно неправомерно вносят в трудовую запись за №1 о том, что до поступления на работу трудового стажа не имел. Эта глубоко ошибочная запись не должна присутствовать в документах за своей нецелесообразностью.

Если впервые трудоустроившийся гражданин по факту не имел стажа, то это должно быть видно из контекста, в силу отсутствия записей. В этом случае за №1 должна быть непосредственно внесена запись о поступлении на работу.

Обратите внимание, если должность не требует квалификации, а в организации отсутствуют подразделения – информация о работе не будет их содержать.

Что делать, если запись пропущена?

Записи не должны нарушать порядковые номера. Если такое произошло, внесение записи должно опираться на общий алгоритм исправления ошибки в ТК. То есть под очередным порядковым номером нужно внести запись о том, что была допущена ошибка (пропущена запись), а под следующим очередным номером внести её.

Но такие действия нельзя производить произвольно. Для того чтобы такая ошибка была исправлена, необходим специальный приказ и основания для исправления. Если запись была пропущена другим работодателем, необходимо:

1. Сделать запрос по факту допущенной ошибки.
2. Получить от виновного в ошибке необходимые документы.
3. Принудить его исправить допущенную ошибку.

Это очень важно, так как пропущенная запись может появиться в двух случаях:

1. По ошибке одного из работодателей.
2. В случае мошеннических операций с трудовой книжкой со стороны самого работника.

В обоих случаях надлежит проявить бдительность и осторожность.

Особенности внесения в ТК некоторых видов записей

В книжку вносится информация как о поощрениях и награждениях, так и о дисциплинарных нарушениях. Она должна вноситься на основании приказа. В том случае, если издан приказ о награждении, а запись не внесена – инспекторы ГИТ назначат правомерный штраф. Штрафные санкции сами по себе являются наказанием и в ТК не вносятся.

Другие нарушения могут быть внесены, в зависимости от того, что они собой представляют. Например, практически всем кадровикам известно, что внесение записи об увольнении на основании допущенных нарушений производится на основании «статьи».

То есть при увольнении такого работника в основаниях указывается, что он «уволен за прогулы», «уволен по дисциплинарному взысканию» и т.п. Такого типа увольнения обязательно должны сопровождаться документами:

• актами;
• докладными или служебными записками;
• объяснительными;
• решением КТС или дисциплинарной комиссии.

По своей прихоти подобные записи в трудовую книжку работодатель вносить не имеет права.

В графе профессия, специальность указывается квалификация:

• по диплому;
• по курсам общим объёмом не менее 70-100 учебных часов;
• по опыту работы.

Эта информация всегда должна быть актуальна. Если работник устраивается по специальности, которая не отражена в сведениях о профессии, её нужно добавить, вписав через запятую к уже имеющимся сведениям.

В книжке обязательно необходимо отражать сведения, которые имеют льготный характер при выходе на пенсию. Для этого необходимо использовать Классификатор профессий и квалификационные справочники, делая записи в точном соответствии с установленными в нём нормативами.

Также обязательно должен быть указан характер работ, который предполагает постоянную работу, работу на время декретного отпуска, сезонную работу и т.п. Другие малозначимые сведения в ТК не указываются, но могут в подробностях прописываться в трудовом договоре.

Обязательны указания на то, в какой должности и в какое подразделение принимается работник. Работа вахтовым методом относится к такой информации, указание которой, по мнению многих работодателей, не требуется. Но это мнение неоднозначно.

Ведь вахта – это не только условия работы, это определение места работы в отсутствии иной отсылки на подразделение. Поэтому указание на вахтовую работу уместно в двух случаях:

1. По желанию работника.
2. По необходимости, вместо указания иного подразделения.

Можно ли пропускать строки в ТК?

Надписи необходимо делать без пропуска строк. Тем не менее, если на предшествующей записи поставлена печать, которая занимает одну-две строки, то их нужно пропустить.

Заключение

Работа с ТК – очень кропотливое занятие, требующее бережного отношения к документу. В этой работе регламентированы практически все формы внесения записей, а малейшие недочёты будут подлежать исправлению, и могут наказываться инспекцией по труду.

Заблаговременно обнаруженная неправомерная запись будет чревата штрафами для работодателя, с вытекающими административными последствиями для кадрового работника.

Не нашли ответа на свой вопрос? Узнайте, как решить именно Вашу проблему — позвоните прямо сейчас: