Срок хранения конструкторской документации на предприятии

Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «Срок хранения конструкторской документации на предприятии». Также Вы можете бесплатно проконсультироваться у юристов онлайн прямо на сайте.

В любом случае рабочие инструменты и косметика должны храниться аккуратно, каждая вещь должна иметь свое место. В обязанности визажиста входит не только стилистический макияж, но и подбор подходящих косметологических средств для устранения видимых дефектов кожи. Группы по 7-9 человек.

Срок хранения конструкторской документации на предприятии

Единая система конструкторской документации

Unified system for design documentation. Registration and storage rules

Предисловие

Цели, основные принципы и общие правила проведения работ по межгосударственной стандартизации установлены ГОСТ 1.0 «Межгосударственная система стандартизации. Основные положения» и ГОСТ 1.2 «Межгосударственная система стандартизации. Стандарты межгосударственные, правила и рекомендации по межгосударственной стандартизации. Правила разработки, принятия, обновления и отмены»

Сведения о стандарте

1 РАЗРАБОТАН Федеральным государственным унитарным предприятием «Всероссийский научно-исследовательский институт стандартизации и сертификации в машиностроении» (ВНИИНМАШ), Автономной некоммерческой организацией Научно-исследовательский центр CALS-технологий «Прикладная логистика» (АНО «НИЦ CALS-технологий «Прикладная логистика»)

2 ВНЕСЕН Федеральным агентством по техническому регулированию и метрологии

3 ПРИНЯТ Межгосударственным советом по стандартизации, метрологии и сертификации (протокол от 28 августа 2013 г. N 58-П)

За принятие стандарта проголосовали:

Краткое наименование страны по МК (ИСО 3166) 004-97

Сокращенное наименование национального органа по стандартизации

Госстандарт Республики Беларусь

Госстандарт Республики Казахстан

4 Приказом Федерального агентства по техническому регулированию и метрологии от 22 ноября 2013 г. N 1628-ст межгосударственный стандарт ГОСТ 2.501-2013 введен в действие в качестве национального стандарта Российской Федерации с 1 июня 2014 г.

6 ПЕРЕИЗДАНИЕ. Июль 2020 г.

Информация о введении в действие (прекращении действия) настоящего стандарта и изменений к нему на территории указанных выше государств публикуется в указателях национальных стандартов, издаваемых в этих государствах, а также в сети Интернет на сайтах соответствующих национальных органов по стандартизации.

В случае пересмотра, изменения или отмены настоящего стандарта соответствующая информация будет опубликована на официальном интернет-сайте Межгосударственного совета по стандартизации, метрологии и сертификации в каталоге «Межгосударственные стандарты»

1 Область применения

Настоящий стандарт устанавливает общие требования к учету, хранению бумажных и электронных конструкторских и технологических документов (далее — документы) на изделия всех отраслей промышленности.

На основании настоящего стандарта могут быть разработаны стандарты организаций, учитывающие особенности учета и хранения конструкторских и технологических документов в зависимости от объема документации, условий документооборота и используемых автоматизированных систем учета и хранения данных об изделии.

2 Нормативные ссылки

В настоящем стандарте использованы нормативные ссылки на следующие межгосударственные стандарты:

ГОСТ 2.051 Единая система конструкторской документации. Электронные документы. Общие положения

ГОСТ 2.102 Единая система конструкторской документации. Виды и комплектность конструкторских документов

ГОСТ 2.106 Единая система конструкторской документации. Текстовые документы

ГОСТ 2.301 Единая система конструкторской документации. Форматы

ГОСТ 2.503 Единая система конструкторской документации. Правила внесения изменений

ГОСТ 2.601 Единая система конструкторской документации. Эксплуатационные документы
_________________
В Российской Федерации действует ГОСТ Р 2.601-2019.

ГОСТ 2.602 Единая система конструкторской документации. Ремонтные документы

ГОСТ 2.701 Единая система конструкторской документации. Схемы. Виды и типы. Общие требования к выполнению

ГОСТ 3.1102 Единая система технологической документации. Стадии разработки и виды документов. Общие положения

ГОСТ 3.1201 Единая система технологической документации. Система обозначения технологической документации

ГОСТ 13.1.002 Репрография, микрография. Документы для микрофильмирования. Общие требования и нормы

Примечание — При пользовании настоящим стандартом целесообразно проверить действие ссылочных стандартов и классификаторов на официальном интернет-сайте Межгосударственного совета по стандартизации, метрологии и сертификации (www.easc.by) или по указателям национальных стандартов, издаваемым в государствах, указанных в предисловии, или на официальных сайтах соответствующих национальных органов по стандартизации. Если на документ дана недатированная ссылка, то следует использовать документ, действующий на текущий момент, с учетом всех внесенных в него изменений. Если заменен ссылочный документ, на который дана датированная ссылка, то следует использовать указанную версию этого документа. Если после принятия настоящего стандарта в ссылочный документ, на который дана датированная ссылка, внесено изменение, затрагивающее положение, на которое дана ссылка, то это положение применяется без учета данного изменения. Если ссылочный документ отменен без замены, то положение, в котором дана ссылка на него, применяется в части, не затрагивающей эту ссылку.

3 Термины, определения и сокращения

3.1 Термины и определения

В настоящем стандарте применены следующие термины с соответствующими определениями:

3.1.2 контрольная копия: Копия конструкторского (технологического) документа, служащая для восстановления подлинника, изготовления дубликатов, рабочих копий, справок или сверки документации*.

3.1.3 рабочая копия: Копия конструкторского (технологического) документа, предназначенная для обслуживания производства.

3.1.4 организация — держатель подлинников: Организация, осуществляющая хранение, учет подлинников документов и имеющая право вносить в них изменения, а также поставлять (передавать) копии и/или дубликаты своим абонентам.

3.1.5 электронная копия бумажного документа: Электронный конструкторский (технологический) документ, содержательная часть которого соответствует подлиннику бумажного документа*.

3.2 Сокращения

В настоящем стандарте приняты следующие сокращения:

ЕСКД — Единая система конструкторской документации;

ЕСТД — Единая система технологической документации;

КД — конструкторский документ (документы, документация);

ТД — технологический документ (документы, документация).

4 Основные положения

4.1 Все имеющиеся и изготовленные в организации документы подлежат учету и хранению.

4.2 Учет документов и их хранение, а также учет организаций, в которые направляют документы, — это часть системы обращения документации в организации.

Учету подлежат:

— все поступающие на хранение подлинники, дубликаты и копии документов;

— абоненты (внешние и внутренние), принятые на абонентское обслуживание и извещаемые о вносимых изменениях в подлинники или дубликаты документов;

— абоненты разовой выдачи (передачи) копий документов, которые не извещаются о вносимых изменениях в подлинники или дубликаты документов;

— движение документов (изготовление и учет копий, изменения, применяемость);

— все виды извещений об изменении документов (учет извещений — по ГОСТ 2.503).

Примечание — Учет абонентов выполняют по формам 3 и 3а (см. приложение Б).

4.3 Подлинники конструкторских и технологических документов, принимаемые на хранение, должны соответствовать требованиям ЕСКД и ЕСТД соответственно.

4.4 Подлинники электронных КД и электронных ТД должны соответствовать требованиям ГОСТ 2.051*.

4.5 Подлинники на бумажном носителе должны быть пригодны для многократного снятия копий (отсутствие прорывов, подклейки, протертых мест, нечеткость текста, линий), репрографической обработки и должны соответствовать требованиям ГОСТ 13.1.002.

4.6 При приемке подлинников на хранение проверяют:

— комплектность КД в соответствии со спецификациями, ведомостями электронных КД (ТД) или другими документами, в которых перечислены сдаваемые подлинники;

— комплектность ТД в соответствии с маршрутной картой или другими документами, в которых перечислены сдаваемые подлинники;

— наличие установленных подписей (в том числе электронных цифровых подписей) и дат. Принимать на хранение документы, не имеющие подписи лица, осуществляющего нормоконтроль, не допускается*.

4.7 Документы, поступающие на хранение, регистрируют.

Регистрацию производят автоматизированным или неавтоматизированным способом*.

4.8 Каждому подлиннику документа присваивают один регистрационный (инвентарный) номер независимо от количества листов в бумажном документе или количества файлов в электронном конструкторском (технологическом) документе, из которых они состоят.

На бумажном документе, состоящем из нескольких листов, инвентарный номер наносят на каждый лист.

Инвентарный номер подлинника электронного конструкторского (технологического) документа указывают в его реквизитной части.

4.9 При регистрации документа рекомендуется указывать следующую основную информацию, приведенную в таблице 1:

Таблица 1

Организация (или ее код), осуществляющая учет и хранение документов

Информацию об организации следует записывать в соответствии с указанной в регистрируемом документе

Подразделение, выпустившее документ

Допускается указывать код документа, установленный стандартом организации

Допускается указывать наименование документа, установленное стандартом организации

Наименование документа в зависимости от характера использования

Подлинник, дубликат или копия. Допускается указывать порядковый номер в соответствии с ГОСТ 2.102 (таблица 2, графа 1)

Обозначение формата листа — по ГОСТ 2.301

Организация, в которой находится подлинник

Сокращенное наименование организации, в которой хранится подлинник

Инвентарный номер документа

Дата приема документа на хранение

Количество листов в документе

Подпись о приемке документа

Подпись лица, принявшего документ

Имя файла(ов) электронного конструкторского (технологического) документа

При указании имени файла указывают его тип (txt, doc, pdf, xml, sgm, tif, jpg, prt, asm и т.п.)

Например, в форме 1 информацию рекомендуется указывать в графе «Примечание», в форме 2 — в резервной графе («Резерв») и т.д.

4.10 При ручной регистрации перечисленную информацию указывают в инвентарной книге по форме 1 (см. приложение Б).

Допускается вести одну инвентарную книгу для подлинников и дубликатов конструкторских и технологических документов и отдельные инвентарные книги по видам изделий (дизелям, вагонам, тракторам, турбинам и т.д.), при этом инвентарные номера не должны повторяться*.

При автоматизированной регистрации перечисленную информацию заносят в автоматизированную систему. Визуализацию информации рекомендуется выполнять аналогично форме 1.

4.11 Регистрацию подлинников и поступающих от других организаций дубликатов следует вести отдельно для документов на изделия основного и вспомогательного производства.

4.12 Одновременно с регистрацией подлинников должны быть заполнены соответствующие графы учета, расположенные на поле для подшивки листа бумажного подлинника, или занесены соответствующие реквизиты в электронный КД (ТД).

4.13 В случаях, когда в организации одновременно применяют электронные и бумажные КД (ТД), допускается их взаимное преобразование друг в друга. Взаимное соответствие преобразованных документов обеспечивается участниками преобразования и хранения этих документов.

Документы, полученные в результате взаимного преобразования, должны иметь соответствующие ссылки друг на друга.

Организация документооборота в условиях применения средств вычислительной техники должна обеспечивать (при необходимости) совместимость ручной и автоматизированной обработки документов*.

4.14 Подлинники электронных КД (ТД) и копии электронных КД (ТД) других организаций хранят в автоматизированных системах управления документами и/или на отдельных электронных носителях. Автоматизированные системы управления документами должны обеспечивать выполнение требования настоящего стандарта.

Хранение подлинников на отдельных носителях осуществляют по возрастанию обозначений документов в пределах изделия. Условия хранения на отдельных носителях должны обеспечивать их сохранность, быстрый поиск и пригодность к использованию*.

4.15 По каждому зарегистрированному документу осуществляют учет его применяемости.

Учет применяемости осуществляют путем указания:

— обозначения изделия, в котором применен документ;

— даты применения документа в другом изделии.

Учет применяемости документов может быть проведен автоматизированным или неавтоматизированным способом (вручную).

Ручной способ учета применяемости КД осуществляют в карточках учета документов по формам 2, 2а, 2б и 2в (см. приложение Б), а технологических документов — по формам 2 и 2а ГОСТ 3.1201.

Необходимость учета проектной документации вспомогательного и единичного производства устанавливает разработчик.

5 Хранение подлинников

5.1 Подлинники бумажных КД следует хранить по классификационным характеристикам (группировкам) поформатно в порядке возрастания обозначения документов в пределах каждого формата и кода организации-разработчика.

Допускается хранить подлинники без учета форматов.

Требования к хранению подлинников согласно 4.14.

5.2 Подлинники ТД следует хранить по методам обработки и сборки изделия без учета форматов в порядке возрастания их обозначений по ГОСТ 3.1201 в пределах каждого вида технологического процесса по методу выполнения.

Допускается хранить подлинники комплектами по возрастанию обозначений КД, указанных в основной надписи технологических документов.

5.3 Подлинники, выполненные на листах меньше, чем формат А1, следует хранить в развернутом виде.

Подлинники, выполненные на листах не менее формата А1 и более, рекомендуется хранить свернутыми на скалках или в развернутом виде.

5.4 Подлинники аннулированных и замененных бумажных документов следует хранить отдельно от действующих подлинников, и их допускается складывать на форматы А4 и A3 в соответствии с приложением Г.

5.5 Подлинники аннулированных и замененных документов уничтожают после составления акта об уничтожении.

6 Учет и хранение бумажных копий

6.1 Копии документов в бумажной форме, принимаемые на хранение, должны быть контрастно отпечатаны и должны иметь ровный фон без разноцветности, затрудняющей чтение документа. На копиях должны быть воспроизведены (без пропусков) все имеющиеся на подлиннике, дубликате или оригинале линии, буквы, цифры и т.п.

При приемке копий в бумажной форме проверяют наличие всех листов и комплектность документации в соответствии с сопроводительными документами.

6.2 Организации могут хранить следующие копии КД и ТД: архивные, контрольные и рабочие.

6.3 Наличие архивных копий отражают в карточках учета (см. форму 2, приложение Б).

Для документов в бумажной форме на видном месте папки (альбома) и на лицевой стороне каждой архивной копии ставят штамп «АРХИВНЫЙ ЭКЗЕМПЛЯР». Ниже штампа указывают причину и дату принятия на хранение архивной копии.

Архивная копия электронного документа должна иметь в реквизитной части соответствующий признак*.

Допускается хранение архивных копий в виде микрофильмов или электронных копий бумажных документов.

6.4 Контрольная копия электронного документа должна иметь в реквизитной части соответствующий признак.

На лицевой стороне каждого листа бумажной контрольной копии на видном месте ставят штамп «КОНТРОЛЬНЫЙ ЭКЗЕМПЛЯР» (за исключением контрольных копий типографских изданий и сброшюрованных текстовых документов, на которых штамп ставят только на обложке и на титульном или первом листе).

6.5 Число рабочих копий, находящихся в обращении, и места их хранения (выдачи-приемки) устанавливает организация.

6.6 Копии документов в бумажной форме хранят как россыпью (полистно), так и вложенными в папки или, при необходимости, сброшюрованными в альбомы.

При хранении россыпью (полистно) копии складывают на формат А4 в соответствии с таблицей Г.1 (см. приложение Г).

Копии, помещаемые в альбомы и папки, складывают на форматы А4 или A3 в соответствии с таблицей Г.1 (см. приложение Г), а для брошюрования — в соответствии с таблицей Г.2 (см. приложение Г).

6.7 Копии бумажных КД на изделие укладывают в папки (альбомы) в пределах изделия или в пределах рационально выбранных составных частей изделия.

Копии укладывают в следующей последовательности:

2) документы основного комплекта изделия (в порядке записи их в спецификации);

3) спецификации составных частей изделия и документы основного комплекта составных частей изделия (в порядке возрастания обозначений). Документы основного комплекта составных частей изделия помещают после спецификации в порядке их записи в спецификации;

4) чертежи деталей, записанные в спецификации основного изделия, и всех его составных частей (в порядке возрастания обозначений).

Если на деталь (кроме чертежа) выпущены другие документы, то их помещают после чертежа деталей (в порядке записи их в спецификации).

6.8 Комплект копий ТД укладывают в папки или брошюруют в альбомы, при этом в одну папку (альбом) помещают все ТД, разработанные на одно изделие или несколько изделий, или рационально выбранную составную часть изделия.

При необходимости в одну папку (альбом) допускается помещать ТД по отдельным методам обработки и сборки изделия.

6.9 В одну папку (альбом) укладывают не более 200 листов документов, приведенных к формату А4.

6.10 При большом количестве документов их разделяют на части и укладывают в несколько папок (альбомов). На этикетках папок (альбомов) или на их обложках указывают номер данной части, общее количество частей и номер экземпляра папки (альбома).

6.11 Допускается в каждой папке (альбоме) предусматривать опись, в которой перечисляют в последовательности их расположения все находящиеся в ней документы.

6.12 Для текущей работы подразделению, выпустившему подлинники документов или ведущему наблюдение за изготовлением изделия в производстве, выделяют (при необходимости) экземпляр бумажных копий соответствующих документов. На лицевой стороне каждого листа копий (при хранении их россыпью) или на видном месте папки (альбома) ставят штамп «ЭКЗЕМПЛЯР КОНСТРУКТОРА» или «ЭКЗЕМПЛЯР ТЕХНОЛОГА», приведенный в приложении В.

6.13 На копиях документов, об изменениях которых после высылки абонентов не извещают, ставят штамп «ОБ ИЗМЕНЕНИИ НЕ СООБЩАЕТСЯ».

6.14 В запросах о высылке документации от других организаций указывают, необходимо ли брать на учет запрашиваемую документацию для высылки в дальнейшем извещений об изменении или нет.

6.15 Копии документов, изъятые из обращения вследствие прекращения производства изделий, а также копии документов, аннулированных или замененных в связи с внесением изменений, уничтожают после составления акта об уничтожении или описи копий.

6.16 Учет выдачи (отсылки) и возврата копий внутренним и внешним абонентам осуществляют вручную или автоматизированным способом. Учет осуществляют по карточкам учета документов (см. формы 2, 2а, приложение Б).

Выдачу и учет возврата бумажных копий внутренним абонентам осуществляют по абонентским карточкам (см. формы 3, 3а, приложение 3*).
_________________

* Текст документа соответствует оригиналу. — Примечание изготовителя базы данных.

Примечание — В карточке учета документов указывают:

— в графе «Вид документа» (см. форму 2) — вид документа (подлинник, дубликат или копия), который принят на учет;

— в графе «Разовые выдачи» (см. форму 2а) — абоненты, которым выдают (высылают) копию документа со штампом «ОБ ИЗМЕНЕНИИ НЕ СООБЩАЕТСЯ».

7 Учет и хранение бумажных копий документов других организаций

7.1 Копии документов, поступивших от других организаций, хранят уложенными в папки или переплетенными в альбомы отдельно по каждой организации, которой они были изданы, или отдельно по каждому изделию.

Допускается копии хранить россыпью (полистно), сложенными на формат А4 или A3.

7.2 В каждой папке (альбоме) должна быть опись, в которой перечисляют в последовательности их расположения все находящиеся в ней документы.

7.3 Регистрацию (учет) копий документов других организаций осуществляют в соответствии с требованиями 4.8 и 4.9. На каждую регистрируемую копию (или комплект копии) в бумажной форме наносят штамп с указанием инвентарного номера, номера экземпляра (при наличии нескольких экземпляров) и даты регистрации.

Указанный штамп в папках (альбомах) ставят на видном месте описи, а также на этикетке или в левом верхнем углу обложки.

На копиях в бумажной форме, хранящихся россыпью (полистно), штамп ставят в левом верхнем углу каждого листа документа формата А4 или листа документа, сложенного на формат А4.

7.4 Копии учитывают вручную или автоматизированным способом в карточках учета по формам 2, 2а, 2б, 2в (см. приложение Б).

7.5 Копии других организаций хранят в порядке возрастания обозначений по каждому коду организации.

7.6 В случае прекращения применяемости учтенных копий организация ставит в известность организацию-держателя подлинников для снятия их с учета.

8 Восстановление подлинников

8.1.1 Подлинники, пришедшие в негодность или утерянные, должны быть восстановлены.

Восстановленный подлинник может быть изготовлен только после составления акта о списании пришедшего в негодность или утерянного подлинника.

8.1.2 Восстановленные подлинники действуют на правах замененных подлинников.

В восстановленный подлинник должны быть внесены изменения в соответствии со всеми извещениями, выпущенными до момента его восстановления.

8.1.3 Восстановленный подлинник должен представлять собой точную копию восстанавливаемого подлинника с учетом последних внесенных изменений.

8.1.4 В восстановленном подлиннике не должны быть воспроизведены размеры, надписи, графические изображения и т.п., исключенные по извещениям об изменении в подлиннике (или копии), с которого восстановлен подлинник.

В восстановленном подлиннике не должны быть воспроизведены также порядковые номера изменений и выносные линии к ним, нанесенные ранее в связи с произведенными изменениями.

8.1.5 В таблицу изменений основной надписи восстановленного подлинника должна быть перенесена запись только о последнем изменении.

8.2 Восстановление бумажных подлинников

8.2.1 При восстановлении бумажного подлинника с документов не менее чем на двух листах порядковые номера изменений, обозначения извещений об изменении и другие данные последнего изменения каждого листа восстановленного подлинника должны быть проставлены на основании имеющихся записей в таблице изменений на данном листе восстанавливаемого документа.

8.2.2 В листе регистрации изменений восстановленного подлинника должны быть воспроизведены данные, относящиеся ко всем ранее внесенным в этот документ изменениям (начиная с первого изменения).

8.2.3 Взамен подлинных подписей, виз и дат, имеющихся на подлиннике (в том числе на поле для подшивки и листе регистрации изменений), в восстановленном подлиннике в круглых скобках должно быть написано: «(Подпись)» и «(Дата)».

При изготовлении восстановленного подлинника с ранее восстановленного подлинника (или снятой с него учтенной копии) имеющуюся на последнем надпись о восстановлении подлинника допускается не воспроизводить.

8.2.4 Восстановленные подлинники должны быть подписаны ответственным лицом по указанию руководителя подразделения, выпустившего подлинники или ведущего наблюдение за изготовлением изделия.

Надпись, подтверждающую правильность восстановленного подлинника, следует выполнять тушью или машинным способом на поле для подшивки документа, например:

«Восстановлен с подлинника.

Верно: (подпись, фамилия и дата)».

«Восстановлен с копии.

Верно: (подпись, фамилия и дата)».

Правильность восстановленного подлинника электронного документа должна подтверждаться электронной цифровой подписью ответственного лица.

8.2.5 В верхнем правом углу поля каждого листа восстановленного подлинника должна быть надпись тушью или должен быть проставлен штамп: «Восстановленный подлинник N . » с указанием порядкового номера восстановления данного листа подлинника.

8.2.6 Восстановленный подлинник должен иметь инвентарный номер восстанавливаемого подлинника. О восстановлении документа должна быть сделана отметка в инвентарной книге.

8.2.7 На подлиннике или копии, с которых производилось восстановление, ставят штамп: «ЗАМЕНЕН ВОССТАНОВЛЕННЫМ ПОДЛИННИКОМ N . » с указанием порядкового номера восстановления и даты принятия восстановленного подлинника на хранение.

Приложение А (справочное). Комментарии к пунктам стандарта

3.1.1 и 3.1.2 В архивные копии изменения не вносят. Архивные и контрольные копии на бумажном носителе абонентам не выдают и хранят их отдельно от других копий.

3.1.4 Содержательная часть электронной копии может быть получена методом сканирования или цифровым фотографированием бумажного подлинника.

4.4 Термины «Электронный конструкторский документ» и «Электронный технологический документ» стандартизованы в ЕСКД и ЕСТД. Эти документы в соответствии с их определениями должны иметь не только содержательную, но и реквизитную части, в том числе и установленные подписи.

4.6 При смешанном документообороте для учета и хранения в службу технической документации передают как электронные, так и бумажные КД и ТД. Окончательное установление комплектности проверяют не только по спецификациям, где в графе «Примечание» для электронных КД (ТД) указывают идентификатор файла(ов), но и по ведомости КД (ТД) (ГОСТ 2.106).

Примечание — Документооборот — это движение документов с момента начала их создания или получения до их уничтожения.

4.7 Под регистрацией документа понимается запись учетных данных о документе по установленной форме, фиксирующая факт его создания, отправления, получения или принятия на хранение.

4.10 При ручной регистрации имя файла(ов) указывают в инвентарной книге в графе «Примечание». При автоматизированной регистрации имя файла(ов) заносят в соответствующий реквизит (поле данных) автоматизированной системы.

4.13 Преобразование бумажного подлинника в его электронную копию (электронная копия бумажного подлинника) осуществляют с целью ее размещения в автоматизированной системе управления документами для санкционированного доступа к ней всем заинтересованным лицам. Подлинность этой копии удостоверяют электронной цифровой подписью лица, изготовившего копию.

С подлинников электронных КД и ТД изготавливают бумажные копии с целью обеспечения производства (рабочие копии). Бумажная копия электронного КД (ТД) должна иметь указание на имя файла электронного конструкторского (технологического) документа, с которого была изготовлена бумажная копия, версию этого документа и подпись лица, изготовившего копию.

Изготовленные копии должны быть учтены в карточках учета документов.

4.14 Для обеспечения восстановления баз данных автоматизированных систем при хранении подлинников следует выполнять резервное копирование.

Правила выполнения резервного копирования (периодичность, регистрацию и др.) устанавливает организация.

6.3* Рекомендуется хранить архивные копии на неперезаписываемом электронном носителе.
_________________

* Нумерация соответствует оригиналу. — Примечание изготовителя базы данных.

Источник: http://docs.cntd.ru/document/1200106864

ГОСТ 2.501-88 ЕСКД. Правила учета и хранения

ГОСУДАРСТВЕННЫЙ СТАНДАРТ СОЮЗА ССР

ЕДИНАЯ СИСТЕМА КОНСТРУКТОРСКОЙ ДОКУМЕНТАЦИИ

ГОСТ 2.501-88
(СТ СЭВ 159-83)

ГОСУДАРСТВЕННЫЙ КОМИТЕТ СССР ПО СТАНДАРТАМ

ГОСУДАРСТВЕННЫЙ СТАНДАРТ СОЮЗА ССР

Единая система конструкторской документации

ПРАВИЛА УЧЕТА И ХРАНЕНИЯ

Unified system for design documentation.
Registration and storage rules

Настоящий стандарт устанавливает общие требования по учету и хранению конструкторских и технологических документов выполненных в бумажной и электронной формах (далее — документы) изделий всех отраслей промышленности.

На основе настоящего стандарта могут быть разработаны стандарты, учитывающие особенности учета и хранения конструкторских и технологических документов в зависимости от объема документации и условий документооборота.

(Измененная редакция, Изм. № 1)

1. ОБЩИЕ ТРЕБОВАНИЯ

1.1. Складывание копий документов в бумажной форме производят в соответствии с приложением 1.

(Измененная редакция, Изм. № 1)

1.2. Все имеющиеся на предприятии 1) подлинники, дубликаты и копии документов (далее — подлинники, дубликаты и копии) подлежат учету и хранению в соответствии с разд. 2 и приложением 2.*

1) Под предприятием следует понимать предприятие или организацию.

2) Знаком «*» отмечены пункты стандарта, к которым даны комментарии в приложении 5.

(Измененная редакция, Изм. № 1)

1.3. В случаях, когда в организации одновременно применяют документы в бумажной и электронной формах, допускается их взаимное преобразование друг в друга. При этом соблюдают следующие правила:

— конструкторские документы в бумажной форме могут быть преобразованы в файлы;

— снабженные соответствующими реквизитами и подписанные в установленном порядке электронными цифровыми подписями эти файлы становятся электронными документами (подлинниками, дубликатами, копиями);

— для использования в процессах производства, эксплуатации, ремонта и утилизации изделий электронные документы могут быть преобразованы в бумажные документы с применением средств вычислительной техники. Такие документы должны быть подписаны подлинными установленными подписями уполномоченных лиц, после чего они приобретают тот же статус, что и электронные документы, с которых они получены;

— преобразование не должно уменьшать порядковый номер документа по таблице 2 ГОСТ 2.102;

— документы, полученные в результате взаимного преобразования, должны иметь соответствующие ссылки друг на друга;

— взаимное соответствие между этими документами обеспечивает разработчик.

(Введен дополнительно, Изм. № 1)

2. УЧЕТ И ХРАНЕНИЕ ПОДЛИННИКОВ

2.1. Подлинники, выполненные в бумажной форме, принимаемые на хранение, должны быть пригодны для многократного снятия копий (отсутствие прорывов, подклейки, протертых мест, нечеткость текста, линий), репрографической обработки и соответствовать требованиям ГОСТ 2.102-68 и ГОСТ 13.1.002-80 .*

Подлинники электронных документов, принимаемые на хранение, должны соответствовать требованиям ГОСТ 2.051 .

(Измененная редакция, Изм. № 1)

2.2. При приемке подлинников для учета и хранения проверяют:

1) комплектность конструкторских документов в соответствии со спецификациями ведомостями электронных документов или другими документами, в которых перечислены сдаваемые подлинники;

2) комплектность технологических документов в соответствии с маршрутной картой или другими документами, в которых перечислены сдаваемые подлинники;

3) наличие установленных подписей (в том числе электронных цифровых подписей) и дат. Принимать на хранение документы, не имеющие подписи лица, осуществляющего нормоконтроль, не допускается.*

(Измененная редакция, Изм. № 1)

2.3. Все подлинники, принятые на хранение, регистрируют (учитывают). При регистрации заполняют следующие реквизиты:

— инвентарный номер документа;

— формат документа по ГОСТ 2.301;

— подпись о приемке документа на хранение;

— примечание (при необходимости).

Регистрация может быть проведена автоматизированным способом или неавтоматизированным способом (вручную). При ручной регистрации перечисленные реквизиты оформляют в инвентарной книге подлинников по форме 1 в соответствии с приложением 3 . При автоматизированной регистрации — инвентарную книгу выполняют в электронной форме .

(Измененная редакция, Изм. № 1)

2.4. Каждому подлиннику документа присваивают один инвентарный номер .*

(Измененная редакция, Изм. № 1)

2.5. Инвентарные книги для регистрации подлинников и поступающих от других предприятий дубликатов следует вести отдельно для документов на изделия основного и вспомогательного производства.

Допускается вести одну инвентарную книгу для подлинников и дубликатов конструкторских и технологических документов и отдельные инвентарные книги по видам изделий (дизели, вагоны, тракторы, турбины и т.д.), при этом инвентарные номера не должны повторяться.

2.6. Одновременно с регистрацией подлинников должны быть заполнены и соответствующие графы учета, расположенные на поле для подшивки листа подлинника в бумажной форме или занесены соответствующие реквизиты в электронный документ.

(Измененная редакция, Изм. № 1)

2.7. По каждому документу, которому присвоен инвентарный номер, осуществляют учет его движения (изготовление и учет копий, изменение, применяемость). Учет движения подлинников осуществляют вручную или автоматизированным способом в соответствии с карточками учета по формам 2 , 2а, 2б и 2в приложения 3.

Для проектной документации, документации вспомогательного производства и единичного производства допускается карточки учета не составлять.

2.8. Подлинники конструкторских документов в бумажной форме следует хранить поформатно в порядке возрастания обозначений документов в пределах каждого формата и кода предприятия-разработчика.

Допускается хранить подлинники по возрастанию обозначений документов в пределах изделия без учета форматов.

Подлинники электронных документов хранят в базах данных автоматизированных систем и/или на отдельных электронных носителях. Хранение подлинников на отдельных носителях осуществляют по возрастанию обозначений документов в пределах изделия. Условия хранения на отдельных носителях должны обеспечивать их сохранность, быстрый поиск и пригодность к использованию. *

(Измененная редакция, Изм. № 1 )

2.9. Подлинники технологических документов следует хранить по методам обработки и сборки изделия без учета форматов в порядке возрастания их обозначений по ГОСТ 3.1201-85 в пределах каждого метода обработки и сборки изделия.

Допускается хранить подлинники комплектами по возрастанию обозначений конструкторских документов, указанных в основной надписи технологических документов.

Учет применяемости технологических документов вручную или автоматизированным способом проводят в карточках учета применяемости по формам 2 и 2а ГОСТ 3.1201.

(Измененная редакция, Изм. № 1)

2.10. Подлинники, выполненные на листах меньше формата А1, следует хранить в развернутом виде.

Подлинники, выполненные на листах формата А1 и более, рекомендуется хранить свернутыми на скалках или в развернутом виде.

2.11. Подлинники аннулированных и замененных документов следует хранить отдельно от действующих подлинников и их допускается складывать на форматы А4 и A3 в соответствии с приложением 1.

3. ВОССТАНОВЛЕНИЕ ПОДЛИННИКОВ

3.1. Подлинники, пришедшие в негодность или утерянные, должны быть восстановлены.

Восстановленный подлинник может быть изготовлен только после составления акта о списании пришедшего в негодность или утерянного подлинника.

3.2. Восстановленные подлинники действуют на правах замененных подлинников.

В восстановленный подлинник должны быть внесены изменения в соответствии со всеми извещениями, выпущенными до момента его восстановления.

3.3. Восстановленный подлинник должен представлять собой точную копию восстанавливаемого подлинника с учетом последних внесенных изменений .

(Измененная редакция, Изм. № 1)

3.4. В восстановленном подлиннике не должны быть воспроизведены размеры, надписи, графические изображения и т. п., исключенные по извещениям об изменении в подлиннике (или копии), с которого восстанавливается подлинник.

В восстановленном подлиннике не должны быть воспроизведены также порядковые номера изменений и выносные линии к ним, нанесенные ранее в связи с произведенными изменениями.

(Измененная редакция, Изм. № 1)

3.5. В таблицу изменений восстановленного подлинника должна быть перенесена запись только о последнем изменении.

При восстановлении подлинника с документов на двух и более листах порядковые номера изменений, обозначения извещений об изменении и другие данные последнего изменения каждого листа восстановленного подлинника должны быть проставлены на основании имеющихся записей в таблице изменений на данном листе восстанавливаемого документа.

В листе регистрации изменения восстановленного подлинника должны быть воспроизведены данные, относящиеся ко всем ранее внесенным в этот документ изменениям (начиная с первого изменения).

(Измененная редакция, Изм. № 1)

3.6. Взамен подлинных подписей, виз и дат, имеющихся на подлиннике (в том числе на поле для подшивки и листе регистрации изменений), в восстановленном подлиннике, в круглых скобках должно быть написано: ² (Подпись)» и ² (Дата)».

При изготовлении восстановленного подлинника с ранее восстановленного подлинника (или снятой с него учтенной копии) имеющуюся на последнем надпись о восстановлении подлинника допускается не воспроизводить.

(Измененная редакция, Изм. № 1)

3.7. Восстановленные подлинники должны быть подписаны ответственным лицом по указанию руководителя подразделения, выпустившего подлинники или ведущего наблюдение за изготовлением изделия.

Надпись, подтверждающую правильность восстановленного подлинника, следует выполнять тушью или машинным способом на поле для подшивки документа, например:

² Восстановлен с подлинника.

Верно: (подпись, фамилия и дата)».

Верно: (подпись, фамилия и дата) «.

Правильность восстановленного подлинника электронного документа должна подтверждаться электронной цифровой подписью ответственного лица.

(Измененная редакция, Изм. № 1)

3.8. В верхнем правом углу поля каждого листа восстановленного подлинника должна быть надпись тушью или должен быть проставлен штамп: ² Восстановленный подлинник № …» с указанием порядкового номера восстановления данного листа подлинника.

3.9. Восстановленный подлинник должен иметь инвентарный номер восстанавливаемого подлинника. О восстановлении документа должна быть сделана отметка в инвентарной книге.

3.10. На подлиннике или копии, с которых производилось восстановление, ставят штамп: ² заменен восстановленным подлинником №. » с указанием порядкового номера восстановления и даты принятия восстановленного подлинника на хранение.

4. УЧЕТ ПРИМЕНЯЕМОСТИ ДОКУМЕНТОВ

ПРИЛОЖЕНИЕ 1
Рекомендуемое

СКЛАДЫВАНИЕ ЧЕРТЕЖЕЙ

1. Листы чертежей всех форматов следует складывать сначала вдоль линий перпендикулярных (продольных), а затем вдоль линий параллельных (поперечных) к основной надписи.

2. Листы чертежей после складывания должны иметь основную надпись на лицевой стороне сложенного листа.

3. Листы чертежей складывают в последовательности, указанной в табл. 1 и 2, цифрами на линиях сгибов.

4. Устанавливаются следующие виды складывания:

1) в папки в соответствии с табл. 1;

2) для непосредственного брошюрования в соответствии с табл. 2.

Источник: http://www.gosthelp.ru/text/gost250188eskdpravilauche.html

ГОСТ 2.501-2013 «Единая система конструкторской документации. Правила учета и хранения»

Федеральным законом от 27.12.2002 N 184-ФЗ «О техническом регулировании» стандарты отнесены к разряду добровольно применяемых документов, если только обязательность их применения не установлена техническими регламентами и иными нормативными правовыми актами. В то же время их применение содействует взаимопониманию между заинтересованными сторонами, обеспечивает техническую и информационную совместимость на всех стадиях жизненного цикла изделия. Одним словом, стандартизация решает проблемы более широкого использования производимой продукции.

С 1 июня 2014 г. взамен ГОСТ 2.501-88 введен в действие ГОСТ 2.501-2013 «Единая система конструкторской документации. Правила учета и хранения». Главная задача данного стандарта установить требования к учету, хранению конструкторских и технологических документов на изделия всех отраслей промышленности.

Другие взаимосвязанные процедуры обеспечения и поддержания качества конструкторской и технологической документации на изделие от стадии его разработки до вывода из эксплуатации установлены целым комплексом стандартов, объединенных в тематические сборники «Единая система конструкторской документации» (ЕСКД) и «Единая система технологической документации» (ЕСТД).

Основной комплекс государственных стандартов ЕСКД и ЕСТД разработан и введен в действие в 1968 году. В настоящее время ведется активная работа по их актуализации и гармонизации с международными стандартами, в том числе по адаптации к компьютерным технологиям.

Конструкторская документация включает в себя чертежи, схемы, спецификации, ведомости, пояснительные записки, технические условия, программы и методику испытаний, таблицы, расчеты, эксплуатационные документы, ремонтные документы, инструкции, эскизы. С подробным определением каждого вида конструкторской документации можно ознакомиться здесь.

Ввиду того, конструкторская документация обладает самостоятельной коммерческой ценностью, а также является носителем конфиденциальной информации, рекомендуется соблюдать по отношению к ней все необходимые меры безопасности, в том числе осуществляемые в рамках делопроизводства.

На основании ГОСТ 2.501-2013 могут быть разработаны стандарты и другие локальные нормативные акты организации, учитывающие особенности учета и хранения конструкторских и технологических документов в зависимости от имеющихся реалий.

Говоря о методологическом регулировании работы с конструкторской документацией на стадии делопроизводства, предусматривается, что процедуры и операции, предшествующие учету и хранению, обеспечивают:

• визуальное соответствие выполненных и оформленных конструкторских документов требованиям, установленными комплексом стандартов ЕСКД и ЕСТД;
• возможность многократного копирования на светочувствительном или другом воспринимающем материале за счет степени сохранности и графических характеристик бумажных документов (чертежей и текстов);
• необходимую комплектность поступающих на хранение документов и наличие удостоверяющих подписей, в том числе электронных цифровых, соответствующих должностных лиц.

Стандартом определено, что документы, выполненные на бумаге, и электронные документы (преобразованные из бумажных либо выполненные с использованием программного обеспечения) взаимозаменяемы и равнозначны.

Организация учета конструкторской и технологической документации – это целенаправленная система мер, включающая в себя непосредственно регистрацию документов, учет их применяемости в изделиях, а также учет внешних и внутренних абонентов, использующих данную документацию.

При регистрации предлагается указывать следующую информацию:

• организация;
• подразделение, выпустившее документ;
• обозначение документа (если его код определен стандартами);
• наименование документа (если его код определен стандартами);
• наименование документа в зависимости от характера использования (подлинник, дубликат или копия);
• формат;
• организация, в которой находится подлинник;
• регистрационный номер (инвентарный номер документа);
• дата поступления (приема на хранение);
• количество листов и подпись лица, принявшего документ;
• имя файла электронного конструкторского (технологического) документа.

Данные заносятся в инвентарную книгу:

Учет подлинников и дубликатов конструкторских и технологических документов ведется совместно. Отдельные инвентарные книги заводятся на разные по видам или типу производства изделия.

Карточка учета документов предназначена для учета наличия архивных копий и копий документов других организаций, учета выдачи и возврата, применяемости документов.

лицевая сторона:

оборотная сторона:

Лицевая сторона последующих листов карточки учета документов:

Оборотная сторона последующих листов карточки учета документов:

ГОСТ содержит другие учетные формы, а также ссылки на учетные формы в комплементарных стандартах.

• сохранности носителя и информации, в нем содержащейся;
• быстрому поиску необходимых документов для их использования.

Требования к хранению подлинников жестче, чем к хранению копий документов. Конструкторские документы следует систематизировать по классификационным характеристикам в порядке возрастания обозначений документов в пределах изделия или кода организации — разработчика. Технологические документы систематизируются по методам обработки и сборки изделий в порядке возрастания обозначений документов в пределах каждого вида технологического процесса по методу выполнения.

Копии бумажных документов допускается хранить россыпью, укладывать в папки или брошюровать в альбомы. Размещение документов и последовательность их укладки всегда рациональны и укладываются в пределах изделия (его составной части)или метода обработки и сборки изделия. Обложки папок и альбомов снабжаются этикетками, позволяющими идентифицировать документы. Также для удобства работы можно предусмотреть наличие внутренней описи.

При организации хранения крупноформатных документов допускается их складывать способом, позволяющим читать основные надписи на лицевой стороне сложенного листа. Стандарт содержит приложение, предлагающее способы складывания документов для хранения их в папках и альбомах.

Утерянные или пришедшие в негодность подлинники конструкторских и технологических документов должны быть восстановлены. При наличии легитимных изменений, внесенных в конструкторские документы, с которых восстанавливается документ, заменяющий подлинник, эти изменения учитываются.

Штампы формально заменяют рукописные надписи и указания в повторяющихся однотипных ситуациях в бумажном делопроизводстве.

Проставляют на папках (альбомах) копий и на отдельных копиях. Указывается номер экземпляра.

Проставляется на аннулированных по извещениям подлинниках, дубликатах и копиях, а также на карточках учета. Указывается номер, дата выпуска извещения и подписи. При отсутствии замены ставят прочерк.

Проставляется на папках (альбомах) и отдельных копиях документов других организаций. Указывается инвентарный номер, номер экземпляра и дата регистрации.

Проставляется на контрольных экземплярах копий и на папках (альбомах) копий., а также на контрольных экземплярах извещений и приложений к ним.

Проставляется на архивных экземплярах копий и на папках (альбомах) копий., а также на контрольных экземплярах извещений и приложений к ним.

Проставляется на документах при отсутствии подлинников этих документов.

Проставляется на копиях конструкторских документов, которые выдаются для текущей деятельности в подразделение, выпускающее подлинники или ведущему наблюдение за изготовлением изделий в производстве.

Проставляется на копиях технологических документов, которые выдаются для текущей деятельности в подразделение, выпускающее подлинники или ведущему наблюдение за изготовлением изделий в производстве.

Кроме указанных выше допускается использовать штампы с другими оттисками, упрощающими нанесение надписей на документы.

Источник: http://naar.ru/articles/GOST-2.501-2013-Edinaja-sistema-konstruktorskoj-dokumentacii-Pravila-ucheta-i-hranenija/

Срок хранения конструкторской документации на предприятии

Срок хранения проектной документации в архиве

Чертежи – особый вид документов. Чтобы они остались читаемыми, условия в архиве предприятия должны соответствовать всем требованиям по температуре, влажности, освещенности. Большинство разработчиков проектируют с помощью компьютерных программ, затем распечатывают проект. Какой будет через десятилетия сканированная копия листа из принтера, если у него, например, заканчивалась краска, предположить сложно.

Национальный стандарт РФ ГОСТ Р 21.1003-2009 утвердил возможность хранения проектных документов в электронном варианте. Из такого архива адресаты получают копии за минуты. Потеря документов исключена – производится резервное копирование. Создание электронного архива сложно организовать самостоятельно. Требуется разработка системы для конкретной организации, чтобы документы были связаны между собой и легко находились.

Внедрение и хранение конструкторской документации на производстве

Разработчик по техническому заданию Заказчика разрабатывает технические условия, конструкторскую документацию, дополнения в руководство технического обслуживания, руководство летной эксплуатации, руководство эксплуатации на модификацию, уточняет программы летных и наземных испытаний воздушных судов, испытаний авиадвигателей на моторно-испытательных станциях и утверждает их в Авиационной Администрации государства Эксплуатанта.

Согласование изменений документов с ПЗ 615 производится в соответствии с требованиями ГОСТ 2.503-90 и ОСТ1 00430-92, устанавливающих правила внесения изменений в конструкторские, технологические программные документы.

ГОСТ -2013 «Единая система конструкторской документации

На основании ГОСТ 2.501-2013 могут быть разработаны стандарты и другие локальные нормативные акты организации, учитывающие особенности учета и хранения конструкторских и технологических документов в зависимости от имеющихся реалий.

Требования к хранению подлинников жестче, чем к хранению копий документов. Конструкторские документы следует систематизировать по классификационным характеристикам в порядке возрастания обозначений документов в пределах изделия или кода организации — разработчика. Технологические документы систематизируются по методам обработки и сборки изделий в порядке возрастания обозначений документов в пределах каждого вида технологического процесса по методу выполнения.

ГОСТ Р -2009 Система проектной документации для строительства (СПДС)

3.1.4 единица хранения документации: Учетная единица, представляющая собой сброшюрованный том (альбом, папку), который может содержать один или несколько проектных или иных технических документов, имеющих разные обозначения.

Примечание — К иным техническим документам, не входящим в состав проектной и рабочей документации, отнесены: материалы инженерных изысканий для строительства, предпроектная документация, технические отчеты о работах, выполненных в обоснование проектных решений; расчеты, полученные от заказчика исходные данные, другие виды документации, подлежащей учету и хранению.

Настоящий стандарт устанавливает общие правила по учету и хранению проектной, рабочей и иной технической документации, выполненной в бумажной и электронной форме, в архивах организаций-разработчиков.

Настоящий стандарт предназначен для применения юридическими и физическими лицами, осуществляющими деятельность по подготовке проектной документации и разработке рабочей документации на строительство зданий и сооружений, независимо от форм собственности и подчинения.

Настоящий стандарт не устанавливает правил учета и хранения проектной и рабочей документации на строительство военных и иных объектов, для которых определен особый режим безопасного функционирования и охраны.

На основе настоящего стандарта могут быть разработаны стандарты организаций, отражающие особенности учета и хранения проектной и рабочей документации с учетом объема документации, вида носителя и условий документооборота организации.

ГОСТ -68

5.1. Если копии конструкторских документов, получаемых от других организаций, содержат исходные данные для их применения при проектировании или производстве, то их должны, независимо от способа издания документов, учитывать и хранить в бюро Изменение правил и учёта и хранения конструкторской документации

1.3. В случаях, когда в организации одновременно применяют документы в бумажной и электронной формах, допускается их взаимное преобразование друг в друга. При этом соблюдают следующие правила:
— конструкторские документы в бумажной форме могут быть преобразованы в файлы;
— снабженные соответствующими реквизитами и подписанные в установленном порядке электронными цифровыми подписями эти файлы становятся электронными документами (подлинниками, дубликатами, копиями);
— для использования в процессах производства, эксплуатации, ремонта и утилизации изделий электронные документы могут быть преобразованы в бумажные документы с применением средств вычислительной техники. Такие документы должны быть подписаны подлинными установленными подписями уполномоченных лиц, после чего они приобретают тот же статус, что и электронные документы, с которых они получены;
— преобразование не должно уменьшать порядковый номер документа по таблице 2 ГОСТ 2.102;
— документы, полученные в результате взаимного преобразования, должны иметь соответствующие ссылки друг на друга;
— взаимное соответствие между этими документами обеспечивает разработчик.
(п. 1.3 введен Изменением N 1, введенным в действие Приказом Ростехрегулирования от 22.06.2006 N 117-ст)

────────────────────────────────────────┬─────────────────────────
Обозначение НТД, на который дана ссылка │ Номер пункта, подпункта
────────────────────────────────────────┼─────────────────────────
ГОСТ 2.102-68 │ 2.1
ГОСТ 3.1201-85 │ 2.9, 4.2
ГОСТ 13.1.002-2003 │ 2.1
(в ред. Изменения N 1, введенного в действие Приказом
Ростехрегулирования от 22.06.2006 N 117-ст)
ГОСТ 2.051-2006 │ 2.1
(позиция введена Изменением N 1, введенным в действие Приказом
Ростехрегулирования от 22.06.2006 N 117-ст)
ГОСТ 2.301-68 │ 2.3
(позиция введена Изменением N 1, введенным в действие Приказом
Ростехрегулирования от 22.06.2006 N 117-ст)Настоящий стандарт устанавливает общие требования по учету и хранению конструкторских и технологических документов, выполненных в бумажной и электронной формах, (далее — документы), изделий всех отраслей промышленности.
(в ред. Изменения N 1, введенного в действие Приказом Ростехрегулирования от 22.06.2006 N 117-ст)
На основе настоящего стандарта могут быть разработаны стандарты, учитывающие особенности учета и хранения конструкторских и технологических документов в зависимости от объема документации и условий документооборота.
(абзац введен Изменением N 1, введенным в действие Приказом Ростехрегулирования от 22.06.2006 N 117-ст)

Особенности организации хранения технической документации в современной организации

Непростая задача определить сроки хранения технических документов. Несмотря на то, что сроки хранения технических документов, как и управленческих, определены государственным Перечнем [5], они варьируются по одному и тому же документу в зависимости от его автора. Так, в Перечне содержатся типовые архивные документы о научной, научно-технической, производственно-технической, проектной и строительной деятельности организаций с указанием сроков хранения, применяемые в различных отраслях экономики. Сроки хранения типовых архивных документов дифференцированы в Перечне по 4-м звеньям (группам) организаций, исходя из установившегося порядка документирования научной, научно-технической, производственно-технической, проектной и строительной деятельности.

Таким образом, мы рассмотрели отличия в организации хранения технических документов на бумажных носителях от управленческих документов. Это порядок создания, способы систематизации, сроки хранения и т. д. Однако существуют и общие правила к которым можно отнести требования к архивохранилищам (температурно-влажностный режим, санитарно-гигиенический, требования пожарной безопасности и т. д.), к организации выдачи документов из архива.

Срок хранения конструкторской документации на предприятии

Сроки хранения каждого вида документов определены специальным Перечнем: 1 год, 5 лет, 75 лет, постоянно, до минования надобности, до замены новым (новыми). Большинство документов имеют срок хранения храниться 5 лет, ряд документов (годовые отчеты, документы о переоценке основных средств, паспорта сделок и др.) — постоянно. Срок хранения лицевых счетов работников — 75 лет. Отметки «до минования надобности» и «до замены новым (новыми)» означают, что эти документы имеют только практическое значение. По некоторым из этих документов срок хранения определяется самой организацией (но не может быть менее одного года), по другим — не менее 5 лет.

Для большинства документов исчисление срока их хранения производится с 1 января года, следующего за годом окончания их делопроизводством. По некоторым документам исчисление срока хранения, названного в графе 3 Перечня, осуществляется с определенного момента, указанного в графе «Примечание»: например, по договорам о материальной ответственности — 5 лет после увольнения материально ответственного лица, сообщения (свидетельства) о постановке на учет в налоговых органах — 5 лет после снятия с учета и т.д. В статье 22 Закона № 125-ФЗ указаны сроки временного хранения отдельных видов архивных документов, включаемых в состав Архивного фонда Российской Федерации, отсутствующих в Перечне (проектной документации по капитальному строительству — 20 лет, технологической и конструкторской документации -20 лет, научной документации — 15 лет, кино- и фотодокументов — 5 лет и др.). Документы постоянного срока хранения обычно хранятся в организации до ее ликвидации. Примечания, приведенные в Перечне, комментируют и уточняют сроки хранения отдельных документов.

ГОСТ -88

К пункту 2.2. К другим документам относится «Ведомость спецификаций» в соответствии с ГОСТ 2.102, по которой проверяют комплектность принимаемых на хранение подлинников на комплексы, сборочные единицы и комплекты, имеющие две и более ступени входимости составных частей.

2.3. Регистрацию (учет) копий документов других предприятий осуществляют в соответствии с требованиями пп. 2.3 и 2.4 настоящего стандарта. На каждую регистрируемую копию (или комплект копий) в бумажной форме наносят штамп с указанием инвентарного номера, номера экземпляра (при наличии нескольких экземпляров) и даты регистрации .

Конструкторская документация (стр

Эти процедуры охватывают все виды документации, действующей на предприятии в системе управления качеством, в том числе конструкторскую, технологическую, ремонтную, производственно-контрольную документацию, нормативно-техническую документацию по стандартизации, включая документацию и данные, подлежащие учету и обработке с использованием персональных электронно-вычислительных машин.

При помощи конструкторской документации в технологических документах, как правило, обеспечивают взаимозаменяемость деталей и составных частей, и подбирают способы ремонта, которые позволяют в максимальной степени (с учетом экономической целесообразности, технических возможностей ремонтного предприятия и вида ремонта) восстанавливать размеры деталей и других составных частей изделия до первоначальных или до ремонтных, предусмотренных документацией предприятия изготовителя (альбомы сочленений и ремонтных допусков), а также обосновывать и при необходимости согласовывать предприятием-разработчиком способы ремонта и технические требования к отремонтированному изделию, параметры определяющие эксплуатационные характеристики изделия после ремонта

Учет, хранение и обращение конструкторских документов

Подлинником называется документ, выполненный на материале, позволяющем производить многократное воспроизведение копий и компактное хранение в архиве, воспроизведенный с оригинала со всеми подписями. Нормоконтролер сличает подлинник с оригиналом и ставит свою подпись. После сдачи подлинника в архив оригинал может быть Уничтожен. Обычно подлинник выполняют на кальке. Оригиналы должны быть пригодны для микрофильмирования. В этом случае микрофильм становится подлинником.

Учет и хранение документов выполняет Отдел технической документации (ОТД) или Бюро технической документации(БТД) при этом все чертежи обязательно складываются на формат А4 с основной надписью наружу. Каждому д-ту присваивается инвентарный номер.

Учет и хранение конструкторской документации

Конструкторская документация, поступающая на завод, подлежит картотечному учету и хранению в архивах БУТД отдела главного технолога. Ознакомление ответственного персонала отдела главного технолога с поступающей конструкторской документацией и изменениями к ней осуществляют архивы отдела главного технолога под роспись в журнале учета поступления конструкторской документации.

Организацию учета и хранения действующей конструкторской документации, внесение поступающих изменений, выдачу учтенных экземпляров конструкторской документации пользователям архивы БУТД отдела главного технолога осуществляют в соответствии с требованиями «Инструкции о ведении технической документации в архивах отдела главного технолога» (Указание №9 от 16.10.98г. главного технолога).

Контроль конструкторской и технологической документации Государственной приемкой в объединениях и на предприятиях машиностроения и приборостроения

При подписании извещения одновременно представителем заказчика и представителем Государственной приемки последний подписывает извещение в графах 27, 28, 29 и 30. В графе 27 указывают: «Госпр.», а в графах 28 — 30 фамилию лица, контролирующего извещение, его подпись и дату.

2.6.1 . Своевременность рассылки копий извещений об изменении конструкторской документации предприятиям-смежникам и Государственной приемке на них контролируется в службе технической документации предприятия, рассылающего извещения об изменении Государственной приемкой.

ГОСТ -68Единая система конструкторской документации

При присвоении отдельному изделию самостоятельного индекса вместо индекса предприятия-разработчика подлинники хранят поформатно в пределах индекса изделия, а в пределах каждоро формата — в порядке возрастания обозначений.

2.16. Подлинники аннулированных и замененных по «Извещениям об изменениях» конструкторских документов хранят в бюро (группе) подлинников отдельно от действующих подлинников в соответствии с требованиями, установленными в п. 2.11.

Учет и хранение конструкторской документации

При необходимости можно часть графического изображения обвести тонкой замкнутой линией и перечеркнуть, а на свободном поле чертежа выполнить измененный участок изображения. Зачеркнутый и вновь изображенный участки должны быть обозначены одинаковыми рим­скими цифрами, над изображением должно быть написано «взамен зачеркнутого».

Обычно изменения каждого документа оформляют отдельным «Извещением». Допускается вносить изменения в несколько докумен­тов одним «Извещением», если изменения взаимосвязаны и имеют об­щий срок внесения изменений в документы и внедрения в производство. Пример оформления «Извещения» приведен на рис. 3.4.

Сроки хранения технической документации в организации

Организации также считают необходимым разработать рабочие инструкции, в которых даются детальные инструкции, как выпол­нить задание. Если имеется большое разнообразие работ, рабочие инструкции часто меняются. Если работа изменяется редко, то используется руководство с описанием работы. Руководство по контролю качества также используется для оценки изделия и его компонентов, чтобы убедиться, что они соответствуют спецификациям проекта. Различные руководства по нормам обеспечивают информацией, извещающей о том, какие нужны нормы времени для наладки оборудования и каковы скорость, мощность, допуски и другие данные для каждой операции в процессе. Руководство с нормами можно найти не только в производстве, но и в других областях деятельности, таких, например, как хорошо организо­ванный компьютерный центр.

2. Признать недействующей на территории Российской Федерации часть II Перечня типовых документов, образующихся в деятельности госкомитетов, министерств, ведомств и других учреждений, организаций, предприятий, с указанием сроков хранения, утвержденного Главархивом СССР 15 августа 1988 года.

Источник: https://firstjurist.ru/avtorskoe-pravo/srok-hraneniya-konstruktorskoj-dokumentatsii-na-predpriyatii

Похожие записи:

• Можно Ли Себя Застраховать На Перелом
• Заполнение 3 ндфл при продаже доли дома и доли земельного участка образец 2021г
• Какие зам могут подать в суд за ниуплату