Кто должен обеспечивать коммуникации?

Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «Кто должен обеспечивать коммуникации?». Также Вы можете бесплатно проконсультироваться у юристов онлайн прямо на сайте.

Реквизиты счета в банке. В этом призван помочь новый областной закон от Перейти к контенту. Его величина зависит от суммы заработной платы мамы за 2 последних года.

Коммуникации внутри компании: что это, как работает и как улучшить коммуникации в организации

Как вы уже догадались, мы продолжаем изучать интересные феномены и важнейшие аспекты работы современных менеджеров, и сегодня в центре нашего внимания коммуникации в организации.

В последнее время в управленческих кругах все чаще поднимается вопрос о том, как же повысить эффективность коммуникации в своей компании, не превращая ее при этом в обыденное «общение» между сотрудниками. Тема актуальная и, уверены, останется такой еще долгое время. Поэтому предлагаем вместе с нами посмотреть, какие решения есть на данный момент. Но перед этим стоит освежить в памяти (а, может, и впервые ознакомиться) с основами этой темы: разобраться, что вообще представляют собой коммуникации в организации и как они работают.

Что такое коммуникации в организации и как это работает

В любой организации на каждом этапе ее работы сотрудники общаются друг с другом, передают между собой важную информацию и получают указания от руководства. В общем плане это и есть коммуникация — процесс обмена информацией. Но в организации коммуникации разворачиваются в двух форматах, как межличностные и непосредственно как организационные.

В первом случае это некий способ взаимодействия между людьми: он может быть вербальным (передача информации словами лично или в письменном виде) и невербальным (жестами, мимикой). Во втором случае информация распространяется в группах, отделах или организациях. Здесь уже говорят не столько о личных темах (мнения, факты, новости и т.д. — то, что фигурирует в межличностной коммуникации), сколько транслируют друг другу именно рабочую информацию (различные презентации, документы, распоряжения и тому подобное).

Стоит отметить, что коммуникация, как организационный процесс , имеет сложную структуру. В каждой из коммуникационных сетей во время передачи информации действуют 4 элемента:

отправитель — человек, который является источником передаваемой информации;

сообщение — та самая передаваемая информация, которая должна быть изложенной в максимально ясной и понятной форме. Допустимо использование принятой системы кодирования символами;

канал — средство, с помощью которого и передается информация. Это может быть даже воздух, который сотрясается при разговорах, или телефонная линия, электронная почта, смс-сообщения — в общем, что угодно;

То есть, в понятие коммуникации включают не только саму информацию, которую передают, но и всех участников этого процесса, вместе с инструментами.

Второй важный момент — это этапы реализации коммуникации. Их также 4:

зарождение — этап, во время которого отправитель формирует идею сообщения и отбирает для этого необходимую информацию. Допустим, руководителю приходит идея переформировать один из отделов. Для этого ему нужно посмотреть, возможно ли это вообще, и как лучше это сделать;

кодирование информации и подбор подходящего канала для ее передачи. Под «кодированием» на данном этапе имеется в виду некая трансформация сообщения в наиболее уместный в конкретной ситуации формат. Это может быть какой-то всем понятный жест, выражение лица или прямая речь. Если рассматривать и дальше ситуацию «Руководитель и идея переформатирования отдела», то на данном этапе создаются необходимые приказы и составляется нужный пакет документов. Также подбирается тот канал, через который будет сообщена информация: на собрании, через электронную почту персонально каждому или через менеджеров;

передача информации , во время которой задействуется выбранный канал;

И завершает эти этапы процесс обратной связи между отправителем и получателем. Тут уже и становится понятно насколько эффективной была коммуникация и дошла ли информация до получателя в том виде, в каком и требовалось. Обратная связь осуществляется достаточно просто: подчиненные показывают свою реакцию на полученную информацию, то есть запускают процесс коммуникации еще раз, меняясь местами с руководителем (то есть, изначальным отправителем).

Коммуникация как процесс передачи информации: виды и средства

Итак, с тем, что такое коммуникация в организации и как она работает, мы разобрались. Теперь необходимо немного «покопаться» в том, какие виды коммуникации существуют и какие средства обычно используются для этого. Из этого будет понятно, какие проблемы могут возникнуть в процессе ее реализации.

Видов коммуникаций, на самом деле, достаточно много. Все они формируются на основе определенных признаков. Например, по форме общения они могут быть вербальными и невербальными, по каналам общения — формальными и неформальными, по субъектам взаимодействия — межличностные и коммуникации с использованием информационных технологий. Но чаще всего в менеджерской деятельности фигурирует разграничение по организационному признаку (или это еще называют «по пространственному расположению каналов»). Разбираемся:

Вертикальные коммуникации , в рамках которых есть нисходящие и восходящие линии взаимодействия. Все достаточно просто: нисходящие — это передача информации от руководства к подчиненным, восходящие — от подчиненных к руководителю. В нисходящем потоке обычно транслируется информация по задачам, должностные инструкции, новости компании и отзывы о работе. По восходящей линии передается та самая «обратная связь», а также отчетность, сообщения о проблемах и идеи.

Горизонтальные коммуникации — это формат общения разных отделов между собой. При этом эти отделы должны находиться на одном организационном уровне, то есть быть взаимосвязанными. Коммуникации помогают им поддерживать друг друга и решать общие проблемы, открывают возможность свободного общения между сотрудниками и пространство для консультаций.

Специалисты выделяют еще один вид коммуникаций в организации — неформальный, который в свою очередь делится на «слухи» и «выходы в народ». В обоих случаях это некая спонтанная ситуация, добровольное общение между двумя сотрудниками, которое впоследствии может повлиять на множество отделов.

Интересный факт: исследователи доказали, что наиболее эффективными являются все же горизонтальные коммуникации. Таким способом из всей изначально данной информации до получателя доходит 90%. В вертикальном же формате всего 20-25%.

Если говорить о том, какие бывают средства коммуникации в любых организациях, обычно выделяют следующие варианты:

Что делать менеджеру, чтобы улучшить коммуникационные процессы в любой организации

Разобравшись с основами работы коммуникаций в организации мы непременно приходим к выводу, что не во всех случаях она эффективна и работающая. Самый простой вариант, как оценить эффективность коммуникации — определить, правильно ли поняли и приняли получатели передаваемую информацию. В общем плане это зависит от того, насколько адекватно был сформирован и закодирован месседж, а также от развитости коммуникативных навыков каждой из сторон, от их умения понимать и слушать собеседника. Или, как говорят специалисты, от разного рода «барьеров». Сюда относятся и различия в статусе между руководителем и подчиненными, сложности при получении и обработке информации, информационные перегрузки, искажение сообщения при передаче между сотрудниками, и еще масса нюансов личностного характера.

Что делать конкретному менеджеру или руководителю, который отвечает за коммуникации в своей компании? Список «чисто технических вещей» может выглядеть следующим образом:

• в непрерывном потоке информации успевайте расставлять приоритеты , определяя прежде всего наиболее важную и срочную информацию, после — информацию, которая подлежит дальнейшей переадресации;
• четко определите и пропишите , кому какая информация должна быть передана;
• позаботьтесь о периодической чистке электронной почты , в частности спама и неактуальных предложений;
• задавайте сроки по каждой из задач , или время реакции на каждую переданную информацию;
• активно совершенствуйте систему обратной связи в соответствии со спецификой своей организации или отдельно взятых команд.

Но в любой коммуникации главные действующие лица — люди, которые в силу своей природы могут делать ошибки или банально не идти на должный контакт. Руководителям и менеджерам стоит прислушаться к специалистам в сфере управления персоналом, которые дают следующие советы:

Создайте пространство, которое будет благоприятным для профессионального и личного общения. Существует так званая политика «Открытых дверей» — это когда руководитель или управляющий менеджер не закрывает двери своего кабинета, чтобы каждый сотрудник в любой момент мог зайти к нему с вопросом, просьбой или за советом. При этом никто не забывает, что такое деловая коммуникация , и не нарушает личные границы. Такой формат активно используется в компаниях Microsoft и Hewlett-Packard. Это позволяет установить систему взаимного доверия и, как следствие, более эффективно осуществлять коммуникацию по всем линиям.

Поощряйте социальные взаимодействия между сотрудниками. Например, в небольших компаниях руководитель утром может подходить к каждому сотруднику и здороваться с ним рукопожатием или действием «дай пять», и так же прощаться при уходе. Можно предложить всем совместно обедать, если в офисе есть обеденная зона.

Внедрите технологию анонимного общения. Помните, как в школе: накануне 14 февраля обычно устанавливали ящичек, куда каждый желающий мог вкидывать валентинки или признания в любви, не подписывая их своим именем? Так можно поступить и в офисе, придумав виртуальный или физический ящичек для сбора анонимных писем и отзывов. Ведь многие люди могут просто стесняться что-то сказать или выразить недовольство, а так у них будет свобода действий.

Поощряйте проявление обратной связи. Двустороннее общение, во время которого каждый может делиться своими мыслями и отзывами — очень важно для эффективной коммуникации.

Используйте современные каналы связи. Благо, нынешние технологии позволяют делать это максимально легко. В том же Telegram или Skype можно создать рабочие чаты для каждого отдела или команды, где все будут задействованы. Большие корпорации обычно создают свои системы или используют профессиональные корпоративные мессенджеры (например, Slack).

Поддерживайте личное общение. Вместо совещаний в конце месяца устраивайте пятиминутки с каждым отдельным сотрудником. Интересуйтесь его удовлетворенностью от работы и потребностями.

Суммируем все вышесказанное: для улучшения коммуникации в организации необходимо регулировать информационные потоки, применять ряд управленческих действий по взаимодействию с персоналом, а также следить за тем, чтобы система обратной связи работала активно и без ограничений, а также была возможность свободно (при желании анонимно) выражать предложения или отзывы.

Надеемся, наша статья помогла разобраться в основах понятия «коммуникации в организации» и вы теперь знаете, в каком направлении двигаться, чтобы сделать эту систему максимально продуктивной в своей сфере! А у студентов проекта «Агрокебеты» будет еще возможность подробнее разобраться со многими нюансами этой темы в рамках модуля, посвященного бизнес-менеджменту.

Напомним, что в января 2019 года на базе факультета аграрного менеджмента НУБиП Украины ассоциация «Украинский клуб аграрного бизнеса» основала магистерскую программу «Агрокебеты» по подготовке Farm Managers нового поколения.

Идею создания проекта поддержали ведущие аграрные компании Украины: Corteva Agriscience™, МХП, New Holland, IMMER Group, Agroprosperis, ИМК, Bayer, Cygnet, «Галс Агро», Kernel, LNZ Group, «Агрейн», «Лимагрейн Украина», HORSCH, AgroHub, SmartFarming, Arzinger и PwC.

Источник: https://blog.agrokebety.com/kommunikatsii-vnutri-kompanii

Правила внутренних коммуникаций

1. Общие положения
2. Основные понятия и определения
3. Внутрикорпоративная информационная политика
   1. Основные задачи внутренних коммуникаций
   2. Основные принципы внутрикорпоративной информационной политики
   3. Основные темы корпоративных коммуникаций
   4. Участники коммуникационного процесса: целевые аудитории и источники информации
4. Управление внутренними коммуникациями
   1. Правила предоставления корпоративной информации
   2. Информационные поводы
   3. Основные информационные ресурсы (каналы и инструменты)
   4. Порядок использования внутренних коммуникационных каналов
   5. Правила ведения деловой переписки между сотрудниками и с внешними контрагентами
   6. Правила ведения электронной переписки
   7. Порядок использования конфиденциальной и инсайдерской информации
5. Оценка информационной деятельности и повышение эффективности коммуникаций
6. Контроль и ответственность за исполнение настоящих Правил

Настоящие Правила внутренних коммуникаций (далее — Правила) разработаны на основе Федерального закона «Об акционерных обществах», Устава ОАО «Бета» и иных внутренних документов ОАО «Бета» (далее — Компания).

Компания придерживается информационной политики, которая обеспечивает своевременное и полное раскрытие всей существенной информации о финансово-хозяйственной деятельности Компании, что позволяет всем заинтересованным лицам оценивать деятельность Компании и принимать взвешенные решения.

В основе информационной политики Компании лежат следующие основные принципы:

• регулярность и оперативность предоставления информации;
• объективность, полнота, достоверность и непротиворечивость предоставляемой информации;
• равенство прав всех заинтересованных лиц на получение информации, с учетом норм и требований, установленных действующим законодательством;
• соблюдение разумного баланса между открытостью информации и соблюдением коммерческих интересов Компании;
• соблюдение режима конфиденциальности в отношении информации, составляющей служебную или коммерческую тайну.
  1. Основными задачами настоящих Правил являются:
• определение общих принципов внутренней информационной политики Компании;
• установление принципов раскрытия объективной, достоверной и непротиворечивой информации о Компании в определенном объеме и в требуемые сроки в соответствии с действующим законодательством, нормами и требованиями (далее — обязательное раскрытие информации);
• установление принципов раскрытия дополнительной информации, способствующей росту инвестиционной привлекательности Компании за счет повышения информационной открытости и прозрачности Компании (далее — дополнительное раскрытие информации).
  • Правила являются регламентирующим документом, в котором закрепляются приоритеты и стандарты внутренней информационной деятельности Компании по отношению к ее целевым аудиториям, определяются перечень раскрываемой информации, каналы и сроки ее распространения.
  • Правила охватывают такие вопросы, как цели и принципы информационной политики Компании, взаимодействие с целевыми аудиториями, управление коммуникациями, правила предоставления информации.

Правила определяют перечень:

• общедоступных документов и информации, подлежащих раскрытию всем заинтересованным лицам вне зависимости от цели их получения;
• документов, информации (материалов), подлежащих предоставлению участникам и их представителям;
• способы и сроки их раскрытия и предоставления.

Основные понятия, используемые в данных Правилах (по алфавиту).

Банковская тайна — сведения о банковских счетах и банковских вкладах клиентов Компании, об операциях по счетам, сведения о клиентах. Сведения, составляющие банковскую тайну, могут быть предоставлены только самим клиентам или их уполномоченным представителям. Государственным органам и их должностным лицам такие сведения могут быть предоставлены исключительно в случаях и в порядке, предусмотренным действующим законодательством Российской Федерации.

Государственная тайна — защищаемые государством в соответствии с Федеральным Законом «О государственной тайне» сведения в области его экономической деятельности, распространение которых может нанести ущерб безопасности Российской Федерации.

Документированная информация (документ) — зафиксированная на материальном носителе информация с реквизитами, позволяющими ее идентифицировать.

Инсайдерская информация — любая информация о деятельности Компании, не известная третьим лицам, раскрытие которой может оказать существенное влияние на результат работы Компании.

Интранет — внутренняя, замкнутая компьютерная сеть Компании, не имеющая выхода в общественную сеть Интернет.

Информационная политика — приоритеты и стандарты в информационной деятельности Компании по отношению к ее целевым аудиториям.

Коммерческая тайна — информация, определяемая, толкуемая и защищаемая согласно Федеральному Закону «О коммерческой тайне», которая непосредственно связана с деятельностью Компании, с перспективными планами ее развития, разглашение которой может привести к осложнению при заключении определенных сделок либо к невозможности их заключения и может нанести тем самым материальный (включая упущенную выгоду), моральный либо иной ущерб.

Корпоративные коммуникации — информирование Компанией о своей деятельности целевых аудиторий.

Конфиденциальная информация — документированная информация, доступ к которой ограничивается в соответствии с законодательством Российской Федерации и не являющаяся предметом распространения.

Корпоративная информация — информация о деятельности Компании, предназначенная для распространения среди целевых аудиторий.

Раскрытие информации — предоставление информации о деятельности Компании целевым аудиториям с периодичностью, в соответствии с потребностями заинтересованных в этой информации лиц и с учетом лучшей практики корпоративного управления в области раскрытия информации.

Целевые аудитории — общественные группы внутри и вне Компании, с которыми она соприкасается в осуществлении своей деятельности.

Основные задачи внутренних коммуникаций.

1. • Информационная политика Компании нацелена на обеспечение поддержки деятельности и стратегического развития Компании со стороны его целевых аудиторий.
   • В реализации информационной политики Компания исходит из того, что любая информация о Компании, распространяемая среди целевых аудиторий, может способствовать повышению ее привлекательности или, напротив, мешать ее успешному функционированию.
   • Руководство Компании следит за тем, чтобы персонал был хорошо информирован о ее деятельности, своевременно получал как внутреннюю корпоративную, так и публичную информацию, постоянно повышал свой уровень знаний о Компании и рынке.
   • Руководство Компании осознает свою высокую социальную ответственность и поддерживает постоянный открытый диалог с целевыми аудиториями, укрепляет корпоративную репутацию, развивает информационный потенциал Компании.
   • Компания повсеместно позиционируется как законопослушная, открытая, справедливая, уважающая права человека и общества в целом, признающая принципы устойчивого развития.

Основные принципы внутрикорпоративной информационной политики.

• В реализации своей информационной политики Компания соблюдает следующие принципы.

Сбалансированность предоставления информации. Компания исходит из разумного баланса открытости и прозрачности, с одной стороны, и соблюдения ее коммерческих интересов — с другой.

Соблюдение режима конфиденциальности. Компания не распространяет информацию, составляющую служебную или коммерческую тайну.

Регулярность предоставления информации. Компания на регулярной основе предоставляет сотрудникам информацию о своей деятельности.

Оперативность предоставления информации. Компания стремится предоставлять информацию о наиболее существенных событиях в максимально короткие сроки, а также оперативно реагирует на поступающие запросы целевых аудиторий.

Доступность информации. Компания обеспечивает свободный доступ к открытой информации о своей деятельности, используя имеющиеся в ее распоряжении каналы коммуникации.

Достоверность информации. Компания предоставляет сотрудникам соответствующую действительности и непротиворечивую информацию, а также следит за тем, чтобы распространяемая о ней информация не была искажена или не являлась ошибочной.

Полнота предоставляемой информации. Компания стремится к формированию у сотрудников наиболее полного предоставления по интересующему их вопросу.

Равноправие заинтересованных лиц. Компания обеспечивает равные права и возможности в получении и доступе к информации для всех сотрудников с учетом норм, установленных действующим законодательством и настоящими Правилами.

1. Основные темы корпоративных коммуникаций.
   • Бизнес-коммуникации.

Бизнес-коммуникации являются основными в информационном обмене, они обеспечивают единое понимание целей, задач и процессов:

• изменения в компании: структурные, слияния / поглощения / ликвидация/ перераспределение ролей корпоративного центра и его подразделений;
• стратегические решения;
• создание новых рынков и продуктов;
• открытие новых проектов либо реализация текущих проектов;
• операционная деятельность подразделений, результаты которой важны для всех сотрудников.

3.3.2 Социальные коммуникации.

Цель социальных коммуникаций — регулирование процессов, связанных с развитием корпоративной культуры, управлением эмоциональным фоном компании:

К категории источников информации, кто передает информацию целевым аудиториям, относятся:

• социальная ответственность бизнеса и сотрудников перед обществом;
• социальные программы и программы развития сотрудников;
• ценности, традиции и принципы взаимодействия компании и сотрудников;
• социальные связи внутри компании.

Участники коммуникационного процесса: целевые аудитории и источники информации.

К категории целевых аудиторий Компании, к кому непосредственно направлены коммуникации, относятся:

Управление корпоративной информацией — часть управления Компанией, которое обеспечивает управление общественных связей (далее УОС) и управление по работе с персоналом (далее УРП), отвечающие за корпоративные коммуникации.

УОС осуществляет все виды корпоративных бизнес-коммуникаций, описанных в пункте 3.3.1., а также за коммуникации на тему «Социальная ответственность бизнеса перед обществом» (см. п. 3.3.2.).

УРП осуществляет все виды социальных коммуникаций, описанных в пункте 3.3.2. (за исключением темы «Социальная ответственность бизнеса перед обществом»).

1. С учетом специфики связей с топ-менеджментом непосредственную работу по информированию данной целевой аудитории осуществляет правление Компании.
2. В целях обеспечения всем заинтересованным лицам равных возможностей для получения информации правление Компании, УОС и УРП координируют свою деятельность.
3. Правление Компании, руководители УОС и УРП могут принимать участие в собраниях акционеров, заседаниях совета директоров, других встречах, где обсуждаются вопросы стратегии развития Компании, крупные корпоративные программы.

Они обеспечивают освещение этих мероприятий среди целевых аудиторий Компании в соответствии с принципами информационной политики.

УОС несет ответственность за систематизацию и распространение внутренней корпоративной и публичной информации среди всех целевых аудиторий Компании.

Распространение информации происходит с санкции председателя правления Компании, его заместителя.

Персонал Компании не имеет права распространять корпоративную информацию с целью ее публикации, заблаговременно не поставив в известность председателя правления Компании, его заместителя.

В случае получения внешнего запроса о предоставлении корпоративной информации работник Компании должен проинформировать о получении такого запроса своего руководителя, который может переадресовать такой запрос руководителю УОС или правлению Компании.

Данное правило не распространяется на письменные публичные информационные материалы с пометкой «Для распространения».

Оно также не затрагивает рабочий обмен информацией между работниками при осуществлении ими своих функций в соответствии с должностными обязанностями.

Каждый случай несанкционированного распространения корпоративной информации с целью ее публикации является основанием для проведения внутреннего служебного расследования.

Положение данного пункта не распространяется на председателя повета директоров и председателя правления Компании.

Руководство Компании обеспечивает доступность и равномерность распространяемой корпоративной информации, не допускает информационных диспропорций.

Руководители структурных подразделений Компании распространяют корпоративную информацию для публикации по согласованию с председателем правления Компании, его заместителем.

Внутренние корпоративные носители информации, включая информационные табло, доски объявлений, стенды, интранет, а также точки распространения информационных печатных материалов могут использоваться только для официальной корпоративной информации, а также административной информации.

Не допускается распространение работниками информации, наносящей ущерб Компании, содержащей призывы к деструктивным действиям, невыполнению решений и указаний исполнительных органов Компании.

Для регулярного информирования подчиненных:

• руководители подразделений проводят еженедельные оперативные совещания с участием всех начальников отделов подразделения,
• начальники отделов проводят еженедельные планерки своих отделов.

Руководители подразделений назначают сотрудников, ответственных за развитие информационной политики внутри подразделения.

1. Информационные поводы.

Поводом для освещения являются следующие события:

• значимые контракты, заключенные Компанией;
• стратегические инициативы руководства;
• решения правления Компании, не являющиеся конфиденциальными;
• решения совета директоров Компании, не являющиеся конфиденциальными;
• изменения в руководстве Компании;
• изменения в организационной структуре Компании;
• начало, развитие и завершение крупных проектов Компании;
• готовность годовой, ежеквартальной финансовой отчетности, а также операционные результаты Компании;
• кризисные ситуации в Компании;
• значимые даты, юбилеи, праздники;
• и другие факты, которые могут повлиять на уровень деловой репутации и корпоративного имиджа Компании.

Основные информационные ресурсы (каналы и инструменты).

Личное общение. Основным каналом коммуникаций является личное общение. Для этого в Компании используются:

• информационные встречи;
• конференции;
• круглые столы;
• корпоративные сессии;
• совещания;
• селекторные совещания;
• видеоконференции;
• планерки;
• рабочие группы;
• приемные часы руководителей.

Дополнительные инструменты: адаптационные курсы, тренинги, обучающие программы.

Электронные носители. Основные каналы электронных коммуникаций в Компании:

• корпоративный портал;
• электронная почта.

Дополнительные инструменты: электронные презентации, корпоративные фильмы, видеоматериалы.

Для получения обратной связи используются: форум на портале, опросы на портале, электронная почта.

Печатные и визуальные носители. Компания использует:

• информационные стенды;
• корпоративные издания;
• брошюры.

Дополнительные инструменты: внутренняя имиджевая реклама, знаки корпоративной принадлежности (сувенирная продукция, корпоративная атрибутика).

Для получения обратной связи используются: анкеты, ящики обратной связи, опросы на портале, электронная почта.

Корпоративные мероприятия. Для развития внутренних коммуникаций и корпоративной культуры в Компании регулярно проводятся корпоративные мероприятия:

• корпоративные праздники;
• спортивные мероприятия;
• конкурсы;
• акции.

Дополнительные инструменты: знаки корпоративной принадлежности.

Для получения обратной связи о планируемых или проведенных мероприятиях используются: форум на портале, опросы на портале, анкеты.

1. Порядок использования внутренних коммуникационных каналов.

Внутренний корпоративный портал Компании является основным информационным ресурсом для сотрудников компании.

За техническую поддержку портала отвечает управление информационных технологий.

За информационное наполнение портала отвечает управление по работе с персоналом.

Правила использования форума.

• Правила форума, указанные ниже, обязательны для выполнения всеми участниками форума без исключений.
• Правила отдельных форумов являются дополнениями к общим правилам форума.
• Администрация оставляет за собой право изменять правила без уведомления.
• Дополнения и изменения правил начинают действовать с момента их опубликования.
• Публиковать заведомо ложную информацию.
• Использовать нецензурные и/или грубые выражения (в том числе в замаскированной форме).
• Оскорблять кого-либо в прямой или косвенной форме, высказывать неуважение и/или хамить участникам форума.
• Создавать сообщения, нарушающие действующее законодательство России.
• Рекламировать в сообщениях, подписях или аватарах любые товары и услуги без специального разрешения администрации форума.
• Создавать одинаковые темы или сообщения в разных форумах.
• Создавать темы с вопросами, ответы на которые даны в теме FAQ.
• Создавать новые темы с названиями, не отражающими суть проблемы или вопроса.
• Вести разговор на вольные темы, создавать темы, не соответствующие данному форуму, или отсылать сообщения, не соответствующие обсуждаемой теме.
• Публиковать ссылки на нелицензионное коммерческое программное обеспечение, программы для его взлома и генераторы ключей, а также на материалы, защищенные авторскими правами (книги, музыка, видео и прочее).
• Создавать сообщения, не несущие конкретной смысловой нагрузки в контексте обсуждаемой темы.
• Создавать сообщения, содержащие специально сделанные ошибки; злостно не соблюдать правила русского языка.
• Создавать в подписях ссылки на сайты, не отвечающие тематике форума.
• Создавать сообщения ЗАГЛАВНЫМИ или заглавными и прописными буквами вперемешку («вОт ТаКиМ оБрАзОм»), излишне выделять текст в целях привлечения внимания полужирным шрифтом, курсивом, подчеркиванием, отличным от стандартного для сообщений форума цветом, шрифтом, размером шрифта.
• Самовольное модерирование, когда некий участник форума, не являющийся модератором данного форума, делает замечания другим участникам.
• Обсуждать наказания, сделанные модератором или администратором.
• Прежде чем создавать новые темы, обязательно воспользуйтесь ПОИСКОМ. FAQ. Возможно то, что Вы хотите спросить, уже обсуждалось на форуме. Так Вы сэкономите драгоценное время себе и другим.
• Старайтесь писать грамотно. Проверяйте написанные сообщения, перед тем как их отправить.
• При написании сообщения избегайте излишнего цитирования. Это затрудняет чтение сообщения и излишне загружает тему.
• Личная переписка в общей теме не допустима. Для личной переписки есть персональные сообщения.
• Избегайте копирования объемных материалов каких-либо веб-страниц. Лучше публикуйте ссылки на эти материалы.
• Если Вам нечего сказать — лучше ничего не говорить. Не надо писать сообщения только для того, чтобы отметиться.

Администрирование и модерирование:

• Администраторы и модераторы имеют право редактировать, переносить, закрывать, а также удалять сообщения и темы, не удовлетворяющие правилам форума.
• Администраторы и модераторы имеют право преимущественного трактования тех или иных пунктов правил форума в случае заявлений о наличии двойного смысла в таких пунктах со стороны пользователя.
• Действия модератора можно обжаловать только в администрации форума и только посредством персональных сообщений.
• Решение администрации форума является окончательным и обжалованию не подлежит.

Правила использования информационных стендов.

• Ответственным за размещение информации на стендах является управление по работе с персоналом.
• Информационные стенды размещаются во всех зданиях Компании, в том числе и в филиалах Компании.
• Все стенды должны содержать одинаковую информацию и в едином дизайне, разработанным управлением по работе с персоналом и согласованном в заинтересованных подразделениях Компании.
• Информация на стендах обновляется еженедельно.
• На стендах должно быть предусмотрена специальная область для размещения информации, предназначенной для сотрудников конкретного здания и филиала.
• Сотрудники Компании не имеют права самостоятельно размещать информацию на стенде.
• В каждом здании (филиале) Компании должны быть сотрудники, отвечающие за размещение информации на стенде. На стенде должна содержаться контактная информация ответственных сотрудников.

Правила проведения опросов сотрудников.

• Для выяснения мнения сотрудников о различных аспектах внутренней жизни Компании и в целях их совершенствования в Компании регулярно проводятся опросы сотрудников.
• За проведение опросов отвечает управление по работе с персоналом.
• Компания гарантирует полную анонимность для участников опроса.
• Опросы могут проводиться письменно или на портале Компании.
• Управление по работе с персоналом должно организовать поступление предложений по теме опросов и своевременно на них реагировать.
• Управление по работе с персоналом обязано своевременно обрабатывать результаты опросов и докладывать о них руководству Компании. После принятия необходимых решений необходимо информировать о них сотрудников.

Правила ведения телефонных переговоров.

• При первом звонке необходимо снять трубку после второго гудка, поздороваться, представить компанию и себя (должность, имя).
• Затем нужно познакомиться с собеседником, после чего обращаться к нему по имени и отчеству.
• В контексте разговора следует позитивно высказываться («спасибо, что позвонили», «какой интересный вопрос», «мне приятна ваша осведомленность»), а также при каждой возможности подчеркивать общность взглядов и мнений («я согласен с Вами», «мы оба так считаем»).
1. Правила ведения деловой переписки между сотрудниками и с внешними контрагентами
• В Компании оформление официальных бланков регламентируются нормативными документами и, в первую очередь, ГОСТ 6.330-2003.
• В Компании используются два стандартных формата бланков документов — А4 (210 х 297 мм) и А5 (148 х 210 мм).
• Каждый лист документа, оформленный как на бланке, так и не на нем, должен иметь поля не менее 20 мм — левое; 10 мм — правое; 20 мм — верхнее; 20 мм — нижнее.
• Область заголовка.

В этой части письма слева размещается угловой штамп Компании с указанием наименования организации, ее почтовых и других реквизитов, а также регистрационный номер и дата регистрации письма как исходящего документа.

Если служебное письмо является письмом-ответом, то здесь же указывается, на какой документ отвечает данное письмо. В правой части заголовка размещаются реквизиты адресата.

Ниже углового штампа размещается заголовок к тексту документа, например «О поставке автомобилей».

Обращение может начинаться со слов «Уважаемый + фамилия (имя, отчество)» или «Дорогой + имя и отчество (имя)».

Обращение на «ты» недопустимо.

Должность лица, которому адресован документ, указывают в дательном падеже, например:

В случае если вы ставите сокращения «г-ну», «г-же», то вначале пишется фамилия респондента, после — инициалы.

Документ не должен содержать более четырех адресатов. Слово «Копия» перед вторым, третьим, четвертым адресатами не указывают. При большем числе адресатов составляют список рассылки документа.

При направлении письма в организацию указывают ее наименование, затем почтовый адрес.

При направлении документа физическому лицу указывают фамилию и инициалы получателя, затем почтовый адрес.

Текст служебного письма, как правило, должен касаться одного вопроса или нескольких вопросов, если они взаимосвязаны и будут рассматриваться в одном структурном подразделении.

Текст письма, как правило, состоит из двух частей. В первой части излагается причина, основание или обоснование составления письма, приводятся ссылки на документы, являющиеся основанием подготовки письма. Во второй части, начинающейся с абзаца, помещаются выводы, предложения, просьбы, решения и т. д.

Заключительная формула вежливости.

Заканчивать письмо следует словами благодарности за сотрудничество. И затем перед вашей подписью ставится выражение: «С уважением, . » или «Искренне Ваш. ».

В состав реквизита «Подпись» входят наименование должности лица, подписавшего документ (полное, если документ оформлен не на бланке, и сокращенное — на документе, оформленном на официальном бланке компании); личная подпись; расшифровка подписи (инициалы, фамилия), например:

Вице-президент Ассоциации региональных предприятий

Источник: https://hr-portal.ru/doki/pravila-vnutrennih-kommunikaciy

Кто должен обеспечивать коммуникации?

Тема 7. Организационные коммуникации

Процессы коммуникации, в которых участвуют работники ап­парата управления, являются жизненно важными связующими зве­ньями между руководителем и его подчиненными, между руководи­телями одного уровня, между организацией и внешней средой. В по­вседневной работе руководитель должен использовать информацию от различных доступных источников — вышестоящих руководите­лей, подчиненных, руководителей того же уровня, заказчиков, по­ставщиков и т. д. Оперативная деятельность руководителя отличается от его деятельности по принятию решений. Эти два существенных вида деятельности взаимосвязаны и зависят от информации, обрабатывае­мой и передаваемой внутри организации. Процессы коммуникаций позволяют руководителям эффективно выполнять свою работу и при­нимать решения о выборе оптимальной стратегии для достижения по­ставленных целей.

Коммуникации в организационном контексте включают взаимодей­ствие между людьми. Это процесс обмена информацией и передачи све­дений между отдельными людьми или их группами. Организационная коммуникация — это процесс, с помощью которого руководители раз­вивают систему предоставления информации большому числу людей внутри организации и отдельным индивидуумам и институтам за ее пределами. Она служит необходимым инструментом в координации деятельности подразделений организации, позволяет получать необ­ходимую информацию на всех уровнях управления.

Значение коммуникаций

Коммуникации важны для руководителей по следующим причи­нам:

1. руководители тратят большую часть времени на коммуникации. Согласно данным многих экспертов, на это уходит 75—95% времени руководителей. Поэтому они должны быть заинтересованы в улучше­нии данного вида деятельности;

2. коммуникации необходимы для эффективности управления;

3. коммуникации необходимы для утверждения авторитета и вы­ражения воли руководителя;

4. хорошо налаженные коммуникации содействуют обеспечению организационной эффективности. Если организация эффективна в области коммуникаций, она эффективна и во всех других видах дея­тельности.

Принято различать четыре основные функции коммуникативно­сти в группе или организации в целом: контроль, мотивация, эмо­циональное выражение и передача информации. С помощью ком­муникативности осуществляется контроль поведения членов груп­пы. В организациях существует иерархия и формальная соподчиненность, которой работники должны придерживаться. Когда работни­ка, например, просят привести свои действия в соответствие со стра­тегией компании, коммуникативность выполняет контролирующие функции. В то же время она усиливает мотивацию, доводя до работ­ников информацию о том, что должно быть сделано, как улучшить работу, и т. д.

Для большинства людей их работа является первичным источни­ком социального взаимодействия. Коммуникативность, которая осу­ществляется в группе, является механизмом, с помощью которого чле­ны группы выражают свое отношение к происходящему. Тем самым коммуникативность способствует эмоциональному выражению работ­ников и позволяет реализовывать социальные потребности. Сущест­венное значение имеет и функция коммуникативности, которая свя­зана с ее ролью в процессе принятия решений. Она позволяет предо­ставлять данные, которые необходимы индивидуумам и группам для принятия решений, посредством передачи информации для идентифи­кации и оценки альтернативных решений.

Определение коммуникации и ее средства

Коммуникацию можно определить как использование слов, букв, символов или аналогичных средств для получения информации об объекте или событии. Это широкое понятие, включающее ряд уточ­ненных терминов: семантика коммуникаций относится к значению слов и символов; синтаксис коммуникаций указывает на взаимосвя­зи между используемыми символами; прагматика коммуникаций свя­зана с их результативностью и эффективностью при достижении оп­ределенных целей.

Существует ряд подходов к группировке средств коммуникации. Следует различать коммуникации: 1) несловесные персональные; 2) словесные устные; 3) письменные персональные; 4) письменные групповые внутри организации и за ее пределами. На современный подход к коммуникациям в большой степени повлияло развитие ки­бернетики. Руководитель устанавливает критерии для подчиненных, контролирует результаты действий подчиненных и осуществляет их корректировку. Процесс обратной связи является важным этапом ком­муникации и принятия решения (рис. 7.1).



Рис. 7.1 . Кибернетический подход к управлению

Для руководителя организации любого типа важен каждый из эле­ментов процесса коммуникации. Многие практики и теоретики уп­равления считают, что формы, в которых осуществляются коммуни­кации, зависят от того, что известно о получателе (получателях) ин­формации. Это означает, что руководитель должен ориентироваться на получателя информации, а не на ее источник. Когда руководитель является источником информации, он должен быть уверен не только в том, что говорит на одном языке с получателем информации, но и что его оценка ситуации не противоречит оценке получателя. То есть важно, чтобы руководитель правильно оценивал процесс расшифров­ки и получения информации, а также значение обратной связи.

Специалисты по коммуникациям считают, что наиболее важным фактором, нарушающим «общность» в коммуникациях между источ­ником и получателем информации, являются изменения, которые про­исходят в ее кодировании и расшифровке. Наиболее эффективные коммуникации устанавливаются в том случае, когда процессы коди­рования и расшифровки информации являются единообразными. Когда эти процессы становятся разнородными, коммуникации разру­шаются. Н. Винер назвал эту проблему энтропией, т. е. тенденцией процессов человеческого общения к распылению. Такая тенденция возникает в том случае, когда работники организации имеют различ­ный опыт, используемую лексику, знания, интересы и т. п. В результате этого возникают барьеры для эффективных коммуникаций, что выра­жается в неточном соответствии кодирования и расшифровки.

Направления коммуникаций

Коммуникативный поток может перемещаться в горизонтальном или вертикальном направлении. Вертикальное направление, в свою очередь, подразделяется на нисходящее и восходящее.

Нисходящее направление. Коммуникативный поток, который пе­ремещается от одного уровня в группе или организации к другому, бо­лее низкому уровню, является нисходящим. Он используется руково­дителями групп для постановки задач, описания работ, информиро­вания о процедурах с тем, чтобы выделить проблемы, требующие вни­мания, предложить варианты обратной связи по результатам работы. При этом чем больше уровней проходит информация, тем меньше вероятность того, что она не будет искажена. Наиболее характерным примером является общение начальника со своими подчиненными.

Восходящее направление. Восходящая информация в организаци­ях перемещается от более низкого к более высокому уровню. Она ис­пользуется для обратной связи подчиненных с руководством с целью информирования о результатах работы и текущих проблемах. Служит средством доведения до сведения руководителей мнения работников. Руководители полагаются на данную информацию при анализе того, как улучшить положение дел в организации. В некоторых организа­циях восходящая информация используется руководителями более низкого звена для информирования средних и высших руководите­лей (например, подготовка отчетов), при проведении обсуждений, где работники получают возможность рассматривать проблемы со своим руководителем или с представителями высшего руководства.

Горизонтальное направление. Когда общение происходит между членами одной группы или рабочей группы одного уровня, между ру­ководителями или исполнительным персоналом одного уровня, то та­кой коммуникационный процесс называется горизонтальным. Дан­ный процесс необходим, так как позволяет экономить время и обес­печить координированность действий. В одних случаях такое обще­ние является формальным и обязательным, в других — происходит спонтанно.

Элементы коммуникации

Источник. В организациях источником коммуникации обычно являются сотрудники со своими идеями, намерениями, информаци­ей и целью коммуникации.

Кодирование. Это перевод идей источника коммуникации в систе­матический набор символов, на язык, выражающий его цели. Функ­ция кодирования — обеспечение формы, в которой идеи и цели могут быть выражены как передача сигналов.

Передача сигнала. Цель источника коммуникации выражена в виде сигнала, форма которого зависит в значительной мере от используе­мого канала.

Канал. Каналы относятся к передаточным механизмам от источ­ника коммуникации к получателю информации. В организациях это может быть устное обращение друг к другу, телефонные разговоры, неформальные связи, групповые собрания и др.

Расшифровка-прием. Чтобы процесс коммуникации был завершен, необходимо, чтобы сигнал был расшифрован. Каждый получатель информации интерпретирует (расшифровывает) сигнал, используя опыт и предлагаемые рекомендации. Чем ближе закодированный сиг­нал к цели, поставленной источником, тем более эффективна комму­никация.

Обратная связь. Источник коммуникации надеется, что его сиг­нал будет иметь высокую степень точности. Поскольку точность сиг­нала редко совершенна, желательно обеспечение обратной связи в коммуникационном процессе. Односторонняя связь является более оперативной, чем двусторонняя. Однако двусторонняя связь гораздо более точная. Петля обратной связи обеспечивает канал для ответа получателя информации, что позволяет источнику коммуникации определить, был ли получен сигнал. С помощью обратной связи ру­ководитель может оценить, насколько эффективно он осуществляет коммуникацию, а также повысить точность сигналов в будущих ком­муникациях.

Помехи и барьеры, нарушающие качество сигнала. В деятельности организации к ним относятся: 1) отвлечения; 2) неправильная интер­претация со стороны получателя или источника информации; 3) раз­личные значения, придаваемые одним и тем же словам различными людьми (семантические проблемы); 4) статусное различие между ру­ководителями, и подчиненными в восприятии организационной дис­танции, вследствие чего расширяется коммуникационный разрыв между ними; 5) получатель информации слышит только то, что хочет услышать (ценностная оценка). Можно добавить и случаи, когда не понят шифр; когда получатель не увязывает информацию с положе­нием лица, посылающего ее; когда при передаче обнаруживаются так называемые шумы.

Модели коммуникации

Коммуникация в организациях — это сложный и динамичный про­цесс. Он может рассматриваться как действие, как взаимодействие и как собственно процесс. В зависимости от этого и различаются моде­ли коммуникации.

Коммуникация как действие. Ее модель представлена на рис. 7.2. В этой модели источник коммуникации разрабатывает послание, со­стоящее из символов. Символы затем превращаются в сигналы, или кодируются. Сигналы посылаются через каналы для получателя ин­формации, который их расшифровывает ил и интерпретирует. Модель также включает звук, который влияет на процесс. Модель, представленная на рис. 7.2, первоначально применялась к электронной ком­муникации, однако использовалась также для описания коммуника­ции между людьми. Коммуникация рассматривалась как односторон­ний процесс. В этой модели нет места для обратной связи.



Рис. 7.2 Модель коммуникации как действия

Коммуникация как взаимодействие. Введение элемента обратной связи ознаменовало переход ко второму типу модели — коммуника­ции как взаимодействия (рис. 7.3). Данная модель неоднократно кри­тиковалась за неточность. Более поздние модели были разработаны таким образом, чтобы отражать весь процесс и динамику коммуника­ций между людьми.



Рис. 7.3 Модель коммуникации как взаимодействия

Коммуникация как процесс. Современные модели коммуникации являются более полными, поскольку отражают коммуникацию как про­цесс (рис. 7.4). Наиболее важное отличие состоит в том, что процесс коммуникации больше не рассматривается как линейный или цирку­лярный. Сутью модели коммуникации как процесса является то, что человек одновременно и постоянно выступает в ней в роли и источни­ка, и получателя информации. Развитие этой модели отражает транс­формацию представлений о коммуникации: от линейной модели до модели процесса с акцентом на внутренние и внешние факторы.



Рис. 7.4 Развернутая модель коммуникации

Типы коммуникаций

Внутриличностная коммуникация. Это коммуникация, которая возникает внутри самого индивидуума. Это то, как индивидуум го­ворит сам с собой. Он является и посылающей, и принимающей ин­формацию стороной, его мысли и чувства облекаются в послание, а мозг действует как канал для обработки этих мыслей и чувств. Обрат­ная связь — это то, что дополняет информацию или отвергает ее.

Межличностная коммуникация. Коммуникация с другим челове­ком называется межличностной. Это самый распространенный тип коммуникации. В межличностной коммуникации мы действуем и как принимающая, и как посылающая информацию сторона. Посланием является предоставляемая информация, каналом ее передачи являет­ся обычно взгляд или звук, а обратной связью — ответ каждого участ­ника коммуникации. Интервью часто рассматривается как тип меж­личностной коммуникации.

Коммуникация в малой группе. В малой группе каждый индивиду­ум имеет равный шанс участвовать в обсуждении, может быть легко услышан и взаимодействовать с другими. Взаимодействие усложня­ется, если группа превышает размер 10—12 чел. Малые группы состо­ят из нескольких индивидуумов, посылающих и получающих инфор­мацию. В связи с этим возникает большая вероятность недопонима­ния в группе. Каналы связи более структурированы, чем при межлич­ностном общении, однако каналы обратной связи и возможности для нее те же. Часто в организациях малые группы называются «команда­ми». Популярность команд в организациях не означает, что они полезны в каждой ситуации. Не все участники всегда хорошо работают в команде, некоторые могут лучше функционировать самостоятельно.

Общественная коммуникация. В общественной коммуникации вы­ступающий (источник информации) передает послание аудитории (получателям информации). Общественная коммуникация возника­ет, когда группа слишком большая, чтобы все ее члены могли эффек­тивно участвовать в ее работе. Каналы те же, что и при межличност­ном общении или общении в малой группе (взгляд и звук), однако возможно использование технических средств, в частности средств визуального воздействия на аудиторию (диаграммы, диапроекторы и т. д.). Возможности обратной связи тем не менее ограничены. Боль­шинство образований, в которых действует общественная коммуни­кативная связь, являются формальными, поэтому аудитория обычно не интерпретирует выступающего. Однако аудитория в той или иной форме выражает отношение к выступающему. Общественная комму­никативная связь обычно нерегулярна. Этот тип коммуникации мо­жет возникнуть на собраниях, церемониях, пресс-конференциях.

Внутренняя оперативная коммуникация. Это структурированная коммуникация в пределах организации, непосредственно направлен­ная на достижение целей организации. Структура подразумевает, что коммуникация является частью деятельности организации. Рабочие цели организации соотносятся с ее непосредственной деятельностью, например производственной или относящейся к сфере услуг. Приме­рами такой коммуникации являются связь между отделами предпри­ятия, отчеты отдела реализации продукции или ведомости складско­го учета, которые передают информацию о потребностях отделу опе­ративного планирования производства.

Внешняя оперативная коммуникация. Эта коммуникация связана с достижением организацией своих целей или межорганизационной де­ятельностью. Она осуществляется между организацией и образованиями, которые существуют вне ее. Она также относится к взаимоотно­шениям с правительственными, государственными, региональными органами и общественностью. Поскольку успех каждой организации зависит от ее внешней среды, этот тип коммуникации важен для про­должения деятельности организации.

Личностная коммуникация. Не вся связь в организации основыва­ется на получаемых заданиях. Личностная коммуникация определя­ется как случайный обмен информацией между людьми при встрече. Люди ощущают постоянную потребность в общении. Хотя личност­ная коммуникация не является напрямую частью целей организации, она тем не менее важна.

Следует особо отметить важность восприятия как определяющего мо­мента в эффективности коммуникации. Руководитель должен знать, что:

· информация, не находящаяся в области опыта получателя (ру­ководителя, подчиненного, работника одного уровня), будет воспри­ниматься медленнее, чем знакомая информация;

· в незнакомой ситуации работник почти автоматически выбира­ет ту часть своего прошлого опыта, которая связана с этой ситуацией и может быть использована для ее оценки;

· коммуникации воспринимаются и оцениваются в свете опыта работника;

· даже наиболее объективная информация включает субъектив­ные представления;

· несоответствие кодирования и расшифровки информации вы­текает из различий в опыте ее источника и получателя;

· один только язык не может решить проблему несоответствия кодирования и расшифровки информации.

Возможные препятствия на пути коммуникаций представлены на рис. 7.5. Известны многочисленные руководства и правила, направ­ленные на обеспечение эффективного восприятия управленческой ин­формации в процессе коммуникаций. Основной упор в них делается на то, чтобы снять все помехи и барьеры, относящиеся к поведению лиц, получающих деловую информацию. Ниже приводятся некото­рые рекомендации, используемые в практике деятельности организа­ций разных типов и обращенные к руководителю, к которому посту­пает информация от подчиненных.



Рис. 7.5 Препятствия на пути коммуникаций

Рекомендации по эффективному восприятию управленческой информации

1. Прекратите разговаривать.

2. Предоставьте говорящему свободу.

3. Дайте понять говорящему, что вы хотите слушать.

4. Устраните раздражающие факторы.

5. Постарайтесь понять точку зрения собеседника.

7. Легко принимайте возражения и критику.

8. Умерьте свой темперамент.

9. Задавайте точные вопросы.

Как уже отмечалось, особенно важно, чтобы в процессе коммуни­каций была обеспечена обратная связь. В организации обратная связь может осуществляться различными путями. При непосредственном общении руководитель может использовать прямую обратную связь, в других случаях ему приходится полагаться больше на косвенные ме­тоды обратной связи. Например, снижение эффективности производ­ства, увеличение количества прогулов и текучести кадров или плохая координация между подразделениями могут указывать на ухудшение коммуникации.

Сеть коммуникации. Существуют различные виды сетей коммуни­каций. Некоторые виды зависят от конкретного фактора, например от качества и объема информации. На рис. 7.6 представлены четыре типа коммуникационных сетей. Экспериментальные данные показа­ли, что в целом различия между видами сетей следующие. Сеть ком­муникаций в виде круга является активной, без лидера, неоргани­зованной, неустойчивой. Сеть в виде колеса представляет собой дру­гую крайность: она менее активна, имеет определенного лидера, хо­рошо и устойчиво организована, более упорядочена. Следует упомя­нуть и о многоканальной сети, представляющей собой то же колесо, но со связью между подчиненными.



Рис.7.6 Типы коммуникационных сетей:

а – круг; б – цепь; в – « Y »; г – колесо

Очевидным становится то, что структура сети коммуникаций вли­яет на точность и недвусмысленность посланий, на функционирова­ние группы, на чувство удовлетворенности ее членов. Она является важным компонентом в типах взаимодействия внутри организаций, в способности группы направлять общие усилия на выполнение опре­деленных задач. С этих позиций структура в виде колеса считается наиболее простой для организации. В отдельных группах она оказы­вается эффективной, а в других — нет. В табл. 7.1 показана эффек­тивность различных типов сетей.

Источник: https://edu.uifr.ru/glavnaya/34-materialy-vuza/teoriya-oragnizatsii/119-tema-7-organizatsionnye-kommunikatsii

Кто должен обеспечивать коммуникации?



Коммуникации в организации: понятие, виды, барьеры, проблемы

Коммуникации в организации — это сложная система обмена информацией между организационными элементами, осуществляемая по различным каналам связи.

Существует множество различных видов коммуникаций в организации. Но, в первую очередь, говорят про распространение информации по иерархии компании.

Виды корпоративных коммуникаций



а) нисходящие коммуникации, то есть коммуникации, которые направлены от руководителя к подчиненному;
б) восходящие коммуникации – это коммуникации, которые идут от подчиненного к руководителю; как правило, это отчеты, обратная связь;
в) горизонтальные коммуникации – это коммуникации между сотрудниками, принадлежащими одному уровню организационной системы.



Методы повышения эффективности коммуникации

Для каждого вида коммуникации существуют методы повышения ее эффективности. Соответственно:
а) рабочий инструктаж, обратная связь по результатам деятельности, информирование и новости, социальная поддержка;
б) вопросы к сотрудникам, собрания сотрудников, политика открытых дверей, ответственный за разрешение трудовых споров, участие в социальных группах, умение активно слышать;
в) временные и целевые команды, междисциплинарные группы, профессиональные сообщества, «открытый офис», организационные мероприятия, совещания, социальные сети и блоги.



Электронные коммуникации

На сегодняшний день большую роль в процессе коммуникаций играют электронные коммуникации.

Электронные коммуникации делятся на несколько видов:
а) электронная почта – отправление электронных сообщений на дальнее расстояние;
б) телекоммуникации – набор различных инструментов передачи сообщений (телефон, компьютер, смартфон, пейджер и т.п.);
в) виртуальные офисы – целый набор различных инструментов коммуникаций полностью автоматизируют работу офиса в той или иной организации; это могут быть не только функции секретаря, функции проектных команд, но и функции управления и даже производства;
г) социальные сети и виртуальные команды – инструменты, при помощи которых люди, находящиеся в разных подразделениях, могут определенным образом общаться между собой, обмениваться информацией; виртуальная команда – это команда, объединенная в рамках временных функций, выполняющая коллективные задания.



Формальные и неформальные коммуникации

Кроме этого, с точки зрения каналов распространения информации, выделяются формальные коммуникации, которые используют санкционировано-официальные источники информации, и неформальные коммуникации – используют неофициальные каналы взаимодействия.

Большую роль в неформальной коммуникации играют слухи. Слухи могут не только позитивным образом воздействовать на деятельность организации, но и чаще всего негативным.

Существует даже статистика, согласно которой 75% информации, передающейся через слухи, является правдой, и поэтому очень часто то, что подается в виде слуха, оказывается простейшей провокацией.



Борьба со слухами

Невербальные коммуникации

Большую роль в коммуникациях в организации играют невербальные коммуникации, под ними понимают не «язык слов», а «язык тела»: жесты, мимика, поза, походка. Существует множество тренингов, технологий, при помощи которых можно распознать невербальное сообщение, демонстрируемое сотрудниками.

Определение проблем

Для того, чтобы построить эффективную систему коммуникации в организации, обычно проводят диагностику проблем в коммуникации.

Исследование проблем в коммуникации проводится в различных формах, таких как: опрос сотрудников (один из самых эффективных способов), индивидуальные беседы с сотрудниками и проведение фокус-групп (один из основных методов, когда сотрудники одного или нескольких подразделений собираются и отвечают на вопросы).

Барьеры в процессе коммуникации

В первую очередь, говорят о том, что сбои в процессе коммуникации, могут быть вызваны личностными факторами или факторами, связанными с личностными характеристиками коммуницирующих людей (психологические комплексы, патологии, антипатии и т.п.).



Очень часто причиной барьера коммуникации являются физические факторы, например, когда в помещении вы пытаетесь кому-то что-то сообщить, и фоновый шум мешает вам это сделать. Еще один серьезный фактор – это семантический фактор. Возникает он тогда, когда люди придают тем или иным сообщениям неправильный смысл, не тот смысл, который в него изначально вкладывал человек, пытающийся это сообщение передать.

Существуют организационные факторы. Это одна из типичных проблем в организации, когда в этой организации плохие каналы коммуникации, слишком бюрократические процедуры, неправильно построены бизнес-процессы и т.д.

Также, можно выделить такие интересные факторы, как: различия в статусе (сотрудники с более высоким статусом не готовы слушать сотрудников с более низким), культурные (сотрудники в силу различий в культуре не в состоянии понять друг друга), временные (на коммуникацию не хватает времени), коммуникативные перегрузки (слишком большие потоки информации, и, наконец, нежелание делиться информацией из-за каких-то личных интересов.

Источник: http://wikinauka.ru/economika/%D0%B2%D0%B8%D0%B4%D1%8B-%D0%BA%D0%BE%D0%BC%D0%BC%D1%83%D0%BD%D0%B8%D0%BA%D0%B0%D1%86%D0%B8%D0%B9-%D0%B2-%D0%BE%D1%80%D0%B3%D0%B0%D0%BD%D0%B8%D0%B7%D0%B0%D1%86%D0%B8%D0%B8.html

Вконтакте
Facebook
Twitter
Google+
Одноклассники



Похожие записи:

• Как рассчитать дату выхода в декрет онлайн
• Как не попасть на камеру гибдд
• Выплоты на 2ребенка красноярском крае