Как составить график документооборота по подготовке отчетности
Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «Как составить график документооборота по подготовке отчетности». Также Вы можете бесплатно проконсультироваться у юристов онлайн прямо на сайте.
1186- 03 Санитарно-эпидемиологические требования к организации учебнопроизводственного процесса в образовательных учреждениях начального профессионального образования в п. Взнос в Компенсационный фонд 3000 рублей вносится единоразово при вступлении в СРО. закупках, и рекомендации регионам разработать соответствующие планы, от 30 января 2017 г.
Содержание:
Как составить график документооборота по подготовке отчетности
Ответственность за соблюдение графика документооборота, а также ответственность за своевременное и доброкачественное создание документов, своевременную передачу их для отражения в бухгалтерском учете и отчетности, за достоверность содержащихся в документах данных несут лица, создавшие и подписавшие эти документы. Контроль за соблюдением исполнителями графика документооборота по предприятию, учреждению осуществляет главный бухгалтер. (Рис.№5) Все хозяйственные операции после их оформления первичными документами записываются в учетных регистров. Учетный регистр — это специальная таблица, предназначенная для отображения документально оформленных хозяйственных операций в системе счетов, накопление и хранение учетной информации.
График документооборота в бухгалтерии образец бланк
Такая свобода выбора при оформлении графика документооборота допустима для любой организации, если требование к применению конкретной формы этого документа не предусмотрено отраслевыми и (или) иными нормативными актами. Как внедрить график документооборота в учетный процесс и где скачать его образец? Наиболее распространенная ситуация оформления графика документооборота — в качестве элемента (приложения) учетной политики.
График документооборота для учетной политики — образец
- для чего нужен график документооборота;
- кому поручается составление графика документооборота на предприятии;
- по каким правилам составляется график документооборота;
- как осуществляется контроль над соблюдением графика документооборота;
- как заполнить график документооборота.
Для чего нужен график документооборота Все виды деятельности предприятия сопровождаются и подтверждаются документами, они формируются как внутри организации, так и поступают из внешних источников. Каждый из таких документов должен быть принят к учету, обработан, исполнен или принят к сведению, передан на хранение в архив.
Образец графика документооборота
Вот они: · наименование; · период (дата) составления; · измерители операции в натуральном (если это возможно) и денежном выражении; · наименование хозяйственных операций; · подпись (расшифровка подписи) лица, ответственного за составление регистра. Регистры налогового учета можно вести либо вручную на бумаге, либо в электронном виде на компьютере.
График документооборота в бухгалтерии: образец в 2016 году
До 10 числа месяца, следующего за отчетным Оригинал 30 Акт инвентаризации наличных денежных средств (форма ИНВ-15) Инвентаризационная комиссия По мере проведения инвентаризации Главный бухгалтер По мере проведения инвентаризации До 10 числа месяца, следующего за отчетным Оригинал 31 Сличительная ведомость (форма ИНВ-18, ИНВ-19) Главный бухгалтер По мере проведения инвентаризации Главный бухгалтер По мере проведения инвентаризации До 10 числа месяца, следующего за отчетным Оригинал 32 Приказ (постановление, распоряжение) о проведении инвентаризации (форма ИНВ-22) Главный бухгалтер По мере необходимости проведения инвентаризации, на основании распоряжения руководителя Руководитель По мере необходимости проведения инвентаризации, на основании распоряжения руководителя До 10 числа месяца, следующего за отчетным Реестр Приказов с указанием номера, даты, основания.
Документооборот: выстраиваем «под бухгалтерию»
Кому поручается составление графика документооборота на предприятии Читайте по теме в электронном журнале Согласно практике, которая сложилась на сегодняшний день, составление этого документа может быть поручено:
- сотрудникам подразделений, на которые ложится основан нагрузка по документообороту: бухгалтерии, канцелярии, отдела кадров;
- внешним, приглашенным экспертам, консалтинговой компании в рамках договора;
- приглашенным экспертам при активном участии сотрудников компании, назначенных ответственными за составление графика документооборота организации.
Выбор исполнителей определяется объемами документооборота, спецификой производственной и организационной деятельности предприятия, сроками составления документа.
Глава 2.3. график документооборота бухгалтерии:
Нельзя допускать, чтобы какие-либо документы откладывались «на потом» или рассматривались в неустановленные сроки. Задача довольно трудная и составленный график может прямо влиять на работу компании в целом.
Пропущенные сроки по оформлению документов о заработной плате, ведёт к ответственности перед работниками, пропуск срока предоставления налоговой отчётности – к ответственности перед государством, не вовремя оплаченные договоры – к проблемам с контрагентами. Таким образом, главный бухгалтер, составляя график документооборота, несёт ответственность за всё предприятие в целом и его стабильную работу.
График документооборота
До 10 числа месяца, следующего за отчетным Оригинал 72 Акт инвентаризации наличных денежных средств (форма ИНВ-15) Инвентаризационная комиссия По мере проведения инвентаризации Главный бухгалтер По мере проведения инвентаризации До 10 числа месяца, следующего за отчетным Оригинал 73 Сличительная ведомость (форма ИНВ-18, ИНВ-19) Главный бухгалтер По мере проведения инвентаризации Главный бухгалтер По мере проведения инвентаризации До 10 числа месяца, следующего за отчетным Оригинал 74 Приказ (постановление, распоряжение) о проведении инвентаризации (форма ИНВ-22) Главный бухгалтер По мере необходимости проведения инвентаризации, на основании распоряжения руководителя Руководитель По мере необходимости проведения инвентаризации, на основании распоряжения руководителя До 10 числа месяца, следующего за отчетным Реестр Приказов с указанием номера, даты, основания.
Источник: http://agnbotulinum.com/kak-sostavit-grafik-dokumentooborota-po-podgotovke-otchetnosti/
Зачем нужен график документооборота и как его составить
Из этой статьи вы узнаете:
- Нужен ли график лично вам или без него можно обойтись.
- Каким образом график удобнее оформить.
- Как заставить сотрудников соблюдать сроки, установленные в графике документооборота.
Все хозяйственные операции отражаются в налоговом и бухгалтерском учете на основании первичных документов. Для нормальной работы необходимо, чтобы они поступали в бухгалтерию своевременно. Соответственно, процесс выписки документов и передачи их между подразделениями организации (если, конечно, весь документооборот не ведет один-единственный человек) должен быть организован. И вот как раз для того, чтобы это сделать — организовать внутрифирменный порядок и контроль за выпиской бумаг, — составляют такой документ, как график документооборота.
О том, что движение первичных документов в организации должно происходить в соответствии с графиком документооборота, сказано в п. 15 Положения по ведению бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности в РФ, утвержденного Приказом Минфина России от 29.07.1998 N 34н.
Отметим: ответственность за то, что график не ведется, не установлена. Этот документ оформляется прежде всего в интересах самой организации. Если прежде у вас графика не было, сейчас самое время задуматься о его необходимости. Ведь с 2013 г. организации на «упрощенке» будут обязаны вести бухгалтерский учет в полном объеме (пп. 1 п. 1 ст. 2 и п. 1 ст. 6 Федерального закона от 06.12.2011 N 402-ФЗ). А значит, повысятся и требования к своевременному и грамотному оформлению документов.
В данной статье мы расскажем о том, как составить график, чтобы он был понятен всем работникам, а главное, полезен бухгалтерии. А также о том, каким образом организовать контроль за соблюдением графика.
Если у вас «упрощенка» с объектом «доходы». Необходимость в графике документооборота не зависит от системы налогообложения. Поэтому в статье вы найдете советы, полезные для себя.
Определитесь, нужен ли график для вашей работы
График документооборота просто необходим организациям, в которых первичная документация поступает в бухгалтерию из разных отделов. С его помощью вы сможете организовать и контролировать работу по выписке документов разными людьми — вовремя ли они выполняют свою работу? А если происходят задержки, то по чьей вине?
Памятка. График необходим, когда нужно контролировать своевременность выписки и передачи документов сотрудниками организации в бухгалтерию.
Если же вы работаете бухгалтером в маленькой фирме и все документы оформляете самостоятельно, то графика для самой себя у вас, скорее всего, нет. Как мы уже сказали, какие-либо штрафы за отсутствие графика вам не грозят. Ведь данный документ нужен для внутреннего контроля и составляется исключительно для нужд организации. Какие-либо внешние пользователи в нем не заинтересованы. Однако мы все равно рекомендуем вам разобраться в том, что представляет собой график и как его оформлять. Ведь не исключено, что в будущем условия вашей работы могут измениться.
Выберите удобный способ градации документов
Требования к графику документооборота установлены Положением о документах и документообороте в бухгалтерском учете, утвержденным Минфином СССР 29.07.1983 N 105 (далее — Положение). Данный документ действует в части, не противоречащей бухгалтерскому законодательству. Раздел 5 Положения, касающийся графика документооборота, полностью ему соответствует. А значит, вы можете в полной мере его применять.
Кто именно займется составлением графика, решает главный бухгалтер (п. 5.2 Положения). Эту работу можно поручить рядовому бухгалтеру кадровому работнику или, например, секретарю. Унифицированной формы графика документооборота нет. Поэтому вам придется разработать ее самостоятельно. Задачей графика является установить порядок, по которому в организации будут оформляться документы. В связи с этим целесообразно включить в него следующую информацию:
- кто и в какой срок выписывает конкретный первичный документ;
- в какой срок и кем документ передается в бухгалтерию;
- кто является ответственным за создание и передачу документа;
- кто из работников и в течение какого времени обрабатывает документ;
- сколько времени нужно хранить документ в организации.
На заметку. Унифицированная форма графика документооборота не утверждена, поэтому организация может разработать ее самостоятельно.
В бухгалтерию поступают как первичные документы, созданные работниками организации, так и «первичка» от контрагентов. По входящим документам можно оформить отдельный график документооборота, а можно включить их в общий план документооборота, назначив ответственных лиц за их проверку и передачу в бухгалтерию.
В Приложении к Положению приведен пример графика документооборота, который составлен в зависимости от документов, применяемых организацией. Образец такого документа мы представили на рис. 1. Вы можете взять его за основу. Однако, на наш взгляд, это не самый удачный вариант. Дело в том, что такой график документооборота сложный для восприятия, особенно если вы используете большое количество первичных документов. Каждому исполнителю свой бланк придется выискивать среди множества прочих.
Образец неструктурированного графика документооборота
График будет удобным, если все документы в нем объединить по какому-либо принципу. Тогда ответственное лицо может сразу найти требующийся документ. Мы предлагаем два возможных способа.
Способ N 1: сгруппируйте документы по хозяйственным операциям. Данный способ подойдет для небольших компаний, у которых не так много хозяйственных операций. В этом случае в первом столбце графика перечислите все возможные хозяйственные операции. А для каждой хозяйственной операции укажите документы, которые необходимо выписать. Фрагмент такого графика приведен на рис. 2 на с. 28 — 29.
Фрагмент графика, в котором документы сформированы по хозоперациям
Способ N 2: объедините документы по отделам организации. Этот способ в отличие от предыдущего подойдет для более крупных компаний, состоящих из достаточно большого числа подразделений и отделов. Для каждого отдела перечислите первичные документы, которые выписывают работающие в нем сотрудники. В данном случае вы можете оформить график как единый документ, действующий для всей организации. А можете составить для каждого отдела свой график документооборота. С образцом графика для отдела оптовых продаж вы можете ознакомиться на рис. 3 на с. 28 — 29.
Образец графика документооборота для отдела оптовых продаж
Совет редакции. Чтобы исполнитель мог легко найти документ, объедините их по конкретному принципу, например по хозяйственным операциям или отделам организации.
Утвердите график отдельным приказом
После того как график документооборота составлен, руководитель организации должен его утвердить. График можно оформить в виде приложения к приказу об учетной политике. Однако, на наш взгляд, это нерационально. Дело в том, что учетная политика может обновляться ежегодно. А график так часто не меняется и может действовать несколько лет до тех пор, пока не устареет или не утратит силу. А при необходимости в него можно вносить изменения. В связи с этим полагаем, что график удобнее утвердить отдельным приказом. Образец приведен на рис. 4.
Образец приказа руководителя об утверждении графика документооборота
Рисунок 4 Организуйте контроль за соблюдением графика
Работники должны соблюдать установленные в графике сроки составления и передачи документов в бухгалтерию. Такую обязанность следует закрепить в должностных инструкциях и в приказе об утверждении графика. Чтобы контролировать своевременное поступление документов в бухгалтерию, разработайте специальный журнал и поручите вести его бухгалтерам. Образец журнала представлен на рис. 5.
Образец журнала поступления документов в бухгалтерию
Для справки. Контролировать соблюдение сроков, указанных в графике, можно с помощью журнала поступления документов в бухгалтерию.
Обнаружив нарушение графика, руководитель может лишить работника премии, сделать ему замечание или вынести выговор, о чем составляется приказ. Но помните, что дисциплинарное взыскание можно применить не позднее одного месяца со дня обнаружения и не позднее шести месяцев со дня совершения проступка (ст. 193 ТК РФ). Прежде чем назначать работнику взыскание, не забудьте с него затребовать письменное объяснение.
Нюансы, требующие особого внимания. График документооборота нужен, чтобы контролировать работу сотрудников. А именно отслеживать, вовремя ли они составляют и передают в бухгалтерию первичные документы. Фактические даты передачи документов можно фиксировать в специальном журнале.
Разрабатывая график, объедините документы, перечисляемые в нем, по какому-либо принципу. Например, документы можно разнести по хозяйственным операциям, возможным в организации, либо составить отдельные графики для каждого отдела компании.
За отсутствие графика документооборота не штрафуют, поскольку это внутренний документ организации, оформляемый для того, чтобы организовать и контролировать работу между подразделениями.
Источник: https://wiseeconomist.ru/poleznoe/75875-zachem-nuzhen-grafik-dokumentooborota-sostavit
Инструкция: как подготовить график документооборота в бухгалтерии
График документооборота — это документ, который регламентирует процесс движения документов с момента их составления или получения до полного завершения исполнения. Например, до отражения в отчетности, отправки контрагенту или до передачи в архив на хранение.
Что такое ГДО
Любая хозяйственная операция экономического субъекта должна быть подтверждена первичным документом. Порядок составления первички, ее обработки, передачи в бухгалтерию для отражения в учете устанавливается в отдельном порядке. Для этого составляется специальный норматив — график или регламент документооборота бухгалтерских документов в компании — по сути, это задокументированный порядок движения первичной и учетной документации внутри экономического субъекта.
Обязанность составления ГДО регламентирована следующими нормативами:
Ответственные лица: кто составляет, утверждает и осуществляет контроль
Лицом, ответственным за составление и подготовку ГДО в организации для целей бухгалтерского учета, является главный бухгалтер. Это штатный работник учреждения либо иное лицо, на которое возложены ключевые обязанности по организации и ведению бухучета.
Иной вопрос, кто утверждает график документооборота: утвердить ГДО вправе только руководитель компании (иное уполномоченное лицо). Норматив допускается оформить как приложение к учетной политике. Но допускается и утверждение отдельным приказом или распоряжением.
После утверждения ГДО под подпись доводится до всех работников, участвующих в документообороте. При этом требования главного бухгалтера в части порядка оформления операций и предоставления в бухгалтерию необходимых документов и сведений являются обязательными для всех подразделений и служб организации. Отсюда следует вывод, кто осуществляет контроль за соблюдением графика документооборота, — это главный бухгалтер либо иное лицо, ответственное за ведение бухучета в компании.
Законодательство не предусматривает единый образец графика документооборота первичных учетных документов для юридических лиц. Организация самостоятельно готовит норматив, с учетом специфики деятельности и организационной структуры.
Специализированный регламент составляют в виде схемы, таблицы или перечня работ по созданию, проверке и обработке документов, выполняемых каждым подразделением учреждения и всеми исполнителями с указанием их взаимосвязи и сроков выполнения работ.
Включите в график документооборота в учетной политике обязательные разделы в отношении каждого формуляра.
Алгоритм создания конкретного формуляра
Регламент проверки по каждой конкретной форме
Порядок обработки документации
Пропишите, кто является исполнителем и каков срок исполнения первички или учетного регистра.
Алгоритм передачи формуляра в архив
Закрепите, кто является исполнителем, в какой срок необходимо завершить передачу форм.
Образцы
Примерный образец графика документооборота к учетной политике некоммерческой организации:
Как утвердить
Оформите готовый ГДО как приложение к учетной политике для целей бухгалтерского учета. Либо составьте отдельный приказ по организации.
Специальной формы распоряжения для утверждения ГДО не предусмотрено. Рекомендуем использовать наш шаблон.
Образец приказа об утверждении:
«Об утверждении и введении в действие графика документооборота»
В целях организации надлежащего документооборота, ПРИКАЗЫВАЮ:
- Утвердить прилагаемый график документооборота в ГБОУ ДОД ДЮСШОР «АЛЛЮР» и ввести его в действие с 01.01.2020 года.
- Всем структурным подразделениям и работникам ГБОУ ДОД ДЮСШОР «АЛЛЮР» в работе с документами руководствоваться требованиями, установленными в графике документооборота, с момента введения его в действие.
- Секретарю Карповой И. И. обеспечить тиражирование графика документооборота и его передачу в структурные подразделения ГБОУ ДОД ДЮСШОР «АЛЛЮР» до 31.12.2019 года.
- Контроль за исполнением требований графика документооборота в ГБОУ ДОД ДЮСШОР «АЛЛЮР» возложить на главного бухгалтера Главного бухгалтера Викторову В. В.
- Контроль за выполнением настоящего приказа оставляю за собой.
1. График документооборота.
Руководитель: ИВАНОВ И. И. Иванов
Главный бухгалтер ВИКТОРОВА В. В. Викторова
Источник: https://gosuchetnik.ru/shablony-i-formy/instruktsiya-kak-podgotovit-grafik-dokumentooborota-v-bukhgalterii
График документооборота: зачем нужен и как составить
График документооборота — это внутренний акт компании, который регулирует движение документации предприятия от ее создания до сдачи на хранение. Он помогает соблюсти срок сдачи отчетности и наладить взаимодействие подразделений.
Нормативная база
Что это за график и для чего он нужен
Он представляет собой схему, в которой отмечен каждый этап движения документации и лица, ответственные за него. За несдачу отчетной документации в государственные органы накажут, а потерянный файл приведет к срыву важного контракта. Поэтому знание того, что такое ГДО и как им пользоваться, помогает избежать утери документации, сэкономить время и предотвратить издержки, связанные с этим.
Кто его разрабатывает
За разработку отвечает главный бухгалтер, это важно, поскольку он знает объем нагрузки и правильно ее распределяет, чтобы при большой загруженности в ведении документации не происходило задержек. После разработки передается на подпись тому, кто утверждает график документооборота предприятия, — начальнику филиала (представительства), руководителю организации.
Как его составить
Единой формы для заполнения не существует. Каждое предприятие разрабатывает свою структуру исходя из потребностей общества. Объем и подробность зависят от размера организации и вида ее деятельности. Главный бухгалтер учитывает все эти критерии, после чего составляет схему или поэтапный список работы с документацией, включающий такие шаги:
- Создание файла.
- Предварительное рассмотрение.
- Регистрация.
- Принятие решения.
- Направление на исполнение.
- Контроль за исполнением.
- Исполнение.
- Определение сроков хранения.
- Передача на хранение.
ГДО составляется для каждого внутреннего подразделения отдельно (например, для бухгалтерии) либо для конкретного типа документов (например, для первичной документации).
В итоге из примерного списка (схемы) составляют таблицу, в которой нумеруют этапы, назначают ответственных за каждый из них и устанавливают срок реализации этапа.
Вот образец графика документооборота на предприятии в 2020 году, уже заполненный.
Как оформить внедрение ГДО
Введение ГДО в число нормативных актов производится приказом руководителя организации. В приказе содержатся следующие пункты:
- об утверждении приложения к приказу;
- об обязательном использовании его всеми сотрудниками;
- о назначении ответственного.
Приказ подписывается генеральным директором предприятия.
Учитывайте специфику организации документооборота между исполнителем и заказчиком: контрагент тоже проверит договор при получении, поэтому доведите до сведения персонала необходимость тщательного соблюдения утвержденного регламента.
Общество с ограниченной ответственностью «Clubtk.ru»
об утверждении графика документооборота
г. Санкт-Петербург, 21.10.2020
- Утвердить график документооборота согласно приложению №1 к данному приказу.
- Вести документооборот в ООО «Clubtk.ru» в соответствии с утвержденным графиком.
- Контроль за исполнением графика возложить на главного бухгалтера Смирнову В. Ф.
Генеральный директор Воронов А. В.
Кто контролирует исполнение ГДО
По общему правилу контроль осуществляют генеральный директор и главный бухгалтер. Генеральный директор часто загружен работой другой направленности, поэтому в приказе об утверждении укажите, кто осуществляет контроль за соблюдением графика документооборота конкретно, это важно, поскольку контролирующее лицо отслеживает нагрузку и в зависимости от объема работы корректирует регламент.
Источник: https://clubtk.ru/forms/dokumentooborot/grafik-dokumentooborota-zachem-nuzhen-i-kak-sostavit