Как лучше вести журнал учета кадровых приказов в екселе

Исключения — официальные приглашения на совещания и документы из последнего пункта списка, поступившие вместе с сопроводительным письмом. Все остальные бумаги, касающиеся непосредственно работы организации, требующие рассмотрения и ответа, обязательно заносятся в журнал регистрации. Отсюда первое правило: каждый важный документ должен быть зарегистрирован.

Правило третье: регистрационный номер документа должен быть уникальным. Недопустимо регистрировать под одним и тем же входящим номером разные писем. Именно по уникальному коду идентифицируется конкретный документ и в дальнейшем отслеживается его судьба.

Перейдем непосредственно к вопросу заполнения регистрационной книги. Журнал регистрации входящих документов бланка, установленного нормативными актами и единого для всех организаций, не имеет. В этом вопросе предприятие вольно устанавливать свою форму и включать в журнал столько полей, сколько ему необходимо.

Конечно же, главные требования к журналу нужно соблюдать:

Что касается количества и наименования столбцов, все зависит от специфики организации, порядка делопроизводства, наличия системы контроля за исполнением документов.

Обязательно в книге должны быть графы, позволяющие вести минимальный учет поступившей корреспонденции:

Если входящих документов много, чтобы не терять важные бумаги предусматриваются графы для внесения исходящих реквизитов письма (дата, номер, которые ему присвоил отправитель). Это помогает не «задваивать» идентичные документы (вспоминаем второе правило).

При строгом учете делается отдельный столбец для указания количества страниц документа и перечня имеющихся приложений. Если в организации принято отслеживать исполнение переданных в работу писем, не помешает информация об исполнителе, сроке исполнения и отметка об окончании работы с документом. Еще можно выделить поле для примечаний.

Многие до сих пор ведут журналы по старинке, в тетрадках. При малом объеме входящих этот способ вполне жизнеспособен. Но отследить судьбу какой-либо бумаги затруднительно: чтобы найти документ, порой нужно пролистать полкниги. Поэтому в крупных организациях от бумажных журналов давно отказались, и ведут учет в компьютерных файлах. Можно электронный журнал регистрации входящих документов скачать или создать самостоятельно в Excel или Word. Эти программы позволяют проводить поиск, сортировку, устанавливать необходимые фильтры. В таблице удобно разместить гиперссылку на сканированную копию документа. Доступ на редактирование таких журналов, если они хранятся на внутрисетевом сервере организации, предоставляется одному-двум сотрудникам, ответственным за прием и обработку корреспонденции.

Однако в некоторых случаях необходим и бумажный журнал — регистрировать особо важные документы с длительными сроками хранения. Физический вариант журнала в этом случае оправдан, так как обеспечивает более надежную сохранность данных, чем электронные носители информации.

Журнал регистрации приказов по личному составу: требования к качеству бланка, правила оформления и ведения. Производственная необходимость регистрации приказов по личному составу. Отдельные журналы для отпусков и больничных.

Ну вот смотрите. Согласно нового Перечня типовых управленческих документов в течение 75 лет слндует хранить следующие приказы: приему, переводу, совмещению, увольнению;

Вот выдержка из материалов 1С:ИТС/январь (из раздела Проверка ГИТ — обязательные регистрационные журналы )

Свиток: Что ГИТ смотрит обязательно

Регистрационные журналы (журналы учета и контроля)

Регистрационные журналы (книги) ведутся в организации (или индивидуальным предпринимателем) для учета кадровой документации (приказов по кадрам, трудовых книжек, личных дел и пр.). Правильный учет документа (с присвоением определенного номера и с отметкой о дате регистрации) придает ему юридическую силу (силу доказательства), при помощи которой работодатель может с уверенностью победить в трудовом споре с работником.

Формы некоторых журналов и книг утверждаются официальными органами, другие же формы разрабатываются самой организацией. Например, форма Книги учета движения трудовых книжек и вкладышей к ним утверждена постановлением Минтруда России от 10 октября 2003 г. № 69. А журнал учета больничных листов или журнал учета прохождения медицинских осмотров не имеет рекомендуемой формы, поэтому разрабатывается самой организацией по своему усмотрению.

Сотрудник кадровой службы может самостоятельно определить наиболее удобное оформление регистрационной формы. Это может быть как вертикальное (книжное) расположение страниц, так и горизонтальное (альбомное), в зависимости от количества информации, которую необходимо отразить на одной странице.

Обязательные реквизиты — название регистрационной формы, название организации, даты начала и окончания ведения формы, срок ее хранения. На лицевой или оборотной стороне обложки обязательна подпись лица, ответственного за ведение данного журнала (учетной книги). Это лицо назначается специальным приказом руководителя организации. Кроме того, проставление подписи ответственного лица может быть предусмотрено на каждой странице журнала (в виде колонтитула) или на последней его странице. Если ответственный за ведение регистрационной формы увольняется или переводится на другую работу, приводятся сведения о новом работнике.

Регистрационные формы заполняются чернильной, шариковой или гелевой ручкой синего (черного, фиолетового) цвета без подчисток и исправлений корректором, четким, понятным почерком. Случайно допущенные ошибки могут исправляться специально оговоренным способом. Например, при наличии в журнале (учетной книге) графы Примечания неверная запись зачеркивается одной чертой, затем в той же графе заносится правильная запись. В графе Примечания указывается: Исправлено в графе такой-то , ниже ставится подпись лица, ответственного за ведение регистрационной формы, расшифровка и дата. Если в регистрационной форме нет графы Примечания , то неверная запись не зачеркивается, а в той же графе, где была допущена ошибка, ниже констатируется: Запись за номером таким-то недействительна и вносится правильная запись.

После заполнения последней страницы регистрационной формы документ сдается в архив организации. Для основных журналов установлены следующие сроки хранения (Перечень типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организаций, с указанием сроков хранения, утвержденный Федеральной архивной службой РФ (Росархив) 6 октября 2000 г.):

• журналы (книги) приема, перемещения (перевода), увольнения работников — 75 лет;

• журналы (книги) учета личных дел, личных карточек, трудовых договоров — 75 лет;

• книга учета движения трудовых книжек и вкладышей в них — 50 лет;

• журналы (книги) учета командировок и выдачи командировочных удостоверений — 5 лет;

• журналы (книги) учета отпусков — 3 года;

• журналы (книги) выдачи справок о заработной плате, стаже, месте работы — 3 года.

Сколько времени хранить другие регистрационные формы, решает руководитель организации.

Итак, наиболее распространенными регистрационными журналами в организациях являются:

Журнал регистрации локальных нормативных актов — можно вести в электронном виде, рекомендуется распечатать журнал после внесения в него изменений. Примерная форма:

№ п/п Дата Документ Утверждено Дата введения в действие Примечание

Журнал регистрации трудовых договоров — ведется в бумажном виде, листы нумеруются, прошиваются, заверяются подписью руководителя и печатью организации. Примерная форма:

№ т/д Дата ФИО Долж-ность Подраз-деление Роспись сотрудника в получении т/д Изменение к т/д Дата расторжения т/д Примечание

Журнал регистрации приказов по предприятию — можно вести в электронном виде, рекомендуется распечатать журнал после внесения в него изменений. Ежегодно заводится новый журнал и начинается новая нумерация приказов. Примерная форма:

Журнал регистрации приказов по кадрам (о приеме на работу, переводе, увольнении, предоставлении отпуска) — можно вести в электронном виде, рекомендуется распечатать журнал после внесения в него изменений. Ежегодно заводится новый журнал и начинается новая нумерация приказов. Примерная форма:

Журнал выдачи справок по личному составу — ведется в бумажном виде. Примерная форма:

№ Дата ФИО Должность Подразделение Куда выдана справка Подпись в получении Примечание

Журнал учета больничных листов — ведется в бумажном виде. Примерная форма:

№ Дата ФИО № больничного листа Название лечебного учреждения Дата начала Дата окончания Приступить к работе с Примечание

Журнал регистрации вводного инструктажа — проведение вводного инструктажа по охране труда включает ознакомление работников с имеющимися опасными или вредными производственными факторами, изучение требований охраны труда, содержащихся в локальных нормативных актах организации, инструкциях по охране труда, технической, эксплуатационной документации, а также применение безопасных методов и приемов выполнения работ. Инструктаж по охране труда должен завершаться устной проверкой приобретенных работником знаний и навыков безопасных приемов работы лицом, проводившим инструктаж. Журнал ведется в бумажном виде. Примерная форма:

№ Дата ФИО инструктируемого Год рождения Профессия, должность инструктируемого Подразделение, в которое направляется инструктируемый ФИО, должность инструктирующего Подпись инструктирующего инструктируемого

Журнал регистрации инструктажа на рабочем месте — проводится до начала самостоятельной работы со всеми вновь принятыми работниками организации, связанными с эксплуатацией, обслуживанием, испытанием, наладкой и ремонтом оборудования, использованием электрифицированного или иного инструмента, хранением и применением сырья и материалов — Журнал ведется в бумажном виде. Примерная форма:

№ Дата ФИО инструктируемого Год рождения Профессия, должность инструкти-руемого Вид инструктажа (на рабочем месте, повторный, внеплановый) Причина проведения внепланового инструктажа

ФИО, должность инструктирующего Подпись Стажировка на рабочем месте

инструкти-рующего инструкти-руемого количество (с__ по___) стажировку прошел (подпись) знания проверил, допуск к работе произвел (дата, подпись)

Журнал учета прохождения медосмотров — для определенных категорий работников трудовым законодательством (ст.213 ТК РФ) установлена необходимость проведения обязательных медицинских осмотров — Журнал ведется в бумажном виде. Примерная форма:

№ Дата медосмотра ФИО Должность Подразделение Наименование лечебно-профилактического учреждения Результат Примечание

По своему усмотрению организация вправе утвердить и другие регистрационные формы, исходя из специфики деятельности организации.

Давайте рассмотрим сложившиеся правила регистрации исходящих документов. Их необходимо знать, чтобы правильно внести основные сведения в журнал регистрации исходящих документов, приказов и др. Много полезной информации вы также сможете найти в опубликованных ранее материалах о регистрации входящих документов, о согласовании и регистрации приказов (приведен образец журнала регистрации приказов).

Подписанные руководителем документы регистрируют в службе делопроизводства, в небольших фирмах – секретарем. Исключение обычно делают для приказов по личному составу, бухгалтерских документов, договоров и некоторых других, которые регистрируют в подразделениях по месту их создания. Внутренние документы, подписанные начальниками отделов, обычно регистрируют децентрализовано в этих подразделениях.

Важно соблюдать следующее требование – регистрация только после подписания документа имеющим на это право лицом. Поскольку в процессе работы над документом могут попросить внести изменения или вообще его не подписать. Тогда в журнале будут значиться документы, которые юридически не существуют или пропуски номеров, либо нарушится хронология регистрации. Хотя на практике иногда приходится предварительно резервировать номер для еще не до конца оформленного документа и позже, уже после подписания вписывать данные об этом документе в журнал регистрации.

Документы необходимо регистрировать отдельными массивами, начиная новый отсчет порядка номеров с начала каждого года для каждой группы. Наиболее распространенный пример разделения:

На бланке письма, бланке приказа или любом другом документе регистрационный номер и дата проставляется в месте расположения данных реквизитов (смотрите образцы бланков).

Следующий порядковый номер присваивают в пределах каждого выделенного массива, который очень удобно дополнять индексом по номенклатуре дел (например, 09-24/968, где 09 – номер подразделения, 24 – номер дела по номенклатуре подразделения, 968 – следующий присваиваемый свободный номер), а также допускается дополнять буквенными обозначениями по исполнителю (например, 11-05/1235АЛ, где АЛ – исполнитель Алла Лихова), корреспонденту и др.

Следующее правило — однократность регистрации каждого письма в день утверждения или подписания документа.

Если какое-либо определенное письмо будет направлено нескольким адресатам, то регистрационный номер будет один и тот же. Все получатели перечисляются в письме столбиком без указания слова «копия» (смотрите образцы написания адресатов).

В случае направления письма 4 адресатам и более, их указывают обобщенно (например, «военный комиссариат»), а ниже делается в скобках ссылка на список (например, «(по списку рассылки)»). Список рассылки составляют на отдельном листе в необходимых количествах экземпляров (всем адресатам и для экземпляра письма, остающегося в организации) в произвольной форме или как предусмотрено в инструкции по делопроизводству.

Установленной формы просто не существует, поэтому здесь будет приведен примерный образец. Журнал регистрации исходящих документов допускается вести на бумажных носителях.

Я советую согласно современным веяниям журнал регистрации исходящих документов вести в электронном виде (Word, Excel). Этим вы обеспечите себе удобный и быстрый поиск, экономию времени на регистрацию. Распечатывать файл с заполненной формой журнала вовсе не обязательно, даже не нужно. Исключение целесообразно сделать для обеспечения сохранности журналов регистрации документов с длительными сроками хранения. Например, приказов по основной деятельности (хранят постоянно), приказов по личному составу (75 лет).

Журнал регистрации исходящих документов – образец заполнения (это примерная форма, поэтому измените графы согласно своим пожеланиям).

Движение любого документа на предприятии должно подлежать регистрации. Регистрация представляет собой внесение учетных данных определенной формы в специально предназначенную книгу, которая называется журналом регистрации трудовых договоров и дополнительных соглашений. Учитываются создание, отправка и принятие документа.

Состав и расположение реквизитов в журнале не нормированы официальной документацией – эти данные вносятся работодателем самостоятельно. Внутренние документы здесь также можно классифицировать по группам, чтобы в дальнейшем запись было удобнее найти.

Учету в обязательном порядке подлежат лишь трудовые книжки, дополнительные соглашения регистрируются на усмотрение работодателя. Однако есть несколько причин относиться к журналу регистрации трудовых договоров внимательно:

1. Служба ГИТ (труда и занятости), производя проверку, обязательно интересуется наличием этого журнала.
2. Существуют общие правила ведения документооборота, которые гласят, что регистрации должен подлежать любой документ.
3. Журнал учета трудовых договоров включен в Перечень типовых управленческих документов.
4. Небрежное отношение к регистрации договоров со стороны кадрового специалиста грозит возникновением неприятностей и разногласий с контролирующими органами.

Кадровому специалисту нужно понимать, что ведение такой книги учета – вовсе не каприз руководителя и не пустая трата времени. Может быть множество ситуаций, в которых журнал регистрации трудовых договоров будет полезен.

График отпусков: каковы сроки составления? Что нужно учитывать?

Например, если конфликт работодателя с уволенным работником выльется в обращение последнего с иском в суд, наличие журнала регистрации заранее настроит судью в пользу компании.

Другая ситуация – если к кадровому работнику обращается бывший сотрудник фирмы с просьбой выдать справку о предыдущем месте работы. Если книга учета на предприятии присутствует, сделать это не составит труда.

В любом случае хранить один журнал куда проще, чем огромную стопку документов, которые к тому же часто перемешаны, что делает поиск необходимой бумаги долгой и весьма изнурительной процедурой.

Журнал регистрации трудовых договоров образец скачать бесплатно можно тут.

Граф всего может быть одиннадцать или двенадцать:

1. Порядковый номер записи.
2. Дата заключения трудового договора
3. Дата расторжения
4. ФИО регистрируемого сотрудника.
5. Должность
6. Структурное подразделение, где трудится сотрудник.
7. Дата заключения трудового договора прописью
8. Дата расторжения трудового договора прописью.
9. Указывается, основной работой является для сотрудника работа на предприятии или он трудится здесь по совместительству.
10. Сведения о дополнительных соглашениях.
11. Примечания.

Часто с целью экономии места графы могут быть объединены. Чаще всего объединяют графы 2 и 3, а также 7 и 8.

Практически у всех кадровых специалистов при ведении журнала учета возникают проблемы с нумерацией дополнительных соглашений. Графа 1 предполагает внесение порядкового номера записи, а куда вносить порядковый номер договора непонятно. Отметки об этом можно ставить в графе 10, предусмотренной специально для сведений о дополнительных соглашениях, однако, «бегать» глазами через весь лист очень неудобно.

Эта проблема решается простым добавлением графы, которая может быть разделена на два столбца, в одном из которых регистрируются дополнительные соглашения, в другом – договора. Стоит напомнить, что книга учета не относится к документации со строгой формой, поэтому нарушением такая разлиновка не станет.

Журнал регистрации трудовых договоров должен вестись на предприятии в двух видах: электронном и бумажном.

Документ бумажного вида должен быть прошит, пронумерован и обязательно заверен руководителем организации. При регистрации трудового договора в графы вносятся все сведения, после чего журнал дается на подпись сотруднику. Для регистрации сотрудников, работающих по контракту, лучше завести отдельную графу. Важно уделить внимание заполнению последней страницы: здесь указывается дата закрытия журнала, дата сдачи его в архив. Он может быть закрыт и досрочно — в том случае, если кадровый работник обнаружил ошибки в заполнении, сразу происходит списание его в архив с указанием причины.

Электронный формат дублирует бумажную форму . Он куда удобнее для поиска необходимой записи и ввода типовой информации. Электронный журнал представляет собой чаще всего лист Excel или Word (что менее распространенно).

Но у такого формата есть и минус – личную подпись здесь не поставишь, поэтому приходится вести журнал учета трудовых договоров сразу в двух видах.

Наиболее частая ошибка, которую допускают кадровые специалисты при заполнении – это проставление в графе 1 (порядковый номер записи) номера договора. Кроме того, типичной ошибкой является дублирование даты заключения и расторжения договора цифрами в графах 7 и 8.

Внести изменения в журнал учета трудовых контрактов невозможно независимо от того, электронного формата он или бумажного. В программе должна быть предусмотрена невозможность изменения номеров, чтобы предупредить махинации со стороны кадрового работника.

В бумажный документ также изменения вносить нельзя. Если допущена ошибка, необходимо досрочно закрыть журнал, доложить начальству и открыть новый. В таком случае нарушения не будет.

Ведение журнала регистрации трудовых договоров вовсе не обязательно, но достаточно удобно так, как позволяет быстро найти любую информацию и избавляет от необходимости хранить кипы документов. Наличие такого документа в компании – признак порядка и организации.

Источник: https://blanks.ucoz.net/publ/kak_vesti_zhurnal_prikazov/zhurnal_registracii_prikazov_v_excel/7-1-0-581

Журнал регистрации приказов по личному составу

Например, трудовые книжки должны быть зарегистрированы в книге учета трудовых книжек, образец которой можно скачать здесь.

Платежные ведомости регистрируется в журнале форма Т-53а.

Может быть предусмотрен отдельный журнал для исходящих документов и отдельный — для входящих. Также, как правило, заводится отдельный журнал для распорядительных документов организации — приказов, распоряжений. Если кадровый состав организации широкий, то приказы по личному составу могут регистрироваться в отдельном журнале. Образец такого регистрационного журнала предлагаем скачать по ссылке внизу статьи.

Для приказов по основной деятельности можно использовать журнал, приведенный для скачивания здесь.

Как правильно оформить?

Прежде всего, следует отметить, что приказы по личному составу — это документы распорядительного характера, касающиеся сотрудников организации — приказы о приеме на работу, увольнении, о предоставлении отпуска, о переводах, дисциплинарных взысканиях, поощрениях и т.д.

Каждый утверждаемый приказ должен быть зарегистрирован в данной журнале. В момент внесения регистрационной записи в журнал приказ получает индивидуальный номер, который прописывается на самом приказе. Нумерация у каждой организации может быть своя, для упрощения могут быть использованы, помимо цифр, также и буквенные обозначения.

Типовой формы журнала, единой для всех организаций, не существует, поэтому каждое предприятие разрабатывает свой удобный бланк.

Как правило, в журнал включают следующие графы:

Журнал может иметь и другие графы, его примерный образец можно скачать ниже в формате excel бесплатно. Журнал регистрации можно вести как в электронном, так и в рукописном виде. Он не является обязательным к заполнению, скорее является удобным инструментов для организации документооборота компании.

Журнал регистрации приказов по личному составу образец — скачать.

Источник: http://1000form.ru/zhurnal-registracii-prikazov-po-lichnomu-sostavu/

Журнал регистрации приказов по личному составу на предприятии

Формирование журнала регистрации приказов по личному составу происходит обычно тогда, когда предприятие имеет достаточно большой штат работников. В таких случаях вся кадровая документация подлежит обязательному учету и контролю, для чего создаются отдельные обобщающие документы в виде журналов.

Расшифровка понятия «личный состав»

Личный состав любой организации – это все те люди, которые работают в ней на условиях трудового договора. При этом не имеет значения, трудится ли человек на постоянной основе или его работа носит временный, срочный или сезонный характер.

Таким образом, все приказы, выпущенные в отношении этих лиц, считаются приказами по личному составу. Это могут быть приказы о

• трудоустройстве,
• сокращении,
• отпуске,
• материальном поощрении,
• дисциплинарном взыскании,
• дежурствах,
• переводе на другую должность и т.д.

На сегодняшний день список таких приказов является открытым, что подразумевает под собой то, что кадровая служба каждой организации вправе самостоятельно формировать их перечень. При этом сведения обо всех этих распоряжениях должны заноситься в соответствующий журнал регистрации.

Единственное исключение составляет руководящая «верхушка» фирмы – приказы о назначении директора и главного бухгалтера, а также иных работников, упомянутых в уставе, относятся к приказам об основной деятельности юридического лица. А это значит, что их вносить в журнал регистрации приказов по личному составу не нужно.

Зачем нужен журнал

Значение журнала понять не сложно: он позволяет систематизировать данные о распоряжениях руководства предприятий в отношении подчиненных, а также оптимизировать работу с ними.

Для того, чтобы сведения были полными, в журнале должны регистрироваться все без исключения приказы относительно кадрового состава предприятия в хронологическом порядке.

При необходимости журнал помогает быстро отыскать нужный приказ, а также, в случае возникновения сложных спорных ситуаций между работодателем и работником и доведения дела до инспекции по труду или суда, дает возможность подтвердить или опровергнуть правомерность тех или иных действий каждой из сторон трудовых взаимоотношений.

Что необходимо фиксировать в документе

Для того, чтобы документ выполнял свою функцию, в него вносится ряд определенных сведений, в том числе дата выпуска каждого приказа, коротко – суть, ФИО работника и т.д. Кроме того, журнал должен иметь начальную дату его формирования и дату закрытия.

При этом организация имеет право самостоятельно решить, нужно ли вести отдельные журналы по каждому типу приказов или достаточно того, что все приказы будут вноситься в один журнал.

Ответственный за ведение

Обычно обязанность по ведению журнала регистрации приказов возлагается на руководителя/специалиста кадрового отдела, юрисконсульта или даже секретаря, т.е. того работника, который отвечает за работу с документацией по личному составу предприятия.

В любом случае, это должен быть сотрудник, контролирующий кадровый документооборот, а также имеющий представление о том, как правильно вести подобного рода документы.

Основные правила составления

Унифицированной единой формы журнала нет, поэтому работники компаний могут формировать его в произвольном виде или, если в организации есть разработанный и утвержденный шаблон документа, по его образцу. При этом документ должен включать в себя ряд обязательных сведений. К ним относятся:

• наименование предприятия;
• дата открытия журнала, дата его окончания;
• должность, фамилия-имя-отчество ответственного за его ведение сотрудника;
• срок хранения документа.

Основную часть журнала лучше всего оформить в виде таблицы, которую следует разделить на несколько столбцов. В них надо вписать:

При необходимости таблицу можно дополнить и другой информацией, или, напротив, сократить.

На что обратить внимание при оформлении

ВАЖНО! В приказе должно быть указано ответственное за ведение журнала регистрации приказов лицо.

Проштамповывать журнал необходимо только в том случае, если норма по визированию таких документов с помощью штемпельных изделий закреплена в локальных актах фирмы.

Обычно данные журналы достаточно внушительны по объему и имеют не один десяток страниц. В таких случаях все листы журнала необходимо пронумеровывать, скреплять между собой при помощи крепкой нити, прописывая с внешней стороны дату создания документа и проставляя подпись ответственного лица.

Как и сколько времени хранить журнал

Как правило, журнал регистрации приказов по личному составу лежит в кадровом отделе компании в отдельном месте, куда нет доступа посторонним лицам.

Срок хранения документа определяется либо законодательством РФ, либо внутренними нормативно-правовыми документами предприятия. После того, как журнал утрачивает свою актуальность, его полагается уничтожить.

Источник: https://assistentus.ru/forma/zhurnal-registracii-prikazov-po-lichnomu-sostavu/

Журналы регистрации документов в Microsoft Excel

Регистрации подлежат все создающиеся в организации документы и поступающие от других организаций и физических лиц. Документы регистрируются децентрализованно. Регистрационный номер является обязательным реквизитом каждого документа.

Регистрация документа заключается в записи необходимых сведений о документе в регистрационные формы, присвоении документу соответствующего регистрационного номера и проставлении его непосредственно на документе.

Итак, все документы организации должны быть учтены. Раньше это делалось в больших толстых тетрадях – книгах регистрации. Кстати, некоторые компании до сих пор пользуются подобным методом. Но большинство все же предпочитает вести электронные регистрационные ­формы.

На сегодняшний день существует несколько доступных возможностей создания электронных журналов регистрации:

• в Microsoft Excel. Пожалуй, это самая простая и доступная программа для подобных целей. Даже пользователь, чей опыт общения с компьютером ограничивается только уроками информатики и бытовыми интернет-нуждами, может без труда создать здесь полноценный ­журнал регистрации документов;
• в Microsoft Access – программа, уже требующая от пользователя подготовки и обучения, но и обладающая более широким функционалом, нежели Excel. Удобна, в частности, возможностью связывать между собой различные журналы и получить в конечном итоге общую базу данных;
• с применением «облачных» сервисов, например, Google.Drive. В отличие от обычных «облачных» хранилищ данных, сервис позволяет создать табличный файл с теми же функциями, что и у Excel. Существенным достоинством «облачных» сервисов является возможность настроить доступ к ним пользователей из любой точки мира и с любого устройства. Не менее существенным недостатком – абсолютная зависимость от подключения к Интернету, которое не всегда и не везде идеально.

Таким образом, самой доступной программой для создания журнала регистрации в обычном российском офисе является Microsoft Excel. Далее рассмотрим вопросы создания журналов и работы с ними в версии Microsoft Excel 2010 на примере Журнала регистрации распорядительных документов.

Создаем журнал в Excel

Создадим файл в Excel и назовем его «Журнал регистрации распорядительных документов». Для этого можно использовать круглую кнопку «Office» в верхнем левом углу экрана (на Рисунке 1 отмечена цифрой 1), при нажатии на которую открывается меню, в нем выбираем первую команду – «Создать». Чтобы не потерять результаты своих дальнейших настроек, лучше сразу сохранить созданный файл; для этого подойдут команды «Сохранить» или «Сохранить как» того же меню.

Предположим, в нашей условной организации используются 2 вида подобных документов: приказ и распоряжение. Целесообразно регистрировать оба вида документов в одном файле, но в разных таблицах. В нижнем левом углу окна расположены по умолчанию три листа: Лист 1, Лист 2 и Лист 3. На каждом из них можно поместить по журналу учета одного вида документов. Программа позволяет создавать сколько угодно листов в одном файле, добавляя и удаляя их по ­усмотрению пользователя.

Переименуем листы. Для этого нужно щелкнуть правой кнопкой «мыши» по наименованию листа и выбрать опцию «Переименовать». Здесь же можно выбрать цвет ярлыка, ­установить пароль для защиты, удалить ненужный лист. В нашем Журнале регистрации распорядительных документов будет 2 листа: для приказов по основной деятельности и для распоряжений (Рисунок 2).

Определившись с наименованиями граф таблицы, создадим «шапку». Настроить внешний вид граф легко, используя верхнюю панель инструментов. В основном понадобятся группы команд «Шрифт» и «Выравнивание» на вкладке «Главная» (см. Рисунок 3).

Группа команд «Шрифт» знакома любому пользователю программы Word (цифра 1). Напомним их в порядке расположения иконок слева направо:

• верхний ряд позволит вам:
  • выбирать шрифт,
  • его размер,
  • одним нажатием увеличивать размер шрифта,
  • одним нажатием уменьшать размер шрифта;
• нижний ряд поможет назначить:
  • полужирное начертание,
  • курсив,
  • подчеркивание,
  • измененить границы выделенных ячеек и
  • цвет их фона,
  • изменить цвет текста.

Теперь посмотрим на набор команд «Выравнивание» (отмечено цифрой 2):

• значения иконок верхнего ряда:
  • первые 3 – выравнивание текста по верхнему краю ячейки, по ­центру или по нижнему краю соответственно,
  • расположение текста по диагонали или по вертикали,
  • перенос текста (если пользователь не хочет менять ширину ячейки, чтобы уместился текст, можно нажать на эту кнопку, и текст будет выстроен в несколько строк по ширине ячейки);
• вторая строка:
  • первые 3 иконки знакомы каждому пользователю Word – это выравнивание текста по левому краю ячейки, по центру или по правому краю соответственно;
  • следующие 2 иконки – уменьшение или увеличение отступа текста от левого края;
  • последняя иконка – объединение ячеек с помещением текста в центре.

Заполним «шапку» нашей таблицы названиями граф. Скорее всего, при этом понадобится увеличить ширину некоторых столбцов. Это нетрудно сделать, наведя курсор на линию между двумя ячейками в самой верхней серой строке, где обычно указаны буквенные обозначения столбцов (реже – цифровые). Появится значок с двумя стрелками, смотрящими в разные стороны. Кликнув «мышью» и перемещая значок в нужном направлении, можно делать столбец уже или шире. Так же можно установить желаемую высоту строки, используя крайний левый столбец с номерами. Мы немного усложним задачу и разделим графы на 2 группы: регистрационные данные о документе и контроль. Отформатируем внешний вид ячеек, используя изученные опции (на Рисунке 5 показана таблица, в которой не только создана «шапка», но уже заполнено содержимое.

Читайте все накопления сайта по своему профилю, начиная с 2010 г.
Для этого оформите комплексную подписку на выбранный журнал на полугодие или год, тогда:

• его свежий номер будет ежемесячно приходить к вам по почте в печатном виде;
• все публикации на сайте этого направления начиная с 2010 г. будут доступны в течение действия комплексной подписки.

А удобный поиск и другая навигация на сайте помогут вам быстро находить ответы на свои рабочие вопросы. Повышайте свой профессионализм, статус и зарплату с нашей помощью!

Режим «Рецензирование» существенно облегчает разработку, согласование вордовского документа группой людей – он автоматически фиксирует каждую вставку, удаление, перемещение текста, форматирование и все это пользователи еще могут комментировать! Показываем, как управлять отображением правок (каким способом, какие типы и от каких пользователей показывать, как определить автора изменений, как распечатать исходный или окончательный вариант текста). Как выявить правки, которые коллега пытался вставить незаметно! Можно объединить в одном документе правки от разных людей, присланные ими в разных версиях файла. А еще можно защитить документ от редактирования либо установить пользователям пределы дозволенного. Даже если режимом «Рецензирование» уже пользуетесь, из этой статьи сможете узнать новые «ювелирные» настройки, которые сделают вашу работу еще удобнее.

Сравнили сильные и слабые стороны QR- и штрихкодов. Объяснили, где и как их лучше использовать в делопроизводстве, что это даст. Какие возможности для этого предоставляют современные СЭД. Как минимизировать необходимое оборудование, которым придется оснастить рабочие места сотрудников.

В майском номере журнала мы показали в подробностях, как можно использовать программу Zoom для организации видеосовещаний при помощи компьютера. А сейчас поговорим об особенностях настройки Zoom на телефоне. О лечении проблем со звуком. О более оригинальных способах трансляции видеосовещаний.

Это инструкция работы в программе Trello, которая будет удобна для визуалов, привыкших обклеивать монитор и стол стикерами-напоминалками. Кроме того, психолог дает советы руководителю по дистанционной постановке задач подчиненным и контролю их выполнения.

Режим «Рецензирование» существенно облегчает разработку, согласование вордовского документа группой людей – он автоматически фиксирует каждую вставку, удаление, перемещение текста, форматирование и все это пользователи еще могут комментировать! Показываем, как управлять отображением правок (каким способом, какие типы и от каких пользователей показывать, как определить автора изменений, как распечатать исходный или окончательный вариант текста). Как выявить правки, которые коллега пытался вставить незаметно! Можно объединить в одном документе правки от разных людей, присланные ими в разных версиях файла. А еще можно защитить документ от редактирования либо установить пользователям пределы дозволенного. Даже если режимом «Рецензирование» уже пользуетесь, из этой статьи сможете узнать новые «ювелирные» настройки, которые сделают вашу работу еще удобнее.

Microsoft Word – это не только отличная программа для набора и форматирования текста, но и прекрасное средство для исправления чужих ошибок и совместной работы над документами. Мы хотим избавить вас от необходимости вычитывания каждой версии проекта документа. Пусть вместо вас это сделает Word, пусть он выявит все внесенные правки и предложит вам каждую из них отклонить или принять. Мы объясним, как управлять составом информации, которая отображается на экране монитора о произведенных в документе изменениях; как выявить правки и комментарии, внесенные определенным автором; какие алгоритмы действий будут наиболее удобными при анализе и принятии / отклонении исправлений.

Автор напоминает основные принципы организации контроля исполнения поручений, а потом подробно объясняет, как удобнее автоматизировать эту работу с использованием стандартных возможностей MS Excel (какие поля в таблице регистрационной формы пригодятся, как настроить фильтрацию данных и пользоваться ею, какие сведения удобно выделять автоматически). Статья особенно пригодится тем, кому на покупку специализированного программного обеспечения для автоматизации делопроизводства денег пока не дают.

Поводом для написания этой статьи стал вопрос читательницы: «Нам на подписание партнерская организация прислала договор по электронной почте, в котором редактированию поддаются только преамбула и заключительный раздел с нашими реквизитами. Все остальное редактированию не подлежит. А мы можем так сделать? Если бы мы смогли и свои договоры направлять клиентам в таком виде, то можно было бы их потом не вычитывать, т.к. у нас не было бы опасений в изменении условий договора клиентом перед его распечаткой и подписанием. Или же подобный запрет на редактирование фрагментов word`овского текста, который установлен автором документа, все-­таки можно преодолеть и внести правки «инкогнито»?»

Источник: https://delo-press.ru/journals/documents/informatsionnye-tekhnologii/42855-zhurnaly-registratsii-dokumentov-v-microsoft-excel/

Похожие записи:

• Должностная инструкция на главного кассира
• Изменения по разработке пдв в 2021г
• Материнский капитал в строящееся жилье