19.12.2020

Как Выписываются Путевые Листы На Месяц

Автор: admin Страхование Нет комментариев

Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «Как Выписываются Путевые Листы На Месяц». Также Вы можете бесплатно проконсультироваться у юристов онлайн прямо на сайте.

Шаг 4 если вам положен дополнительный вычет 3000 руб. Ниже на примерах даны пояснения, как правильно рассчитать НДФЛ в калькуляторе, как заполнить его поля в зависимости от исходных параметров. на основании пп.

Содержание:

Какой срок действия путевого листа?

Правило для всех

Составлять документ нужно на каждое транспортное средство, которое занято в перевозке грузов, багажа или пассажиров (п. 9 приказа Минтранса от 18.09.2008 № 152). Причем это правило распространяется не только на автотранспортные предприятия – профессиональных перевозчиков, но и на обычные организации, использующие автотранспорт для собственных нужд. Главный критерий – наличие пассажиров или груза.

Составлением путевых листов решается ряд задач. Во-первых, представители Минтранса, ГИБДД, Росздравнадзора и Роструда могу проверить отметки о техническом состоянии автомобиля и медосмотре сотрудника, доказывающие, что машина исправна, а водитель прошел медосмотр и может ею управлять.

Во-вторых, путевой лист – первичный документ, подтверждающий экономическую обоснованность расходов компании на автомобиль (зарплата водителя, ГСМ и т.д.).

Срок оформления

В 2020 году года действуют важные правила составления путевых листов. Если до 2019 года этот документ можно было оформлять на несколько поездок в разные рабочие дни или смены, то с 2019 года это законодательно запрещено. Запрет действует с 1 марта 2019 года.

По новым правилам путевой лист должен оформляться (п. 10 приказа Минтранса от 18.09.2008 № 152):

перед каждым рейсом, если рейс длиннее рабочей смены или рабочего дня;
перед началом первого рейса, если рейс короче смены или рабочего дня, и в течение дня у водителя один или несколько рейсов.

Таким образом, срок действия путевого листа легкового автомобиля не может быть больше продолжительности рейса или рабочего дня водителя. Аналогичное правило действует и для грузовиков.

Путевой лист на месяц: можно оформлять?

Путевой лист может быть оформлен на срок более одного дня, но не превышающий одного месяца (п. 10 Приказа Минтранса России от 18.09.2008 N 152).

Минтранс в письме от 04.04.2019 № ДЗ-514-ПГ разъяснил, что путевой лист можно оформить одним из способов:

Выписать новый путевой лист.
Проставить в ранее оформленном путевом листе обязательные реквизиты:

показания одометра;
даты и время очередных выезда и заезда транспортного средства;
даты проведения контроля его технического состояния и медицинских осмотров.

При этом все остальные реквизиты должны быть неизменными.

Из этих разъяснений следует, что путевые листы даже на однодневные рейсы можно оформлять на срок, превышающий один день. Главное – проставлять в них показания одометра, сведения о выезде и заезде, отметки о медосмотре и контроле технического состояния перед каждым рейсом и после возвращения из него.

Таким образом, приходим к выводу:

Путевой лист на месяц (образец 2020) – скачать можно здесь

Источник: https://buhguru.com/putevye-listy/srok-dejstviya.html

Правила оформления и ведения путевых листов

Обзоры КонсультантПлюс

Путевой лист — это учетный документ для служебного транспорта. Если владелец машины — организация, он подтверждает право управления. Если автомобиль частный, но используется в рабочих целях, — помогает рассчитать затраты. Проверяют путевки многие службы: и ФНС, и ГИБДД, и трудовая инспекция.

Новые правила оформления путевых листов с 01.01.2021

Минтранс РФ официально опубликовал зарегистрированный Минюстом приказ №368 от 11.09.2020, которым обновил требования к обязательным реквизитам и порядок заполнения путевых листов. Документ вступает в силу 01.01.2021.

В приложении к приказу содержатся обновленные правила заполнения путевых листов, заменяющие утвержденные приказом Минтранса №152 от 18.09.2008. В путевках обновлены обязательные реквизиты:

наименование и номер путевого листа;
сведения о сроке действия путевого листа;
сведения о собственнике (владельце) транспортного средства;
сведения о транспортном средстве;
сведения о водителе;
сведения о перевозке.

Перечень обязательных реквизитов дополнен сведениями о перевозке, которые должны отражать информацию о видах сообщения (по городу, пригород, межгород, международное) и видах перевозок (пассажиры, грузы, по заказам). В реквизите «Сведения о транспортном средстве» теперь обязательно указывать его марку.

Путевку следует выписывать всегда, а не только при выезде в рейс для перевозки груза или пассажиров. Даже пустой рейс следует оформлять документально по всем правилам.

Отдельно установлены новые требования к журналу регистрации путевых листов. Его разрешено вести на бумаге или в электронном виде. Во втором случае все сведения, внесенные в журнал, заверяются усиленной квалифицированной электронной подписью.

Для чего нужен документ

Так называемые путевки — это учетные первичные документы, и ведение путевых листов на предприятии обязательно, если организации или индивидуальные предприниматели эксплуатируют автотранспорт. При этом юридические лица и ИП, оказывающие услуги по перевозке грузов или людей, обязаны применять унифицированные формы этих документов.

В зависимости от вида транспортных средств (ТС) и области их применения используют разные виды бланков. Отдельные их виды разработаны для владельцев и арендаторов:

легковых автомобилей;
грузовых автомобилей;
специального транспорта;
легкового такси;
грузового такси;
автобусов общественных и необщего пользования.

Необходимые предпринимателям формы утверждены более двадцати лет назад постановлением Госкомстата №78 от 28.11.1997. Они актуальны до сих пор, хотя за эти годы в бланки много раз вносились изменения различного характера. В соответствии с приказом Минтранса №476 от 07.11.2017 в путевке указывают дополнительные сведения о собственнике транспортного средства: индивидуальные предприниматели — ОГРИП, а организации — ОГРН.

Не всем организациям подходят унифицированные бланки, кроме того, они не для всех обязательны. Поэтому юрлицо (или ИП) вправе разработать собственный вариант, в котором учесть все обязательные реквизиты и необходимые показатели. Применение собственного измененного бланка указывают в учетной политике организации, как это определено в пункте 4 ПБУ 1/2008. Не стоит забывать, что к первичным документам строгой отчетности применяют и правила, регламентированные статьей 9 федерального закона №402-ФЗ от 06.12.2011 о бухгалтерском учете.

Форма путевого листа в 2020 г.

Путевой лист ТС необходим при выезде любого транспорта по рабочим целям, независимо от того, собственный это автомобиль организации или арендованный. Жесткие требования к заполнению этого первичного документа установлены не только для автотранспортных компаний, но и для всех остальных, он является документом строгой отчетности, поэтому должен содержать обязательные реквизиты.

В 2018–2019 гг. таких сведений стало больше — чиновники добавили обязанность указывать сведения о прохождении водителем предрейсового контроля технического состояния автомобиля. Кроме того, отменили обязательную круглую печать на оформленном бланке.

Приказом Минтранса №467 от 21.12.2018 в путевые листы с 01.03.2019 были внесены несколько важных поправок:

Стало больше обязательных реквизитов. Теперь предпринимателям следует вписывать показания одометра при выезде ТС с парковки (места стоянки).
Диспетчерам надо фиксировать дату (число, месяц, год) и время (часы, минуты) выезда ТС с парковки и заезда на нее.
Изменился максимальный срок, на который оформляют путевку. Еще в начале 2019 года однажды оформленный документ действовал в течение одного месяца. Сейчас так делать нельзя: бумагу оформляют на один рабочий день или одну рабочую смену. Если за это время водитель совершает несколько рейсов, правилами допускается оформление одного путевого листа до начала первого рейса. Закрыть его разрешено по возвращении водителя на парковку.
В ситуациях, когда одним транспортным средством управляют несколько водителей, на каждого из них оформляют персональную путевку. Но при выезде отметку о контроле технического состояния проставляют только в документе водителя, который первым выехал с места стоянки.
Разрешили проводить технический контроль ТС либо перед сменой, либо перед рейсом (зависит от ситуации).
Штамп медицинского работника стал необязательным. Это не значит, что отменили необходимость проходить медицинский осмотр, но медицинскому работнику теперь не обязательно подтверждать его штампом. Он вправе написать, что водитель прошел осмотр, указать дату и время осмотра, расписаться. Если в организации штамп имеется, им можно продолжать пользоваться. Но из-за отсутствия оттиска в путевом листе наказать уже не смогут.

Итак, с учетом поправок новые путевые листы 2020 года обязательно включают следующие сведения:

название и номер самого документа;
информацию о владельце автомобиля;
период действия (срок — один или несколько дней), в течение которого путевой лист разрешено использовать, в формате «число, месяц, год»;
данные о водителе ТС: Ф. И. О., дата и время проведения предрейсового и послерейсового медицинского осмотра;
информация о ТС: тип и модель, в том числе прицепа, если он имеется;
регистрационный номер;
показания одометра;
дата и время выезда и заезда на парковку;
данные о прохождении технического осмотра перед рейсом (сменой).

Если организации не подходит унифицированный бланк, разрабатывается собственная форма путевого листа легкового автомобиля или другого ТС, но с учетом всех обязательных реквизитов и необходимых показателей. Применение нового бланка обязательно указывают в учетной политике организации, как это определено в пункте 4 ПБУ 1/2008. Не стоит забывать, что к первичным документам строгой отчетности применяются и правила, регламентированные статьей 9 федерального закона №402-ФЗ от 06.12.2011 о бухгалтерском учете.

Документ заверяется подписью диспетчера, который его оформил, и руководителем организации. Печать ставят только те организации, которые ее используют по уставу. Форма готовится в одном экземпляре и выдается на руки водителю. После этого документ возвращается уполномоченному лицу под подпись, в этом случае он считается закрытым и поступает в бухгалтерию. С этого момента нужно выяснить, для чего нужны путевые листы.

Правильно заполнить путевые листы для легкового и грузового автомобиля поможет инструкция от экспертов КонсультантПлюс. Используйте ее бесплатно, для этого получите доступ по ссылке ниже.

Кому и зачем нужны путевые листы

Путевые листы необходимы организациям для контроля за движением автотранспорта, расчета заработной платы водителям, фиксирования расхода ГСМ, начисления амортизации на автомобиль, учета общих затрат на транспорт. Кроме того, если водителя на служебном транспорте остановит для проверки документов инспектор ГИБДД, этот документ подтверждает:

обоснованность рейса;
законность перевозки груза и пассажиров;
исправное состояние транспортного средства;
право водителя управлять ТС.

Статьей 12.3 КоАП РФ (ч. 2) предусмотрен штраф за отсутствие путевого листа на руках у водителя, когда он обязателен, — 500 руб.

Правила заполнения

Порядок оформления путевых листов установлен приказом Минтранса №152 от 18.09.2008. Учитывают путевые листы в специальном журнале. Разберемся подробнее, какие произошли изменения в путевых листах в 2020 году и как оформить этот документ, чтобы не возникло вопросов у проверяющих из налоговых органов и ГИБДД, которые чаще всего смотрят этот документ.

Заполнением этой формы в автотранспортных организациях занимаются диспетчеры, а в остальных компаниях — уполномоченный на выпуск автомобилей в рейс работник. Такие обязанности устанавливают приказом руководителя организации, поскольку тот, кто заполняет документ, несет ответственность за допущенные в нем ошибки. Иногда оформлением бумаг занимаются сами водители. Но по общему правилу водители обязаны заполнять только свою часть документа — записывать данные о пробеге автомобиля в соответствии с показателями приборов в машине.

Выписывают путевку только на один рейс, один рабочий день или смену. В унифицированном бланке предусмотрена возможность продлить срок действия этого документа, поскольку с машиной в рейсе могут происходить различные ситуации, а движение без путевого листа является нарушением.

Унифицированный бланк путевого листа

Разрешено применять для оформления рейсов легковых ТС как в специализированных организациях, так и в обычных компаниях. Особенности заполнения этой формы приведены в письме Росстата №ИУ-09-22/257 от 03.02.2005.

Форма №4-с для грузовых автомобилей
со сдельной зарплатой водителям

Форма предназначена для автотранспортных компаний, осуществляющих грузоперевозки. В ней предусмотрены графы для отметок представителей заказчика груза. Выдают новый документ только после того, как водитель сдал в бухгалтерию предыдущий. Бланк содержит отрывной талон, на основании которого исчисляется зарплата.

В форме №4-п обязательным является указание номеров товарно-транспортных накладных на перевозимый груз. Хранить такие путевые листы следует вместе с транспортными документами. Этот бланк предназначен для двух рейсов в течение одного рабочего дня.

Путевой лист содержит отрывные корешки, которые заполняет владелец ТС на каждый рейс. Они нужны для дальнейшего предъявления счета заказчику рейсов.

Форма №4-п для грузового транспорта с повременной зарплатой водителям

Форма №3-спец для специального транспорта (автокраны, цементовозы, мусоровозы, топливные цистерны, бетономешалки и т. п.)

В бланке есть поле для записей показаний таксометра. Оформляется такой путевой лист для водителя только на одну смену, после чего он сдает его диспетчеру.

Бланк для осуществления рейсов автобусов на городских маршрутах. В нем есть графа о предрейсовом медицинском контроле состояния водителя.

Если организации подходят такие путевые листы, скачивайте бланки прямо по ссылкам в таблице из соответствующих постановлений. На каждом учетном документе, чтобы он имел юридическую силу, обязательно ставят штамп организации-владельца или арендатора ТС. Кроме того, необходимо проставлять время отъезда из гаража и точное время возвращения авто на место. Принимайте во внимание и другие требования к их оформлению.

В частности, как при выезде ТС из гаража, так и после его возвращения в гараж записи проверяют на соответствие показателей приборов в автомобиле, таким как датчик топлива, одометр и т. д. Техническое состояние ТС обязан завизировать уполномоченный сотрудник, например механик организации. Данные о предрейсовом медицинском осмотре обязательно заполняет медработник с указанием даты. Запись должна сообщать о том, что водитель «прошел предрейсовый медицинский осмотр и допущен к исполнению трудовых обязанностей». При необходимости ставится отметка о медосмотре после рейса.

Иногда для заполнения путевок используется специальная программа. Она позволяет скрывать ненужные области документа, точно определять, сколько времени заняла дорога, поставить точное число на каждый документ. Объявление об использовании программы необходимо сделать всем диспетчерам, чтобы путевки оформлялись одинаково. Кроме того, это облегчит жизнь водителям, которые смогут учесть каждый рубль, потраченный на дорогу, и вывести точные остатки. Отсутствие такой программы нарушением не является, так как новые бланки не запрещается заполнять вручную.

Образец заполнения

Рассмотрим подробно, как заполнять каждое поле на примере формы №3 (для легкового автомобиля) для индивидуального предпринимателя. Образец с учетом последних изменений подготовлен с помощью коммерческой версии КонсультантПлюс.

Начнем с указания серии, номера и срока действия документа. Серия — необязательный элемент, поэтому он иногда отсутствует. Что касается номеров, то они присваиваются путевым листам в соответствии с утвержденной нумерацией.

Срок действия определяется в зависимости от ситуации. В нашем примере документ выписан на одну смену.

Следующий раздел предназначен для данных о собственнике или арендаторе транспортного средства.

Юридические лица вписывают:

наименование;
организационно-правовую форму;
адрес местонахождения;
контактный телефон;
ОГРН.

Ф. И. О. (отчество при наличии);
почтовый адрес;
контактный телефон;
ОГРИП.

Информацию о самом транспортном средстве необходимо указывать так, как заявлено в документации. При заполнении надо написать:

марку авто (можно латиницей или кириллицей);
номер, полученный при госрегистрации;
парковочный номер, если такой имеется, если его нет, поле пропускают, это не нарушение.

Следующий большой раздел необходим, чтобы указать, кто управляет ТС. О водителе надо сообщить:

Ф. И. О. (отчество при наличии);
табельный номер;
данные из водительского удостоверения (номер, категория или класс).

Допуск автомобиля не разрешается без контроля технического состояния транспортного средства и медицинского осмотра. Соответствующие отметки проставляют в путевом листе с указанием конкретного времени прохождения. Указанные данные подтверждаются уполномоченными лицами.

Но есть один нюанс: индивидуальные предприниматели, эксплуатирующие исключительно легковые автомобили, вправе не проводить предрейсовую проверку технического состояния ТС. Остальные обязаны это делать, поэтому для большинства автотранспортных предприятий отметки техников в путевых листах обязательны.

Обращаем внимание, что организация может не иметь собственного медработника и(или) механика. В таком случае для организации медицинских осмотров и технического контроля либо оформляют работников по совместительству, либо передают эту работу на аутсорсинг.

Непосредственно перед выездом в путевом листе надо указать показания счетчика (только целые числа) и время их снятия. Далее следует вписать данные о том, какое горючее выдано, в каком количестве (если выдача топлива предусмотрена). Все данные подтверждаются подписью самого работника.

У многих возникают вопросы, какие данные записывать в раздел «Задание водителю». Если речь идет о легковом автомобиле, то в выписанном на него путевом листе пишут, в чье распоряжение передается ТС. В бланках для грузовиков разрешено написать заказчика перевозок, в автобусах — пункт назначения.

Менять задание водителю запрещено. Это вправе сделать только уполномоченное лицо собственника или арендатора ТС, которое выступает представителем работодателя. Если ТС используется в специальных целях, например сотрудниками правоохранительных органов или дорожных служб, в путевом листе проставляют отметку об этом.

Когда ТС выезжает с парковки (гаража), диспетчер обязательно фиксирует время. В дальнейшем эти данные важны для расчета отработанного времени и, конечно, заработной платы.

По возвращении в путевке фиксируют время прибытия, показания одометра, информацию о движении горючего. О норме расхода топлива данные берут из распоряжения Минтранса №АМ-23-р от 14.03.2008, которым утверждены нормы расхода топлива и смазочных материалов на автомобильном транспорте.

Все данные подтверждаются подписями уполномоченных сотрудников автотранспортного предприятия.

Если в пути были какие-то задержки, это фиксирует водитель в специальном разделе. Некоторые рекомендуют в этом поле указывать и время обеда.

Оборотная сторона состоит из таблицы и еще нескольких строк. Таблицу заполняет водитель, вписывая количество поездок, — одну или несколько. Ему следует написать место назначения и время отправления, прибытия. Если речь идет о легковом автомобиле, который передан в пользование частному лицу, он обязан подтвердить записи водителя.

Последний раздел — результат работы автомобиля за смену и расчет заработной платы. Его заполняют, чтобы начислить заработную плату. Если водитель получает деньги, исходя из пройденного пути, заполняют только 2 поля: «пройдено, км» и «за километраж, руб. коп.». Если идет повременная оплата, заполняют два других поля: «всего в наряде, ч» и «за часы, руб. коп.». Допустимо заполнять все строки, если это необходимо.

Как правило, эту часть заполняют в бухгалтерии, поскольку только бухгалтеры отвечают за расчет и выдачу заработной платы работникам.

Особенности заполнения путевых листов грузовиков, автобуса и других ТС

Для остальных транспортных средств правила заполнения путевых листов в 2020 году аналогичные, хотя и есть небольшие особенности. Например, в путевке, выписываемой на автобус, есть поля, предназначенные для указания сведений о кондукторе, данных о маршрутах. Их обязательно надо заполнять.

Ответственность за ошибки

Ответственность за корректность оформления документов несет лично руководитель организации и уполномоченные лица, которые отвечают за эксплуатацию ТС. Те из них, кто ставит на бланке подпись, несут ответственность за достоверность данных, которые они заверили. Если при проверке представители ФНС выявят нарушения в заполнении путевого листа, они вправе исключить списанные по нему ГСМ из состава расходов в целях налогообложения прибыли. Тогда организации придется доплатить налог, уплатить штрафы и пени, назначенные проверяющими.

Правила регистрации и хранения

Все путевые листы регистрируют в специальном журнале. Этим занимается работник организации, уполномоченный выпускать транспортные средства в рейс. Выглядит документ как таблица, куда вписывают данные о водителях, номерах полученных путевок, дате закрытия бумаг. Пример:

Журнал либо покупают, либо распечатывают самостоятельно и ведут до тех пор, пока он не закончится. Потом его следует хранить в течение 5 лет после внесения последней записи.

Закрытые путевые листы предписано хранить не менее пяти лет (приказ Минтранса №152 от 18.09.2008).

Скачать образец путевого листа на месяц для грузового автомобиля

Источник: https://ppt.ru/forms/putevoi-list

Как заполнить путевой лист на месяц

Каждое предприятие, у которого в эксплуатации есть автомобили как грузового, так и легкового плана (собственные или арендные), должно оформлять путевой лист на них. Сейчас мы разберем все о путевом листе, что нужно обязательно знать.

Для чего нужен путевой лист

Для представителя бухгалтерии ответ на вопрос «зачем нужен путевой лист» будет простым и однозначным — для подтверждения производственной направленности расходов, которые связаны на обеспечение данного автомобиля ГСМ. И это логично.

Ведь путевой лист — документ первичной документации по учету и контролю за работой водителя и собственно транспорта, также он дает подтверждение эксплуатации транспорта, его выезда и потребления ГСМ.

Данный документ подтвердит маршрут по которому будет двигаться транспорт, и он часто используется предпринимателями всех уровней.

С его помощью можно отследить не отклоняется ли водитель от назначенного маршрута, и использует ли рабочий транспорт в собственных целях. Так происходит первичной контроль за движением транспорта предприятия.

Данное положение прописано и законодательно, где четко озвучена позиция обязательного наличия путевого листа у водителя, так при первом требовании сотрудников правоохранительных органов — должен быть предоставлен с остальным положенным комплектом документов.

Согласно федеральному закону 259, оформлять путевые листы обязаны все предприятия, занимающиеся перевозкой людей, багажа и грузов:

на трамвае;
на троллейбус;
легковой автомобиль;
грузовой автомобиль.

При отсутствии либо путевого листа либо доверенности у водителя, такое его нахождение за рулем данного транспорта является незаконным.

Важно! Доверенность подтверждает право водителя эксплуатировать транспорт, а путёвой лист — еще и по обозначенному маршруту.

Формы путевых листов

Данная информация отображена в постановлении, выданном Государственным комитетом статистики РФ от 1977 года № 78, и определяет следующие формы:

легковой автотранспорт — № 3;
автотранспорт специального назначения — № 3 спец.;
легкового такси — № 4;
грузовой автотранспорт с оплатой перевозки в сдельному тарифу — № 4-С;
грузовой автотранспорт с почасовым тарифом — № 4-П;
автобус — № 6;
автобус не общественного использования — № : спец.;

Важно! Форма журнала по учету путевых листов также имеет свой специальный номер — 8.

На какой срок оформляется путевой лист

Тут все напрямую зависит от номера формы путевого листа. Так форма № 3 — только на срок не более одного рабочего дня или одной рабочей смены.

Однако более длительный срок может быть оформлен только в случае отправления водителя в командировку. Это обозначено в постановлении № 78. а вот постановление № 152 прописывает оформление путевого листа на срок до месяца.

Отсюда можно сделать вывод, что предприятие не занимающееся перевозками любых форматов имеет право оформлять путевой лист в пределах одного календарного месяца.

Штраф за отсутствие путевого листа

Штраф за отсутствие или ненадлежащее оформление путевого листа прописан во второй части статьи 12.3 КоАП и составляет 500 рублей. Возможно штраф не будет выписан, а будет выдвинуто только предупреждение.

Журнал учёта движения путевых листов

Журнал учета путевых листов формы № 8 может быть как бумажного типа, так и электронного. Это напрямую зависит от такого по какой системе ведётся учет на предприятии.

В данном документе отображается все информация о путевых листах все форм и типов. Нумеруются путевые листы в данном журнале по сквозному типу.

Физическое выражение журнала выполняется в виде титульной части, на которой отмечают период ведения учета и табличную часть, которая состоит из:

В случае оформления путевого листа по форме 4 сзади него обязательно должны присутствовать данные о заказах, которые принял и осуществил водитель.

Обычно она табличной формы, первая таблица отображает данные о названии и адресе заказа, вторая — маршрут движения с обязательным указание данных таксометра, времени, сумме оплаты, места отправки и доставки. И обязательно указывать лицо, разрешившее поездку.

Важно! Разрешено наличие дополнительного реквизита на путевом листе, в случае если они напрямую связаны с деятельности предприятия.

Источник: http://rushbiz.ru/upravlenie-biznesom/obrazcy-dokumentov/putevoi-list-na-mesyac.html

Оформляем работу автотранспорта

Операции, связанные с эксплуатацией автомобиля, как и любые другие хозяйственные операции, должны быть зафиксированы первичными документами. Какими именно первичными документами следует оформлять работу автотранспорта, мы расскажем в консультации.

Товарно-транспортная накладная: что нужно знать

Начнем с анализа правил заполнения товарно-транспортной накладной (далее – ТТН). Напомним, что приказом Минтранса от 03.06.19 г. № 413 «Об утверждении изменений в Правила перевозок грузов автомобильным транспортом в Украине» (далее – Приказ № 413) были внесены некоторые изменения в Правила перевозок грузов автомобильным транспортом в Украине, утвержденные приказом Минтранса от 14.10.97 г. № 363 (далее – Правила № 363) и саму форму ТТН (приложение 7 к Правилам № 363). Эти изменения вступили в силу с 12.07.19 г.

Мы рассмотрим особенности оформления обычных ТТН (специальные ТТН затрагивать не будем).

ТТН – это единый для всех участников транспортного процесса документ, на основании которого (разд. 1 Правил № 363):

ведется учет товарно-материальных ценностей (далее – ТМЦ) на пути их перемещения;
осуществляются расчеты за перевозку груза и учет выполненной работы.

Также ТТН является одним из документов, который может использоваться для учета ТМЦ в принципе (их списания, оприходования, складского, оперативного и бухгалтерского учета).

Вот так выглядит определение ТТН после изменений.

Прежняя формулировка давала повод трактовать ее так, будто бы ТТН является единственным документом для учета ТМЦ. Это позволяло налоговой придираться к операциям по оприходованию и учету запасов без наличия ТТН – вплоть до признания операций фиктивными.

Теперь ясно, что ТТН является не единственным, а единым (т. е. общим) документом для подтверждения транспортных расходов и одним из документов, которыми оформляется списание и оприходование ТМЦ.

Как мы уже отмечали выше, типовая форма ТТН (форма № 1-ТН) приведена в приложении 7 к Правилам № 363. Однако бланк этой формы не является обязательным к применению. Субъект хозяйствования (далее – СХ) может воспользоваться бланком ТТН в произвольной форме. Но при условии, что в этой произвольной форме будет присутствовать информация, указанная в п. 11.1 Правил № 363, а именно:

название, а также дата и место составления ТТН;
наименование (фамилия, имя, отчество) участников перевозки груза (перевозчика и/или экспедитора, заказчика, грузоотправителя, грузополучателя);
наименование и количество груза, его основные характеристики и признаки, которые дают возможность однозначно идентифицировать этот груз;
автомобиль, которым перевозится груз (марка, модель, тип, регистрационный номер);
прицеп/полуприцеп (марка, модель, тип, регистрационный номер);
пункты погрузки и разгрузки с указанием полного адреса, должности, фамилии и подписей ответственных лиц грузоотправителя, грузополучателя, водителя и/или экспедитора.

На заметку! Вышеуказанная информация является обязательной в произвольной форме ТТН. Но СХ может также дополнять этот документ любыми необходимыми ему реквизитами.

После внесенных изменений типовая форма ТТН стала более компактной, так как из ее шапки исчез ряд реквизитов, а именно:

информация о переадресации груза;
реквизиты доверенности, выданной грузополучателем;
информация о состоянии перевозимого груза, номера пломбы;
информация о транспортных услугах, которые предоставляются перевозчиком;
Ф. И. О. и подпись бухгалтера (ответственного лица грузоотправителя);
Ф. И. О. и подпись лица, разрешившего отпуск груза.

ТТН может быть составлена не только в бумажной, но и в электронной форме. Это тоже одно из изменений, внесенных Приказом № 413 в Правила № 363. В сравнительной таблице покажем, чем различается порядок ее оформления.

Бумажная ТТН

Электронная ТТН

первый экземпляр остается у заказчика (грузоотправителя);
второй экземпляр водитель (экспедитор) передает грузополучателю;
третий экземпляр, заверенный подписью грузополучателя, остается у перевозчика.

Напомним, что до внесения изменений ТТН оформлялась в 4 экземплярах

Электронная форма документа после оформления грузополучателем отправляется грузоотправителю.

Внимание! Для водителя, который будет везти груз, распечатывается бумажный экземпляр ТТН (предъявляется в случае проверки на дорогах)

Форма сопроводительных документов

Создание, отправка, передача, получение, хранение, обработка, использование и уничтожение электронной ТТН (далее – э-ТТН) регулируется Законом от 22.05.03 г. № 851-IV «Об электронных документах и электронном документообороте» и Законом от 05.10.17 г. № 2155-VIII «Об электронных доверительных услугах» (п. 11.1 Правил № 363).

Для того чтобы иметь возможность подписывать э-ТТН, участники процесса перевозки (грузоотправитель, представитель перевозчика – водитель или экспедитор, грузополучатель) должны иметь квалифицированную электронную подпись (далее – КЭП).

Приведем процедуру подписания э-ТТН, которая изложена в п. 11.1 Правил № 363:

После оформления э-ТТН свою КЭП налагают на нее грузоотправитель и представитель перевозчика (водитель или экспедитор). При этом грузоотправитель распечатывает бумажную копию э-ТТН, подписывает ее и отдает водителю (экспедитору) для предъявления в случае проверки на дороге, а водитель (экспедитор) ставит свою подпись на бумажной копии э-ТТН (заполняется реквизит в шапке ТТН «отримав водій/експедитор»), подтверждая тем самым принятие груза для перевозки.
Подписанный грузоотправителем и представителем перевозчика электронный документ отправляется грузополучателю средствами электронной связи.
Грузополучатель ставит свою КЭП на э-ТТН после получения груза.

Можно не оформлять ТТН, если это перевозка груза для собственных нужд (п. 2 Перечня документов, необходимых для осуществления перевозки груза автомобильным транспортом во внутреннем сообщении (приложение к постановлению КМУ от 25.02.09 г. № 207). В этом случае для подтверждения права собственности на груз водителю достаточно иметь при себе накладную (например, типовой формы № М-11, утвержденной приказом Минстата от 21.06.93 г. № 193) или другой аналогичный документ. Отметим, что такого же мнения придерживается и Мининфраструктуры (Письмо № 5615).

Рассмотрим, когда и как нужно оформлять ТТН на примере практических ситуаций.

Предприятие на основании договора купли-продажи отгружает товар покупателю. Для перевозки груза поставщик (грузоотправитель) заключает договор с перевозчиком-предпринимателем.

В этой ситуации ТТН заполняется в общем порядке. Пример ее заполнения – см. фрагмент 1.

Поставщик товара доставляет товар покупателю собственным транспортом. При этом стоимость услуг перевозки согласно условию договора:

выделена отдельно;
включена в стоимость товара

Если стоимость доставки оплачивается покупателем отдельно, то продавец товара, по сути, оказывает услуги перевозки. Поэтому ТТН в данном случае нужно оформить. Аналогичный вывод сделан и в письме Мининфраструктуры от 28.05.14 г. № 5615/25/10-14 (далее – Письмо № 5615);.

Если же стоимость доставки товара в договоре отдельно не выделена (т. е. она включена в стоимость товара), тогда, казалось бы, можно утверждать, что ТТН не нужна Ведь нет факта оказания услуг перевозки груза. Однако, по мнению Мининфраструктуры (письмо Мининфраструктуры от 03.09.13 г. № 10092/25/10-12), такую перевозку груза нельзя классифицировать как перевозку для собственных нужд. Причина: в результате перевозки изменяется собственник груза (пусть даже и на конечной стадии товарно-транспортного процесса). То есть при перевозке товара, в стоимость которого входит его доставка, грузоотправителю – продавцу товара также нужно оформлять ТТН.

Пример заполнения такой ТТН – см. фрагмент 2.

Предприятие для доставки груза покупателю использует арендованный автотранспорт, так как своего не имеет.

В данной ситуации явно предоставляется услуга по перевозке груза. И неважно, на каком транспорте осуществляется такая перевозка: на собственном или арендованном. Значит, нужно оформлять ТТН.

Однако! Здесь поставщику нужно действовать осторожно, поскольку оказание услуг перевозки при отсутствии собственного транспорта может вызвать вопросы со стороны налоговиков. В такой ситуации рекомендуем указывать в договоре с покупателем, что автомобиль для транспортировки груза будет взят в аренду. А лучше всего привлекать стороннего перевозчика.

Путевой лист

Сразу скажем, что на сегодня нет утвержденной формы путевых листов. И даже понятия «путевой лист» уже нет в законодательстве.

Однако никто не мешает предприятию самостоятельно разработать форму путевого листа, включив в нее все реквизиты, обязательные для первичного документа согласно ст. 9 Закона от 16.07.99 г. № 996-XIV «О бухгалтерском учете и финансовой отчетности в Украине» и п. 2.4 Положения о документальном обеспечении записей в бухгалтерском учете, утвержденное приказом Минфина от 24.05.95 г. № 88. Отметим, что налоговая ничего не имеет против использования СХ самостоятельно разработанной формы путевого листа (письмо ГФС от 09.06.15 г. № 11999/6/99-99-19-01-01-15 и письмо ГФС от 02.11.15 г. № 23178/6/99-99-19-02-02-15).

Совет! При разработке собственной формы путевого листа за основу можно взять его старую форму, которая была утверждена приказом Госкомстата от 17.02.98 г. № 74 «Об утверждении типовой формы первичного учета работы служебного легкового автомобиля и Инструкции о порядке ее применения» (далее – Приказ № 74).

Самостоятельно разработанная форма путевого листа вводится в действие на основании приказа руководителя предприятия.

При эксплуатации автотранспорта и перевозке грузов предприятие должно вести учет таких операций, а именно:

контролировать работу транспортного средства;
производить расчеты за перевозку грузов;
списывать ГСМ;
начислять зарплату водителям.

Для целей налогового учета также нужен документ, на основании которого предприятие будет списывать горючее и фиксировать работу автотранспорта.

Не секрет, что отсутствие связи с хозяйственной деятельностью – а именно так может рассматривать налоговая бесконтрольное использование топлива – чревато начислением компенсирующих налоговых обязательств по НДС согласно пп. «г» п. 198.5 Налогового кодекса (далее – НК).

Кроме того, плательщики налога на прибыль в налоговом учете могут отражать амортизацию только тех основных средств (далее – ОС), которые используются в хозяйственной деятельности. Непроизводственные ОС не амортизируются (пп. 138.3.2 НК).

А доказательством использования транспортного средства в хозяйственной деятельности предприятия являются, в частности, цель и маршрут поездки, указанные в путевом листе.

Напомним, что порядок проведения предрейсовых и послерейсовых медосмотров водителей установлен Положением о медицинском осмотре кандидатов в водители и водителей транспортных средств, утвержденном приказом Минздрава и МВД от 31.01.13 г. № 65/80 (далее – Положение № 65/80). То есть водитель может выехать в рейс тoлько после осмотра медработником. Это необходимо для обеспечения безопасности дорожного движения. При этом проведение медосмотра не зависит oт наличия или отсутcтвия путевого листа.

Результаты проведенных медосмотров заносятся в Журнал ежесменного предрейсового и послерейсового медицинских осмотров водителей по форме приложения 3 к Положению № 65/80. При наличии путевого листа медработник может и в нем сделать отметку о состоянии здоровья водителя.

В путевом листе отражается пробег автомобиля, в том числе для контроля пробега (наработки) шин, количества израсходованного топлива – фактически и по норме, рассчитанной согласно Нормам, утвержденным приказом Минтранса от 10.02.98 г. № 43, а также для табелирования рабочего времени водителей с целью начисления им зарплаты.

Ранее действовавшая Инструкция № 74 (утвержденная Приказом № 74) требовала, чтобы путевой лист служебного автомобиля оформлялся только на один рабочий день (смену). И выдавать его можно было при условии сдачи водителем путевого листа за прошедший день работы.

Поскольку на данный момент эти требования отменены, предприятие может оформлять путевые листы с той периодичностью, с которой ему это удобно (например, раз в неделю или раз в месяц). Однако при этом все-таки имеет смысл приводить показатели спидометра автомобиля в разрезе каждого дня (при выезде и заезде автотранспорта), а также указывать общий пробег автомобиля и расход топлива за день. Ведь если вы укажете в путевом листе только показатель спидометра автомобиля на начало, например, месяца и на конец месяца, то при проверке могут возникнуть вопросы относительно подтверждения расхода топлива.

Как мы уже отмечали выше, цель оформления путевого листа – подтвердить связи услуг перевозки с хозяйственной деятельностью предприятия. Поэтому лучше, если путевой лист позволит идентифицировать направление использования топлива. А сделать это можно, если будет виден маршрут движения транспортного средства.

Предприятие занимается автоперевозками и для всестороннего контроля за работой автотранспорта разработало форму путевого листа легкового автотранспорта.

Образец заполнения самостоятельно разработанного путевого листа – см. фрагмент 3.

Источник: https://uteka.ua/publication/commerce-12-xozyajstvennye-operacii-9-oformlyaem-rabotu-avtotransporta