Какие кассовые чеки можно принять к авансовому отчету 2018

Законодательство не ограничивает размер сумм, которые может выдавать организация в подотчет, они могут быть весьма значительными, но учитывать в авансовом отчете необходимо и самые небольшие выданные суммы. При этом необходимо помнить о законодательно установленных нормах по наличным расчетам между юридическими лицами и индивидуальными предпринимателями — не более 100 тысяч рублей по одному договору. Если нужно закупить товары, материалы большими партиями, подотчетному лицу необходимо заранее позаботиться о согласовании с контрагентами заключение договоров на каждую партию, не превышающую указанный лимит расчетов наличными. На безналичные расчеты это ограничение не распространяется.

Ограничения по выдаче сумм в подотчет на практике устанавливаются корпоративными правилами, которые определяются во внутренних политиках компании.

Чаще всего сложности у подотчетных сотрудников возникают с кассовыми чеками — из магазинов, пунктов продажи билетов на общественный транспорт, автозаправок (если нужно перемещаться по делам фирмы на машине). Если к кассовым чекам приложены другие документы (накладные/товарные чеки), то проблем не возникнет, и их можно принимать к учету.

К авансовому отчету могут быть приложены любые документы. При этом данные документы должны подтверждать не только факт оплаты материальных ценностей, но и факт их получения.

Кассовый чек подтверждает только факт оплаты, поэтому его недостаточно для подтверждения факта приобретения товаров (работ, услуг).

Положением о ККТ определено, что кассовый чек — это первичный учетный документ, отпечатанный ККТ на бумажном носителе, подтверждающий факт осуществления между пользователем и покупателем (клиентом) наличного денежного расчета и (или) расчета с использованием платежных карт, содержащий сведения об этих расчетах, зарегистрированных программно-аппаратными средствами ККТ, обеспечивающими надлежащий учет денежных средств при проведении расчетов.

В настоящий момент применение кассовой техники претерпевает существенные изменения. Переход на новый порядок, современный и технологичный, позволит передавать сведения о каждой покупке в режиме on-line в налоговую инспекцию, а покупателям получать и сохранять кассовые чеки на своих мобильных устройствах.

1 июля 2017 года старый порядок прекратит свое действие. При этом у предприятий сферы услуг, владельцев торговых автоматов, а также лиц, применяющих патент и ЕНВД, то есть для малого бизнеса, который не был обязан применять ККТ, будет еще целый год для перехода на новый порядок, для них он становится обязательным с 1 июля 2018 года.

Таким образом, до середины 2018 года будут действовать два порядка оформления кассовых чеков: на старых аппаратах и новых.

Следуя прежнему порядку, необходимо проверять наличие следующих обязательных реквизитов на кассовых чеках:

• наименование организации;
• ИНН;
• заводской номер ККТ;
• порядковый номер чека;
• дата и время покупки (оказания услуги);
• стоимость покупки (услуги);
• признак фискального режима.

По новым правилам обязательные реквизиты кассового чека будут проверяться автоматически в формате, установленном налоговиками. Это значительно облегчит контроль подтверждающих оплату документов.

Обязательным элементом нового кассового чека является QR-код, благодаря которому любой покупатель может проверить легальность осуществляемой покупки.

Необходимо помнить, что в отдельных случаях разрешено выдавать не кассовый чек, а бланк строгой отчетности (БСО).

Кассовый чек и бланк строгой отчетности должны содержать, за исключением случаев, установленных законом, следующие обязательные реквизиты:

• порядковый номер за смену;
• дата, время и место (адрес) осуществления расчета;
• наименование организации или фамилия, имя, отчество индивидуального предпринимателя;
• идентификационный номер налогоплательщика;
• применяемая при расчете система налогообложения;
• признак расчета (получение средств от покупателя — приход, возврат покупателю средств, полученных от него, — возврат прихода, выдача средств покупателю — расход, получение средств от покупателя , выданных ему, — возврат расхода;
• наименование товаров, работ, услуг, платежа, выплаты, их количество, цена за единицу с учетом скидок и наценок, стоимость с учетом скидок и наценок, с указанием ставки налога на добавленную стоимость;
• сумма расчета с отдельным указанием ставок и сумм налога на добавленную стоимость по этим ставкам;
• форма расчета (наличные денежные средства и (или) электронные средства платежа), а также сумма оплаты наличными денежными средствами и (или) электронными средствами платежа;
• должность и фамилия лица, осуществившего расчет с покупателем (клиентом), оформившего кассовый чек или бланк строгой отчетности и выдавшего (передавшего) его покупателю (клиенту);
• регистрационный номер контрольно-кассовой техники;
• заводской номер экземпляра модели фискального накопителя;
• фискальный признак документа;
• адрес сайта уполномоченного органа в сети «Интернет», на котором может быть осуществлена проверка факта записи этого расчета и подлинности фискального признака;
• абонентский номер либо адрес электронной почты покупателя (клиента) в случае передачи ему кассового чека или бланка строгой отчетности в электронной форме;
• адрес электронной почты отправителя кассового чека или бланка строгой отчетности в электронной форме в случае передачи покупателю (клиенту) кассового чека или бланка строгой отчетности в электронной форме;
• порядковый номер фискального документа;
• номер смены;
• фискальный признак сообщения.

Оприходование организацией товарно-материальных ценностей, приобретенных для нее сотрудником, осуществляется на основании первичных учетных документов, в частности авансового отчета, товарных чеков, а также документов, подтверждающих факт оплаты — чеков ККМ, квитанции к приходному кассовому ордеру (смотрите письмо ФНС от 25.06.2013 N ЕД-4-3/11515@).

Вместе с тем частью 2 ст. 9 Закона N 402-ФЗ определен перечень обязательных реквизитов, которые должен содержать любой первичный учетный документ. А именно:

В 2016 году Верховный Суд РФ указал (определение ВС РФ от 09.03.2016 № 302-КГ16-450), что первичные документы признаются оформленными с нарушениями требований закона и не принимаются к учету в случаях:

• отсутствия в них сведений, необходимых для идентификации лиц, их подписавших;
• когда наименование купленных товаров указано нечетко (например, «хозяйственные расходы, канцелярские товары, бытовая химия, стройматериалы, расходы, детские новогодние подарки»);
• отсутствует дата составления;
• не заполнены графы «количество», «цена товара»;
• отсутствует подпись продавца.

Если выполненная операция, облагается НДС, то к документам приобретения товаров, работ, услуг должны быть приложены счета-фактуры.

Документы, которыми подтверждаются расходы командировочных работников, как правило, включают:

• билеты в обе стороны на авиа-, ж/д, автобусный транспорт, кассовые чеки о выдаче постельного белья;
• подтверждения расходов на проезд до вокзалов/аэропортов, находящихся за пределами городов, в труднодоступных районах;
• документы из места проживания — гостиничные счета, бланки строгой отчетности или кассовые чеки;
• страховые полисы на поездку;
• документы об оплате других сборов, связанных с поездкой;
• документы об оплате получения виз.

В подтверждение оплаты пользования легковым такси выдается кассовый чек или квитанция в форме бланка строгой отчетности. Указанная квитанция должна содержать обязательные реквизиты:

• наименование, серия и номер квитанции на оплату пользования легковым такси;
• наименование фрахтовщика;
• дата выдачи квитанции на оплату пользования легковым такси;
• стоимость пользования легковым такси;
• фамилия, имя, отчество и подпись лица, уполномоченного на проведение расчетов.

В квитанции на оплату пользования легковым такси допускается размещение дополнительных реквизитов, учитывающих особые условия осуществления перевозок пассажиров и багажа легковыми такси.

Таким образом, водитель легкового такси обязан выдать пассажиру по окончании поездки либо кассовый чек, отпечатанный контрольно-кассовой техникой, либо квитанцию в форме бланка строгой отчетности, которая должна содержать установленные реквизиты.

Авансовый отчет проверяется бухгалтерией на целевое расходование средств, наличие первичных документов, подтверждающих произведенные расходы, и правильность их оформления.

Проверенный авансовый отчет утверждается руководителем организации или иным лицом, имеющим соответствующие полномочия. На основании данных утвержденного авансового отчета бухгалтерией производится списание подотчетных денежных сумм в установленном порядке.

С какими сложностями можно столкнуться, заполняя авансовый отчет, что можно принять к учету и как оформлять документы, всегда готовы рассказать сотрудники BDO Unicon Outsourcing. В компании можно получить весь спектр консультаций и профессиональных услуг по кадровому учету и расчетам с сотрудниками.

Источник: https://bdorus.ru/press/publications/avansovyy_otchet_chto_mozhno_prinyat_k_uchetu_/

Какие кассовые чеки можно принять к авансовому отчету 2018

Как всегда, мы постараемся ответить на вопрос «Какие кассовые чеки можно принять к авансовому отчету 2018». А еще Вы можете бесплатно проконсультироваться у юристов онлайн прямо на сайте не выходя из дома.

К авансовому отчету могут прилагаться документы, которые удостоверяют расходы подотчетного лица в условиях неприменения ККМ. К ним относятся товарные чеки с рынков и бланки строгой отчетности. При каких условиях такие расходы можно принять в целях налогообложения? Расходы подотчетного лица, понесенные в интересах компании-работодателя, можно разделить на три группы:. Нас будут интересовать платежи второй и третьей групп, в связи с которыми компания не упоминается и плательщик не получает кассового чека.

Какой новый список документов для авансового отчета в году? Какие документы изменились? Что прикладывать к отчету по итогам командировки? Если ли новый перечень в законе? Поясним, что именно изменилось. Срок сдачи авансового отчета — не позднее 3 рабочих дней со дня истечения срока, на который выданы деньги п. Кассовый чек, который выдают сотруднику при покупке, подтверждает, что тот оплатил покупку. Кроме того, из кассового чека проще всего понять, на что подотчетник потратил деньги компании.

Если отметки нет — расходы принимать нельзя. Расходы на такси тоже подлежат документальному подтверждению. Но чаще всего поездку оформляют через приложение в телефоне. В таком случае нужен электронный чек. Его можно получить прямо через приложение. Но налоговики считают, что нужна первичка с подписью письмо Минфина от Онлайн бухгалтерия Изменения с года Наш блог на Клерк. Подписаться на рассылку.

Если сотрудник оспаривает размеры и основания удержаний, то ситуация осложняется. Например, он может заявить, что потерял чеки, или что с его точки зрения расход был экономически целесообразен, с чем не согласен работодатель.

Если налоговая в рамках выездной документальной поверки запросит документы, подтверждающие кассовую дисциплину, ей можно предоставить электронные авансовые отчеты с приложенными электронными кассовыми чеками.

С 1 июля вступили в силу отдельные нормы Федерального закона от 03.07.2018 № 192-ФЗ. В кассовых чеках и БСО, сформированных при осуществлении расчетов между организациями и (или) ИП с использованием наличных денег и (или) с предъявлением электронных средств платежа, появились дополнительные реквизиты:

Для организаций и ИП обязанность выдавать покупателям при осуществлении наличных денежных расчетов чеки ККТ установлена Федеральным законом от 22.05.2003 N 54-ФЗ «О применении контрольно-кассовой техники при осуществлении наличных денежных расчетов и (или) расчетов с использованием платежных карт» (далее — Закон N 54-ФЗ). В соответствии с данным законом (п. 1 ст. 4 Закона N 54-ФЗ) Правительством РФ постановлением от 23.07.2007 N 470 утверждено Положение о регистрации и применении контрольно-кассовой техники, используемой организациями и индивидуальными предпринимателями (далее — Положение о ККТ).

Может ли чек контрольно-кассовой машины, приложенный к авансовому отчету, подтвердить расходы командированного сотрудника, например, на приобретение бензина, если наименование товара на нем не указано, и стоит ли принимать такой документ к учету? Отвечают эксперты службы Правового консалтинга ГАРАНТ Екатерина Лазукова и Сергей Родюшкин.

6) наименование должности лица (лиц), совершившего (совершивших) сделку, операцию и ответственного (ответственных) за правильность ее оформления, либо наименование должности лица (лиц), ответственного (ответственных) за правильность оформления свершившегося события;

Надо ли подотчетнику выбивать чеки при трате наличных?

Работник потерял посадочный талон на самолет. Запросите у авиакомпании справку о перелете с ФИО сотрудника, маршрутом, № рейса, № посадочного места, ценой билета и датой рейса. Справка платная, около 1000 рублей. Однако можно попробовать признать расходы после выдачи подотчетных средств распечаткой электронного билета и приказом о командировке — иногда это помогает (письмо Минфина № 03-03-РЗ-84409 от 18 декабря 2017 года).

Однако квалифицированный эксперт в сфере бухгалтерского обслуживания ООО знает, что это необязательное условие. Статья 4.3 54-ФЗ говорит, что ККТ применяет «лицо, которое рассчитывается с покупателем». Таким образом, выбить чек — обязанность продавца. Работнику нужно лишь приложить чек к авансовому отчету.

Положением о ККТ определено, что кассовый чек — это первичный учетный документ, отпечатанный ККТ на бумажном носителе, подтверждающий факт осуществления между пользователем и покупателем (клиентом) наличного денежного расчета и (или) расчета с использованием платежных карт, содержащий сведения об этих расчетах, зарегистрированных программно-аппаратными средствами ККТ, обеспечивающими надлежащий учет денежных средств при проведении расчетов.

Приведем несколько примеров

Чаще всего сложности у подотчетных сотрудников возникают с кассовыми чеками — из магазинов, пунктов продажи билетов на общественный транспорт, автозаправок (если нужно перемещаться по делам фирмы на машине). Если к кассовым чекам приложены другие документы (накладные/товарные чеки), то проблем не возникнет, и их можно принимать к учету.

• отсутствия в них сведений, необходимых для идентификации лиц, их подписавших;
• когда наименование купленных товаров указано нечетко (например, «хозяйственные расходы, канцелярские товары, бытовая химия, стройматериалы, расходы, детские новогодние подарки»);
• отсутствует дата составления;
• не заполнены графы «количество», «цена товара»;
• отсутствует подпись продавца.

Если выполненная операция, облагается НДС, то к документам приобретения товаров, работ, услуг должны быть приложены счета-фактуры.

Первый день июля 2019 года — без преувеличения целая веха для бухгалтеров и компаний в целом. Повсеместный переход на онлайн-кассы — за отдельными льготными исключениями — влечет за собой необходимость перестройки и в других сферах.

Статьи по теме

Во время выполнения подотчетного задания / служебной поездки на все траты сотрудник запрашивает подтверждающие бумаги. Не страшно, если они будут электронными. Как мы рассказали выше, сейчас почти весь «кассовый» документооборот идет онлайн.

В 2019 году на новые онлайн-кассы перейдут все, включая коммерсантов с отсрочкой. Однако это коснётся ИП, продающих товары в розницу и управляющих своим кафе, столовой или рестораном. Всем остальным предоставлена отсрочка до июля 2019 года.

За работу без кассы предусмотрены куда более жесткие санкции. Статья 14.5 КоАП РФ налагает на предпринимателей штраф от ½ до ¼ суммы покупки, но не меньше 10 тыс. рублей. Организациям грозит взыскание до 100% от неучтенной операции, а минимум установлен на отметке в 30 тыс. При повторном нарушении виновник рискует столкнуться с приостановкой деятельности на 90 суток и дисквалификацией должностных лиц.

Напомним, что в текущем году также ожидается внедрение системы маркировки. В чеках появятся уникальные идентификаторы продукции. Первыми поправки к законодательству начнут применять продавцы табачных изделий. Указания для них вступят в силу с марта.

Фискальный чек покупателю предоставить проблематично. Взамен бумажного бланка предоставляется электронный формуляр. Это может быть ссылка, отправленная на электронную почту покупателя, или код в СМС-сообщении. Это может быть и QR-код.

При оплате товара или услуги покупателю должны выдать либо фискальный чек либо онлайн БСО. По сути, формуляры мало чем отличаются. Так как и для чека и для БСО утверждены одни и те же обязательные реквизиты. А вот старые документы и чеки не подойдут.

Но и это не все обновления. Теперь, при оплате за покупку картой, в чеке должна быть указана форма расчетов «безналичными». Ранее в фискальной документации указывалось «электронными». Однако, даже если онлайн ККТ не успели обновить, и чек выдает старую форму расчетов «электронными», такой документ можно принять к учету.

Какие документы официально принимают к авансовому отчету

Представим ситуацию, когда сотрудник при подготовке авансового отчета не предоставил кассовые чеки на одну или несколько услуг. В этом случае бухгалтерии лучше всего подстраховаться и принять максимальное количество документов, которые были выданы работнику после оплаты в месте командирования или закупки. Альтернативным поведением администрации является выход на предприятие перед планируемой командировкой и оплатой счетов посредством платежного поручения. В этом случае отпадает необходимость выдачи подотчетных средств, скажем, на проживание или даже проезд (например, можно оплатить билеты с корпоративной карты онлайн).

Источник: https://uristtop.ru/roditelskie-prava/kakie-kassovye-cheki-mozhno-prinyat-k-avansovomu-otchetu-2018

Какие чеки можно принять к авансовому отчету 2020

Что делать с нефискальным чеком в авансовом отчете: порядок формирования

Что касается общего в практике хозяйственных субъектов, это применение единой общеотраслевой формы авансового отчета АО-1. Узнаваем бланк и для бюджетных учреждений, имеющий незначительные отличия от базовой формы, его код 0504505. Оба типа отчетов имеют табличную часть, где необходимо приводить расшифровку подтверждающих фискальных и нефискальных документов.

Форма КО-1 была утверждена еще в 1998 году. Бланк до сих пор применяется рядом хозяйствующих субъектов. Прежде чем получить в подтверждение своих расходов такой документ, работнику следует убедиться в соблюдении требований по его заполнению. Стандартно бланк состоит из двух частей. Верхние поля заполняются предприятием своими реквизитами, детализируется сама оплата (сумма, дата, за что, кем внесены деньги). Сотрудник с подотчетными деньгами получает на руки отрывную часть, на которой повторяются сведения из верхних полей.

Особенности авансового отчета без кассового чека

Еще один нюанс: ПКО должны составляться исключительно по форме КО-1, которая была введена в оборот Госкомстатом постановлением от 18.08.1998 № 88. Поэтому работнику, прежде чем брать квитанцию ПКО, желательно убедиться, что в оригинале ордера есть отметка о соответствии документа форме КО-1.

Прилагать документы к авансовому отчету, которые подтверждают корректность расходования работником выданных денежных средств, нужно обязательно. Не считая указанного требования законодателя, на то есть и иные причины. В частности, суммы, выданные работнику под отчет и использованные им на оговоренные при выдаче цели, могут быть приняты компанией-работодателем к уменьшению налогооблагаемой базы (при наличии их в требуемой законом комплектности — нужны бумаги, подтверждающие как факт оплаты товаров или услуг, так и их получение);

Виды документов для авансового отчета

Командировки, покупка товаров, оплата работ и услуг через подотчетное лицо – это абсолютно обычная практика для предприятий. Поручить сотруднику что-либо сделать, получить или оплатить – это быстро и, чаще всего, дешевле. Но опыт аудиторских и налоговых проверок показывает, что именно в этой сфере чаще всего обнаруживаются нарушения. Какие же документы для авансового отчета нужно приложить подотчетному лицу, чтобы его траты были обоснованными? Какие документы дают право бухгалтеру включить потрачены подотчетным лицом средства в расходы?

Совет: Составьте детальную памятку для подотчетных лиц. Укажите, какие реквизиты и как именно должны быть обязательно заполнены для каждого вида оправдательного документа. Отдельно отметьте документы, которые нельзя принимать от продавцов товаров и услуг (например, расписки, справки, заявления и т.п.). Периодически проводите семинары для подотчетных лиц.

Авансовый отчет: какие документы собрать и оформить подотчетнику

1.3. Получить деньги под отчет можно лишь при условии полного погашения (задолженности) по ранее полученному авансу.
1.4. При отсутствии наличных денег в кассе сотрудники с разрешения руководителя могут использовать для приобретения товаров (работ, услуг) в интересах организации личные деньги с последующей их компенсацией по заявлению работника.

2. ОБЩИЕ ТРЕБОВАНИЯ К РАСХОДОВАНИЮ ДЕНЕГ
2.1. Деньги под отчет могут выдаваться работнику на любые цели, связанные с деятельностью ООО «Промсервис».
2.2. Подотчетные суммы должны расходоваться строго по назначению: лишь на те цели, на которые они были выданы (а в случае траты собственных средств — на заранее оговоренные с руководителем нужды). В противном случае руководитель вправе не утвердить авансовый отчет работника и нецелевые покупки не будут компенсированы работнику.
2.3. Максимальная сумма покупки у организации или у предпринимателя за наличный расчет не должна превышать 100 000 руб. по одному договору (Пункт 1 Указания ЦБ РФ от 20.06.2007 N 1843-У).
2.4. Все расходы работник должен подтвердить оправдательными документами. При отсутствии подтверждающих документов авансовый отчет не будет утвержден руководителем.

Какие чеки принимать к авансовому отчету 2020

• кассовые. Подтверждают покупку товаров или оплату услуг. Кассовые чеки – это первичные документы, в которых обязательно указываются такие реквизиты, как название, дата, Ф.И.О. и подпись продавца, проведённые операции, количество и цена наименований, итоговая стоимость. Чеки нельзя принимать, если в перечне покупок указаны обобщённые названия, например, канцтовары;
• товарные. Должны содержать реквизиты, которые обязательны для всей «первички». Иногда прикрепляются к кассовым, так как важно, чтобы дата и сумма совпадали;
• квитанции ПКО. Это чеки, которые подтверждают оплату, но не её получение. Тут потребуется предоставить накладную или акт выполненных работ;
• бланки строгой отчётности. К этой категории относятся квитанции, абонементы, путёвки и талоны.

Выдача денег предприятием лицу, с которым оформлены трудовые отношения, – обычная практика. Средства, выдающиеся компанией с помощью бухгалтерии, передаются под отчёт. Целевое использование денег подтверждается соответствующими документами, которые проверяются контролирующими органами. Не кажется странным, что многих лиц, ответственных за авансовый отчет, волнует вопрос, какие чеки принимаются к учёту. Важно понимать особенности каждого, чтобы не наделать ошибок, которые потом могут негативно отобразиться на заработной плате.

В каком виде храняться чеки как приложение к авансовому отчету

Не запутаться в них поможет наша статья. В каких документах установлены сроки хранения авансовых отчетов? Статья 23 НК РФ: хранить отчет надо 4 года Статья 283 НК РФ: хранить отчет требуется 10 лет Статья 29 ФЗ № 402: отчет необходимо хранить 5 лет Приказ Минкультуры № 558: госорганизациям следует хранить отчеты 5 лет Итоги В каких документах установлены сроки хранения авансовых отчетов? Документы, связанные с хозяйственной деятельностью субъектов, можно разделить условно на 2 категории:

Чтобы обезопасить себя, стоит сделать копию или сфотографировать чек, сохранив его в облачном приложении. УЗНАТЬ БОЛЬШЕ О ПРИЛОЖЕНИИ Для налоговой отчетности требуется обоснование необходимости в товаре или услуге, поэтому в идеале необходимо приложить к отчету еще и товарный чек, который подробно детализирует расходы.

Подотчетник предъявил кассовый чек с перечнем товаров, нужно ли требовать товарный чек

При этом под документально подтвержденными расходами понимаются затраты, подтвержденные документами, оформленными в соответствии с законодательством РФ, либо документами, оформленными в соответствии с обычаями делового оборота, применяемыми в иностранном государстве, на территории которого были произведены соответствующие расходы, и (или) документами, косвенно подтверждающими произведенные расходы (в том числе таможенной декларацией, приказом о командировке, проездными документами, отчетом о выполненной работе в соответствии с договором).

Далее при использовании приобретенных ТМЦ в деятельности организации производится их отпуск. Согласно п. 100 Методических указаний первичными учетными документами по отпуску материалов со складов организации в подразделения организации являются лимитно-заборная карта (может быть разработана на основе типовой межотраслевой формы N М-8), требование-накладная (может быть разработано на основе типовой межотраслевой формы N М-11), накладная (может быть разработана на основе типовой межотраслевой формы N М-15). Образцы типовых форм утверждены постановлением Госкомстата России от 30.10.1997 N 71а.

Какие чеки можно принять к авансовому отчету 2020

Порядок выдачи денежных средств под отчет регламентирован положением Банка России от 12.10.2011 N 373-П «О порядке ведения кассовых операций с банкнотами и монетой Банка России на территории Российской Федерации» (далее — Положение N 373-П).
В соответствии с п. 4.4 Положения N 373-П подотчетное лицо обязано в срок, не превышающий трех рабочих дней после дня истечения срока, на который выданы наличные деньги под отчет, или со дня выхода на работу предъявить главному бухгалтеру или бухгалтеру, а при их отсутствии — руководителю авансовый отчет с прилагаемыми подтверждающими документами. Проверка авансового отчета главным бухгалтером или бухгалтером, а при их отсутствии — руководителем, его утверждение руководителем и окончательный расчет по авансовому отчету осуществляются в срок, установленный руководителем.
Форма N АО-1 «Авансовый отчет» утверждена постановлением Госкомстата России от 01.08.2001 N 55. Указаниями по заполнению авансового отчета предусмотрено, что на оборотной стороне формы подотчетное лицо записывает перечень документов, подтверждающих произведенные расходы (командировочное удостоверение, квитанции, транспортные документы, чеки контольно-кассовой техники (ККТ), товарные чеки и другие оправдательные документы) и суммы затрат по ним (графы 1-6). Документы, приложенные к авансовому отчету, нумеруются подотчетным лицом в порядке их записи в отчете.
Таким образом, к авансовому отчету могут быть приложены любые документы. При этом данные документы должны подтверждать не только факт оплаты материальных ценностей, работ, услуг, но и факт их получения (потребления, оказания).
В рассматриваемом случае сам факт оплаты подотчетное лицо подтвердило (приложило к авансовому отчету чек ККТ), но им не подтвержден факт покупки бензина (нет документов, из которых следует, что приобретен именно бензин, а не какой-либо иной товар). Поэтому, считаем, что такой авансовый отчет не должен быть принят бухгалтером. Соответственно, у бухгалтера не возникает оснований для списания с подотчетного лица сумм дебиторской задолженности по ранее выданным ему подотчетным суммам.

Сотрудник, вернувшийся из командировки, приложил к авансовому отчету кассовый чек на бензин с частной заправки, в котором не написано, что приобретен именно бензин, а просто указана сумма. Больше никаких документов не прилагается, только в авансовом отчете и путевом листе написано, что это бензин. Организация применяет общий режим налогообложения.
Можно ли принять к учету кассовый чек?

Товарный чек без кассового чека на 2020 год

Товарным чеком является документ негосударственного образца, который формируется продавцом к контрольно кассовому чеку. В действующем законодательстве Российской Федерации предусмотрены исключения, когда не фискальный документ выдается вместо фискального чека.

1. Если данный чек выписывается в качестве дополнения к кассовому документу, то обязательно нужно отобразить надпись «действителен при наличии кассового чека». Сумма «НДС» в таком случае прописывается отдельно.
2. Во избежание конфликтных ситуаций с клиентами, желательно ставить на документе мокрую печать.
3. Так как товарный чек является подтверждением осуществленного взаиморасчета между производителем и потребителем, то необходимости в проставлении штампов «получено» и «оплачено» нет. Однако, если данный оттиск отображается на документе, то это не будет считаться нарушением.
4. Нельзя оставлять не заполненные графы в документе, поэтому лишние должны быть перечеркнуты.

Новый подотчет «разрешает» принимать чеки старого образца

Минфин России рассказал об этом в своем письме от 25.08.2014 г. № 03-11-11/42288. Как сообщило финансовое ведомство, учитывая положения статьи 8 Федерального закона от 06.12.2011 г. № 402-ФЗ «О бухгалтерском учете», при перечислении денежных средств на личные банковские карты сотрудников для оплаты хозяйственных нужд (товаров, материалов), в нормативном акте, определяющем учетную политику организации, следует предусмотреть положения, определяющие порядок расчетов с подотчетными лицами.

Кроме того, в платежном поручении следует указать, что перечисленные средства являются подотчетными, при этом организации необходимо получить от сотрудника письменное заявление о перечислении подотчетных сумм на его личную банковскую карту с указанием реквизитов, а сотруднику к авансовому отчету необходимо приложить документы, подтверждающие оплату банковской картой.

Источник: https://truejurist.ru/posobiya/kakie-cheki-mozhno-prinyat-k-avansovomu-otchetu-2018

Документы к авансовому отчету требования

Расходы «подотчетника» без кассового чека

К авансовому отчету могут прилагаться документы, которые удостоверяют расходы подотчетного лица в условиях неприменения ККМ. К ним относятся товарные чеки с рынков и бланки строгой отчетности. При каких условиях такие расходы можно принять в целях налогообложения?

Расходы подотчетного лица, понесенные в интересах компании-работодателя, можно разделить на три группы:

совершенные от имени компании — при платежах контрагентам на основании доверенности, выданной компанией;

обезличенные — в розничной торговле или в сфере оказания потребительских услуг населению;

совершенные от имени подотчетного лица — при оказании гражданину услуг, удостоверенных бланком строгой отчетности, а также при его личных расчетах с представителями населения.

«Подотчетнику», полномочия которого установлены доверенностью, будет выдана квитанция к приходному кассовому ордеру с наименованием компании-плательщика.

Нас будут интересовать платежи второй и третьей групп, в связи с которыми компания не упоминается и плательщик не получает кассового чека. Действительно, торговля, скажем, на строительных рынках не требует применения кассовых аппаратов. Продавцы выдают товарные чеки.

Пример заполнения авансового отчета по командировке и хозяйственным расходам в 2018 году

Что касается бланка строгой отчетности, то он заменяет кассовый чек. Разберемся, можно ли принимать авансовые отчеты с такими оправдательными документами. Какие требования предъявляет законодательство к их оформлению?

Товарный чек — самостоятельный первичный документ

Товарными чеками чаще всего удостоверяют покупки стройматериалов, хозяйственного инвентаря, автомобильных запчастей. Бухгалтеры опасаются принимать их в качестве самостоятельных оправдательных документов без чеков ККМ. Между тем со стороны продавцов нарушений в виде неприменения контрольно-кассовой техники могло и не быть. Ведь в п. 3 ст. 2 Федерального закона от 22 мая 2003 г. N 54-ФЗ «О применении контрольно-кассовой техники при осуществлении наличных денежных расчетов и (или) расчетов с использованием платежных карт» (далее — Закон N 54-ФЗ) перечислены виды деятельности, при осуществлении которых ККМ разрешено не использовать.

В частности, кассовые аппараты не требуются:

• при продаже газет и журналов, а также сопутствующих товаров в газетно-журнальных киосках;
• при торговле вне помещений на открытых прилавках рынков и ярмарок в условиях, не обеспечивающих сохранность товара торговых мест.

В этих случаях товарный чек имеет самостоятельное значение и не должен расцениваться как приложение к кассовому чеку. Эту позицию подтверждает ст. 493 Гражданского кодекса. В ней сказано, что договор розничной купли-продажи считается заключенным с момента выдачи продавцом покупателю кассового или товарного чека или иного документа, подтверждающего оплату товара. Значит, товарный чек может выступать полноправным оправдательным документом, удостоверяющим наличный расчет. Эту точку зрения подтверждает Минфин России в Письме от 11 февраля 2009 г. N 03-11-06/3/28.

Обязательные реквизиты товарного чека

Товарный чек является первичным документом, если он отвечает требованиям п. 2 ст. 9 Федерального закона от 21 ноября 1996 г. N 129-ФЗ «О бухгалтерском учете» (далее — Закон N 129-ФЗ). Правда, сведений о розничном покупателе в таком чеке не приводят (Постановление ФАС Поволжского округа от 15 мая 2008 г. по делу N А55-17915/06).

Разумеется, товарный чек должен однозначно идентифицировать продавца. Для организации достаточно указать ее наименование и ИНН. А вот для индивидуального предпринимателя указывают:

• фамилию, имя, отчество;
• основной государственный регистрационный номер записи о государственной регистрации индивидуального предпринимателя (ОГРНИП), дату внесения записи в ЕГРИП, наименование органа, внесшего эту запись (на основании Свидетельства о государственной регистрации физического лица в качестве индивидуального предпринимателя или Свидетельства о внесении в Единый государственный реестр индивидуальных предпринимателей записи об индивидуальном предпринимателе, зарегистрированном до 1 января 2004 г.);
• ИНН.

Поясним: ИНН позволяет однозначно идентифицировать организацию, поэтому для юридического лица указывать основной государственный регистрационный номер не требуется.

А вот физическому лицу ИНН присваивается вне связи с осуществлением им предпринимательской деятельности. Физлицо вправе прекратить деятельность в качестве предпринимателя и тем самым утратить свой ОГРНИП, а затем вновь зарегистрироваться в этом качестве — с присвоением нового ОГРНИП. То есть регистрационный номер предпринимателя может неоднократно меняться, но именно он характеризует его специальный статус как участника гражданского оборота.

Наконец, нужна ли на товарном чеке печать? Если продавцом выступает организация, то подпись должностного лица должна быть заверена оттиском печати. Ведь обязанность юридических лиц иметь печать установлена на законодательном уровне (п. 5 ст. 2 Федерального закона от 8 февраля 1998 г. N 14-ФЗ «Об обществах с ограниченной ответственностью», п. 7 ст. 2 Федерального закона от 26 декабря 1995 г. N 208-ФЗ «Об акционерных обществах», п. 4 ст. 3 Федерального закона от 12 января 1996 г. N 7-ФЗ «О некоммерческих организациях»). А вот на товарном чеке индивидуального предпринимателя печать не требуется. Предприниматель иметь личную печать не обязан. Это подтверждает и п. 2.8 Приложения 2 к Инструкции Центрального банка Российской Федерации от 14 сентября 2006 г. «Об открытии и закрытии банковских счетов, счетов по вкладам (депозитам)».

Покупки у населения

Подотчетными деньгами можно расплатиться с физическим лицом, не зарегистрированным в качестве предпринимателя. Приведем примеры: закупка сельхозпродукции у населения, автомобильные перевозки, проживание в частном секторе во время командировки. В таких случаях расходы подотчетного лица удостоверит расписка гражданина в получении денег. Юридическое лицо в ней упоминается, если только «подотчетник» действует на основании доверенности.

Расписка составляется по правилам, установленным Законом N 129-ФЗ для первичных учетных документов. В отношении гражданина, получившего оплату, указывают: фамилию, имя, отчество, наименование и данные документа, удостоверяющего личность, адрес места жительства и ИНН (при наличии).

Если «подотчетник» расплачивается за работы или услуги от своего имени, то НДФЛ из дохода гражданина он удерживать не вправе. Ведь налоговым агентом могут выступать только организации или индивидуальные предприниматели (п. 1 ст. 226 НК РФ). Но представляется возможным, что утверждение авансового отчета равносильно признанию, что гражданин получил доходы в результате отношений с компанией. В таком случае у компании возникает обязанность исчислить налог и сообщить в налоговый орган о том, что его невозможно удержать (п. 5 ст. 226 НК РФ). Например, командированный может расплатиться за ночлег с местным жителем. С точки зрения первоначального документального оформления это будет «в чистом виде» сделка граждан между собой.

БСО при оказании услуг

Бланки строгой отчетности (БСО) разрешено применять исключительно в сфере оказания услуг населению (п. 2 ст. 2 Закона N 54-ФЗ). По этой причине в бланке недопустимо указывать, что услуга оказана юридическому лицу или индивидуальному предпринимателю. Заказчиком услуги может выступать только гражданин, не осуществляющий предпринимательскую деятельность. В противном случае БСО не является документом, отвечающим требованиям российского законодательства (п. 1 ст. 252 НК РФ).

Но гражданин, указанный в качестве заказчика и потребителя услуги, может быть подотчетным лицом организации. Тогда ему нужно позаботиться, чтобы из БСО было ясно, что услуга оказана в интересах работодателя.

Например, при ремонте ноутбука, принадлежащего организации, в БСО необходимо указать данные, позволяющие однозначно идентифицировать данный объект.

Самый главный для бухгалтера вопрос — в связи с какими услугами разрешено применять БСО? Минфин России в Письме от 27 января 2009 г. N 03-01-15/1-29 разъяснил, что право применения БСО распространяется на все услуги согласно Общероссийскому классификатору услуг населению ОК 002-93 (ОКУН), утвержденному Постановлением Госстандарта России от 28 июня 1993 г. N 163. При этом бланк строгой отчетности должен относиться к конкретной, определенной услуге, поименованной в Классификаторе.

Требования к оформлению БСО

Предположим, что расходы «подотчетника» удостоверены БСО.

На что должен обратить внимание бухгалтер?

Требования к БСО установлены Положением об осуществлении наличных денежных расчетов и (или) расчетов с использованием платежных карт без применения контрольно-кассовой техники, утвержденным Постановлением Правительства РФ от 6 мая 2008 г. N 359 (далее — Положение N 359). Прежде всего бланки строгой отчетности должны быть изготовлены исключительно типографским способом. Отпечатанный в типографии бланк должен содержать следующие сведения об изготовителе: сокращенное наименование, ИНН, место нахождения, номер заказа и год его выполнения, тираж.

Простой компьютер для тиражирования бланков использован быть не может (Письмо Минфина России от 3 февраля 2009 г. N 03-01-15/1-43).

Формы БСО организации и индивидуальные предприниматели вправе разрабатывать самостоятельно. Однако из этого правила есть немногочисленные исключения, перечисленные в п. п. 5 — 6 Положения N 359. Так, не подлежат изменению формы бланков:

• перевозочных документов на перевозки пассажиров, багажа, грузобагажа, используемых при оказании услуг населению железнодорожным транспортом (утв. Приказом Минтранса России от 5 августа 2008 г. N 120);
• услуг учреждений культуры, физической культуры и спорта (утв. Приказом Минкультуры России от 17 декабря 2008 г. N 257).

Подчеркнем: постоянные реквизиты, а также шестизначный номер и серия должны быть внесены в бланк исключительно типографским способом. Заполнение этих сведений вручную недопустимо. Это требование сближает БСО с чеками ККМ.

Обратите внимание на наличие оттиска печати в БСО индивидуального предпринимателя. Правда, выше говорилось о том, что предприниматель применять печать не обязан. Но ситуацию с БСО нужно воспринимать как специальную норму, в силу которой предприниматель не вправе применять БСО без печати. Эту позицию подтверждает Письмо Минфина России от 2 марта 2009 г. N 03-01-15/2-69.

Пример. В.К. Прохоров нанимает жилое помещение у индивидуального предпринимателя. Ниже приведен вариант БСО для данного случая. Хотя это не услуги гостиницы (код ОКУН 041201), такой бланк подтверждает расходы на проживание в командировке. Одновременно бланк выступает договором найма жилого помещения (ст. 674 ГК РФ).

«Некачественные» документы

В кассовых документах исправления не допускаются. Это правило распространяется на «самодостаточные» товарные чеки и БСО. Если в этих формах допущена ошибка, их нужно оформлять заново. Практика показывает, что безупречное оформление товарных чеков и БСО — скорее исключение, нежели правило. Случается даже, что командированные работники предъявляют в бухгалтерию БСО несуществующих гостиниц. Некачественные документы порождают налоговые риски. Можно ли по этим соображениям не принять авансовый отчет? Такой подход влечет списание затрат за счет работника.

Этот важный вопрос рассмотрен в Постановлении Президиума Высшего Арбитражного Суда Российской Федерации от 3 февраля 2009 г. N 11714/08. Судьи указали, что достоверность представленных работниками документов, которые подтверждают произведенные расходы, определяет само предприятие. Если авансовый отчет принят, то экономической выгоды у подотчетного лица не возникает. Значит, оснований для каких-либо удержаний из зарплаты «подотчетника» не имеется, даже если налоговая инспекция при проверке «забракует» оправдательные документы. Во избежание злоупотреблений с товарными чеками некоторые компании заранее инструктируют подотчетных лиц о необходимости чеков ККМ. Это нужно сделать под расписку. И вот тогда отказ работодателя от возмещения несанкционированных расходов будет правомерным.

Источник: https://warmedia.ru/%D0%B4%D0%BE%D0%BA%D1%83%D0%BC%D0%B5%D0%BD%D1%82%D1%8B-%D0%BA-%D0%B0%D0%B2%D0%B0%D0%BD%D1%81%D0%BE%D0%B2%D0%BE%D0%BC%D1%83-%D0%BE%D1%82%D1%87%D0%B5%D1%82%D1%83-%D1%82%D1%80%D0%B5%D0%B1%D0%BE/

Похожие записи:

• Мошенничество с материнский капитал как обналичить
• Нужна ли печать перевозчика в транспортной накладной 2020 год
• Переоформление телефона при смене собственника квартиры зеленоград форма заявления