Два приказа зарегистрированы под одним номером
Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «Два приказа зарегистрированы под одним номером». Также Вы можете бесплатно проконсультироваться у юристов онлайн прямо на сайте.
Северная Осетия — Алания респ. частная жизнь. и фарм работников и работников культуры.
Содержание:
Опасности «коллективных» приказов
Если приказ на всех один .
Унифицированные формы, принятые когда-то Госкомстатом, могут использоваться при составлении как персональных, так и «коллективных» приказов. Так, один приказ в отношении сразу нескольких работников можно оформить в следующих случаях:
— прием на работу (форма Т-1а);
— перевод на другую работу (форма Т-5а);
— премирование (форма Т-11а);
— предоставление отпуска (форма Т-6а);
— увольнение (форма Т-8а);
— направление в командировку форма Т-9а).
И даже если в вашей компании используются самостоятельно разработанные формы, вполне возможно, что «коллективные» приказы Вы все равно издаете. Ведь это иногда может быть удобно, в частности когда нужно премировать сразу группу сотрудников. Однако сегодня использование «коллективных» форм рискованно.
Ознакомление с приказом
В чем опасность? Дело в том, что с приказами по личному составу нужно знакомить работников, в отношении которых они изданы. Если, например, приказ о приеме на работу, переводе или премировании оформлен сразу на нескольких лиц, то сотрудники при ознакомлении неизбежно получат сведения не только о своих зарплатах, но и о чужих.
А по мнению Роскомнадзора, размер оплаты труда — это персональные данные. Их работодатель не вправе сообщать третьей стороне без письменного согласия самого работника.
Конечно, можно найти пути обхода этой проблемы, например не давать работнику текст приказа для прочтения, а зачитать его вслух. Собственно, ТК и требует «объявить» приказ работнику. А для росписи можно приготовить специальный лист ознакомления.
Но сам факт оформления такого приказа может вызвать нарекания со стороны проверяющих, а также стать причиной жалобы или судебного иска со стороны работника. Ведь создается риск разглашения, значит, работодатель не выполняет свои обязанности. Следовательно, лучше делать персональные приказы.
Конечно, если речь идет о премировании большого коллектива, то делать отдельный приказ на каждого довольно затруднительно. Но на практике с приказами о выплате регулярных премий обычно и не знакомят, поскольку рассматривают такие премии как часть оплаты труда. Приказ оформляется по основной деятельности (а не по личному составу), и знакомят с ним только главбуха как исполнителя. По мнению Роструда, это правильный подход.
Выдача копий документов, связанных с работой
Сложности возникают так же с копиями приказов, которые необходимо выдать работникам по их просьбе. Так, если у Вас попросят копию «коллективного» приказа, то придется либо закрывать при снятии копии информацию, касающуюся других работников, либо делать выписки из таких приказов. Это неудобно и трудоемко, увеличится время на выполнение запросов работников, а они ведь иногда требуют довольно много документов.
Следует так же учитывать, что ввиду расплывчатости понятия «персональные данные» к последним сегодня может быть отнесена практически любая информация о человеке, а не только сведения о размере его зарплаты. В связи с этим проблемой становится выдача копий не только приказов, но и других кадровых документов. в которых упоминается еще кто-либо, кроме самого работника. Приведем примеры документов, копии которых, по мнению некоторых судов, нельзя выдавать работнику в целях защиты персональных данных других лиц:
— табеля учета рабочего времени, графики несения службы;
— материалы по делу о привлечении работника к дисциплинарной ответственности (акт служебного расследования, объяснительные работников, акты медицинского освидетельствования и другие документы), поскольку они содержали фамилии других работников, занимаемые ими должности, другие сведения, касающиеся их личности.
Справедливости ради отметим, что не все суды так радикальны. В других судебных решениях высказано мнение о возможности выдачи работнику, в частности, копий табелей учета рабочего времени, копии акта о непредоставлении объяснения по факту совершения дисциплинарного проступка.
Как видим, повышенные требования по защите персональных данных порой вынуждают работодателей фактически идти на нарушение ТК, Чтобы этого не случилось, ищите золотую середину. Старайтесь делать персональные приказы и другие документы , имеющиеся в документе. То есть уберите те сведения, которые позволяют, например, определить, какому работнику какой размер зарплаты установлен.
Источник: https://k-aydit.ru/news/post/opasnosti-kollektivnykh-prikazov?last_url=%2Fnews
Делопроизводство: оформляем приказ по правилам
Приказы издаются во всех организациях. Как правило, это небольшие по объему документы. Однако правил делопроизводства, которым должен соответствовать каждый реквизит приказа, достаточно много. Давайте разберемся во всех нюансах делопроизводства, которые нужно учесть при оформлении приказа.
Единые правила для всех реквизитов приказа
При оформлении приказов необходимо следовать установленным правилам делопроизводства. Одни из них едины для всего текста приказа, другие уникальны для того или иного реквизита. В этом разделе рассмотрим несколько важных правил, которые являются общими. Они обязательны для всего текста приказа, то есть для всех его реквизитов.
Правило 1. Соблюдаем поля.
В программе для набора текста следует установить следующие значения для полей :
— верхнее и нижнее — не менее 20 мм.
Правило 2. Используем правильный шрифт.
Допустимо использовать только шрифт Times New Roman (Times New Roman Cyr) размером не менее 13 пт .
Правило 3. Соблюдаем интервал между реквизитами.
Все реквизиты приказа следует отделять друг от друга пробельной строкой, равной размеру шрифта . На компьютере это производится нажатием клавиши Enter.
Внимание!
Не следует путать интервал между реквизитами приказа и интервал между строками самих реквизитов, если они имеют 2 и более строки. Для многострочных реквизитов (кроме реквизита «Текст») интервал устанавливается точно 14 пт .
Правило 4. Не делаем то, что прямо запрещено.
— выделять текст подчеркиванием, полужирным шрифтом или курсивом. Использовать полужирный шрифт или курсив допустимо только в справочно-информационных документах (актах, справках, сводках и пр.);
— печатать вразрядку, т.е. с пробелами между буквами (в виде «П Р И К А З»);
— переносить слова (в виде «пере-вести»).
Внимание!
Если приказ содержит таблицу, то при необходимости в ней можно :
— переносить слова;
— уменьшать левое поле до 20 мм;
— уменьшать размер шрифта и межстрочный интервал до 11 пт.
Далее условно разобьем приказ на 3 части и подробно рассмотрим правила оформления реквизитов, которые они содержат.
Шапка приказа
Каждый приказ без исключения должен содержать реквизиты, составляющие так называемую шапку приказа (рисунок 1).
Все реквизиты шапки приказа печатаются :
— без абзацного отступа (т.е. от нулевого положения);
— с максимальной длиной строки — 73 мм.
Реквизит «Наименование организации». Здесь указывается полное наименование организации в соответствии с ее уставом . Максимальная длина строки реквизита — не более 73 мм. Интервал между строк данного реквизита — точно 14 пт .
Реквизит «Название вида документа». В приказах данный реквизит оформляется прописными буквами в виде слова «ПРИКАЗ» .
Реквизит «Дата документа». Это дата подписания приказа. Ее проставляет непосредственно руководитель организации, подписавший документ. Дата оформляется арабскими цифрами в формате ДД.ММ.ГГГГ .
Реквизит «Регистрационный индекс». Здесь указывается порядковый регистрационный номер, присваиваемый приказу в пределах делопроизводственного года. Для некоторых приказов порядковый номер дополняется литерой или иным обозначением .
К порядковому номеру приказа по личному составу добавляется литера :
«к» — для приказов со сроком хранения 75 лет;
«л» — для приказов со сроком хранения 3 года.
Также отдельно можно регистрировать приказы при их значительном объеме (например, приказы о внесении изменений в штатное расписание, приказы о командировании и др.). В данном случае порядковый номер дополняется идентифицирующим разновидность приказа буквенным или иным условным обозначением .
Реквизит «Место составления или издания». Он содержит наименование населенного пункта (город, поселок и т.д.), а не полный адрес организации. Например, г. Минск, г. Лепель, д. Слобода.
Реквизит «Заголовок к тексту». При его оформлении следует учитывать, что заголовок к тексту :
— должен четко передавать смысл текста, быть кратким и емким;
— нельзя заключать в кавычки и подчеркивать;
— нужно грамматически согласовать с названием документа. Например, приказ (о чем?) о приеме на работу;
— может содержать сокращения слов и словосочетаний, используемых в госстандартах, общегосударственных классификаторах, сокращенные наименования организаций и общепринятые сокращения (например, ООО «Полоса», СТБ 6.38-2016 и т.п.).
Максимальная длина строки заголовка — не более 73 мм. Если заголовок необходимо напечатать в несколько строк, то интервал между ними устанавливается точно 14 пт. Если заголовок превысит 5 строк, то длину его строк можно увеличить до 120 мм .
Основная часть приказа
Рассмотрим правила оформления реквизита «Текст». Он излагается от первого лица единственного числа и, как правило, состоит из следующих частей :
— распорядительной (рисунок 2).
Констатирующая часть. Может отсутствовать, если приказ не нуждается в обосновании. Здесь излагаются цели, задачи, причины, факты, послужившие основанием для издания приказа. Если приказ издается на основании (во исполнение) НПА, то в констатирующей части должна быть ссылка на него с указанием наименования, даты, регистрационного индекса и заголовка .
Начало абзаца печатается с отступом 12,5 мм от границы левого поля, текст выравнивается по ширине листа. В конце констатирующей части точка не ставится .
Распорядительная часть. Начинается с распорядительного слова, которое печатается без абзацного отступа, прописными буквами, без кавычек и пробелов между буквами. Как правило, распорядительным словом является слово «ПРИКАЗЫВАЮ». В приказах по личному составу используется распорядительное слово, точно обозначающее предписываемое действие («ПРИНЯТЬ», «ПЕРЕВЕСТИ», «УВОЛИТЬ» и др.). В приказах по личному составу, сложных по структуре (с 2 и более пунктами), может использоваться слово «ПРИКАЗЫВАЮ» .
После распорядительного слова излагается суть самого распоряжения. Если распоряжений несколько, текст приказа делится на пункты. Пункты нумеруются арабскими цифрами с точкой и записываются с абзацного отступа. В конце каждого пункта ставится точка. Текст распорядительной части выравнивается по ширине листа .
Если в приказе используется перечисление, выделенное абзацами, то перед ними дефис или иной знак не ставится. После каждого перечисления ставится точка с запятой, а после последнего из них — точка .
Все пункты и абзацы распорядительной части печатаются с абзацным отступом — 12,5 мм от границы левого поля .
В приказах не оформляется реквизит «Отметка о наличии приложения». В иных документах он располагается после основного текста. В приказах указание о наличии приложения дается непосредственно в тексте. Например, словами «согласно приложению», «приложение», «приложение 1», «…представить перечень документов по прилагаемой форме» и др. .
Нельзя включать в приказ пункт «Приказ довести до сведения…» и прописывать далее конкретных работников. Если с приказом нужно ознакомить всех работников организации, то обязательно включается пункт «Приказ довести до сведения всех работников» .
В конце распорядительной части указывается должностное лицо, ответственное за контроль исполнения всего приказа или его отдельных пунктов. Отсутствие такого указания означает, что контроль за исполнением приказа будет осуществлять руководитель, от имени которого он издан. При этом нельзя включать в приказ пункт «Контроль за исполнением приказа оставляю за собой» .
В конце распорядительной части ставится точка .
Распорядительная часть приказа по личному составу имеет свои дополнительные правила оформления :
— фамилии работников указываются прописными буквами (например, ИВАНОВА);
— если приказ состоит из нескольких пунктов, то они располагаются в логической последовательности: прием на работу, перевод (перемещение), увольнение и т.д.;
— в конце каждого пункта указывается основание издания приказа. Если основание для нескольких пунктов является единым, оно указывается в конце текста. Слово «Основание» печатается от границы левого поля (без абзацного отступа) и оставляется открытым. Относящаяся к нему информация печатается столбцом через межстрочный интервал точно 14 пт. После каждого пункта основания следует поставить точку .
| Основание: | 1. | Заявление от 07.05.2020. |
| 2. | Дополнительное соглашение от 07.05.2020 N 2 к трудовому договору от 14.11.2019. |
Основание: докладная записка начальника службы доставки от 08.05.2020 N 3.
Заключительная часть приказа
Теперь рассмотрим правила оформления реквизитов, располагаемых в конце, после основного текста приказа (рисунок 3).
Некоторые из представленных выше реквизитов оформляются в обязательном порядке, а некоторые — при необходимости. Все они печатаются :
— без абзацного отступа (т.е. от нулевого положения);
Реквизит «Подпись». В приказах он располагается сразу после основного текста. Напомним, что реквизит «Отметка о наличии приложения» в приказах не оформляется. Подпись состоит :
— из наименования должности лица, подписавшего документ. Например, «директор», «генеральный директор». К наименованию должности, как правило, добавляется видовое наименование организации (к примеру, «директор общества»). Перед наименованием должности нельзя ставить предлог «за» или косую черту.
Внимание!
Инструкция по делопроизводству допускает использование сокращения и. о. (исполняющий обязанности) в реквизите «Подпись» . Вместе с тем это противоречит ч. 3 п. 57 Инструкции по делопроизводству, согласно которой при подписании документа необходимо указывать фактическую должность лица, подписавшего документ. Ни в ОКРБ 014-2017, ни в выпусках ЕКСД не предусмотрена должность «исполняющий обязанности». Таким образом, поскольку в подписи необходимо указывать наименование должности лица, подписавшего документ, не следует использовать сокращение «и. о.», которое не является наименованием должности;
— расшифровки подписи (инициалы, фамилия). Инициалы печатаются перед фамилией без пробелов на уровне последней строки наименования должности.
Реквизит «Гриф согласования». Оформляется только в случае, когда приказ нужно согласовать, причем согласование должно быть внешним (при внутреннем согласовании оформляется реквизит «Виза», который мы рассмотрим далее). Например, такая необходимость возникает, когда текст приказа согласовывается с профсоюзом (в частности, в некоторых случаях увольнения).
Гриф согласования располагается сразу за подписью и должен иметь максимальную длину строки 73 мм. Интервал между строками самого реквизита — точно 14 пт. Гриф согласования начинается словом «СОГЛАСОВАНО». Оно оформляется прописными буквами, без кавычек и пробелов. Далее оформление будет зависеть от того, единолично или коллегиально производилось согласование .
Итак, при единоличном согласовании в рассматриваемом реквизите указывается наименование должности лица, с которым согласовывается документ (включая полное наименование организации), собственноручная подпись, ее расшифровка и дата.
Пример
СОГЛАСОВАНО
Директор общества с ограниченной
ответственностью «Полоса»
Подпись П.П.Петров
ДД.ММ.ГГГГ
Если согласование документа производится коллегиально, то гриф согласования включает в себя название вида документа в именительном падеже, видовое или полное наименование организации (органа), дату документа и его регистрационный индекс .
Пример
СОГЛАСОВАНО
Протокол заседания
профсоюзного комитета
ДД.ММ.ГГГГ N 20
Реквизит «Виза». Приказы обязательно нужно согласовать как минимум с юрслужбой организации . Поэтому данный реквизит является обязательным для всех приказов.
Виза располагается ниже реквизита «Подпись» на лицевой стороне последнего листа приказа слева. Допускается оформлять визу на оборотной стороне приказа. Если нужно оформить несколько виз, то они располагаются одна под другой в порядке визирования . Максимально допустимая длина строки визы — 73 мм, а интервал между строками — точно 14 пт .
Реквизит «Виза» включает в себя :
— наименование должности лица, визирующего проект приказа;
— его собственноручную подпись;
Если у визирующего есть какие-либо замечания и дополнения, то он их излагает ниже даты визирования. При значительном объеме замечания и дополнения излагаются на отдельном листе, а на проекте приказа указывается: «Замечания прилагаются».
Пример
Начальник юридического отдела
Подпись Л.Л.Лосев
ДД.ММ.ГГГГ
С проектом не согласен.
Замечания прилагаются
Отметка об ознакомлении. Она оформляется ниже реквизита «Подпись» :
— на лицевой стороне последнего листа приказа либо
— на оборотной стороне приказа.
Также ознакомление может оформляться на отдельном листе ознакомления, прилагаемом к приказу. Как правило, такой способ применяется при большом количестве человек, которых следует ознакомить с приказом.
Читайте этот материал в ilex >>
*по ссылке Вы попадете в платный контент сервиса ilex
Источник: https://ilex.by/deloproizvodstvo-oformlyaem-prikaz-po-pravilam/
Могут ли первичные документа быть под одним номером и датой, но содержать разные суммовые значения? (Ольга О, 3 мая 2016 г.)
Для покупки документа sms доступом необходимо ознакомиться с условиями обслуживания
 |
ВНИМАНИЕ! Услуга для абонентов Beeline, NEO, Tele2 временно недоступна |
Стоимость услуги — тенге с учетом комиссии.
Ольга О, аудитор РК, сертификаты: DipIFR, CIPA, САР,
директор независимой аудиторской компании «ТрастФинАудит»
МОГУТ ЛИ ПЕРВИЧНЫЕ ДОКУМЕНТА БЫТЬ ПОД ОДНИМ НОМЕРОМ И ДАТОЙ, НО СОДЕРЖАТЬ РАЗНЫЕ СУММОВЫЕ ЗНАЧЕНИЯ?
Возможно ли с точки зрения действующего права РК, бухгалтерского и налогового учета, осуществление проведения (существование) 2 актов выполненных работ за одним и тем же регистрационным номером, от одной и той же даты, по одному и тому же договору, но с указанием разных объемов работ, выписанных на один и тот же (одинаковый) счет-фактуру?
Согласно статье 6 Закона РК «О бухгалтерском учете и финансовой отчетности» операции и события отражаются в системе бухгалтерского учета, при этом должны обеспечиваться:
1) адекватное подкрепление бухгалтерских записей оригиналами первичных документов и отражение в бухгалтерских записях всех операций и событий;
2) хронологическая и своевременная регистрация операций и событий.
Таким образом, учет возвратных авиабилетов должен соответствовать их экономической сути и отражаться согласно первичным документам.
В соответствии с положениями статьи 7 вышеуказанного НПА бухгалтерские записи производятся на основании первичных документов.
Формы или требования к первичным документам, применяемым для оформления операций или событий, утверждаются уполномоченным органом и (или) Национальным Банком Республики Казахстан в соответствии с законодательством Республики Казахстан.
Источник: https://online.zakon.kz/Document/?doc_id=38907767
Два приказа зарегистрированы под одним номером
Во время ревизии кадровых документов организации обнаружилось, что некоторым сотрудникам присвоены одинаковые табельные номера. В результате в приказах о приеме на работу, переводе и прочих кадровых документах у разных сотрудников оказался один и тот же табельный номер. Является ли это основанием для привлечения работодателя к ответственности и не повлечет ли отмену неверно оформленных приказов о приеме на работу?
Закон не содержит требований к порядку присвоения табельных номеров работникам, поэтому работодатель вправе определять его самостоятельно (например, в локальном нормативном акте).
За присвоение одинаковых табельных номеров работникам штраф (на организацию и ее должностных лиц) законодательством не предусмотрен.
Однако совпадение табельных номеров работников может повлечь ошибки в начислении им заработной платы, поэтому такие совпадения следует исправлять. С этой целью можно издать приказ (распоряжение) руководителя организации с указанием сотруднику отдела кадров (либо бухгалтерии) оставить табельный номер у работника организации, который был принят на работу раньше, и изменить табельный номер у работника, который был принят на работу позднее.
Также необходимо исправить иные документы, в которых содержатся совпавшие табельные номера. Например, приказ о приеме на работу, приказ о переводе на другую работу, расчетно-платежную (расчетную) ведомость на выплату заработной платы, личную карточку работника, табель учета рабочего времени и др.
Если исправление вносится в первичный учетный документ, то оно должно содержать дату исправления, а также подписи лиц, составивших документ, в котором произведено исправление, с указанием их фамилий и инициалов либо иных реквизитов, необходимых для идентификации этих лиц (ч. 7 ст. 9 Федерального закона от 06.12.2011 № 402-ФЗ «О бухгалтерском учете»).
Такие исправления нужно вносить следующим образом. Неправильный текст зачеркивается одной чертой и над зачеркнутым текстом надписывается исправленный, делается пометка «Исправлено», проставляются дата исправления и подписи ответственных лиц с указанием их фамилий и инициалов (п. 4.2-4.3 Положения о документах и документообороте в бухгалтерском учете, утв. Минфином СССР 29.07.1983 № 105).
Кроме того, совпавшие табельные номера следует исправить в программе 1С, в которой ведется начисление заработной платы работникам.
Ошибки (неверные сведения) в приказах работодателя (в приказе о приеме работника на работу, приказе о переводе работника на другую работу и пр.) на практике исправляются путем издания соответствующего приказа руководителя организации о внесении изменений (исправлений) в такие приказы со следующей (к примеру) формулировкой: «В связи с допущенной технической ошибкой (опечаткой) внести следующие изменения в приказ (приказы). «.
С таким приказом (распоряжением) необходимо ознакомить самих работников, а также сотрудников отдела кадров и бухгалтерии под подпись.
Не пропускайте последние новости — подпишитесь
на бесплатную рассылку сайта:
Источник: https://its.1c.ru/db/content/answersstaff/src/%EA%E0%E4%F0%FB/200117_%EE%E4%E8%ED%E0%EA%EE%E2%FB%E5.htm