10.01.2021

Электронная форма уведомления об обработке персональных данных

Автор: admin Страхование Нет комментариев

Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «Электронная форма уведомления об обработке персональных данных». Также Вы можете бесплатно проконсультироваться у юристов онлайн прямо на сайте.

stextbox id 1attention Именно поэтому на данный момент сложно говорить о том, сколько составит прибавку в ЕДВ для льготных категорий в следующем году. обеспечение по рецептам врача бесплатными лекарствами, изделиями медицинского назначения, а также специализированными продуктами лечебного питания для детей-инвалидов стоимостью 889,66 руб. В заключении указано, что такое повышение размера ЕДВ поставит ветеранов БД в преимущественное положение по отношению к другим гражданам, в том числе участникам и инвалидам Великой Отечественной войны.

Содержание:

Уведомление Роскомнадзора об обработке персональных данных в 2020 г

Перед тем, как начать собирать персональные данные, оператору необходимо уведомить об этом Роскомнадзор в соответствии ч. 1 ст. 22 Федерального закона от 27.07.2006 г. № 152-ФЗ «О персональных данных».

Без уведомления Роскомнадзора можно обойтись если вы:

Обрабатываете данные в соответствии с трудовым законодательством.
Данные получены в связи с заключением договора, стороной которого является субъект персональных данных. При этом сведения должны не распространятся и не передаваться третьим лицам без согласия субъекта. Только использование для исполнения договора и заключения договоров с субъектом.
Сделанных субъектом ПДн общедоступными.
Полученных для однократного пропуска субъекта ПДн на территорию, на которой находится оператор.
Включенных в информационные системы персональных данных, имеющие в соответствии с федеральными законами статус государственных автоматизированных информационных систем, а также в государственные информационные системы персональных данных, созданные в целях защиты безопасности государства и общественного порядка.
Обрабатываемых без использования средств автоматизации.

При отправке уведомлений об обработке персональных данных в Федеральную службу по надзору в сфере связи, информационных технологий и массовых коммуникаций у операторов часто возникает вопрос: нужно ли отправлять письмо с распечатанным уведомлением или достаточно заполнить электронную форму уведомления на портале Роскомнадзора.

ФЗ-152, как и п. 3.2 Методических рекомендаций по уведомлению о начале обработки персональных данных, утв. приказом Роскомнадзора № 94 от 30.05.2017 разрешают отправлять уведомление на бумажном носителе или в форме электронного документа.

Несмотря на это полностью исключить бумажные носители из документооборота не удалось – так как правовым основанием для совершения регистрационных действий являются бумажные варианты документов, операторы обязаны направлять бумажные носители независимо от того, подавались ли они в электронном виде.

На практике направление уведомления о персональных данных в Роскомнадзор происходит в два этапа:

заполнение формы уведомления Роскомнадзора в электронном виде – необходимо для ускорения работы по внесению данных в реестр и получения готовой заполненной формы для печати на бумажном носителе;
отправка формы уведомления на бумажном носителе – является основанием для совершения Роскомнадзором регистрационных действий (уведомление регистрируется в уполномоченном органе и является основанием для внесения оператора в реестр).

В будущем планируется полный переход на электронный документооборот, но до этого момента операторы не могут избежать бумажной работы и должны направлять оформленные и подписанные уведомления на бумажном носителе.

ФЗ-152 не утверждает обязательную форму или бланк уведомления об обработке персональных данных. По закону главное – предоставить сведения, которые указаны в норме.

Форма уведомления об обработке персональных данных, рекомендуемая к использованию Роскомнадзором, содержится в Приложении № 1 к Методическим рекомендациям по уведомлению о начале обработки персональных данных, утв. приказом Роскомнадзора № 94 от 30.05.2017. Данная форма содержит сведения, требуемые ст. 22 ФЗ-152 и необходимые для включения в реестр операторов.

На практике самый простой и быстрый способ получить заполненное уведомление о персональных данных в Роскомнадзор – заполнить форму, предложенную на портале персональных данных и без изменений распечатать её на бумажном носителе для направления в Роскомнадзор. Далее мы рассмотрим, как заполнить форму уведомления Роскомнадзора об обработке персональных данных.

При оформлении и отправке уведомлений об обработке персональных данных у операторов часто возникают вопросы, связанные с подписанием и оформлением уведомлений. Ниже приведены самые популярные из них.

Кто может подписывать уведомление о персональных данных в Роскомнадзор?

Согласно ФЗ-152 уведомление в Роскомнадзор должны быть подписано уполномоченным лицом. Специальных требований к подписанию уведомлений не установлено.Исходя из общих положений законодательства здесь возможно несколько вариантов:

Подписание уведомления лицом, имеющим право подписи без доверенности – к ним чаще всего относятся руководители (можно проверить в ЕГРЮЛ).
Подписание уведомления по доверенности – может подписывать иное лицо. В таком случае к уведомлению нужно приложить доверенность на право подписи.

Есть ли дополнительные требования к оформлению уведомлений?

Оператору необходимо распечатать, подписать уведомление, проставить на нем печать и направить в территориальное отделение Роскомнадзора. В уведомлении на бумажном носителе необходимо указать текущую дату отправки уведомления в бумажном виде. Если уведомление подписано по доверенности, необходимо также приложить к нему оформленную доверенность или надлежащим образом заверенную копию.

Из дополнительных требований – Роскомнадзор также рекомендует размещать уведомление на фирменном бланке оператора.

В то же время важно понимать, что получение Роскомнадзором документа на бумажном носителе является основанием для совершения регистрационных действий, поэтому фиксация факта получения письма Роскомнадзором, находится в интересах оператора.

ФЗ-152 обязывает операторов персональных данных высылать уведомление о начале обработки персональных данных. Операторам не стоит пренебрегать выполнением этого требования – не уведомление Роскомнадзора может повлечь привлечение к административной ответственности в соответствии с Статьей 19.7 КоАП РФ
Уведомление в Роскомнадзор подразумевает включение оператора в реестр операторов по обработке персональных данных. Для включения в реестр оператору необходимо заполнить и отправить уведомление по обработке персональных данных.

Срок направления уведомления оператором – до начала обработки персональных данных. Срок включения в реестр – 30 дней с даты регистрации уведомления Роскомнадзором. Как правило, оператор о включении в реестр не уведомляется. Отслеживать статус уведомления можно самостоятельно по ссылке. Для проверки статуса уведомления нужно запомнить его номер и ключ – их можно найти в конце каждого электронного уведомления после его заполнения.

Направление уведомления об обработке персональных данных является условием начала обработки персональных данных, а его неправильное заполнение может оцениваться Роскомнадзором как предоставление неполных или недостоверных сведений об обработке данных.

Несмотря на кажущуюся простоту заполнения уведомления, операторы часто сталкиваются с трудностями определения целей обработки персональных данных и продолжают указывать в уведомлении неполный перечень целей их обработки.

Определяем цели обработки данных

Цели обработки персональных данных должны быть конкретными, заранее определёнными, законными и соответствующими деятельности, при которой такая обработка осуществляется.
При определении целей обработки персональных данных и заполнении уведомления необходимо проанализировать следующее:

Цели деятельности оператора, определённые в его уставе, локальных актах, согласии на обработку персональных данных, анкетах, договорах, предусматривающих передачу персональных данных и пр.
Основания получения персональных данных, деятельность, которую оператор осуществляет при получении и обработке персональных данных на таких основаниях.

Цели, указываемые в уведомлении, должны охватывать все случаи обработки персональных данных. При этом нужно учитывать как внешнюю деятельность компании – работа с клиентами, пользователями, заключение и исполнение договоров, маркетинговая активность и пр., так и внутреннюю – подбор и приём кадров, сбор данных о сотрудниках, организация пропускного режима.

Примеры заполнения информации о целях обработки персональных данных в уведомлениях:

цель обработки, регистрации сведений, необходимых для оказания услуг учащимся в области образования, персональных данных работников, сведений об их профессиональной служебной деятельности

цель обработки, регистрации сведений, необходимых для оказания жилищно-коммунальных услуг собственникам, жильцам помещений, персональных данных работников, сведений об их профессиональной служебной деятельности

При определении целей рекомендуется привлекать специалистов, которые знакомы со всей деятельностью компании, а не заняты в одном отделе – это обеспечит правильность и полноту работы в сфере обработки персональных данных.

Указание неполного перечня обрабатываемых персональных данных – одно из типовых нарушений в сфере обработки персональных данных. Чтобы избежать сложностей в заполнении уведомления разберёмся, какие сведения о персональных данных нужно указывать в уведомлении об обработке.

Из законодательства следует, что категории персональных данных – это перечень персональных данных, конкретные сведения о субъекте, с помощью которых он идентифицируется или может быть идентифицирован.

Персональные данные группируются в зависимости от их особенностей, на основе чего их относят к специальным, биометрическим и иным видам категорий персональных данных.

Электронная форма уведомления на портале Роскомнадзора предлагает при определении категорий персональных данных указать конкретные сведения, которые будет собирать оператор – ФИО, дата, место рождения, семейное и социальное положение и пр.

Сложность в определении категории персональных данных при заполнении уведомления связана с тем, что сам по себе перечень персональных данных не является исчерпывающим.
В электронной форме уведомления есть графа «Другие категории персональных данных, не указанные в данном перечне», в которой оператор самостоятельно вписывает обрабатываемые персональные данные.

Операторы указывают не все «иные категории» и, как результат, нарушают требования законодательства. Так, операторы часто не указывают сведения о составе семьи; о трудовом и общем стаже, воинском учете; ИНН; СНИЛС и пр.

Во избежание неверного заполнения уведомления об обработке необходимо чётко определить цели обработки персональных данных, после чего указать, какие именно данные субъектов персональных данных будут обрабатываться для их достижения.

При этом нужно учитывать особенности толкования положений законодательства в части отнесения тех или иных данных к персональным. Так, согласно подходу Роскомнадзора к биометрическим персональным данным могут относиться не только данные изображения отпечатка пальца, радужной оболочки глаза и т.д., но и изображения лица.

Статья 22 ФЗ-152 обязывает операторов указывать категории субъектов, персональные данные которых обрабатываются. Логично, что субъектами персональных данных являются физические лица, но остаётся открытым вопрос, как их нужно идентифицировать в уведомлении Роскомнадзора.

Категории субъектов персональных – это указание на правовой статус субъектов персональных данных, определение места физических лиц в отношениях с оператором.

Так, если оператор обрабатывает информацию в целях обработки персональных данных персонала, то такое физическое лицо определяется в уведомлении как «работник», что и является категорией субъектов персональных данных.

Контрагентов необходимо идентифицировать как сторону вида заключаемых с ними гражданско-правовых договоров.

Роскомнадзор в Методических рекомендациях по уведомлению о начале обработки персональных данных, утв. приказом Роскомнадзора № 94 от 30.05.2017 рекомендует указывать в уведомлениях виды отношений оператора с субъектами персональных данных, т.е. определять, какие отношения (трудовые, гражданско-правовые и пр.) связывают оператора и физическое лицо-субъекта персональных данных.

Таким образом, для указания полной и достоверной информации об обработке персональных данных, правильного уведомления Роскомнадзора необходимо описывать категории персональных данных по следующему образцу:

работники, состоящие в трудовых отношениях с оператором физические лица (абонент, пассажир, заказчик), состоящие в договорных или иных гражданско-правовых отношениях с оператором

Если в деятельности организации, произошли изменения влияющие на процесс обработки персональных данных, оператору ПД необходимо направить информационное письмо регулятору в течение 10 рабочих дней с момента возникновения поправок для внесения изменений в ранее отправленное уведомление.

Информационное письмо оформляется на бланке оператора по форме, определенной Приложением 2 к Рекомендациям, и направляется в территориальный орган Роскомнадзора по месту регистрации оператора в налоговом органе. Поля, отмеченные *, обязательны для заполнения.

Если установится факт размещения в реестре операторов недостоверной или неполной информации, сотрудник Роскомнадзора информирует ответственное лицо в компании оператора путем направления в его адрес письма о перечне недостающих или неточных сведений. Решить вопрос необходимо в течение 30 дней со дня получения такого запроса. Далее мы рассмотрим как заполнить информационное письмо.

Источник: https://habr.com/ru/post/506392/

Инструкция, как правильно заполнить форму уведомления Роскомнадзора об обработке персональных данных

Совершенно неважно, крупная у вас организация с многочисленным штатом работников, банком анкет или же небольшая фирма. Вы, как и остальные государственные, муниципальные учреждения, юридические и физические лица, обрабатывающие личную информацию граждан, подчиняетесь закону РФ №152-ФЗ «О персональных данных». Назвался оператором – веди себя соответствующе. Ст. 22 Закона обязывает вас до начала обработки информации уведомлять Роскомнадзор о своём намерении. Если же вы не торопитесь попасть в реестр, вас ждут административные взыскания вплоть до штрафов.

Кем оформляется?

Документ, как правило, заполняется сотрудником, в профессиональную компетенцию которого включена организация обработки такой информации.

После отправки электронной формы уведомления создайте печатную версию документа. И с подписью руководителя отправьте по почте. Ваше уведомление не добавят в реестр, пока Роскомнадзор не увидит его на бумаге!

Уже через две – три недели на официальном сайте ведомства можно проверить, имеются ли ваши сведения в общем списке.

Вид документа

Уведомление представляет собой документ на бумажном носителе и в электронном виде. Документ оформляется на бланке оператора и заверяется уполномоченным лицом. Для его заполнения разработаны единые правила.

Где его заполнить?

Электронная форма бланка содержится на Портале Федеральной службы по надзору в сфере связи, информационных технологий и массовых коммуникаций: http://pd.rkn.gov.ru/operators-registry/notification/form/.

Бланк представляет собой Приложение к методическим рекомендациям по уведомлению уполномоченного органа о начале обработки персональных данных и о внесении изменений в ранее представленные сведения, утвержденные приказом Роскомнадзора от 30 мая 2017 г. №94.

В уведомлении сообщаются:

Основные правила заполнения

Заполнить бланк информационного письма в Роскомнадзор не составит особого труда: для этого создан единый образец.

При составлении письма следует учесть:

расовая и национальная принадлежности;
политические взгляды;
религиозные и философские убеждения;
состояние здоровья;
об интимной жизни.

Под видами субъектов подразумеваются, например, работники (субъекты), состоящие в трудовых отношениях с юридическим лицом (оператором).

В графе «Правовое основание» указывайте не только соответствующие статьи Федерального закона, но и источники иного нормативно-правового акта, регулирующие осуществляемый вид деятельности и касающиеся обработки данных.

«Перечень действий» – это общее описание используемых оператором способов обработки. К ним относятся неавтоматизированная, автоматизированная или смешанная обработка материала.

Также в документе обозначается не только конкретная дата начала любого действия, совершаемого с личной информацией, но и сами мероприятия. Это сбор, запись, систематизация, накопление, хранение, уточнение, извлечение, использование, передача, обезличивание, блокирование, удаление, уничтожение данных.

Скачать бланк формы уведомления об обработке персональных данных в Роскомнадзор
Скачать образец формы уведомления Роскомнадзора об обработке персональных данных

Подробнее о нюансах заполнения уведомления читайте тут.

Даже в общих для всех правилах существуют исключения. Исходя из той же 22-й статьи Закона, подавать уведомление не требуется если:

Как видите, информационное письмо включает обширные сведения о деятельности вашей организации. В то же время в штате любого учреждения неизбежны изменения. Наше законодательство учло и этот момент.

В этой ситуации специалисты ведомства советуют, как можно раньше внести поправки и следить за актуальностью информации о компании в реестре операторов.

Если организация прежде не сталкивалась с подобными запросами, внимание со стороны надзорного аппарата власти может насторожить и даже внушить опасения различного характера. Поэтому стараются «отмолчаться» по принципу: чем меньше о нас знают, тем лучше. Но излишняя «скромность» как раз и приведет к нежелательным последствиям.

Здесь нет никакой волокиты. Не стоит бояться и внезапных проверок. На практике такого не происходит, если вы не нарушаете закон. Также совершенно беспочвенны опасения финансовых затрат со стороны оператора. Лучше один раз правильно заполнить информационное письмо.

Полезное видео

Предлагаем посмотреть видео о заполнении формы уведомления о персональных данных в Роскомнадзор:

Источник: https://101million.com/personal/priem-na-rabotu/konfidentsialnaya-informatsiya/personalnye-dannye/obrabotka/uvedomlenie/forma-uv-roskomnadzora.html

Образец заполнения уведомления об обработке (о намерении осуществлять обработку) персональных данных

Руководителю Управления Федеральной службы

по надзору в сфере связи, информационных

технологий и массовых коммуникаций

об обработке (о намерении осуществлять обработку) персональных данных

ИНН 5011111111, КПП 501101001, ОГРН 1055011111111.

Правовое основание обработки персональных данных: руководствуясь Уставом ЗАО «Сувенир», ст. 85-90 Трудового кодекса РФ; ст. 6 Федерального закона от 02.05.2006 № 59-ФЗ «О порядке рассмотрения обращений граждан Российской Федерации»; гл.4 Федерального закона от 27.07.2006 № 152-ФЗ «О персональных данных», Федеральный закон «Об акционерных обществах» от 26.12.1995 № 208-ФЗ, лицензия № 00022 от 01.0.2000. на оказание услуг

с целью (обработки персональных данных) учета сотрудников ЗАО и иных физических лиц, оказание услуг.

осуществляет обработку следующих категорий персональных данных: ФИО, год, месяц, дата и место рождения, адрес, семейное, социальное и имущественное положение, образование, профессия, доходы, ИНН, контактный телефон, воинский учет, пенсионное и страховое свидетельства, принадлежащих следующим категориям субъектов персональных данных: сотрудникам, состоящим в трудовых отношениях, и физическим лицам, находящимся в договорных и иных гражданско-правовых отношениях с ЗАО.

Обработка вышеуказанных персональных данных: осуществляется смешанно путем сбора,систематизации,накопления,хранения,уточнения,использования,передачи,удаления,уничтожения. Электронная обработка ведется на компьютерах, объединенных в локальную сеть, с передачей по внутренней сети, без передачи по сети Интернет.

Сведения о наличии или об отсутствии трансграничной передачи персональных данных: трансграничная передача персональных данных не осуществляется

Сведения об обеспечении безопасности персональных данных: Информация доступна для строго определенных сотрудников, хранится на бумажных носителях в сейфе, а в персональных компьютерах хранится с доступом через пароль. Помещения, в которых находятся (бумажные и электронные) носители информации, относящейся к персональным данным, запираются под ключ и сдаются под охранную сигнализацию.

Дата начала обработки персональных данных: 05.12.1995 г.

Срок или условие прекращения обработки персональных данных: изъятие полномочий по обработке персональных данных, ликвидация муниципального образования

Руководитель А.А. Зайцев (должность) (подпись) «___»__________ 2010 г М.П.

Источник: https://itsec2012.ru/obrazec-zapolneniya-uvedomleniya-ob-obrabotke-o-namerenii-osushchestvlyat-obrabotku-personalnyh

Пример заполнения электронной формы уведомления о намерении осуществлять обработку персональных данных

Основания для составления документа

В соответствии с ч. 1 ст. 22 152-ФЗ «О персональных данных», организация обязана уведомить Роскомнадзор о том, что хочет работать с такой информацией еще до начала обработки.

Если ваша компания уже работает или только планирует взаимодействовать с данными, позволяющими идентифицировать человека (сотрудника, клиента, соискателя, контрагента), необходимо заполнить и направить в Роскомнадзор уведомление об обработке персональных данных (скачать форму и образец заполнения можно ниже) в самые кратчайшие сроки.

Что нужно знать об уведомлении Роскомнадзора об обработке персональных данных

В мае 2020 года Роскомнадзор утвердил методические рекомендации о том, как известить об обработке сведений, которые компании получают от сотрудников и клиентов. Рассмотрим, в каких случаях требуется уведомление Роскомнадзора об обработке персональных данных и как подготовить документ. Правила обработки персональных данных и обязанности компаний-операторов изложены в «О персональных данных».

В частности, в ст. 22 этого закона указали, что компания-оператор перед началом своей деятельности обязана известить Роскомнадзор. Уведомление Роскомнадзора об обработке персональных данных осуществляют в соответствии с …, утв. приказом Роскомнадзора от 30 мая 2020 г.

№ 94. Обратите внимание, что согласно приказу № 94 утратили силу , утв. Роскомнадзором от 29 января 2020 г. Также с 21 августа 2017 года больше не действует приказ Минкомсвязи России .

✔ Памятки по работе с персональными данными Направить в адрес Роскомнадзора уведомление об обработке персональных данных должен каждый . Компания является оператором, если в том или ином виде взаимодействует с информацией, которую получает у граждан и которая входит в такие данные. В частности, если компания получает у клиентов сведения о месте проживания, паспортные данные и т.

п., она является оператором. Из общего правила есть исключения. Уведомлять Роскомнадзор не нужно, если:

персональные данные используют только в договорной работе – например, в договоре указывают персональные данные представителя контрагента;
компания получает и обрабатывает информацию только о ;
при обработке данных не применяют средства автоматизации (см. ).

2 ст. 22 закона № 152-ФЗ содержит перечень исключений. Во всех остальных случаях Роскомнадзор должен получить уведомление об обработке персональных данных.

Уведомлять Роскомнадзор об обработке персональных нужно при помощи документа, составленного по форме. Воспользуйтесь сайтом ведомства, чтобы подготовить уведомление Роскомнадзора об обработке персональных данных, форма документа .

Ведомство ведет реестр операторов персональных данных. После того, как уведомление об обработке персональных данных направляют в Роскомнадзор, в течение 30 дней документ должны обработать и поместить сведения о компании в реестр.

Рекомендуем прочесть: Межведомственная комиссия по защите государственной тайны уменьнение ограничения на аыкзж

Внесение компании в список операторов можно проверить на сайте. Информация о файле Если уведомлять Роскомнадзор будут в электронном виде, нужно:

распечатать получившийся документ;
поставить подпись и переслать в территориальный орган ведомства по месту нахождения компании.
заполнить образец формы уведомления об обработке, который есть на сайте;

Подавать уведомление в ведомство можно не только через портал Роскомнадзора, уведомление об обработке персональных данных примут на . Также для извещения Роскомнадзора можно использовать бумажную форму документа: , заполнить его и направить по почте.

В уведомление на обработку персональных данных Роскомнадзор включил разделы, которые касаются характера сведений, цели их сбора, методов работы.

Для того чтобы попасть в реестр операторов персональных данных (ПДн), необходимо предоставить следующую информацию:

наименование (или ФИО), адрес;
цель обработки;
категории ПДн;
категории субъектов, персональные данные которых обрабатываются;
правовое основание;
перечень действий с ПДн и их способы обработки;
описание мер, предусмотренных статьей 18.1 и статьей 19 Федерального закона №152-ФЗ, в том числе, сведения о наличии шифровальных средств;
данные физического или юридического лица, ответственных за организацию обработки персональных данных;
дата начала обработки информации;
срок или условие прекращения обработки;
сведения о наличии или об отсутствии трансграничной передачи ПДн в процессе их обработки;
сведения о месте нахождения базы данных информации, содержащей ПДн граждан Российской Федерации;
сведения об обеспечении безопасности ПДн.

Как подать уведомление в Роскомнадзор

Трансграничная передача персональных данных:

Указанное уведомление должно быть направлено в письменной форме и подписано уполномоченным лицом или направлено в электронной форме и подписано электронной цифровой подписью в соответствии с законодательством Российской Федерации.

Образец заполнения формы уведомления об обработке персональных данных Об обеспечении безопасности персональных данных при их обработке в информационных системах персональных данных образовательного учреждения Правила обработки персональных данных при проведении медицинских исследований Советы по обеспечению требований к обработке данных Направление уведомлений Инструкция операторам по обработке персональных данных на пэвм Инструкция пользователя при обработке персональных данных на объектах вычислительной техники Общие положения Положение о персональных данных работника Инструкция пользователя, осуществляющего обработку персональных данных Положение об обработке и защите персональных данных работников и обучающихся образовательного учреждения I. Общие положения Положение «О защите, хранении, обработке и передаче персональных данных работников муниципальных образовательных учреждений» Положение по обработке и защите персональных данных Положение «Об обработке персональных данных обучающихся мбоу сош №40»

Информационное письмо роскомнадзор

Это может быть непросто сделать: непонятно, когда подавать уведомление, как его заполнить и как убедиться, что информация дошла до Роскомнадзора. Закон «О персональных данных» требует, чтобы каждая компания подала уведомление.

В законе есть несколько исключений, позволяющих ряду компаний избежать этого. В этом случае нужно быть готовым юридически грамотно доказать контролирующему органу, что исключения на компанию распространяются. Сделать это не так-то просто: отсутствие уведомления — одно из самых частых нарушений, выявляемых в ходе проверок Роскомнадзора.

Самый лучший вариант — подать уведомление и обезопасить компанию от вопросов контролирующего органа, почему это не было сделано.

Иногда компании опасаются, что подача уведомления привлечёт излишнее внимание Роскомнадзора, и он придёт с проверкой.

На практике этого не происходит. Уведомление подаётся до начала обработки персональных данных.

Исходя из буквы закона, это нужно сделать в первые дни после государственной регистрации юридического лица или ИП.

Часто решение подать уведомление принимается тогда, когда компания работает уже несколько месяцев или несколько лет. Не стоит опасаться штрафа или других санкций за «опоздание» с подачей уведомления. А вот если компанией заинтересуется Роскомнадзор (придёт с проверкой или пришлёт «письмо счастья», где потребует подать уведомление), тогда штрафа будет не избежать.

Важный нюанс: даже если уведомление подаётся с «опозданием», в качестве «даты начала обработки персональных данных» лучше указать дату государственной регистрации компании.

Уведомление нужно подать через интернет (в электронном виде) и направить по почте (в печатном виде).

Электронная форма уведомления заполняется на сайте Роскомнадзора.

Требуется указать достаточно много информации, и это не так-то просто сделать, несмотря на наличие подсказок. Нужно быть готовым сформулировать правовые основания и цели обработки персональных данных, описать совершаемые с ними действия и указать, каким образом обеспечивается их безопасность. После отправки электронной формы сайт Роскомнадзора предложит скачать уже заполненную печатную форму.

Её нужно будет распечатать, подписать и удостоверить печатью компании, после чего отправить по почте в территориальный орган Роскомнадзора. Это необходимо, чтобы подтвердить сведения, поданные через интернет.

Ещё можно заполнить уведомление в электронном виде на Портале государственных услуг, однако это менее удобный способ.

После заполнения уведомления на сайте Роскомнадзора компания получит номер уведомления и секретный ключ. С их помощью на специальной странице можно уточнить статус уведомления и узнать, когда его сведения попадут в реестр операторов. Вся информация в реестре операторов общедоступна, кроме сведений об обеспечении безопасности персональных данных.

Как правильно заполнить?

Теперь рассмотрим правила заполнения документа (и образец заполненного уведомления об обработке персональных данных в Роскомнадзор можно ниже):

Первые пункты электронной формы уведомления содержат информацию об операторе – самой организации, которая будет им являться. Название, тип, адрес, контактные данные, ИНН, и необязательные для заполнения пункты: ОГРН, ОКВЭД, ОКФС, ОКОГУ, ОКОП, перечислить все филиалы фирмы.
Правовое основание. В пункте указываются все нормативно-правовые акты, касающиеся ПДн. Например, 152-ФЗ «О персональных данных», Трудовой кодекс, Устав организации, основные законы, регулирующие деятельность компании, включающие в себя необходимость сбора и обработки информации о людях, позволяющие их идентифицировать.
Цель. Важно указать все цели обработки информации, так как работа с избыточным количеством ПДн — серьезное нарушение, за которым последует штраф. Как правило, целью является обеспечение или ведение кадровой и бухгалтерской деятельности, оказание определенных услуг.
Описание мер, предусмотренных статьей 18.1 и статьей 19 ФЗ «О персональных данных». Здесь важно описать все перечисленные в законе меры в том виде, что они реализованы.
ВАЖНО: Реализация всех указанных в пунктах 18.1 и 19 мер обязательна!

Разработан ряд внутренних документов: положение по обработке ПДн, перечень ИСПДн, перечень персональных данных, подлежащих защите и другие. Необходимо перечислить все разработанные в соответствии с законом документы.

Приказом номер N Назначен сотрудник, ответственный за обработку персональных данных. Все работники ознакомлены с инструкциями по работе в ИСПДн, проводится своевременное обучение новых кадров. Обеспечено разграничение доступа к данным, реализованное с помощью установленных сертифицированных средств защиты информации (СЗИ), возможность их восстановления, в случае утери.

При работе с документами используется электронная подпись, лицензионное антивирусное программное обеспечение.

Сведения об обеспечении безопасности. Здесь необходимо перечислить все используемые средства защиты информации, можно указать данные о лицензиях, сертификатах. Указанного пункта анкеты не будет в открытом доступе, поэтому заполненная информация не повлияет на защищенность вашей системы.

Дата начала обработки. Как правило, дата совпадает со временем начала работы компании, следует ее указать.

Срок или условие прекращения обработки. Самый распространенный пример заполнения: «Завершение работы .

Категории ПДн. Отмечаете галочками ту информацию, которая у вас действительно обрабатывается. Если организация работает с категориями, не указанными в перечне, перечислите их ниже. Не нужно о пункты. Только то, что действительно есть. За обработку избыточного количества информации, позволяющих идентифицировать человека, возможен штраф.

Категории субъектов, данные которых обрабатываются. К примеру, сотрудники компании, члены их семьи, соискатели, клиенты организации.

Перечень действий. Согласно 152-ФЗ, это может быть сбор, запись, систематизация, накопление, хранение, уточнение. Лишние пункты удалите.

Способ обработки. Чаще всего системы являются смешанными, реже автоматизированными, с передачей по внутренней сети юридического лица и без передачи по сети Интернет.

Осуществление трансграничной передачи информации. В этом пункте указывается, отправляете ли вы информацию заграницу. Если да, необходимо перечислить все страны.

Использование шифровальных средств. Если они установлены, необходимо поставить галочку, перечислить название и класс средств защиты информации.

Сведения о местонахождении базы данных информации, содержащей ПДн граждан РФ. Указывается страна, адрес и является ли центр обработки данных (ЦОД) собственностью компании. Последний пункт не является обязательным, не обязательно указывать лишнюю информацию. В качестве ЦОДа может выступать даже персональный компьютер пользователя.

Далее необходимо ввести данные сотрудника, ответственного за организацию обработки персональных данных, назначенный соответствующим приказом (указать номер, дату подписания), либо юридическое лицо, с кем заключен контракт на проведение работ в этой области. Данная контактная информация будет находиться в открытом доступе, предупредите об этом коллегу.

Указывать данные исполнителя не обязательно, тем более если им выступал указанный выше сотрудник. Проверить, внесли ли ваши данные в реестр операторов, можно будет через пару недель.

Подробнее о том, как правильно заполнить форму уведомления Роскомнадзора об обработке персональных данных, читайте тут.

Уведомление о персональных данных в роскомнадзор образец заполнения

Один из главных вопросов, который встаёт перед операторами персональных данных, – подавать или не подавать в Роскомнадзор уведомление об обработке персональных данных?Основная причина, по которой организации, осуществляющие обработку персональных данных, не спешат подавать уведомление: нежелание обратить на себя взор надзирающего ока (Роскомнадзора).С пассивностью операторов в этом вопросе государство, в лице уполномоченного органа (Роскомнадзора), борется регулярными мерами – проводится выборочная рассылка официальных запросов. Многие юридические лица уже столкнулись с такими запросами.Это запросы уполномоченного органа по поводу подачи уведомления об обработке персональных данных.Здесь важно учесть, что запрос Роскомнадзора — это официальное обращение государственного органа, игнорирование которого, так же как и некорректный ответ, может повлечь административную ответственность. Возможны две ситуации: Для начала рассмотрим первую ситуацию.Вам поступил запрос от уполномоченного органа о том, что информация о Вас, как об операторе персональных данных, в реестре операторов отсутствует и вам необходимо подать уведомление, чтобы зарегистрироваться как оператор персональных данных.В соответствии с частью 4 статьи 20 ФЗ «О персональных данных» ответить на запрос необходимо в течение 30 дней.

Те, кто не отвечают на запрос, совершают ошибку сразу, т.к. В соответствии со статьей 19.7 Ко АП РФ за непредоставление информации в срок предусмотрена административная ответственность. Многие организации подают уведомление, не разобравшись в законе, и тем самым подставляют себя под удар, потому что часто в «быстрых» уведомлениях содержатся ошибки или неполные данные.Другая распространенная ошибка – непродуманный ответ.

Следует обратить внимание на то, все ли пункты уведомления заполнены.Статья 19.7 Ко АП РФ предусматривает ответственность и за подачу уведомления в неполном объеме.В свою очередь, скоропостижный отказ в подаче уведомления, также может содержать множество ошибок.Так, некоторые организации, обрабатывающие данные не только своих работников (например, учебные либо лечебные учреждения), в своем ответе ссылаются только на пункт 1 часть 2 статьи 22 ФЗ «О персональных данных».Чтобы избежать этих ошибок, мы советуем, получив запрос, не торопиться. Прежде всего, найдите непосредственную форму уведомления — она находится на сайте Роскомнадзора.Изучив форму, вы поймете, что заполнение уведомления — это серьезная работа, и если раньше вы ничего не делали в отношении регламентации обработки и защиты персональных данных, то теперь придется заняться этим вплотную. Прежде всего необходимо выполнить самообследование.

Для этого и послужит отправной точкой форма уведомления.В нем четко видно, что необходимо определить: В качестве помощника в затруднительных ситуациях можно использовать

«Рекомендации по заполнению образца формы уведомления об обработке (о намерении осуществлять обработку) персональных данных»

утвержденных приказом Роскомнадзора от г.Эти рекомендации содержат то, что хочет от вас видеть Роскомнадзор в уведомлении.Если вам удалось провести полноценное обследование, и вы выявили самое главное — цели обработки персональных данных, то дальше следует обратиться к части 2 статьи 22 ФЗ «О персональных данных».

Источник: https://fondbiz.ru/drugoe/uvedomlenie-ob-obrabotke-personalnyh-dannyh-obrazec.html