Акт приема передачи печати на хранение
Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «Акт приема передачи печати на хранение». Также Вы можете бесплатно проконсультироваться у юристов онлайн прямо на сайте.
Алтайский край 53 000 рублей;. К сожалению, единых условий получения регионального МК для всей Российской Федерации нет, каждый регион вправе изменять требования. Региональный макапитал в Кемеровской области в 2020 году.
Содержание:
Акт приема-передачи печати
Для того, чтобы сохранить образец этого документа себе на компьютер перейдите по ссылке для скачивания.
Размер файла документа: 13,5 кб
В каждой организации или на предприятии печати находятся под пристальным контролем. Они должны быть доверены одному ответственному лицу, которое отвечает их за сохранность и применение, следит за любыми перемещениями и надлежащим соблюдением правил при использовании печати.
Какие функции выполняет акт
При перемещении и передаче любых материальных ценностей, и в том числе печатей, оформляется акт, который позволяет запечатлеть факт приема штампа либо печати на хранение, а также их передачу другим лицам во временное пользование.
Таким образом, исключается утеря или повреждение этих важных атрибутов, а претензии будут предъявлены человеку, у которого печать находилась на сохранении.
Как заполнить акт
На данный момент предусмотрена форма для оформления акта, которая носит рекомендательный характер, и освещает общие вопросы по передаче и приему другим лицом печати. Любая организация, при необходимости, имеет право добавлять в форму свои индивидуальные пункты и убирать их, но основные реквизиты всегда должны присутствовать. К ним относятся:
- паспортные данные и занимаемая должность лица, передающего и принимающего на сохранение печать;
- причина, по которой передаются те или иные ТМЦ (например, отпуск или увольнение ответственного за них сотрудника);
- срок, на который отдается печать;
- согласие и подпись директора организации.
После того, как акт будет оформлен, его необходимо заверить той печатью либо штампом, которая передается. У каждой стороны, заключающей акт, должна быть одна его копия. Чтобы избежать проблемных ситуаций, этот документ необходимо сохранять три года.
Источник: https://dogovor-obrazets.ru/%D0%BE%D0%B1%D1%80%D0%B0%D0%B7%D0%B5%D1%86/%D0%90%D0%BA%D1%82/%D0%90%D0%BA%D1%82_%D0%BF%D1%80%D0%B8%D0%B5%D0%BC%D0%B0-%D0%BF%D0%B5%D1%80%D0%B5%D0%B4%D0%B0%D1%87%D0%B8_%D0%BF%D0%B5%D1%87%D0%B0%D1%82%D0%B8
Акт приема-передачи печати – бланк и образец 2020 года
Обычно передаточный акт оформляется в тех ситуациях, когда какая-либо ценность, за которую отвечает один сотрудник компании, переходит в распоряжение другого работника. К таким ценностям относится печать организации. Документальным подтверждением перехода печати между ответственными лицами является акт приема-передачи.
Файлы для скачивания:
Форма
Для оформления этого документа нет необходимости использовать унифицированный бланк. Акт разрешено составлять в свободном стиле. Хотя практика показывает, многие организации разрабатывают и утверждают для этих целей специальные шаблоны. Однако при этом необходимо помнить, независимо от выбранного способа оформления, здесь обязательно должна присутствовать следующая информация:
- название фирмы, которой принадлежит передаваемая печать;
- ФИО и должности работников, между которыми происходит передача;
- причина перехода печати от одного лица другому;
- дата, до которой печать должна быть передана новому ответственному работнику;
- оттиск передаваемой печати;
- подписи сдающего и принимающего
После того, как документ подписан, сотрудник, за которым числилась печать, больше не несет за нее никакой ответственности. С этого момента ее сохранность должна обеспечивать принимающая сторона.
(Видео: “Акт приема-передачи как финальная точка сделки”)
Многие называют печать пережитком прошлой эпохи. Однако при этом большое количество организаций продолжает ее использовать. Это не только государственные учреждения, но и представители различного рода бизнеса.
Наверняка многие знают, до 2016 года каждая компания должна была использовать в своей деятельности печати. Однако с 2016 года это правило изменилось. Хотя теперь нет необходимости использовать оттиски, многие компании имеют право делать это по собственному желанию. Естественно, нормы использования печати должны быть отображены в учетной политике. Многие компании продолжают использовать печать, так как именно она является подтверждением совершения того или иного действия. И если подпись еще можно подделать, то уникальную печать конкретной организации подделать не получится.
Зачем нужен акт
В любой организации печать является имуществом, доступ к которому имеется далеко не у каждого сотрудника. Это охраняемый объект, который обычно находится в сейфе. Соответственно, доступ к печати имеет ограниченный круг лиц. За ее сохранность отвечает специально назначенный работник. Необязательно, чтобы это был директор. Ответственным за печать может быть назначен и другой сотрудник.
Стоит отметить, по закону передача печати может быть выполнена без оформления передаточного акта. Но в такой ситуации руководство может столкнуться с серьезными проблемами. Например, если будет оформлен незаконный документ, или произойдет какая-то другая внештатная ситуация. В таких ситуациях виновного сотрудника определить достаточно сложно. Именно поэтому практически на всех предприятиях внутренние правила обязывают оформлять акт.
Что касается сотрудника, который будет вносить сведения в документ, то это может быть, как принимающая, так и передающая сторона. Кроме этого, руководитель может возложить эту обязанность на какого-то другого работника. Но и в этом случае акт составляется от имени сторон. Подтверждая факт передачи и получения печати, ответственные сотрудники проставляют в документе свои автографы.
В каких случаях используется акт приема-передачи
Название документа говорит само за себя. При помощи этого акта стороны документально фиксируют факт передачи печати. Что касается причин ее перехода от одного сотрудника другому, то их может быть несколько:
- Работник, отвечающий за печать, временно отсутствует. Это может быть отпуск, больничный, командировка.
- Прежний сотрудник, который должен следить за печатью, увольняется, или руководитель перестал ему доверять. Соответственно, при этом директор назначает нового ответственного работника.
- Печать может передаваться, если от имени ее владельца заверять документы будет другая организация. Естественно, такая передача также должна сопровождаться оформлением акта.
Документ разрешается заполнять не только на компьютере, но и от руки. Преимущественно организации используют для этого ранее утвержденные шаблоны. Хотя для составления акта подойдет обычный лист формата А4. Документ должен быть оформлен в трех экземплярах: по одному для бывшего и будущего ответственного лица, и один для компании.
После оформления акта и непосредственной передаче печати в журнале, который предназначен для ведения внутренних документов компании, делается соответствующая отметка. После этого копия, предназначенная для организации, отправляется на хранение в архив. Здесь данный документ должен храниться в течение трех лет.
Сотрудник, который вносит информацию в документ, должен быть предельно внимательным. Нужно постараться избежать каких-либо ошибок. Даже малейшая опечатка может вызывать определенные неприятности. Например, если неправильно написать фамилию принимающей стороны, то после передачи печати за нее принимающая сторона не будет отвечать. Ведь по документам ответственность несет человек с другой фамилией. Поэтому акт может быть признан недействительным.
Порядок составления акта приема-передачи печати
Для большего удобства специалисты рекомендуют разделить процесс заполнения документа на несколько этапов:
- Начинать оформление необходимо с указания названия документа. А именно «Акт приема-передачи печати». В учетном журнале акт будет обозначен определенным номером. Его также нужно указать.
- Ниже прописывается город, в котором документ оформлялся. Также здесь должна быть указана дата заполнения. Нужно помнить, если эта дата отсутствует, документ не будет считаться действительным.
- Ниже идет основная часть, в которой и описывается сам факт передачи печати. Именно сюда вносятся сведения о компании, которая владеет печатью. Обязательно нужно прописать причину, по которой совершается данная передача. Также указываются должности и паспортные данные передающего и принимающего сотрудников.
- В акте должны присутствовать сведения о документах, согласно которым работники занимают свои должности. Необходимо упомянуть и о приказе или другом документе, который является основанием для передачи печати.
- В центре страницы оставлено пустое место. Оно предназначено для проставления оттиска. По сути, это и есть образец печати, которая подлежит передаче.
- Под оттиском указывается, на какое время назначается новое ответственное лицо. Это может быть бессрочный период, или определяется какая-то определенная дата. Также можно указать событие, до которого печатью будет распоряжаться новый сотрудник. К примеру, ответственным за печать будет главный бухгалтер до тех пор, пока директор компании не вернется из отпуска.
Завершающим этапом оформления данного документа является проставление автографов. Здесь расписывается бывшее ответственное лицо, и сотрудник, который принимает печать. Своими подписями они подтверждают, что документ составлен по обоюдному желанию, и вся указанная в нем информация является достоверной. По сути, этот акт снимает ответственность с передающей стороны, и возлагает ее на принимающую. И с этим обе стороны согласны, что и подтверждают своими автографами.
Источник: https://aktinfo.com/priema-peredachi-pechati/
Как составить акт приема-передачи печати и штампа: 6 правил
Кто составляет акт приема-передачи печати?
С 2016 года не требуется коммерческим компаниям, которые могут работать в любом направлении деятельности, пользоваться какими-либо штампами или печатями. Необходимость в этом может быть указана только в учредительных документах данной организации, но это решение принимается добровольно учредителями.
ИП вовсе не должны применять эти элементы в работе, поэтому оформление печати всегда осуществлялось добровольно, причем обычно это требовалось в ситуации, когда печать должна была ставиться на других документах контрагентов.
Если же печать сделана, то она должна правильно храниться, чтобы ею не могли воспользоваться мошенники. Поэтому при передаче или приемке печатей или штампов составляется специальный акт.
Понятие и предназначение акта приема-передачи
Обычно назначается определенный работник компании, на которого возложена ответственность за сохранность и использование печатей или штампов. Часто для этого выбирается директор фирмы или иной специалист, занимающий высокую должность в организации, причем назначается он ответственным специальным приказом руководства.
В каком порядке осуществляется изготовление печати для ИП и что для этого нужно вы узнаете здесь.
Нередко для печати и штампов компанией приобретается специальный сейф, доступ к которому имеет только ограниченное количество сотрудников.
Если требуется передать печать другому лицу для использования, то непременно формируется специальный акт приема-передачи. В нем указывается дата и время передачи данного элемента, а также прописывается, кому именно он передается.
Важно! Печать предоставляет возможность визировать разные документы компании, причем без оттиска, на котором указываются реквизиты организации, многие бумаги легко признаются недействительными, поэтому каждая компания должна заботиться о сохранности печати, а также о том, чтобы к ней был ограничен доступ.
Юридические тонкости составления акта приема-передачи рассмотрены в этом видео:
Акт, на основании которого принимается или передается печать или штампы, составляется в разных ситуациях:
Допускается передача этих элементов в разных ситуациях, но чтобы это было законно и безопасно, должны учитываться основные правила и нюансы этого процесса. К ним относится:
- обычно передача этих ценностей осуществляется между учредителями предприятия и юристами, заместителями и ответственными лицами. Как составить акт приёма-передачи материальных ценностей другому лицу – читайте по ссылке;
- допускается передать документ сотруднику, который отправляется в командировку, а при этом требуется во время поездки заверять какие-либо бумаги, но в этом случае составляется не только акт, но и доверенность;
- при составлении акта указывается, когда осуществляется этот процесс, от кого и кому передаются ценности, а также цель процедуры;
- храниться этот документ в компании должен не меньше трех лет, чтобы не возникало в будущем каких-либо споров относительно того, что печать тем или иным лицом применялась незаконно.
Образец акта приема-передачи печати.
Форма акта приема-передачи печати и штампа
Независимо от формы документа, в нем должна иметься оптимальная структура:
- в самом начале и посередине указывается наименование документации;
- приводится суть акта;
- фиксируется факт того, что печать была принята и передана, причем прописывается в этом случае название компании, основание для процесса, а также ФИО и должности лиц, участвующих в процедуре;
- далее приводятся основания для составления акта и ссылка на соответствующий приказ, который может быть заменен распоряжением;
- ниже ставится оттиск передаваемой печати и указывается срок, на который она передается другому лицу;
- в конце заверяется документ подписями сторон, причем с обязательной расшифровкой.
При использовании такой структуры не возникнет ситуации, при которой документ может быть оспорен.
При формировании акта выполняются действия:
- вписывается наименование компании, на которую оформлена печать. Тут вы узнаете, может ли ИП работать без печати;
- указывается должность и ФИО сотрудника, который хранит ценность и передает ее другому лицу;
- отражается, по какой причине она отдаетс;
- указывается дата передачи печати;
- ставится ее оттиск;
- внизу расписываются оба сотрудника, участвующие в передаче.
Чтобы акт был составлен грамотно, учитываются основные правила его формирования:
- допускается пользоваться для этих целей не только фирменным бланком, но и стандартным листом формы А4;
- разрешено заполнять документ вручную или в печатном виде;
- делается он в трех экземплярах, так как один остается у бывшего ответственного лица, другой передается новому владельцу, а третий остается в архиве предприятия;
- после передачи печати или штампа обязательно регистрируется документ в журнале;
- хранится акт не меньше трех лет;
- особенно много внимания при заполнении документа уделяется причине, по которой производится передача ценностей, так как она должна быть уважительной и одобренной руководством;
- процесс должен осуществляться с разрешения руководителя фирмы, поэтому в акте должна быть ссылка на соответствующий приказ или распоряжение.
Заключение
Таким образом, если печать передается от одного сотрудника другому, данный процесс непременно должен фиксироваться специальным документом.
Как правильно вести на предприятии журнал учета печатей и штампов и кто обязан его заполнять – читайте по ссылке.
Акт выступает подтверждением того, что все действия выполнялись с разрешения руководства фирмы, а также не будут использоваться ценности в каких-либо мошеннических действах. Хотя отсутствует строгая форма документа, лучше всего формировать его с учетом правильной структуры и оптимальных правил.
В чем особенности акта-приема передачи и по каким правилам его составляют – смотрите в этом видео:
Источник: https://fbm.ru/bukhgalteriya/dokumenty/akty/akt-priema-peredachi-pechati.html
Акт приема передачи печати образец: структура акта и правила его составления
Печати играют огромное значение в документообороте каждого предприятия, поскольку именно они придают тем или иным документам статус законности. Во избежание злоупотребления печатями и прочей штемпельной продукцией руководство предприятий предпочитает держать их в сейфах, куда обеспечивается доступ лишь немногим сотрудникам. Если по определенным причинам требуется передача такой печати, в обязанности сотрудников входит обязательное фиксирование этого акта. Для фиксации процедуры используется акт приема-передачи печати. Образец этого акта, а также правила его составления и являются темой сегодняшней статьи.
Акт приема передачи печати образец
Назначение акта приема передачи печати
Вопреки активному распространению цифровых аналогов подписей и штампов, печати не теряют своей актуальности для делопроизводства и на данный момент. Еще в шестнадцатом году законодательством была предпринята попытка упрощения методов применения оттисков штемпельной продукции для оптимизации документооборота. Потому от использования оттисков на сегодня освобождены многие юридические лица. Среди таких юрлиц значатся следующие:
- коммерческие предприятия (при этом их род занятий может быть совершенно любым);
- бизнес – вне значимости от его размера (крупный, средний и малый).
Акт приема-передачи позволяет осуществить передачу печати законно и безопасно
Основное значение печати заключается в придании тому или иному документу юридической силы. То есть, печать выступает своего рода заверителем того факта, что бумага была составлена корректным образом и может быть использована в документообороте. На оттисках штемпелей, как правило, располагаются сведения о реквизитах предприятия и прочие данные, которые тот или иной руководитель решит разместить.
Видео: Зачем нужен акт приема-передачи
Защита печати
В связи с тем, что штемпельная продукция обладает большой значимостью, доступ к ней тщательно ограничивается во избежание злоупотребления. Если печать перейдет к мошенникам, то у руководителей предприятия появятся серьезные проблемы. Как правило, контроль за состоянием печати ложится на плечи одного из сотрудников организации. Этот сотрудник будет нести ответственность за то, насколько сохранна печать и пресекать попытки воспользоваться ей без соответствующей причины.
Для хранения печати многие руководители предпочитают приобретать сейфы
Для данных целей выбираются люди, занимающие высокие должности и наиболее приближенные к начальству. Перед тем, как передать соответствующему работнику печать, начальство в обязательном порядке оформляет специальный приказ, который фиксирует передачу ответственности. Иногда эту работу и вовсе берет на себя руководитель организации, чтобы избежать посредников.
Передача печати
В определенных ситуациях руководству той или иной компании требуется передать печать тому или иному лицу Поскольку эта операция не является безопасной, начальство обязано оформить акт приема-передачи печати, который сможет подстраховать его в случае различных непредвиденностей.
Передача печати должна быть обязательно задокументирована
Несмотря на то, что охватить точный перечень обстоятельств, в которых составление данного акта необходимо, едва ли возможно, остановимся на основных сценариях:
- сотрудник, ответственный за печать, отсутствует на своем рабочем месте. Причиной отсутствия может быть отпуск (обычный или больничный) или продолжительная командировка. В связи с этим, право воспользоваться печатью должно быть передано другому работнику;
- руководство предприятия решило передать функции ответственного за печать лица другому сотруднику. Обычно такие перестановки происходят в тех случаях, когда прежний «хранитель» печати увольняется или совершает грубую ошибку, из-за которой теряет к себе доверие начальства;
- печатью данного предприятия хочет воспользоваться ответственный сотрудник другого предприятия, причем право использования печати оговаривается взаимным соглашением. На этом основании сотрудник дружественного предприятия имеет право ее использовать для заверения некоторых документов.
Передача печати может потребоваться в том случае, если она нужно сотруднику другой фирмы для подписания документов
Порядок составления акта
Как нетрудно догадаться, в акте приема-передачи печати задействованы два субъекта:
- сотрудник, на которого была возложена ответственность за печать;
- сотрудник, который ее получит в результате акта.
Если говорить о наличии строгих правил в оформлении акта приема-передачи, то на текущий момент они отсутствуют. Универсальные стандарты для составления документов данного типа не разработаны, а потому допускают определенную степень вольности со стороны каждого предприятия и выглядят по-разному.
Образец акта приема-передачи печати
Оформление акта приема-передачи основывается на двух параметрах:
- правила ведения документооборота, установленные на корпоративном уровне;
- локальная нормативная документация.
Соответственно, акт должен соответствовать логике ведения документов в конкретной компании – этого вполне достаточно для того, чтобы он имел свою законную силу. Для таких целей у большинства крупных предприятий разрабатываются группы шаблонов, применяемые для внутреннего документооборота.
Несмотря на некоторую свободу, рассматриваемый документ должен следовать фиксированному набору требований. Вне зависимости от того, какой компанией создается акт приема-передачи печати, он должен непременно включать в себя следующие элементы:
- наименование предприятия, которое является владельцем штемпельной продукции (указывается в середине листа);
- Ф.И.О. и должность работника, который отвечает за сохранение печати;
- Ф.И.О. и должность работника, которому печать передается;
- основание, которое послужило причиной для передачи печати;
- дата, на которую приходится передача;
- образец оттиска;
- реквизиты приказа;
- подписи обеих сторон, участвующих в акте передачи.
После подписания акта, ответственность переходит к новому держателю печати
Как только сотрудники подписывают данный документ, ответственность за переданную печать переходит к ее текущему держателю.
Образец акта приема-передачи печати можно скачать здесь.
Иногда, даже при условии сохранения структуры акта приема-передачи, сотрудники совершают небольшие ошибки, которые приводят к тому, что документ признается некорректным. Поэтому в данном разделе мы укажем на некоторые незначительные детали, которые помогут составить документ правильно и избежать обидных недочетов.
Для того, чтобы акт имел юридическую силу, следует составлять его корректно
К числу таких деталей можно отнести следующие:
- для оформления акта приема-передачи разрешается использование не только фирменных бланков предприятия, но и стандартных листов формата А4;
- документ может быть заполнен как вручную, так и при помощи компьютера;
- необходимо составить документ в количестве трех штук. Первый экземпляр останется у прежнего сотрудника, отвечавшего за печать, второй – у сотрудника, которому были переданы полномочия, а третий будет хранится в архивах организации для отчетностей и прочих целей;
- факт передачи печати должен быть непременно зафиксирован в специальном журнале, в котором отмечаются все манипуляции с документами;
Факт передачи печати должен быть отмечен в журнале организации
Список требований к печатям для документов
Напоследок поговорим о том, какие требования предъявляются законодательством к печатям на 2019 год, предъявляемые к ИП. В первую очередь, хотелось бы отметить двойственность сложившейся ситуации – несмотря на отсутствие официального свода правил создания печатей, их изготовители опираются на распоряжение мэра Москвы номер 843, как основу. Предусматриваются 3 наиболее распространенных разновидности клише, применяемых для изготовки данной продукции.
Таблица 1. Разновидности клише
Форма | Размеры |
---|---|
Круг | 3,8- 4,2 сантиметра |
Треугольник | 3,8- 4,2 сантиметра |
Прямоугольник | первая сторона – 3,5-5 сантиметров; вторая сторона – 7-10 сантиметров |
Сама печать должна содержать следующие сведения:
- Ф.И.О. физлица зарегистрированного как ИП;
- упоминание ОПФ «ИП»;
- территория, которая значится в прописке коммерсанта;
- госномер ОГРНИП.
Как уже говорилось, наличие всех указанных требований не значится в законодательстве, а потому за их нарушение индивидуальный предприниматель не понесет никакой ответственности. Однако целесообразно относится к перечисленным правилам как к перечню традиций делового оборота, которого придерживается большинство организаций.
Если индивидуальный предприниматель желает наделить печать чертами индивидуальности и проявить креативность, он может разместить на ней следующие элементы:
- логотип;
- торговое обозначение;
- фотографическое изображение;
- зарисовка.
Образец логотипа для печати ИП
При этом необходимо помнить о том, что законом запрещается размещение на печатях и штампах таких знаков, как клише герба РФ и прочих знаков, которые так или иначе отсылают к государству. Использование всех этих распознавательных деталей может привести к возникновению у предпринимателя проблем с законом, потому важно относится к составлению макета печати ответственно.
Справка. Изготовлением штемпельной продукции занимаются специальные регистрации. Однако ввиду отсутствия строго контроля со стороны государства, далеко не все из них проверяют у заказчика наличие свидетельства, которое подтверждает факт регистрации ИП.
О том, какие основные функции выполняет печать в делопроизводстве рассказываем далее.
Источник: https://yr-expert.com/akt-priema-peredachi-pechati-obrazecz/